关于集团行政办公室人员及岗位设置的说明

关于集团行政办公室人员及岗位设置的说明 一、人员设置 根据集团现状及工作实际，行政办公室人员拟定 4 人。具体为： 行政办公室主任 1 人，行政文员（兼集团秘书）1 人，行政助理（兼 采购、司机） 1 人，档案员（兼上市筹备小组秘书）1 人。 二、工作职责 1.抓好集团的办事、办文、办会制度并贯彻落实； 2.根据集团的经营决策和工作部署，做好集团领导交办的各项工 作，当好参谋， 协调好集 团内各部门的相关事务； 3.负责集团的各项文秘工作，起草、修改、审核集团的行政文件， 处理和催办集团的各项指令； 4.负责集团印鉴的保管使用； 5.负责集团行政车辆的管理，做到合理使用； 6.负责集团办公用品的计划、采购、发放工作，控制费用，厉行节 约； 7.负责集团的档案管理； 8.负责集团的接待工作； 9.管理好集团领导办公室、会议室的环境卫生工作； 10.集团领导临时交办的工作。 三、岗位职责 （一）办公室主任 2 1.对集团董事长负责，根据董事长的工作部署，负责办公室全面 工作； 2.检查督促本部门日常工作，并经常向董事长汇报工作； 3.每周六下午 4 时召开本部门会议，总结一周工作完成情况，安 排下周工作； 4.做好车辆管理、行政管理和接待工作； 5.指导督促本部门工作人员按时、按量、按质完成工作； 6.做好内外联协调工作，为集团经营做好服务工作； 7.做好集团领导临时交办的工作。 （二）行政文员（兼集团秘书） 1. 做好公司的文字工作，包括文件、信函、报告、请示的起草、校 核等，并协 助做好文书档案的归档和清档工作； 2. 做好一般行政文件的收发、传递和保管工作，及时拆封公函 信件，进行分 类、 编号、登记，并附上文件传阅 卡，及时送办公室主任 阅批； 3. 及时递送上级文件及有关 请示、报告给领导批阅，做到及时 准确、无误 ，并做好催办工作； 4. 根据会议的安排及主任的指示，及 时发出会议通知，安排好 会议室，做好会 议记录和会议纪要整理工作，并配合搞好卫生和开水 供应等服务工作； 5. 协助搞好接待和来访工作，协助承办集团相关法务事务； 3 6. 协助办公用品的领用和分发工作； 7. 严格遵守保密制度； 8. 完成领导临时交办的任务。 （三）行政助理（兼采购、司机） 1.协助办公室主任进行日常行政管理工作； 2.负责公集团各种证照的登记、年检、变更； 3.负责办理集团办公设备、办公用品的购买； 4.负责作好集团开展各项活动的后勤支援工作； 5.在各种行政事务方面帮助和服务于公集团员工； 6.根据办公室的安排按时出车，并做好办公车辆的日常保养； （四）档案员（间上市筹备小组秘书） 1.贯彻执行党和国家有关档案工作指示和档案法，遵守档案管理 制度； 2. 坚持原则，管理好印鉴的使用，严格按规定检查启用公章的 手续和使用范围，同时做好启用公章的签批、登记工作。禁止在空白 介绍信、空白 纸上启用公章； 3. 做好机要文件的收发、 传递和保管工作，及时拆封机要文件， 并根据文件来源机密程度进行分类、编号、登记，并附上文件传阅单， 及时送办公室主任阅批； 4. 要按规定及时清理和归档收回的机要文件； 4 5. 严格保密，防止失密、泄密和文件丢失； 6. 负责本公司档案的接收、管理、保管； 7. 指导、 协助各部门、各公司立档员及有关人员，对应归档的文 件进行收集、整理立卷和归档等； 8. 负责按规定销毁经鉴定无保存价值的档案； 9. 负责对档案的基本情况进行定期统计； 10. 负责档案的借阅工作，履行登 记手续，开展档案利用服务