招标工作流程及工作规范(试行)

招标工作流程及工作规范 为进一步规范公司工作程序，提高公司员工的工作质量和效率，现针对 招标工作的特点并结合公司的实际，制定本规范，请遵照执行。 一、招标工作流程(见附件) 二、工作要求 1、办理委托：签订委托协议，确定招标内容，并请业主提供项目批文、图 纸（经审） 、红线图、规划许可证等备案资料办理委托后，部门负责人将 有关工作落实到负责人。 2、技术交流： 根据招标项目（如施工设计图纸、货物需求表等） ，同业主明确该项目 的技术要求； 技术要求必须有三家以上投标单位能够满足； 技术要求应有足够的深度，其中设备技术要求应请设计部门提供规范 书，编制招标文件时应要求投标单位填写技术规格响应表； 业主和设计单位提供的有关技术文件应保留存档。 3、明确商务及其他要求：包括工期(交货期) 、交货(施工) 地点、付款条件、 投标单位的资格要求、招标服务费标准、发标时间、开评标时间等。 4、编制招标文件： 编制标书前须向综合部领取标书编号，综合部应办理标号登记，并将 有关情况录入登记表共享； 招标文件原则上应采用公司统一版本； 根据已明确的技术商务要求并针对项目的特点编制标书； 2 标书内容应符合政府采购法 、 招标投标法等有关规定； 标书中应明确评、定标原则； 标书中载明的开标时间自发标始不得少于 20 天； 标书编制后应进行校对、审核，审核程序为项目经理(如有) 初 审，部门负责人审核后交总工终审签字定稿； 标书需经业主审定并签字确认（附：修改清单） ； 招标部须根据总工终审意见及业主审核意见修改招标文件； 总工终审意见及业主审核意见的原件综合部须留存归档。 5、发布招标公告、确定发标单位 公开招标时，招标部应根据已经业主审定的招标文件所确定的招标内 容和合格投标人标准交综合部发布招标公告（发布公告及其他补遗需经部门 负责人及总工确认） ，公告应详细载明招标内容、投标人资格标准、投标截 止及开标时间、开标地点、发标时间和地点、购买标书费用、及其他应明确 的有关事项。 注：如报名地点在本公司，综合部则接受报名人员须认真检查投标单位 原件： 1、 是否符合招标公告要求资质条件，证件齐备； 2、 建造师是否符合本项目要求； 3、 单位资质证件、安全生产许可证等是否在有效期内； 4、 单位法人代表是否为同一人； 5、 原件是否和复印件一一对应，里面的任何变更是否在复印件里有所 体现； 3 6、 有其他特殊要求的是否符合要求。 认真把握好报名审核环节，出现任何问题应及时和上级领导汇报。 邀请招标时，招标部应在接受委托后即接受投标单位的报名，必要时 可进行资格预审，资格预审条件及发标单位必须和业主共同商定。 6、综合部印制标书、发售标书 标书审定后，招标部应将标书发售版交综合部印制，由综合部发售标 书，购买标书时投标人应填购买标书登记表，综合部应将发售标书情况及时 告知招标部，由招标部整理存档。 同时按标书要求，由财务查询保证金到账情况，需要由基本账户转出 的，核对投标人基本账户名称和金额；由个人存入的，需交代清楚退付保证 金的具体方式，财务需开具有效的收据证明，并及时交付投标人，已备开标 时监督检查。 7、技术商务答疑 发标后，综合部应组织好现场踏勘(如有必要) ，及时认真地解答各投标 单位的技术、商务问题。 技术问题必须询问设计部门后解答，设计部门须出具书面材料；招标 文件不明确的商务问题询问业主后解答，已明确的可直接解答。 答疑文件原则上应以书面形式发各投标单位，且要求各投标人确认盖 章并回传，书面答疑材料的校对、审核程序按编制招标文件的程序办理。 8、制定评标细则 工程招标评标细则参照省市有关办法；设备及其他招标根据标书确定的评 定标原则采取经评审的最低价法或综合评分的办法，综合评分应视不同设备 4 的特点设定不同的分值权重和分值构成，评分所构成的因素应在标书中载明， 并要求投标人在投标时提供相应的材料。 9、开评标准备 开标前，应会同业主确定评委组成，具体原则同业主及监督商定。评 委组成中技术经济专家不得少于评委总人数的的 23。 开标前一个工作日，招标部应准备开评标资料包括标书（4-5 本，包含 业主盖章确认正本） 、各类补充、修改、补遗、确认回传资料、投标单位登 记表、评委登记表、席卡、抽签表、开评标程序、评标材料(评标原则、纪律、 评标办法、技术要求、投标单位名单等)、标中采用表格、评标报告、开标用 品、评标费用等。由项目负责人逐一检查确保无一遗漏，同时检查开标所用 设备完好情况及会议室落实情况。 注：在本公司开标厅开标的项目还应提前打扫卫生并准备好茶水、纸杯 等。 项目负责人应提前布置好参加开评标人员具体工作岗位。投标单位登 记接受保证金、接受投标文件、开标唱标、资料统计、会议记录等。参加人 员包括代理机构工作人员、业主代表、各部门监督、投标单位代表等。 10、开标、评标 开标当天，所有参加人员必须提前 40 分钟进入会议地点并履行岗位职 责； 开评标基本程序为：投标单位签到、投标文件递交登记 由监督、 业主抽取评委、提交投标文件(提交时间视投标单位情况而定) 检查保证金 提交情况 主持人宣布会议开始 宣布投标单位 开标、唱标 主持 人请投标人确认唱标结果，开标结束、投标人退场 评委进场，宣布评标 5 纪律，推选评标委员会主任，出评标结果报告。 （具体流程按实际情况执行） 土建标先开评技术标，后开商务标同时宣布(预) 中标结果。 （供参考） 主持人应根据会议程序组织好开评标会议，充分把握会议节奏，调节 会议气氛，处理突发事件时应充分征求主任委员及其他评委的意见。自始至 终在会议现场。 会议记录人员(办公室)应详实地记录会议内容，尤其是评委的发言要 领同时做好评委登记和投标文件正本检查、开评情况、标中有关资料的收 集。 其他参会人员应充分履行职责，及时处理主持人安排的事务。 11、招标后期有关工作 资料归档。评标结束后招标部应将招标资料归档包括项目委托书、项 目批文(复印件) 、业主审定并签字的招标文件(包括技术商务补充文件) 原件、 招标公告(如果有) 、投标单位购买标书登记表、投标文件正本、开评标程序、 评标资料、唱标报告、投标单位澄清材料(如果有) 、评委打分表或投票表、 评标报告、投标单位及评委登记表、会议记录和项目实施过程中需归档的其 他资料。办公室应办理交接手续并登记备案，同时须将专家名单按专业录入 公司专家库，专业及联系电话一定要详实、准确。 评标结束后，招标部对未中标单位要求说明原因的均不必受理，对外 一切解释工作由部门经理及总经理负责。 评标结束后，招标部应办理未中标单位退款手续和未中标通知书，同 时根据业主需要，整理出 1-3 套投标文件和招标有关资料交业主及各主管部 6 门，其余投标文件交归档处理。 评标结束后，招标部须将各投标单位的样本和有关资料分类整理交办 公室充实公司文本库。 根据需要，招标部应积极协助业主考察谈判和签定合同。 接业主确定中标单位通知后，业务部门应及时办理中标通知书，并填 写招标服务费通知单结清招标服务费同时办理退款。中标通知书及合同副本 应存档。 完成整个招标工作后，招标部应及时进行招标工作总结并以书面材料 存档并 15 天内整理出卷宗（包括标前、标中、标后资料，工程整理出 3 套 以上卷宗，货物的整理 3 套卷宗） 。 12、各部门须在每月 29 日前将本月项目汇总表交综合部，由综合部汇总后 上交。 三、本规范未尽事宜在实施过程中完善。 四、本规范自 2010 年 11 月 1 日起执行。 7 招标工作流程 办理委托 与业主和设计单位技术交流，收集整 理技术、商务资料，确定技术、商务 要求 领项目编号、 综合部登记 编制招标文件、 确定评标原则 校对、 审核标 书 业主审定 招标文件 接受企业报名 开标、评标 确定评标委员会 准备开评标资料 及其他相关事宜 送业