定稿当前公立医院药品采购内部控制问题研究

目 录 中文摘要 1 关键词 1 Abstract1 Keywords1 一、加强公立医院药品采购内部控制的现实意义 2 1、合理的药品采购可以降低医院的投资成本 .2 2、合理的药品采购可以促进医院的长远发展 .2 3、合理的药品采购可以提高医院的竞争能力 .2 二、公立医院药品采购内部控制的现状 3 1、编制需求计划 .3 2、编制采购计划 .3 3、请购和审批 .3 4、确定采购价格 .3 5、选择供应商 .4 6、订立采购合同 .4 7、管理供应过程 .4 8、验收与入库 .4 9、付款 .5 三、公立医院药品采购内部控制存在的问题 5 1、盲目采购药品 .5 2、医院对请购与审批环节的控制不足 .5 3、医院的验收环节管理不严、不规范 .5 4、医院对支付货款环节控制不严 .6 四、公立医院药品采购内部控制不力的成因 6 1、缺乏良好的内控环境 .6 2、缺乏有效的风险管理机制 .6 3、内部审计没有发挥应有的监督评价作用 .7 4、内部控制的信息化应用比较薄弱 .7 5、缺乏必要的成本核算管理体系 .7 五、完善医院药品采购内部控制的具体措施 7 1、合理、规范采购药品 .7 2、建立会计控制系统和内部审计部门 .8 3、加强药品管理、严格验收药品 .8 4、加强付款控制、规范付款程序 .8 参考文献 9 第 1 页 （共 10 页） 当前公立医院药品采购内部控制问题研究 中文摘要：我国公立医院属于政府预算管理单位，由政府统收统支，施行收支两条线 的经营管理办法，不属于独立法人。药品采购的内部控制是医院管理层和全体员工实 施的、旨在实现药品采购控制目标的过程。安全有效的药品是促使医院正常运行的基 本保障。随着国家对医疗卫生业的宏观调控，医院的管理体制和运行模式已基本规范， 但在药品采购方面还是存在一定得问题。本文首先阐述了加强医院药品采购内部控制 的意义，然后分析了医院药品采购内部控制的现状，接着分析了医院药品采购存在的 问题及产生原因，最后对完善医院药品采购内部控制的途径给出了相应的对策。 关键词：公立医院 药品采购 问题 对策 Abstract：Public hospitals in China belong to the government budget management unit, unified collection by the government expenditure, execute income and expenses two line management, do not belong to the independent legal person. Drug purchase of the internal control is the hospital management and implementation of the staff, to achieve the process of drug purchase control target. A safe and effective drugs was the basic guarantee for normal operation of the hospital. With the national macro-control of the health care industry, Hospital management system and operation mode is the basic norms, But in terms of drug purchase there are still some problems. This paper describes the strengthening of internal control hospital drug procurement meaning, Then analyzes the situation inside the hospital drug procurement control. Next analyzed the hospital drug procurement problems and causes. Finally, the perfect way to hospital drug inernal procurement control gives the corresponding countermeasures. Keywords: Public hospital Drug purchase Problem Measure 药品是医院开展医疗服务活动基本的物资，也是医院流动资金的重要组成部分。 药品质量的优劣，直接关系到患者的身体健康乃至生命安全，也影响到医院的经济效 益和健康发展。公立医院内部控制是医院为了保证其业务活动有效完成，确保其控制 目标的实现而制定和实施的一系列控制措施及程序。其内部控制的目标包括：合理保 证医院经营管理合法合规、提高经营效率和效果、促进医院实现发展战略、资产安全、 财务报告及相关信息真实完整。而药品采购的内部控制是医院管理层和全体员工实施 的、旨在实现药品采购控制目标的过程。该控制要求医院在药品采购各环节明确职责、 2 权限，确保办理采购业务的不相容职务相互分离、制约和监督。在建立并实施采购环 节内部控制制度中，应强化对以下关键环节的风险控制：明确请购事项和审批程序， 请购依据应当充分适当；明确岗位职责、权限，确保请购与审批、询价与确定供应商、 合同订立与审核、采购与验收、采购与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务 相互分离；合理设置岗位，加强制约和监督；明确付款方式、程序、审批权限等。为 规范药品采购业务，防范采购中的差错和舞弊，医院应根据卫生部 2006 年制定的医 疗机构财务会计内部控制规定（试行）以及国家有关法律法规，制定采购制度。但 具体在实施过程中，很多公立医院在药品采购内部控制中还是存在诸多问题，本文拟 对此进行探讨。 一、加强公立医院药品采购内部控制的现实意义 1、合理的药品采购可以降低医院的投资成本 合理的药品采购，能够降低医院的投资成本，成本的降低使得医院即使在不降价 的情况下也能获取相当可观的利润，假若为了能够吸引大批患者前来就医，适当降低 价格对医院也不会造成什么损失，相反，还能够为医院赢得良好的口碑。 2、合理的药品采购可以促进医院的长远发展 为了规范药品采购途径，国家陆陆续续出台了一些相关政策，像医疗机构财务会计 内部控制规范等，有效地规范了医院的药品采购行为方式和避免了某些医务人员的 徇私舞弊、中饱私囊，为医院的正常运行提供了一个良好的经营环境，使患者能够享 受到低价格的高品质治疗。因此，加强医院药品采购内部控制刻不容缓，不仅可以使 医院的医疗活动得到法律上的保障，而且也为医院的长期发展奠定了坚实的基础。 3、合理的药品采购可以提高医院的竞争能力 在全球经济迅速发展的今天，各类医院层出不穷，并且每家医院都不乏先进的医 疗设备和优秀的主治医生以及专业、尽职的护士。要想在这激烈的竞争中获胜，除了 具备医院的基本要素以外，医院还应该有各类特效药品。加强医院药品采购内部控制 可以使药品来源的途径清晰化，确保药品的安全性，哪怕是发生了医疗事故也能够很 快找到根源。这样一来就增加了医院在人们心目中的公信力度，使患者能够安心就医， 在无形当中就提高了医院的竞争力。 总而言之，加强医院药品采购内部控制具有非常重要的意义，每家医院都需高度 重视。 第 3 页 （共 10 页） 二、公立医院药品采购内部控制的现状 卫生部制定的医疗机构财务会计内部控制规定(试行)指出医疗机构应促进和 加强财务会计内部控制制度建设，并且在第六章药品及库存物资控制一文中明确了内 部控制的原则和控制措施。一套正确、完善的药品采购管理制度能够制约药品过剩成 本，降低患者医疗费用，增强患者信心，促进和提高医院竞争力。而加强对药品采购 流程关键环节的控制，能够对药品质量起到一定的保证作用，因此，公立医院在药品 采购内部控制上应当结合实际情况，全面梳理相关采购业务流程，着力分析药品采购 流程特点，建立和完善药品采购管理制度,根据各个采购环节的职责制定出可操作的有 效控制措施。 1、编制需求计划 医疗科室作为需求部门会根据临床及业务需要向采购部门提出药品需求计划明细 单。该环节的主要风险有两点：第一，医、药勾结，产生药品回扣使医院声誉受损。 第二，医院成为不法药商的药品集散地，药品成本过剩增加患者、医保部门医疗成本。 从某种意义上来说，医药滥用属于套保行为。主要控制方法：院方应在药品采购制度 中明确规定，需求部门提出需求计划时，不得指定或变相指定药品供应商。 2、编制采购计划 该环节是采购部门根据临床需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采 购计划的过程。采购部门应在年度基本预算框架内根据临床月度需求，药品市场变化 趋势等因素合理安排采购计划，不允许不按实际需求安排采购或随意超计划采购。采 购计划编制完成后要交临床科室确认，防止漏购，以保证临床科室及时用药。 3、请购和审批 请购是指医院药品采购部门根据采购计划和实际需要提出的采购申请。该环节采 购部门根据临床科室核对无误后的采购计划填写请购单。请购单上应明确采购物资的 品名、规格、数量、质量、相关要求和标准等，请购单填写完整后交药事委员会(三人 以上) 审批。药事委员会应在 2 个工作日内做出是否符合采购规定的批示，以缩短采购 时，保障临床用药。对于不符合规定的采购申请，请购部门要重新调整请购内容报药 事委员会批准。目前部分医院的药品采购工作由一个部门或者几个人负责，缺乏有力 的监督和制约机制，影响了医院正常的药品采购工作。对此，医院应将采购权合理分 离，纠正无人监督，“既当裁判员，又当运动员”的状况。 4、确定采购价格 采购价格的确定是价格管理部门利用药品价格数据库的历史价格与现实药品价格 4 对比确定性价比的过程。医院高级管理层要保证价格管理部门在询价方面的相对独立 性。物价科根据药事委员批准的采购申请对采购价格进行审核,并利用药品价格数据库 的历史价格与现实药品价格对比，对采购价格逐一进行审核，然后利用协议采购、招 标采购、询比价采购等多种方式，科学合理地与供应商确定采购价格。为了及时掌握 药品市场药品价格发展趋势，保证采购药品定价的及时性、准确性,物价科应定期开展 药品市场供求形势及价格走势分析。 5、选择供应商 选择供应商，是医院药品采购业务流程中的重要管理环节。采购部门要按照公平、 公正和竞争的原则，择优确定合格的供应商，建立科学的供应商评估和准入制度，对 供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查。供应商资质证书应交财务部门壹份 存档备案。在于供应商的关系处理上应做到既是对手，又是朋友，要充分认识到采购 过程不是对手间的谈判，而应该是一个商业协商的过程协商的目的不是一味比价压价， 而是基于对药品市场的充分了解和医院自身长远规划的双赢沟通，因为供应商的稳定 供货能力、质量保证能力对于医院的稳定经营具有关键性的作用。 6、订立采购合同 这一环节可以规避采购风险，保证医院的合法权益。采购部门在院长授权的条件 下应会同财务部门、物价科、审计科等部门根据预先确定的采购方式、采购价格等情 况与供应商签订采购合同。合同中要准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责 任,以防采购合同签订不当导致药品采购不顺畅及医院合法权益受到侵害。 7、管理供应过程 该环节要求采购部门要对供应商采购合同履行情况进行有效跟踪，采取电报、电 话方式不间断系，确保药品的及时供应。对每一项购业务实行全过程的采购登记制度 或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。 8、验收与入库 采购药品到货后，采购部门要组织质检、药库等部门对运抵药品进行检验清点。 质检部门对质检合格的药品填制药品质量验收单，验收部门根据采购合同及质检部门 出具的质量检验证明，将采购合同、发票等原始单据与采购药品的数量、质量、规格 型号等核对一致。对验收合格的药品库管员要及时入库登记明细账，并将入库凭证及 时传递给财务部门。财务部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作好账务处理。 药品必须经过验收入库后才能领用。会计核算期末时对药品己到而发票未到的,必须按 合同及随货同行暂估入账，待次月收到票据时据实调整，禁止不办理入库手续。不经 第 5 页 （共 10 页） 验收入库，应不得办理业务结算。对于不合格药品，采购部门要依据检验结果及时办 理退货、索赔等事宜。库管员要列明采购药品品种的需求部门及责任人，以利于药品 使用监督。 9、付款 应付采购药品款项的支付由采购部门根据采购合同、药品到货情况提出申请，填 制付款申请单，附全相关单据,经采购部门负责人审核签字后报送财务部门审核。财务 部门首先核对应付款项的真实性;再次审查采购发票的真实性、合法性和有效性，如审 查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合 等。如果发现异常情况,应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损；最后 按照主管院长的审批意见，根据医院资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理 款项支付手续。根据国家有关支付结算的相关规定采购价款一般应通过银行办理转账, 以防范付款方式不当带来的法律风险并保证资金安全。 三、公立医院药品采购内部控制存在的问题 1、盲目采购药品 盲目采购是指缺乏严格的药品采购申请，或药品采购申请依据不充分，不适当， 造成药品超储积压或供应脱节。采购部门凭经验或喜好来采购药品，很难保证按需采 购，还会造成采购差错或舞弊现象。目前，医院采购药品缺乏可行性分析这一环节， 医院之所以进行盲目采购主要有两种情况：一是由于医院本身的业务水平不高造成采 购过多或不足，第二种则是由于不按需采购，而是根据回扣大小盲目采购。没有计划 的采购药物可能会造成医院资产的闲置和浪费。 2、医院对请购与审批环节的控制不足 大多数医院的药物内部审计部门都设置简单，有些工作人员根本不具备专业药物 质量检测知识，更谈不上对药物的评价和防护。有的医院认为购置药品应尽量减少运 转环节，不需要书面请购，也不需要按核定权限呈准，直接向采购员口头授权。从而 导致内部控制制度失效，采购成本的增加。医院采购人员为了自身利益并不进行比价 管理，而是根据回扣的多少私自选择供应商，导致药品采购质次价高。目前部分医院 的药品采购工作由一个部门或者几个人负责，缺乏有力的监督和制约机制，影响了医 院正常的药品采购工作。对此,医院应将采购权合理分离，纠正无人监督，“既当裁判 员,又当运动员”的状况。 3、医院的验收环节管理不严、不规范 6 医院验收药品制度不健全，没有独立的验收部门或指定专人。验收部门的职能主 要由采购部门来履行，验收只注重数量，不注重质量，验收不严格，存在以少报多， 以次充好的现象。究其原因：一是医院对采购和验收环节的内部控制制度设计的不够 合理，如医院未对采购和验收的职责进行分离，医院的组织结构设计不够合理，二是 医院的验收人员玩忽职守，没能做到严格遵守医院所制定的验收制度，也有可能是一 些部门联合舞弊，侵吞了医院的财产，侵占了医院的利益。 4、医院对支付货款环节控制不严 医院的财务部门办理付款业务时应对采购发票、结算凭证等相关凭证的真实性、 完整性及可靠性进行严格的审查。付款这一环节表示采购业务的结束，但是并不表明 相关的内部控制就此结束。具体表现为： （1）付款方式不恰当 对于现金支付的交易，支付的根据是原始凭证，缺少付款申请这一流程，会计与 出纳之间没有形成很好的控制关系。用现金交易违背国家规定的现金管理条例和支付 结算办法。 （2）付款程序不规范 很多医院付款程序不规范，主要是付款时，有关人员直接把发票等结算单据交主 管领导审批后，就交财务部门执行。这样，弱化了财务部门的职能，很难对该笔业务 的真实性及采购发票等原始凭证的真实性、合法性和有效性进行审核。 四、公立医院药品采购内部控制不力的成因 1、缺乏良好的内控环境 内部环境包括权责划分、组织机构、价值观、人才招聘机制等方面缺乏健全的制 度体系，自 2006 年有学者首次提出在建立和完善现代公立医院内控制度前要建立良好 的内控环境以来，学者们就公立医院是否应该围绕财务和预算控制手段建立公立医院 内控体系进行了研究。然而在内控环境上只强调了成立内控办公室、专门的行政办公 室监管以及树立“以人为本”的观念，尚未对内控环境进行完整阐述。仅依靠财务人 员的控制手段和方法并不能完全达到内部控制目的,致使内部控制的有效性降低。 2、缺乏有效的风险管理机制 很多医院其管理的方式比较被动和滞后，对风险的认识不够充分，并没有设立专 门或单独的风险评估机构运用专门的方法和工具对药品采购业务存在的风险进行评估 程序，也没有由其他部门进行相关的风险评估程序来评估医院在药品采购环节存在的 第 7 页 （共 10 页） 风险。在医疗风险日益普遍和新闻媒体、网络监督无孔不入的形势下，不利于医院提 前识别和防范潜在的风险，不利于医院在相关医疗风险发生后第一时间启动紧急预案 和进行相应的信息公开和危机公关，让医院处于一种比较被动的局面和状态，从而对 相关受害人和医院的社会公信力产生更大的不利影响。 3、内部审计没有发挥应有的监督评价作用 有些医院虽然设置了内部审计单位，制定了一些内控制度和办法，但是多数人员 整体质量不高,从事审计人员太少，仅仅出于形式,并没有统一严格的审计制度。审计工 作形同虚设,没有系统的展开。没能对医院存在的风险进行合理评估，员工的岗位职责 未能充分发挥。 4、内部控制的信息化应用比较薄弱 缺乏统一平台。发展现代医药电子商务需要先进的信息网络技术和统一的物流配 送系统做支持，才能实现供应链各方的信息互通和共享，否则无法实现真正意义上的 医药电子商务；而且缺乏统一标准。目前国内已经建立了一些药品编码标准，尚未得 到有效推广。因而在药品数据库、药品编码和信息管理系统接口等技术标准上存在较 大差异，造成药品流通信息管理系统复杂化、多元化和多平台化；其中信息技术应用 范围小，物流设备自动化程度低。信息化意识淡薄，人力成本偏低，许多医院和药企 不愿意采用以信息化物流为基础的新药流通体制。 5、缺乏必要的成本核算管理体系 很多医院对于药品的成本缺乏有效的管理核算，医院药品采购渠道杂、折扣率高、 回扣问题突出。医院大多通过药品生产企业、批发企业、中药材市场等渠道采购药品， 药品供应商为争夺市场，竞相采用商业折扣等手段促销。药品商业折扣主要有两种情 况：一是“明扣”，一般全部上交医院；二是“暗扣”，即医院领导或经办人员收受 “回扣”、临床医生开单提成等。例如：某些制药厂商会向医院药品采购员承诺，只 要其医院购买他们厂的药品，就会给他一定的回扣。面对金钱的诱惑，部分采购人员 就忘记职业道德，开始为自己找各种理由以求心安理得的去采购该厂商的药品。于是， 他们就利用手中的特权，根本就不为医院考虑，不去比较药品的价格，造成药品成本 过高。 五、完善医院药品采购内部控制的具体措施 1、合理、规范采购药品 一方面，药品采购应由药房根据需求和业务需要提出申请，经过可行性分析后， 8 经分管采购的负责人在授权的权限内进行审批，然后提交药品采购部门方可采购。另 一方面，随着公立医院改革的推进，医院采购药品必须按国家的相关规定在全省范围 内实行网上集中招标采购，杜绝非法采购。要落实这一点，必须加大医院纪检部门审 计部门、财务部门等相关部门的监督力度，确保国家的这一医改政策得到有效地执行。 2、建立会计控制系统和内部审计部门 加强医院药品的请购和审批是防范采购人员与某些制药厂商私相授受的最有效的 办法。在与临床科室准确核对药品信息之后填写采购清单，且一定要详细标明药品名 称、药品规格、药品数量等，然后将它交给药事委员会审批。这时候，药品委员会就 要充分发挥其督导作用，严格按照相关制度进行审核。这样就能够有效的杜绝采购药 品无效的事件发生。不过，为了能够及时采购，也要求药品委员会加快审批速度，保 障患者治疗有足够的药品资源作后盾。 3、加强药品管理、严格验收药品 医院应建立严格的验收制度，成立一个专门的验收部门或指定专人。药品到达后， 医院应当根据规定的验收制度和经批准的采购单、合同协议等采购文件，由专门的验 收部门或指定专人、请购部门、采购部门、药品管理部门、质检部门以及供应商等各 方共同对所购药品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报 告、计量报告和验收报告。为了达到控制目的，必须合理设置岗位，明确岗位职责、 权限，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。 4、加强付款控制、规范付款程序 首先，财务部门对采购部门提交付款业务的真实性进行审核；其次，对采购发票 的真实性、合法性和有效性进行审核。如果发现虚假发票，应查明原因，及时报告处 理。如果发现异常情况，应拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损；最后， 由主管领导在规定的权限内审批，财务部门根据审批意见执行付款。根据国家支付结 算办法的相关规定，采购价款一般应通过银行办理转账结算，以防付款方式不当带来 法律风险并保证资金安全。对于现金支付的交易方式，根据付款凭证而不是原始凭证 支付现金，即会计人员在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准，再由会 计人员据其编制付款凭证，交给出纳员由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登 记现金日记账，然后将付款凭证退回会计部门，以便登记总账和明细账。这样，这笔 业务会计和出纳之间形成了很好的控制关系。 第 9 页 （共 10 页） 综上所述，药品质量的优劣，直接关系到患者的身体健康乃至生命安全，也影响 到医院的经济效益和健康发展。医院为了保证医疗业务活动的正常运行，必须要采购 合理的药品作为保障。采购药品具有很大的风险，主要是内部控制薄弱，容易产生差 错和舞弊，给医院造成重大损失。因此完善的药品采购内部控制制度是医院正常运转 十分必要和有效的保障体系。药品采购的内部控制是医院管理层和全体员工实施的、 旨在实现药品采购控制目标的过程。该控制要求医院在药品采购各环节明确职责、权 限，确保办理采购业务的不相容职务相互分离、制约和监督。本文从加强医院药品采 购内部控制的现实意义入手，不仅分析了目前公立医院药品采购内部控制的现状，而 且分析了其产生的问题及原因，并提出了相应的解决措施。只有通过有效的内部控制 制度建设，形成完善的药品采购内部牵制和监督制约机制，才能有效的将风险规避， 保证医院