公文中常见的错误

公文中常见的格式错误 一、格式方面的常见错误 1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分 “一 ”、“（一）”、“1” 、“（1）”四个层次。 一（黑色三号字体） （二）（楷体-GB2312） 1 (仿宋体-GB2312) （1）（仿宋体-GB2312） 只有两个层次时，可分别用“一、”“1.” 标识 。其中，数字 序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“ 、”，如为“1.” 而不是“1 、”； “（一）” 和“（1）”括号外面不 带标点符号。在一段文字内部常使 用“ 一是、二是、三是 ”或“首先、其次、第三”等。 不管哪个层次的标题都是“首行缩进”2 字符（即空 2 个 汉字） 正文首段也是“ 首行缩进”2 字符 2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标 题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末 尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长 的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。 3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如 kV、KV、Kv 和千伏，kVA 和千伏安，MW 和万千瓦，km 和 公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且 同一份公文或材料中应相对统一。 4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使 用公历年份的全称，如 1999 年、2010 年不能略为 99 年、10 年。国家政府、企事业单位名称一般先用全称,并注明规范简 称，或用约定俗成的简称，如工业和信息化部简称工信部、 住房和城乡建设部简称住建部等。 5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省 略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角 括号 ，而非中括号 或【 】。 6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空 2 字处，注明 附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点 符号，如“附件：1.”。 7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空 1 行、居左 空 2 字用 3 号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文 的“ 请 示” 等文种中，应当在附注处注明 联系人的姓名和电话。 8.关于附件的格式问题。一般 A4 纸，每面排 22 行，每行 排 28 个字，页面左上角第一行顶格标识“附件” （用黑体三号 字），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为 3 号仿宋 体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用 仿宋），单倍行距或行间距 31 磅。附件的页码，应与正文标 注相同（4 号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条 4 号一 字线），单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。 9.发文日期不能用汉字小写例如“二一三年一月二十日” 。而是要用阿拉伯数字例如“2013 年 1 月 20 日” ，需要注意 的是落款日期也不能写成“2013 年 01 月 20 日” ，在 OA 系统 中行文时间手动输入。 10.红头文件如何插入页码 （1）点开“插入 ”菜单 选择“页码”选择 文件的奇数页（第一 页）选择页面底端选择普通数字 3（奇数页码设置在右下 角，右边空一个汉字距离） （2）页面转到设计页面选择“奇偶页不同” 选择文件的偶数页 （第二页）选择页面底端选择普通数字 1（偶数页码设置在 左下角，左边空一个汉字距离） 3 分别选中第一页、第二页，选择设置页码格式选择 “-1-”这种页码格式， 再选中插入的页码，选择仿宋 GB2312 四号字体。 4 如有有附件，附件和正文在一个文档上，统一插入页码。 红头文件必须按照这个格式插入页码，其他文书插入“1”一 般插在居中或右下角。 11.行距一般使用单倍行距 二、内容方面的常见错误 1.错别字较多。 2.文种选择不当。 3.标题成份残缺或多余。如关于上报的报告标题 中，“ 上报 ”为多余项 。特别是对转发性通知 标题，由于层层转 发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办 法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转 发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号； 四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文 件。 4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正 文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。 二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时， 一般情况下只引用文件标题，不带文号。 5.主题词已经取消，版记中可不用。 6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文， 部门便函转发上级单位文件等。 7.“请 示” 和 “报告”混淆的 问题。一般情况下， 对上级机关 而言，“请 示” 偏重于 办件，“报告”偏重于 阅件。要求上级批复 的事项，应采用“请 示” 文种，且遵循“一文一事”原则，不应在 报告中夹带请示事项。 三、一些常用字词的用法及辨析 1.“截止 ”与 “截至”的区 别。前者强调“ 止”，即在计时点上， 所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完 结，强调的是该计时点上的事态。 2.“记取 ”与“汲取” 的区别。前者强调强记，后者强调在加 工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自 己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部 的经验教训、营养等，则用汲取。 3.“急待 ”与“亟待” 的区别。“ 急待”强调紧急待办，“亟待” 强调极须，急迫待办。“ 急待” 与“亟待” 的主要区别在于，前者 强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待 还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待” 一词。 4.“下工夫” 与“下功夫”的区别。一般情况下， 应该用“ 下 工夫” 。如 现代汉语词 典强调，“ 下工夫 ”是指为了达到某个 目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫” 是指本领或 武术，一般不用“下功夫 ”。 5.“和 ”与“与”的区别 。“和”跟“与” 都是做 连词比较多，做 介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思是一样的。但 是，两者的色彩有所不同。“与” 的书面 语色彩比较明显，因此 多用于书面语中，口语中用得比较少。“ 和” 则在口语跟书面 语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与” 使用得要比 “和 ”多些。 6.“制定 ”与“制订”的区别。“ 制定”即制作、定出，公文中 习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法 律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中 习惯用于具体规章 制度的订立。 7.“需要 ”与“须要”的区别。“ 需要”即对“缺乏”而言，还有 “要求” 的意思， 词性 为及物动词，后可 带宾语。“须要”即说明 “应 当 ”、“必须”的意思， 词性为能愿动词 ，修饰限制动词。 8.“期间 ”与“其间”的区别。“ 其间”是指某一段时间。从结 构上分析，“其” 修饰 “间”，相当于“ 这”“ 那”等指示代词。在使 用的时候，“其间” 前面 总有一段关于时间 的叙述，“其间”承 上表示“这 段时间里 ”或“那段时间里”。如果 “其间”前面再加 上“ 这 ”或“那”，就重复了。我 们熟知的 经典例子是鲁迅先生 一件小事里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年 了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间” 多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这” 或“那”， 现在也是不容忽视的语言事实。“期间” 的用法恰恰相反，它 前面应该加修饰成分，如“这期间”“ 那期间”“开会期间”等等。 如“ 期 间， 对文件修改了 20 多次。” 这种用法 则不正确。“期间” 是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间” 、“会 议期 间” 、“国庆期间”、“ 外出期间”等，不能将“期间” 单 说。而“其 间” 可以单说 ，是某段时间的意思，如 “其间，对文 件修改了 20 多次”。 9.列举完后“等”的用法。列举后用“ 等”的时候，有两种情 况，一种是没有列举完的时候用“等” ，如 “北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武 汉、长沙等四座城市”。这里的“ 等”是表示列举完了之后收尾。 10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发 扬“ 特 别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献” 的精神这样的句 子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应 该用逗号。 11.“以及 ”前面的标点符号用法。“以及 ”前面可以用逗号， 这是“以及 ”跟“及”不同的地方， “及”的前面不能有逗号。当 然，“以及 ”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及” 后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好 读；如果比较短，“以及 ”前面就可以不用逗号了。 12.“其中 ”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“ 其 中” 一 词，前后 标点符号用法的三条 规则： （1） 总数后只有一个数，“其中” 前用“ ，”，“其中” 后不用 “，”。如， 2009 年，公司售 电量 554.51 亿千瓦时，其中省内售 电量 538.42 亿千瓦时。 （2） 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“ 其中”后用 “，”，各分述内容之间视其内容多少，或用 “，”，或用“ ；”。如， 2009 年，全省全社会用电量 705.51 亿千瓦时，同比增长 4.09%。 其中，第一产业用电量 56.38 亿千瓦时，同比增长 2.02%；第 二产业用电量 540.27 亿千瓦时，同比增长 2.66%；第三产业 用电量 62.54 亿千瓦时，同比增长 12.45%；城乡居民用电 46.32 亿千瓦时，同比增长