企业在合同管理中的法律风险防范与控制

企业在合同管理中法律风险的防范与控制 随着社会主义市场经济不断完善，企业法律意识日益增强，依法治企成为企 业经营活动的最主要的原则。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和 纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业在日常的经济交往中极易陷入不法分子 设置的合同陷阱中，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。因而企业合同管理 是企业管理的重要内容，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。 但很多企业在合同管理中还存在很多问题，合同管理体系没有建立，合同管理 缺乏制度化、法律化,因此十分有必要针对现存状况进行分析，并作出必要改进。 一、合同管理认识上的误区 1、签不签合同不重要，合同本身解决不了纠纷。认为交易双方是建立在相互信 任的基础上，如果没有诚信，有合同也没有用。发生矛盾后靠上级部门或者中 间人进行协调，靠关系就能解决。诚然有些简单的，能及时履行的交易，口头 协议也能解决，但对于绝大多数交易而言，如果没有合同约定，交易双方的权 利是很难得到保护。 2、合同管理就是修改合同。认为合同管理就是在签订合同时把把关，修改相关 的内容，合同签订后就万事大吉，不注重合同履行、变更、解除、纠纷处理、 情势变化后对合同内容进行调整或修订。合同管理是对合同签订、履行、变更、 转让、终止、纠纷处理等行为的全面管理活动，修改合同只是合同管理中很小 的一部分。 3、合同管理降低运营效率，增加成本，不适应瞬息万变的市场。合同管理过程 是需要一定的时间和程序，但能有效地防范法律风险，是企业经营活动必不可 少的环节，特别是现代企业制度的主要内容是依法经营，各个企业的管理更加 法制化，更应注重依法管理合同。而且，如果企业建立起合理、严格、规范的 合同管理机制后，合同管理并不会降低运营效率，也不会延误企业决策。 4、请了法律顾问就可以管好合同，法律顾问就是万能的。法律顾问是企业合同 管理中最重要的环节，但企业合同管理是一个系统工程，需要企业的各个部门 及企业领导的配合，是通力协作、齐抓共管的企业管理活动。因此要管好合同 需要相关部门和人员的共同努力，仅凭企业法律顾问是无法完成的。 二、企业经济行为中的合同风险分析 （1）合同主体问题。合同是对于合同双方主体行为的一种约束，以便于在违约 的情况下追究其法律责任。但是就目前的情况看，大多数企业在签订合同之前 并未对合同签订的对方进行仔细检查，对于对方的证照文件、资质、是否具有 履行合同的能力、经营状况等足以影响本企业签署的合同的履约效果的忽视， 会给一些实际上并不具备相应能力的组织可乘之机，如此继续，一旦对方行为 与合同约定出现偏差，轻则无法履行合同，重则导致企业被合同相对方欺诈， 无论何种结果，都会给企业带来损失。除此以外，在实际的经济活动中还常常 会出现合同主体变更的情况，对于变更主体的情况，很多企业尤其未对新主体 能力及资质进行审核，认为只是变更，或已经对原有主体进行了审核，从而轻 视这一问题，造成的问题尤其严重。 （2）合同内容问题。合同是对签订双方未来行为的一种规范，是对于双方未来 行为的限定，但是目前最为常见的问题是，合同并未将应当进行限定的行为列 入，目前的合同，更多地成为一种形式。在实际工作过程中，经常会遇到用词 含混不清的情况，甚至会发生歧义，有些合同在拟定的过程中，相关人员会在 一定程度上追求用词的形式完整，却常常忽略了应有的内容。而有的时候合同 双方顾及面子等问题未能将未来所有情况都囊括在合同之中，只标明了正常存 在的情形，而对违约处理的情况避而不谈，无形中增加了双方风险。除此以外， 用语不当也是当前合同内容中的主要问题，例如有时候人们会将合同称作“合 作协议书”或者“合作意向书” ，貌似和合同具有同等效力，但实际上在法律上 有很大差别。除此以外，合同还有其他很多方面的隐患存在。例如对于一些特 殊情况的默认和未标明，以及对于违约未能及时追诉等问题都普遍存在。合同 以及其相关问题在 企业的日常活动中已经不容忽视。 三、合同管理法律风险防范分析 （1）人才配给。合同管理涉及到很多法律方面的专业知识不是常规的经营管理 人才就能够做到精通的。针对于这一特殊情况，有必要加强企业中关于合同管 理相关人才的建设，最好能够聘用一些法律专业人员。但是在人员设置的时候 必须注意，需要法律和相关管理经营知识相结合的人才。虽然一些应届的法律 专业毕业生也能够胜任合同管理的工作，但是这些学生却可能因为对于经济规 则不熟悉，或者对于社会上的经济行为状况不了解而误入经济圈套，又或者是 对于合同本身过于苛求，不懂得周旋从而伤害商业关系；而经营性人才却有可 能会因为法律知识的缺失难以拟出合理的合同。在实践过程中，可以考虑对经 营性人才进行必要的法律培训，并且在法律方面聘请专业的律师作为兼职顾问 对重要的合同把关，对于常规性合同，由兼职律师定期审核，总结并对相关人 员展开培训。 （2）完善合同管理制度。合同管理在很多细节上难以落实到位，常常是源于缺 乏一个完整的权责明晰的制度，以及必要的工作内容规范和流程说明，因此想 要提升合同管理的工作质量和效果，有必要从制度出发，确定相应的权责、规 范以及流程。首先对于负责人员应当明确，确保合同的整个生命周期都有专业 人员进行管理和修订；其次应当明确合同管理的内容，不仅仅在于拟定出合理 的内容，实现对法律风险的规避，更多在于实现对于合同对象资质的考察和验 证，以及对于合同生命周期的监督，一旦出现违约问题，采取何种方式处理， 以及及时采取诉讼或其他补救措施等都应当在制度中予以表现。 （3）完善材料归档制度。除了对于合同本身的管理之外，与合同相关的材料也 需要进行严格的保管和归档。这些材料包括对于合同对象的审核以及调查材料， 其中应当既包括正式的说明文件，也包括一些定性的说明性材料；以及其他的 双方能往来文件等。需要注意的是，在这个信息化不断深入的社会环境之下， 应当注意对于电子数据材料的保管，例如电子数据交换记录、电子邮件、多种 网络通信证据，网银过账记录等方面。这些材料十分重要，并且需要企业中整 个工作团队一同行动进行收集，因此工作量大且较为繁杂。但是如果合同在执 行过程中出现问题，这些证据将对于法律程序十分有用。总之，企