固定资产账实不符的原因及对策

固定资产账实不符的原因及对策 固定资产管理是事业单位履行社会公共服务职能的物质基础和保障。随着构建公共财政 体制的各项财政改革的不断推进和事业单位国有资产的与日俱增，加强事业单位国有资产 管理，对于建设节约型社会、防止贪污腐败等具有十分重要的意义。2006 年 5 月 30 日， 财政部 36 号令公布了事业单位国有资产管理暂行办法 ，标志着事业资产管理工作进入 了一个新的历史发展时期。该办法颁布一年多来，各部门、单位纷纷出台了一系列实施细 则，对许多理论问题和工作实务不断进行研究和探索，但问题依然很多。 一、表现形式 在固定资产管理过程中，账、卡、物三者相符是最基本的原则。但在实际工作中经常 会出现实物与账目不相符的情况，这是很多事业单位经常碰到的很棘手的问题。账实不符 主要表现在以下三个方面： （一）有实无账 如：一些单位建造的办公楼、教学楼，已使用多年，但该项工程支出仍挂在“在建工 程” 、 “待摊投资”和往来账户中，会计未及时进行账务处理，导致账物脱节、资产存量不 清；又如：部分单位由于种种原因，主动或被动地与被征收对象达成默契，以对方提供的 实物（如基建工程材料、摄像器材、小汽车、空调、计算机、笔记本电脑等）抵顶行政事 业性收入，这些资产未进行资产登记和财务处理，长期滞留账外或被借用，逃避了正常的 监督检查；再如：上级部门匹配、无偿调入、接受捐赠、单位合并划入的固定资产不入账 等等，导致有固定资产实物，但没有账目的现象发生。 （二）有账无物 有账无物主要表现在对拆迁、报废、调出的资产未核销；人员调走或离退休不清退、 不交接；单位分离划出资产不调账；有的单位房屋已出售给职工多年，但不去完善相关处 置程序，不进行财务账核销，导致长期挂账。 （三）账实不对应 一些单位的账面只反映固定资产总值，没有记载实物资产数量及其价值明细，特别是 利用国有非经营性资产搞经营的单位，没有按照国有资产评估管理办法规定对使用非 经营性资产转为经营性资产进行评估，也不办理任何手续，使国有资产的保值乃至增值指 标难以落实。由于财务会计资料无法真实地反映和有效控制固定资产的增减变化，久而久 之，单位会计无法确认盘存资产数量的多与少、价值的增与减，从而失去了对实物的控制。 二、原因分析 引起固定资产管理账实不相符的原因很多，归纳起来主要有以下三点： （一）意识淡薄，机构不明确，内控制度不健全，责任不清 长期以来，一些部门、单位领导对固定资产管理观念滞后， “重资金、轻资产；重购置、 轻管理”的现象较为严重，导致单位资产管理机构设置不合理、人员配备不完整、管理制 度不健全、管理水平低下、资产管理混乱。出现了人人都在管理使用、人人都没有负责的 局面。对固定资产从购置、领用、调剂、调拨到对外投资、出租、出借、出售和报废各环 节，处理非常随意，也不履行任何手续，很多事业单位连最起码的物品领取和归还制度都 没有，缺乏对固定资产实物形态的有效管理和监督。一些贵重财产被私人长期无偿占用， 国有财产成了一些人的福利家产。 （二）固定资产账目不健全，人员业务素质不够 很多行政事业单位固定资产台账和卡片不健全，甚至没有建立固定资产台账和固定资 产卡片；资产管理从购建后的验收、登记到交付使用及资产处置各环节工作如何做不清楚， 人员业务素质不能满足固定资产管理工作的需要。 （三）固定资产管理手段落后 固定资产管理纷繁复杂。长期以来，很多单位的固定资产台账还停留在手工记录阶段， 管理手段十分落后，与会计账簿的核对困难，对实物资产的盘点非常繁琐，工作中难免出 错，势必前清后乱，家底不清。 三、对策 固定资产管理是一项复杂的系统工程。它不仅是一项包括计划（预算）、购建、使用、 处置等多个环节的管理工作，更需要建立有效的管理机制加强管理，在实际工作中，主要 应从以下方面做好工作： （一）把国有资产管理列入单位工作目标任务，引入奖惩机制，强化固定资产管理意 识 1.拟定固定资产管理基础工作规范化考核奖惩办法，量化国有资产管理目标，并组织 业务人员定期跟踪检查，严格考评。对达到规定标准的，确认为“国有资产管理工作规范 化单位”，颁发证书；对违反规定，造成国有资产损失浪费的直接责任人，视情节轻重， 分别予以经济或行政处罚，构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任，以增强国有资 产管理的严肃性和权威性。 2.签订国有资产管理责任书，将资产管理的各项指标逐一分解到科室，量化到人。对 因非自然因素，造成财产提前报废损坏或丢失者，视情节轻重，分别对有关人员给予批评 教育、限期修复或负责赔偿，逐步形成由资产管理机构统一管，各部门具体管，基层科室 人人管的管理网络。 （二）建立管理机构，健全内控制度 一方面明确固定资产管理部门、财会部门和使用部门的职责权限，制定固定资产业务 流程，确保办理固定资产业务的各环节相互分离、制约和监督。另一方面，明确固定资产 的取得与验收、日常保管、处置与转移等环节的控制要求，在制度上做好协调。 1.健全购置制度，实行源头控制。充分发挥预算、采购中心的职能作用。对单位需要 购置的资产，纳入年度预算、编制购置计划，并抄送资产管理部门，按照规定程序进行采 购。预算、采购中心与资产管理机构要加强协作，形成一套规范运作的程序，以加强源头 管理。 2.建立固定资产验收制度。由单位固定资产管理部门、使用部门和财会部门等参与固 定资产验收，属于技术设备的还应当聘请有关业务单位技术人员验收。购置的固定资产在 报销前，无论是何种经费开支和通过何种渠道进货，都必须办理验收、登记手续。验收合 格、登记后，才能办理有关账务处理和领用手续。 3.制定日常管理细则，分清责任。固定资产领用、借用、使用、保管、交接等日常管 理各环节，要做到手续完整、责任明确、奖罚分明。对非因公损坏或丢失的，由责任人负 责修理或赔偿；非因公使用或外单位借用的，一律收取租金。 4.建立固定资产处置环节控制制度。明确固定资产处置范围、标准、程序、审批权限 和责任，对重大固定资产的处置，实行集体审议联签。固定资产需要报损、报废时，由使 用单位负责填制资产报损、报废报告单，并提供所需证明资料，经审批部门同意并签署意 见后，申报单位凭批准的数量和金额调整或冲销有关科目。固定资产的转让，要按照有关 规定进行评估，以评估价格作为资产出售的底价，向社会公开拍卖。 （三）依托现代信息技术手段，实现固定资产的动态管理 1.通过资产清查，摸清家底，并在此基础上，构建固定资产管理信息平台，详细准确 地记录每个固定资产从购入、使用到处置的卡片信息，赋予其唯一的识别条形码，对实物 资产使用进行全程的跟踪管理，实现对资产从入口、使用到出口各个环节的动态管理，随 时为资产的购建、调剂和处置决策提供信息服务，并在此平台上建立评价和监督体系。 2.进一步研究开发固定资产管理系统的多种数据接口，达到灵活地与财务核算软件进 行链接，使财务账、固定资产台账与采集的实物信息能进行电算化比对，减少错误率，避 免因两种账簿登记时间不同而引起存量不实，从真正意义上做到账、卡、物相符。