关于执法档案的几点思考

做好交通行政综合执法档案管理工作的 几点思考 （汕尾市交通运输局综合行政执法局 骆科进） 摘要：档案工作是交通综合行政执法管理工作的基础 和条件，是交通行政执法工作的重要组成部分，是交通事 业发展不可缺少的一个重要环节。随着改革的不断深化， 执法档案工作的要求也越来越高，任务越来越重，面对新 时期档案管理工作的需要，做好交通行政执法档案管理工 作，就显得尤为重要。 关键词：交通执法；档案；管理 随着改革开放和 经济 建设的飞速发展，道路交通运输 在国民经济和社会各项事业中的作用和地位日趋重要，从事 专业客运、货运的车辆、人员也逐渐成为社会经济运营中的 一支重要力量,针对道路运输管理工作，交通综合行政执法案 件的档案规范管理即成为执法工作中的基石，可以作为下一 案例的镜子以借鉴。如何做好交通执法档案管理工作，为交 通事业各项工作的开展提供可靠的依据，是执法档案管理者 必须认真思考的题。执法档案工作是交通运输行政执法工作 的基础和条件，是交通执法工作的重要组成部分，是交通事 业发展不可缺少的一个重要环节，是一项项重要的综合性基 础管理工作。执法档案从历史的角度来看，是历史的记录， 通过档案可以了解过去；从现实的角度来看，是现实的写照， 通过执法档案可以了解情况以便解决工作中的问题，从形式 上看，执法档案是各种文献资料的汇集；从内容上看，执法档 案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。执法档案作为 一种信息资源来为交通执法单位的决策者提供适当的理性 思考，随着改革的不断深化，执法档案管理工作的要求也越 来越高、任务越来越重，面对新时期执法档案管理工作的需 要，如何做好档案管理工作，就显得尤为重要。本人结合多 年的工作实际，谈一点自己的工作体会 。 一、充分认识做好执法档案管理工作的重要性 长期以来，相当一部分人对执法档案管理工作的理解过 于狭窄，没有认识到执法档案管理工作的重要作用。实际上 ，做好执法档案管理工作是一个执法单位健康发展的需要， 执法档案管理工作是交通执法单位管理工作的一部分，是提 高行政执法单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历 史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理执法档案，是 衡量一个执法单位业绩与管理水平的重要尺度。行政执法单 位档案记载着这个执法单位发展史上的优秀成果，对研究本 单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学 分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。 二、利用各种资源，实现交通执法档案现代化管理 3 随着改革的深入发展，执法档案管理面临着许多亟待解 决的问题，诸如执法档案数量越来越多，数量的庞大给保管 和提供利用带来困难，所以执法档案的网络建设、组织、管 理就成了一个新的课题，所谓的执法档案信息网络建设工程 就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础 上分期、分段、分区、分工进行，才能有效地解决在新形势下 出现的新问题，因此这就对交通执法档案管理者提出来更高 的要求。 （一）推进交通执法档案工作规范化、标准化 实现交通执法档案工作规范化、标准化的根本目标就是 要实现执法档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索 利用便捷化。建立“以本交通执法单位为主” 的立卷归档工作 则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际执 法工作中，在严格执行国务院办公厅不归档文件销毁办法 的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立 卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立 卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主” 归档原则的前提下 ，要注意有效地维护全宗的完整性。 （二）设计好交通执法档案现代化管理总体方案 交通执法档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总 体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括执法档 案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建 设步骤的组网模式等直接关系执法档案网络未来发展和最 终成效的重大决策。因此，制定总体方案是执法档案信息网 络建设组织管理工作中最为重要的内容。 （三）加快交通执法档案信息化基础设施建设 常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机 ，或者 说有了计算机而没有进入网络，执法档案现代化管理只能是 一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计 算机技术实现执法档案全方位、多层次、多功能的现代化管 理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转 化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。 所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足执法档案管理 现代化的起码要求。 （四）建设系统工程，实现信息共享 交通执法档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设 计、设备选型、 软件 开发、档案整理、扫描录入、系统管理 、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。 由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需 要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列 存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案 。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通 过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外 ，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理 5 、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关 信息共享能力。 （五）开展好执法档案现代化管理的宣传工作 开展宣传工作是优化客运档案网络建设软环境的重要手 段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和 传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一 致，为工程建设营造良好的人文环境。 三、提高交通执法档案管理人员综合素质 执法档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定 的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使 执法档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要， 就必须要体现执法档案管理人员的信息收集和管理的能力， 要充分发挥执法档案工作人员的主观能动性、创造性，努力 提高执法档案人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代 化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此， 执法档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面： （一）观察能力和分析综合能力 现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化 中，执法档案的信息资源管理巩固中要求执法档案工作者具 有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收 集、征集、挖掘有价值档案的第一步。执法档案工作者要善 于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又 做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信 息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方 法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够 从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好执法档案的收 集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从执法档案信 息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义 的信息。 （二）调查研究能力 执法档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调 查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入 实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提 供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调 查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会 和人们不断增长的信息要求。 （三）组织能力和协调能力 在实际工作中，执法档案工作者往往是面对一个地区或 一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行执法 档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。 要做好这些工作，都要求执法档案工作者学习掌握组织和协 调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己 的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协 作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠 7 道、多形式的进行教育培训。 （四）