供销社现代企业组建过程中内部控制的启示

供销社现代企业组建过程中内部控制的启示 作者：管理洪 -对茂名市明湖百货有限公司建立内部控制制度的调查报告 /文 管理洪 （广东省财经职业技术学校 广东 南海 528231） 茂名市明湖百货有限公司（下称明湖公司）是茂名市供销社控股的股份有限公司，以大型超市和连锁经营为特色。是 广东省供销社系统的龙头企业。2003 年，在对原茂名供销社“明湖商场”进行现代企业改造过程中，组建“明湖百货 有限公司”。公司成立以来，以跨跃式的速度发展。公司成立第一年，商品销售额就达 2.7 亿；第二年为 3.7 亿；第 三年为 4.5 亿。目前，企业的资产规模达 1.17 亿，营业面积 35000 平方米，有一定规模的合资连锁直营店 10 个，专 营奶粉的配送公司一个，连锁配送中心一个，员工达 2300 人。以“茂名明湖商场”冠名的加盟店、便利店、农家店 400 多家，公司取得了很好的经济效益，是茂名市商业企业的纳税大户。 明湖公司的成功，是茂名供销社的同志们把握机遇，正确决策，大胆探索的结果。但其成功还隐含着另一个重要的原 因?逐步建立一套以内部控制制度为主要内容的现代企业制度。 内部控制制度，是指单位为了保证各项业务活动的有效进行、确保资产安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管 理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。内部控制使用组织结构控制、授权批准控制、会计 系统控制、预算控制、财产保全控制、人员素质控制、风险控制、内部报告控制、电子信息系统控制等方法。对货币 资金、筹资、采购与付款、实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等经济业务活动的控制。 以达到强化风险管理，确保单位各项业务活动的健康运行，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、 舞弊行为，保护单位财产的完全完整的目的。 2006 年 4 月，广东省财经学校财会专业科部份教师以“大型超市和连锁经营的内部控制”为题，对明湖公司进行教学 调查，现将调查情况及体会报告如下： 一、商品控制 库存商品是商业企业重要的流动资产，由于其品种多、分布广、流动性大，是零售企业实物财产控制的难题。根据超 市和连锁经营特点，明湖公司对库存商品实行了如下控制方式： （一）商品计价控制 明湖公司中心仓库（配送中心）采用进价数量金额核算，在核算商品的品种、数量的同时，核算商品的进价金额。 明湖公司所属的零售柜组、直营店等一线零售单位，库存商品全部实行零售价核算，执行“拨货计价、实物负责制” 的控制。超市和下属的连锁直营店建立若干实物负责小组，对所经管商品价值、质量全面负责。商品以零售价核算， 只记实物负责小组经管商品的售价总金额，不记品种和数量，用售价总金额控制库存。 进货先经过配送中心，用进价入帐。配送中心向各实物负责小组供货时，作内部移库处理，将商品的进价调整为零售 价，同时产生“进销差价”。 商品如直接由实物负责小组验收，作帐务处理上也视同先经过配送中心，然后才调给实物负责小组。 商品的零售价经公司授权，由实物负责人确定。一旦确定，即进入公司的计算机“商品进销存管理系统”，由公司控 制售价总金额。 （二）商品变价控制 在实行售价金额核算的情况下,零售商品价格变动，要盘点变价商品数量，改变商品售价总金额，历来是零售企业售价 核算管理的难点。为了适应超市经营特点，明湖公司采用了灵活的方式控制商品零售价变化。他们将变价分为后台变 价和前台变价两种情形。 后台变价是指商品尚未出售时调高或调低售价。发生后台变价，要对变价商品的实物库存与电脑库存进行核对，确定 变价商品的数量、变价金额、改变计算机系统的记录的售价金额，编制“商品变价登记表”，按商品调价电脑操作流 程改变电脑商品售价记录。财会部门作减“商品进销差价”和减“库存商品”处理。 前台变价，是指顾客在选购商品后，议价减价（超市经营的大件商品可议价）、促销折扣等形成的变价。对这类变价， 需经过授权方可执行变价，确认变价后，要由实物负责小组填写“优惠商品呈报表”和“变价调整单”逐级审批，改 变收款记录。月终打印出“异常商品销售表”交财会部门。财会部门的账务处理为：不调整库存商品售价金额，按实 调整后的售价记销售收入，按原定售价结转销售成本，调整后的售价金额由收银机控制。 （三）商品配送控制 明湖公司的商品配送控制分两类：第一类是对直营店和超市的商品配送。要货计划由店长或实物负责人提出，计划经 核准后由配送中心组织配送，按进价转出，按售价转入。财会部门与实物负责小组定期对帐，每 10 天实物负责人编制 “拨货计价对帐单”报财会部门进行对帐，以明确实物负责小组的责任。 第二类是对加盟店、便利店、农家店，为了扶持这类产权不属于明湖商场的商店，向他们配送货物只收取进货价，明 湖百货公司为其负担进货费用。 （四）商品信息控制 在手工记帐的情况下，商业企业商品帐的登记及对帐是一项十分繁重工作。椐“永续盘存制”的要求，财会部门要设 库存商品总帐、类目帐、明细帐三级帐；企业各部间要设三重帐：仓库设保管帐、业务部门设调拨帐，财会部门设明 细帐。所有帐目都要求核对相符，产生未达帐时要进行调节。重复记帐，繁重的对帐工作量成为企业沉重的负担，且 影响效率。 为了适应超市管理需要，明湖百货有限公司使用“腾龙”进销存计算机管理系统管理商品，实现了商品计算机信息全 过程控制。商品到达企业，该系统对商品进行条形码编码管理，并将商品信息录入计算机系统。输入相关数据后，商 品调拨、销售、变价、溢余短缺、结存等信息在系统内部自动生成，并产生相应的原始凭证。 通过与电讯部门的合作，明湖公司以每条专线的月租用费 500 元的代价，为所属 10 个直营店与公司总部的信息中心架 设了信息专线。通过专线，公司总部可及时了解所属单位的库存动态，掌握销售、库存结构等信息，对下属单位实行 实时监控。 进销存计算机系统产生的商品信息可以在不同部门之间实现信息共享，彻底解决重复记帐和对帐问题，极大提高工作 效率。 （五）商品帐实相符控制 为了保证商品完整安全，商业企业必须定期对商品进行盘点，并进行帐实核对。但是超市的商品品种多，流动性大， 且不能停止营业，盘点工作是个难题。明湖公司采用了新型的电子盘点工具?“盘点机”进行盘点。解决了超市盘点 的难题。 盘点机如同掌上电脑大小，可单手操作，每台价格约 8000 元，前端配有条形码扫描装置。盘点前，由电脑管理系统向 盘点机导入商品条形码、名称、规格等信息。盘点时，将盘点机带到盘点现场，对被盘点商品的条形码进行扫描，盘 点机的屏幕即显示商品的名称、规格、计量单位等信息，向盘点机输入盘点数量，即完成了该种商品盘点工作。盘点 结束，将盘点机的数据导入计算机，计算机即可自动进行帐实核对，并输出“商品盘点溢余短缺报告单”。明湖公司 规定商品的损耗率为 0.2%，超过规定损耗率的商品短缺，由实物负责小组全部人员负担。 明湖百货有限公司所属超市、配送中心每季度对商品全面盘点一次。使用四台盘点机，在盘点当天营业结束后开始盘 点，第二天营业前即可完成盘点工作。省去了手工操作的盘点表制作填写、核对工作，极大地提高了盘点的工作效率。 二、销售与收款控制 明湖百货公司所属的超市、直营店商品销售时，用收银机收款。与手工收款比较，收银机收款的优点是：1、利用收银 机记录的应收数与所收的现金、支票、银行卡刷卡数等核对，控制销货款。2、收银机与商品进销存系统相连接，直接 登记商品销售减少数，3、可以进行实时销售统计，随时掌握销售动态。 超市的销售量大，销货款由财会部门派员到各营业柜组收款，此项工作一天要进行数次。直营店的销货款每天送缴在 当地开设的专户，该专户在当地只能存款，不能取款。 超市和直营店收款员营业结束或交班时，都要对当班的销货款进行帐实核对，如出现短款，必须由个人赔偿。 对加盟店、便利店、农家店的销售，一律实行钱货两清，现金交易。不允许赊销。 三、采购与付款控制 为了使商品采购信息准确、及时，商品采购计划由一线实物负责人提出。公司定期汇总分析，并组织公司集中统一对 外采购。公司采购部门以外的其他部门没有采购权。 商品采购有“后付货款”和“预付货款”两种方式。多数商品采用后付货款方式，购用这种方式，供应商的商品先交 给公司，并约定货款的结算期限，结算期限根据不同的商品和供应商，分别为 10 天、15 天、30 天不等。 预付货款采购方式一般限于采购紧俏商品、预先定购的商品。公司逐步建立供应商信用等级制度。只有对信用程度好 的供应商，才能实行预付货款方式的采购，并实行“预付货款”责任制，经办的采购员应对自己发出的预付货款负全 责。 公司制定了制度，对收的赠品作价记帐，作公司的营业外收入。收取供应商的“进场费”、“上架费”、“堆头费”、 “端头费”等费用，分别作为增加商品的进销差价或其他业务收入处理。 四、货币资金控制 明湖百货有限公司平时的日销售额达百万元，节假日达 300 万。同时费用支出也十分庞大，商场每天的空调电费就达 30000 元。因此，现金流量大。为保证货币资金的安全，他们采取了如下措施： （一）对现金的控制。公司总部出纳现金实行限额管理，多余现金及时缴银行；因公出差需要借款者，由计财部主任 审批，出差人归来三天内办理报销手续并返纳多余现金，否则，公司要计收利息，并从当事人的工资中扣款。 （二）支票及银行票据的使用控制。支票汇票等指定专人限量购买并保管；支票印鉴分别由计财部主任与出纳分别保 管；不得在空白支票上预盖印鉴；支票存根要有经手人签名。 （三）直营店销货款的管理制度。直营店的销货款由实物负责人全额送存银行，不允许从中坐支费用。采用定额备用 金制度解决直营店的费用开支问题。直营店的定额备用金约 3000 元，在规定的项目和限额内开支费用后，直营店凭费 用发票向公司财会部门报销，补足业务周转金。 五、几点启示 对明湖公司的教学调研，使我们体会到茂名供销社的同志们的胆识和魄力，了解供销社系统组建现代企业过程所走过 的艰辛历程，掌握超市和连锁经营的内部控制一手材料，给了我们深刻的启示。 （一）供销社有能力建立及经营现代企业。此次茂名之行使我们认识到，供销社在激烈市场竞争的条件下，通过自己 努力，完全有能力按现代企业的标准建立自己的龙头企业。同时我们也为供销社系统的同志们的创业精神和奉献精神 所感动。 （二）企业应该重视制度设计。企业的成功，固然要靠先进的经营理念、先进的经营方式，同时有效的内部控制也是 企业成功的必备条件。有效的内部控制为先进的经营方式提供了保障。领导层在将精力放在开拓经营的同时，必须对 建立有效的内部控制制度予以足够的关注。 (三)信息化建设是有效控制、提高效率的重要手段。现代企业的管理不可能依靠手工操作，在制度设计中，尽可能使 用计算机和现代通讯技术，实现了管理信息的实时管理和资源共享，提高了工作效率。信息建设投资是现代企业的最 有价值的投资。 （四）明湖百货有限公司的经验对学校教学有重要的指导作用。会计专业的商业会计课程基本还是按批发、零售 核算设计教学，很少涉及近年出现的超市、连锁经营核算；讲核算的内容多，讲管理控制的内容少；讲手工操作的内 容多，讲现代管理手段少。明湖百货有限公司的内部控制制度为教学内容的调整提供了一个正面的案例。建议会计专 业单独设置连锁经营