小区物业管理整体设想

小区物业管理整体设想 浅水湾地理位置优越，预期景观理想，楼盘定位高端，硬件品质一流，在 未来物业管理配置上应有相应配备，并留有上升的空间，小区管理整体设想与 策划也应体现超前的思维和理念，遵循安全可靠、保障有力、清洁环保、合理 运行、节能降耗、保值增值的原则，对本项目所涉及的管理重点及关键控制点 作出以下响应。 一、高标准、高水平管理的措施 （一）规范管理，健全制度 本项目硬件设施先进，智能化系统集成度较大，定位的客户群对物业 管理预期较高，这必然要求物业管理要走专业化、规范化、科学化的道路。为 了实现专业化、规范化、科学化管理，首先必须从基本制度建设入手，导入 ISO9001：2000（质量管理体系）的要求，严格实行管理制度化、工作程序化、 服务规范化、质量标准化、培训考核系统化。强化过硬的工作作风，要求全员 体现出一流的服务意识、质量意识、成本意识、创新意识，制定出适合本项目 特点的一整套完善的控制程序、运作流程，并在实际工作中持续改进，提高可 操作性，保证本项目可靠运行。 （二）加强员工法制教育、依法执勤 本项目市场定位较高，预计业主素质也较高，有较强的法律意识，物 业管理员工要有清醒认识，保护好业主合法权益是我们的责任和义务，所以对 我司员工有必要进行长期不懈地系统地法制教育，同时纳入个人考核，使每个 员工都明白依法执勤的重要性。 具体做法：定期开展普法教育，进行典型案例分析，并结合公司整体 培训计划，纳入培训考核体系。教育内容主要分为以下几方面：党的政策方针、 法律法规、思想道德教育；公司规章制度和企业理念教育、现代化企管理知识 教育、职业道德与服务礼仪教育、文化基础知识教育、员工服务意识、安全意 识、保密意识教育。主要方式的跟班培训：对抽调到铁岭浅水湾项目的工作人 员先进行强化培训，熟悉当地的物业管理法律法规，树立服务意识、保密意识、 安全意识。在本地招聘的员工由公司总部派专人现场进行强化教育，一边进行 岗位培训教育，一边下到各岗位进行跟班学习，熟悉管理环境，达到入驻即进 入严谨的工作状态的要求。 （三）建立灵活的客服机制，最大限度满足客户需求 设置专线服务电话，受理各种服务需求和业户投诉，推行首问责任制， 严格信息反馈处理，做到事事有记录，件件有结果，主动适应业户的特性需求， 及时调整运行工作时间以配合需求，保证最大限度的满足客户需求。 （四）推行电脑网络化和内部办公自动化管理 全面实现电脑网络化和办公自动化管理，在管理处内部建成局域网并 与公司之间建立网络互联，安装先进的物业管理和财务管理软件。对日常管理 事务和财务收支状况即时响应，并按法规规定定时公布费用使用情况，实现区 内信息无障碍交流，通过电脑化管理，提高工作效率，使服务水平得到提升。 （五）加强总部人力支持，形成人才资源共享 充分利用总公司及铁岭项目现有各类专业人员的技术优势，依托人力 资源可共享性来满足短期大型保养维修的集中技术需求，确保维修养护的质量 并最大限度的降低本项目管理的运行成本。如在技术改进或大型维修方面,总公 司将派出技术专家组对专项问题进行技术诊断,制订详尽的整改措施,编制实施方 案后，交由分公司具体实施。本部将定期安排本部专业人员对分公司相关人员 进行全方位的培训与工作指导，并定期对分公司的工作进行考核、检查、督导， 对出现的各类问题进行研讨，拟制解决方案，有效保证公司整体管理工作的一 致性。 （六）建立素质优良的员工队伍 要实现我们在本次物业管理中的各项承诺，最关键地在于员工的整体 素质，人的因素决定一切。管理处日常运作中的一项工作重点就是保证我司用 人机制的有效推行，我们坚持德才兼备的原则，让具有真才实学的人担当重任， 对员工实行动态管理，明确各岗位责任制及通过对各岗位的指标考核管理，引 入和强化竞争机制，实行优胜劣汰，并通过持续不断地培训和考核来保证队伍 的素质。 在物业管理实施过程中，我们力求挑选和培养一批“政治过硬、业务精 良”的有志之士充实到员工队伍中来，充分发挥员工的各项优势，同时对员工实 施科学培训，规范管理，并为表现出色的员工不断提供高层次培训、加薪、升 职等激励措施，以保证员工队伍的素质优良。 （七）公开工作环节，全程服务实现目标管理 管理处公开各项办事制度，工作职责、工作流程；向业主承诺服务内 容和公开服务标准；各项收费公开。管理处加强管理服务全程控制，对各个层 面执行服务和操作进行指导，检查和查出基层服务质量上存在的问题，任何环 节、时间发现问题，立即落实整改。不断完善和提高质量体系的运行标准，实 现管理处的服务质量目标。 （八）加强内部考核与建立业主对服务质量的评议监督机制 公开管理处人事考核及对服务质量引进监督机制：我司除了实行内部 员工考核监督，还要将管理处主要岗位人员置于该项目业主使用人的考核监督 之下，定期公布考核结果，定期收集业主评议监督意见，对不能胜任工作人员， 及时予以撤换。 二日常物业管理的承诺与措施 （一）各项日常物业管理工作的管理 1、提供管理服务标准执行辽宁省住宅物业管理服务标准 。 2、实现过程，执行 ISO9001：2000 质量管理体系，以作持续改进， 不断提高服务质量。 3、针对各项工作的性质，编制具有实操性的作业指导书，确保日常工 作得到指引。 （二）公共服务 1、接待 1） “以顾客关注为焦点 ”作标准，实行“首问责任制”。 2）设置职能部门-客户服务中心、服务专线电话。 3）佩戴统一标志，仪表端庄、大方，衣着整洁，对待住户表情自然和 蔼、亲切。 4）接待时主动、热情、规范；迎送接待业主(使用人)时，用语准确， 称呼恰当，问候亲切，语气诚恳，耐心细致 5）一视同仁；使用文明用语，不应使用服务忌语。 2、值守 1）提供 24 小时值班服务，受理住户的投诉、意见征询反馈、缴费、 零星报修、信报收发、业户档案建立及保管等事务； 2）对业主（使用人）的报修与求助应耐心细致，对收费项目及时说明 服务标准、服务方式、收费标准等事项，征求业主（使用人）的意见 3）编制完善的值班制度和交接班制度，各项工作有记录。 4）不定期走访住户，加强与其进行沟通；策划社区各种文化活动，丰 富小区的日常生活；不断地了解及满足其合理需求。 3、服务时限 1）一般情况维修故障处理：接到报修任务时，维修人员一般在 15 分 钟内赶到现场进行维修。当因维修任务繁忙、电梯故障或人手不足等其他原因 时，会事先致电业户预约或说明情况，但也不会超过 30 分钟赶到现场维修。 2）紧急维修故障处理：接到报修任务时（如跑水、漏电、停电、供暖 设备、漏水等） ，维修人员立即放下手上其他工作，并在 10 分钟内赶到现场进 行维修。 （三）便民服务 为铁岭浅水湾住户们设身处地的着想，提供体贴入微的服务，分担其 工作压力，解除其后顾之忧，是我们应尽的业务。我们将开展全方位的便民服 务，以用户需求为己任，以用户满意为目标，塌塌实实将便民服务活动做到实 处，让所有人都真切的感觉到我们无处不在的真诚服务。 1、开展方式 公司在多年的经营管理中已形成一整套便民服务体系，并有丰富的便 民服务管理经验。针对铁岭浅水湾配套设备完善的情况，我们准备在各住户入 伙后派发“意见征询表 ”，统计并了解广大住户的实际需求，切合实际开展有针 对性的各项便民服务。 （管理处将成立客户服务中心，开展咨询、代购物、维修、清洁、绿 化等服务，秉承“ 以用户为中心，优质、方便、灵活、实惠的经营方针，充分利 用小区现有的场地、资源和人力，最大限度地方便、满足业主和使用人的工作、 生活需要。 ） 2、便民服务制度 1、及时征求广大住户的意见和建议，完善便民服务事项。 2、做好分析、调查工作，以住户满意为目的，全面、细致地设计便民 服 务项目，做到“ 超前 ”服务。 3、管理处安排专人小时值班，随时接受用户意见、建议、咨询和 投诉。 4、服务项目和收费标准实行公开、公平、公正的原则，并向住户公布； 在 服务过程，随时做好回访工作并根据用户意见进行对项目和费用的调 整。 5、严格执行有关法律、法规及服务标准。 （四）超前性、创造性、全方位服务的意识 我司长期从事物业管理服务行业，在长期的服务实践中，主动借鉴行 业先进的服务理念，不断学习总结，并结合国内客户的传统风俗和需求特点， 面对新世纪国内物业管理服务市场飞速发展的大环境，具体到本项项目，我司 提出以下若干具有超前性、创造性、全方位的服务意识 1、零干扰服务：就是我们在提供服务的时候，避免干扰客户的正常活 动，既与客户保持物理上的距离，又要适时提供客户需求的服务，我们称之为 服务的隐性化，这充分体现了以客户需求为关注焦点，从中突显出客户的尊贵。 本项目服务的客户主要是有一定社会地位的来自社会各层面的人士，由于个人 隐私的保密性和怕干扰性，更要求服务提供商具有“零干扰服务” 的意识和解决 好服务与干扰矛盾的能力。 在用户正常上班时间以外完成所有公共部位的清洁工作，确保不会因 清洁使地面湿滑造成行走不便。用户正常上班时，清洁员在所辖清洁范围内不 断巡视保洁，发现问题及时处理，不能因保洁而影响和干扰用户正常工作。 在保证用户正常工作的前提下，对会妨碍用户的维修保养工作，一律 安排在用户正常上班时间以外（突发事件需紧急处理的情况除外） ，住宅小区二 次供水池清洗、给排水、强电设备设施的维修保养等工作通常安排在凌晨 1 点 至 4 点。同时，在维修保养工作中，维修人员必须先做好维修区域防护及警示 等措施后，方可进行工作，维修完毕，立即清理现场，以避免造成污染和给用 户带来不便。最大限度地为业主提供一个舒适、安静、无干扰的生活环境是我 们所追求的目标。 2、零距离沟通：主动与客户沟通，在心理交流与服务需求上做到零距 离，想客户所想，急客户所急，与客户的需求愿望保持同步，另一方面在接受 客户意见建议的时候，让客户感受到我们善解人意，值得信赖的真诚。我司将 遵循“自信互尊、相互理解、双向双赢” 的原则与客户沟通，做到与业户心与心 的交流、沟通，让业户无时无刻不感觉到我们细致、周到的服务，真正做到与 业户成为朋友。当业户以我们的工作产生质疑与误解时，我们应采取积极的态 度，通过真诚的沟通、耐心细致的工作，消除业户与我们的隔阂，拉近我们的 距离，使我们的服务管理工作得到业户的理解与支持。 3、零盲点服务：就是提供全方位覆盖的服务，通过分析项目服务关键 点，确定出服务关键点并对其加强服务的提供，同时也不能忽视非关键点的服 务，并在内部管理上主动确定出容易忽略的非关键点，通过循环监测