呼和浩特市裕景天出租汽车有限责任公司档案管理办法实施细则

呼和浩特市裕景天出租汽车有限责任公司档案管理办 法实施细则 为规范分公司对档案的管理，特制定本细则。 第一条 本制度所指档案，是指公司在经营活动中形成 的，具有查考利用价值的文件材料，种类包括文书档案、声 像档案。 业务档案管理由具体负责部门负责保管。 第二条 公司行政部为档案管理部门，负责公司档案的 统一管理工作，同时对公司各部门日常档案管理工作进行督 促和指导。 第三条 公司的档案管理工作为部门分别管理。基本原 则为集中统一保管各种档案，保证档案的完整和安全，便于 公司各项工作的利用。 第四条 公司将档案存放于本单位相适宜的档案库房， 购置必备的档案用具，确保档案的安全。 第五条 档案管理员的设立与职责 （一）各部门应设立兼职档案管理员，档案管理员主要负 责本部门及本机构的档案管理工作。 （二）档案管理员应按要求收集和整理本部门需归档的 文件材料，保证本部门档案材料的完整和规范，并按本制度 要求定期向公司行政部移交，移交时附移交目录（附表 1）。 （三）各部门档案管理员工作调动或离职时，部门负责人 应督促相关人员做好档案交接工作并及时向公司行政部报 备。 第六条 档案管理工作包括 （一）开展每年 2 次的档案收集整理工作。 （二）集中统一保管各类文件材料及声像材料。 （三）开展档案的提供利用工作。 （四）根据本制度相关规定对超过保管期限的档案进行 价值鉴定、销毁等工作。 （五）严格执行保密制度，保证档案的完整和安全。 每年须定期对库存档案进行一次检查清理，清除不必要 保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第七条 档案类型 （一）文书档案：指公司在职能活动中形成的、办理完毕、 具有保存和利用价值的各种纸质文件材料。 （二）声像档案：指公司在经营活动中形成的，具有保存 价值的，以声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历 史记录材料。包括照片、音频、视频、电子文件、U 盘、光盘及 移动硬盘等。 第八条 予以归档的文件必须经过系统整理，准确分类， 设定合理的保管期限。 第九条 档案整理工作具体要求 （一）文书档案归档的要求 1、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存， 同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅 笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 2、立卷原则：按“保管期限 -年度-机构”特征立卷。 3、归档文件一般以“件” 为单位，且必须 是办理完毕的正 式材料的原件，保证齐全完整。 4、整理文件时，文件正本与底稿（定稿）为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一 件，请示和批复为一件，统计报表或名册应一次统计为一件， 图册可一册( 本) 为一件。会议记录应一次会议为一件。 5、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的 文件材料，由主办部门收集整理。会议文件由会议主办部门 收集整理。 6、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的 请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷； 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；跨 年度的案件材料放在结案的一年；回顾性、纪念性的文件放 在截稿的一年；法规性文件放在公布或批准的一年。 7、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任 何技术处理。存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)， 必须复印一份后将复印件与原件一并存档。 8、立卷的文件应按分类原则和排列顺序逐一编写年度、 文件类型、保管期限及案卷号件号。 案卷号：累计档案盒数总计 年度：文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字表示，如：2013 文件类型：文件内容性质 保管期限：永久、长期和短期； 9、归档文件应根据分类和文件序号编制归档文件目录 （附表 2）。归档文件目录包括序号、责任者、文号、文件题名、 日期、页数、备注等项目。 序号：即文件件号； 责任者：制发文件的单位或个人； 文号：文件的发文字号； 题名：文件标题。若无标题或标题不规范的文件，可自拟 标题； 日期：文件的形成时间，如：20130101； 页数：每件归档文件的页数； 备注：注释文件其它需要说明的情况。 10、每卷归档文件目录一式三份，一份置于卷首，一份 留在办公室作为检索工具，一份留存编制成册。 11、每一案卷要填写卷内备考表（附表 3），说明有关本 卷的情况及立卷人和检查人姓名、立卷时间，以示负责。 12、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的， 可酌情增加归档份数。 （二）声像档案归档要求 1、声像档案按“载体 -时间-问题”特征立卷，依形成时间 先后排列。 2、各类归档的声像资料，应由摄影人员对档案进行整理， 附以文字说明。详细记录内容、时间、地点、人物、背景及摄 影人姓名。 内容：照片、视频、录音带等所反映的事件； 时间：事件发生及拍摄时间； 地点：事件发生所在的具体地点； 人物：照片主要人物的姓名、身份； 背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景； 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人； 3、会议声像材料要有完整的会议名称横幅的主席台全 景、领导人讲话、代表发言、会议讨论及颁奖仪式、代表席或 观众席等场景的内容。 4、视频资料要清晰，内容要完整，能够概要反映事物的 全貌。 5、音频资料的声音要清楚，一段音频文件一般不得包括 两项内容。 6、磁性和数字载体材料归档必须是可读文件，经演示或 检测，运转正常，无病毒、无划伤，确保文件的完整性和内容 的准确性。 7、归档磁性和数字材料应由材料形成部门或人员对材 料整理，磁带（盘）套、盒上必须贴上标签。详细记录事由、时 间、地点、人物、背景及摄录人姓名等项。 （三）声像档案保管要求 1、保持清洁，远离磁场和火源。 2、存放档案处要清凉通风，避免阳光直接照射磁性载体 档案。 3、磁性再次档案要竖立摆放，定期检查。 4、声像档案要定期备份，保证档案的可用性。 第十条 档案管理部门重点保存永久和长期保管档案， 各部门要在每年 7 月和 12 月之前将永久保管档案向公司行 政部移交。 第十一条 档案的提供利用和保密制度 （一）档案的提供利用是档案管理的最终目的，档案管理 部门要做好各种基础工作，开展提供利用工作。 （二）档案工作人员应自觉遵守保密纪律，坚决维护公司 信息安全。 （三）档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将 有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈 论机密档案。 （四）利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室 阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经领导批准。 （五）经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥 匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案安全。 第十二条 对已超过保存期限的档案，应由档案管理部 门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，要 登记造册，并经主管领导批准，办理相应手续后方可销毁。 该清册永久保存。销毁时要有两人以上监销，并在清册上签 字。销毁采用碎纸机或焚烧的方式。 第十三条 公司对有下列事迹的单位和个人应予表彰： 对在档案的收集、整理、提供利用、现代化管理及档案 保护工作中做出显著成绩的人员，予以表彰。 第十四条 公司对下列行为视情节轻重予以处罚： （一）将文件材料据为己有、不按要求归档的人员，予以 通报批评并限期改正。 （二）损毁、丢失、涂改、伪造档案及明知所保存的档案 面临危险而不采取抢救措施而造成档案损失的人员，予以警 告处分。 （三）擅自出卖或转让档案，造成公司重大损失的人员， 除予以行政处罚外，还应按照国家相关法律追究其法律责任。 （四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失，予以批评、 警告等处罚，造成严重后果的将根据公司相关制度予以调离 岗位或解除劳动关系。 第十五条 本制度由公司行政部负责解释和修订，自下 发之日起执行。 附件一：档案归档范围及保管期限 附表 1：部门文件移交目录 附表 2：卷内文件目录 附表 3：备考表 附表 4：照片档案目录 附表 5：音像档案目录 附件一：档案归档范围及保管期限 （一）需归档的文件材料范围 公司有效证件、印鉴等； 永久 公司制度体系； 短期 5 年 公司内部发文； 长期 10 年 公司总经理工作会议形成的文件材料，会议记录等； 短期 5 年 公司的大事记等； 永久 公司形成的审计方面的文件材料； 永久 公司关于法律诉讼的文件； 永久 公司签定的各类合同、协议； 长期 10 年 公司及各部门工作计划、工作总结； 短期 5 年 公司的请示与上级主管机关的批复文； 永久 上级主管机关下发或转发的针对公司工作的文件材料； 长期 10 年 上级主管机关领导视察分公司工作时的重要讲话、题词等材料；短期 10 年 公司报送的各项重要计划、总结、 财务报表、预算等材料； 长期 10 年 各部门的培训材料、专题课件； 短期 5 年 公司重要会议和重大业务、文化交流活动 ； 永久 公司或个人获得荣誉奖状或证书的声像； 永久 其它具有保存价值的重要声像材； 永久 临时性机构产生的文件材料； 其它具有法律效力及保存利用价值的文件。 （二）无需归档文件材料的范围 归档后的重份资料； 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 未经答复、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件 的历次修改稿（定稿除外）、 铅印文件的历次校对稿（重要 领导亲笔修改稿和负责 人签字的最后定稿除外）。 附表 1 部门文件移交目录 序号 责任者 文号 文件题名 日期 页数 备注 移交部门