内蒙古农村信用社信贷档案管理办法2010.7

内蒙古农村信用社信贷档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强对全区农村信用社信贷档案的规范化 管理，强化信贷基础管理工作，有效防范信贷风险，根据相 关法律、法规的规定，制定本办法。 第二条 本办法所称信贷档案是指全区农村信用社(含 农合行)在 办理信贷业务过程中直接和间接形成的，记录和 反映信贷业务受理、调查评价、审查、咨询、审批、发放、管 理和收回等全过程的重要资料和凭据。包括文字、图表、盘 片、声像等不同载体和不同门类的基础资料。 第三条 信贷档案管理是指用科学的方法和健全的规章 制度，做好档案的收集、归档、保管、利用、销毁等工作。信 贷档案管理应遵循“ 分级负责，分段管理， 专人负责，定期检 查” 的原 则 。 “分 级负责” 即旗县联 社及分支机构分别对 所管辖信贷客 户档案的管理工作负责；“分段管理” 即将一个信 贷项目形成 的文件材料依据信贷的执行状态，由信贷业务（风险管理）部 门和档案管理部门分段、分工共同负责管理；“专人负责” 即 旗县联社及分支机构均应配备专（兼）职信贷档案员，信贷档 案员不得由直接经办信贷业务人员担任；“ 定期检查” 即信贷 档案管理工作应由专门部门负责监督指导，每年检查次数原 则上不少于两次，并应将信贷档案检查列入联社年度综合管 理考评中。 2 第二章 信贷档案的管理机构及职责 第四条 信贷档案由信贷业务（风险管理）部门和档案管 理部门分段、分工共同负责管理。一是历史档案，即当年业 务履行完毕、已整理装订成册的，入综合档案室保管，由综 合档案员管理。二是日常信贷工作档案，如逐户建立的客户 档案、不良资产的清收处置文件、当年的账表、各种报告、总 结材料，归信贷业务（风险管理）部门保管，由信贷档案管理 员管理。 第五条 旗县联社必须明确专门部门为全辖信贷档案 管理机构，负责对各分支机构信贷档案进行指导性管理。主 要职责： （一）贯彻执行有关档案工作的法律、法规和制度； （二）制定、完善本单位信贷档案管理办法； （三）督促、指导、检查信贷档案管理工作； （四）收集、整理、积累、保管日常信贷业务文件，做好年 度归档材料的立卷、装订、移交； （五）协助综合档案室做好档案信息的开发、利用和编研 工作，最大限度地发挥档案信息的作用； （六）做好对信贷档案员的业务培训； （七）严格交接手续，保证档案资料内容和载体的安全。 第六条 信贷档案管理员的主要职责： （一）遵守有关档案法律、法规和本单位档案管理办法； （二）做好本机构信贷文件的形成、积累、整理、装订和 3 归档工作，做到归档材料的完整、准确、系统和案卷的规范、 标准； （三）做好客户信贷档案材料的收集、整理和统一保管工 作，并督促信贷业务经办人员及时将材料归档； （四）负责对其他信贷人员涉及档案工作的指导、监督， 提高档案管理意识，保证初始资料的完整、准确、规范； （五）坚持原则，保守信贷档案秘密； （六）做好其他有关信贷档案的管理工作。 第三章 信贷档案的分类 第七条 信贷档案根据资料的性质和管理的要求分为客 户基本情况档案、信贷操作档案和信贷管理档案三部分。 第八条 客户基本情况档案，即在信 贷业务办理过程中 直接或间接取得的对客户基本情况、财务状况、生产经营活 动、信用情况、市场竞争能力、发展潜力和外部环境影响等 与信贷客户相关的全部材料。客户主要分为自然人和非自然 人两类，需收集的信贷客户和担保人材料分别为： （一）对自然人需收集的档案材料，应包括但不限于： 1借款人具有合法的身份证件（已婚的须收集配偶，包 括居民身份证、户口本、户籍证明等）复印件； 2婚姻状况证明复印件； 3个人及家庭成员收入、有效资产证明； 4通过个人征信系统查询的客户信用报告； 5其他要求收集或通过各种方式自行取得的档案资料。 4 （二）对非自然人需收集的档案材料，应包括但不限于： 1经年检的企业营业执照复印件； 2有效的组织机构代码证复印件； 3企业资质等级证书及特殊行业相关许可证复印件； 4法定代表人身份证复印件； 5授权委托书及被授权人身份证复印件； 6公司制法人董事会或股东大会同意申请授信业务的 决议、文件等； 7公司章程，合资、合作的合同或协议和验资报告； 8地税、国税的税务登记证复印件； 9贷款卡复印件； 10企业预留印签卡及有权人签字样本； 11信用等级评定资料，以及通过企业征信系统查询的 客户信用情况报告等； 12客户前两个年度的财务报表(经会计或审计师事务 所审计)及近期财务报表；本年度及最近月份存借款及对外担 保情况； 13承包企业和租赁企业的承包或租赁协议复印件； 14中长期项目贷款，应提供项目的可行性研究报告， 各类合格、有效的相关批准文件，项目资本金到位证明，项 目建设进度及营运计划等； 15担保方式为保证担保的，应收集保证人的上述资料； 担保方式为抵(质) 押的，应收集抵( 质)押品清单、抵(质) 物权 证原件和所有权人(含共有人)同意抵( 质 )押的书面证明； 5 16其他要求收集和通过各种方式自行取得的档案材料。 第九条 信贷操作档案，即本机构在信贷业务办理过程 中形成的具体业务材料，应包括但不限于： （一）权证类：指抵(质)押物凭证、存单、有价证券、其他 产权和权益凭证。 1已办理质押的银行存单、有价证券； 2已办理贴现的银行承兑汇票； 3已办理抵押的土地使用证和房产他项权证； 4己办理设备抵押的工商登记表； 5抵(质)押物保险单； 6其他有关权证类材料。 （二）法律文本类：具有法律效力的文本材料。 1借款申请书、借据； 2借款审批书； 3票据承兑协议； 4抵(质)押物清单； 5借款合同、担保合同(函、协议)或还款承诺书； 6到期、逾期贷款催收通知及回执； 7不良贷款客户的还款承诺和还款计划； 8其他具有法律效力的文本材料。 （三）要件类：本机构内部在贷款审批发放中形成的有关 文本材料。 1贷前调查、审查报告； 6 2抵(质)押物评估报告或作价依据； 3贷审会(小组) 决议； 4贷后检查报告； 5其他材料。 （四）其他类：进入诉讼程序的相关文本资料及资产保全 等其他材料。 1诉讼材料：包括民事起诉状；法院裁定、判决、调解书； 处理过程中相关的协议、材料及其他诉讼材料等。 2资产保全材料： （1）抵债资产取得材料； （2）抵债资产权证复印件； （3）抵债资产取得、处置的会议纪要、决议等； （4）抵债资产取得、处理的审批资料； （5）抵债资产拍卖(协议转让)等资料； （6）其他抵债资产资料。 3贷款核销材料： （1）呆账贷款认定、核销的专题报告等； （2）呆账贷款认定、核销的审批资料； （3）贷款应收利息核销审批表； （4）其他核销材料。 第十条 信贷管理档案，即本机构内部有关信贷业务的 各类报表、授权转授权文件、行业分析报告、调查检查报告、 审计稽核报告等。 （一）信贷业务计划档案：包括信贷业务计划的制订、执 7 行、总结的有关资料等； （二）信贷台账档案：各类信贷业务登记簿、台账等； （三）信贷风险管理档案：包括客户的授信文本、贷款五 级分类文本等； （四）信贷统计报表档案：包括对信贷业务进行各项统计 及分析资料等； （五）有关信贷业务的请示、批复； （六）信贷监督档案：由银监部门、信贷管理部门、稽核部 门组织的调查、检查及稽核报告; （七）其他信贷管理档案。 第四章 信贷材料的立卷、归档 第十一条 信贷业务（风险管理）部门对年度办理完毕， 具有保存价值的文件材料及年度内办理完毕(收回或终结)的 借款资料，收集齐全、分类整理、立成案卷、定期归档入库。 第十二条 信贷档案应按归档范围的要求，将每一项活 动全过程的文件资料完整、准确、系统地归档。有关印章、签 字要完整、清晰，档案管理员要对归档材料的完整、准确、系 统性负责。 第十三条 信贷档案的收集 （一）信贷档案由信贷人员根据相关信贷制度和业务操 作流程的有关规定进行收集。原则上客户基本情况档案由信 贷业务经办人员负责收集；信贷操作档案由信贷业务经办人 员和审查人员共同收集；信贷管理档案由信贷档案管理员和 8 相关人员共同收集和整理。 （二）信贷档案收集者应按相关制度规定的范围和要求 收集信贷材料，及时替换和补充有关材料，对档案资料的真 实性、合法性、及时性、完整性负责。 （三）收集的资料是复印件的，应要求在复印件空白处加 盖“ 与原件核对无误 ”的章迹，并由收集人 签字并签署日期。 第十四条 日常信贷档案资料的移交保管 （一）信贷业务经办人员(资料收集者)须在每笔信贷业务 终结后，尽快将整理完整的客户基本情况和信贷业务材料移 交信贷档案员，由信贷档案员用专用文件夹以客户为单位建 立“ 一 户一档 ”（农户 小额信用贷款、农户联 保贷款可以村组 为单位建档），并在封面上注明客户名称、文件内容等项目； （二）借款发生至回收阶段的档案材料，随时形成，随时 移交； （三）信贷管理类档案一年移交一次，次年 l 月底前把上 年度档案材料移交给信贷档案员； （四）权证类原件按有关规定，在办妥移交手续后，及时 移交会计部门入库保管，复印件归入信贷档案保管； （五）档案材料移交应建立信贷档案材料移交登记簿 (附件 l)，收集者和保管者(信贷档案员 )签字有效； （六）信贷档案员对档案材料的完整性负责。对于移交的 档案材料必须依照移交登记簿内容逐一核实，并确认是否为 原件；复印件是否由资料收集人签字；合同文本是否涂改，要 素是否齐全，如有缺页或缺少份数，要求信贷业务经办人员 9 及时补齐，特殊情况不能补齐的，在移交登记簿备注栏内注 明。 第十五条 归档材料 载体要求。信贷业务形成的字迹材 料要符合规定，必须用黑色或蓝黑色墨水书写；对只能用圆 珠笔和复写纸书写的统计报表、会计凭证等，应将最清晰的 一份归档保存；传真件应立即复印后归档。 第十六条 立卷组合要求 （一）立卷组合的基本要求是按文件类型组合，适当分级 兼顾其他特征，使之联系紧密； （二）信贷档案的存放原则是主合同在上、从合同在下； 正本在上、副本在下；原件在上、影印件在下；主件在上、附 件在下；批复在上、请示在下。 （三）借款材料按单笔借款业务组卷，当年办理完毕（收 回或终结）的借款材料按借款户为单位以借款时间先后顺序 排列，进行一户一卷、一户数卷或数户一卷的方法立卷整理。 当年未收回的贷款材料仍按“一户一档 ”保管，在收回时所 在年度立卷归档。 （四）管理类档案按时间顺序排列，根据文件数量可以一 类一卷、一类数卷或数类一卷，但数类一卷必须是同一期限 类别合并立卷，短期、长期、永久三类不允许合并立卷。 第十七条 案卷质量要求 （一）总的要求：遵循文字材料的形成规律和特点，保持 材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用； （二）归档的材料种类、份数以及每份材料的页数均应齐 10 全、完整； （三）卷内文件资料按排列顺序，依次编写页号或件号。 装订的案卷，应统一在有文字的每一项材料正面的右上角、 背面的左上角填写(加盖)页号，不装订的案卷，应在卷内每 份文件材料的右上方加盖档号，逐件编号； （四）每一案卷必须按规定的格式逐件（份）填写卷内文 件目录，规范填写文件材料的题名，不得随意更改和简化， 未填写责任者、年月日的，应考证后填写清楚； （五）卷内文件材料要去掉金属物，对规格小(借据、凭证 等) 、破损的文件材料应按裱糊技术托裱，字迹已扩散的应复 制后与原件一并立卷，案卷采用三孔一线的方法装订。不立 卷装订的材料，应逐件用细线装订； （六）案卷封皮应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明， 并能准确反映卷内文件材料内容。一般包括责任者、内容、 名称，应格式一致、文字简炼，一般不超过 40 个文字，并用 毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。案卷号、目录号用铅笔 填写。 （七）有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考 表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时 间填上以示负责。 （八）对电子类档案材料，可正式打印后按照上述基本要 求保管，也可比照上述基本要求另行保管。 第五章 类目设置、案卷排列及编号 11 第十八条 信贷档案类目设置。信贷档案一级类目(目录 号) 的代号，由旗县联社根据自身档案管理制度的要求确定， 应在卷皮的封面与背脊上用铅笔填写目录号。 第十九条 案卷排列及编号。案卷排列原则上按以下顺 序，采用流水编号法，用阿拉伯数字从“1”开始依次在卷皮上 用铅笔编写案卷号。 案卷号排列 永久类 长期类 短期类 贷款核销 台帐、信贷授权转授权 贷款咨询、资信评估 信贷年报 信贷员等级、信贷检查、 信贷报表（月、季） 诉讼材料 岗位职责、制度、办法、 借款材料 抵债资产及其他 总结等其他长期类材料 其他短期类材料 第二十条 案卷目录的编制 （一）信贷档案整理、装订完毕后，必须按案卷顺序号抄 写案卷目录登记簿，在规定时间内连同所有信贷档案一并移 交综合档案室； （二）为使借款材料查阅方便，可另行设置“信贷档案借 款材料案卷顺序目录登记簿”(附件 2)。以“ 账号一企业名称 一案卷号” 为主要内容，按借款材料的案卷先后排列顺序，逐 户( 贷款户 )抄写，并移交综合档案室。 第六章 归档时间和保管期限 12 第二十一条 立卷装订时间。信贷资料应于次年三月底 前整理完毕，立卷装订成册。 第二十二条 归档入库时间。已立卷成册的信贷档案， 由信贷档案员负责在十个工作日内移交综合档案员，入库管 理。 第二十三条 归档移交时，信贷档案员应按照案卷排列 顺序填写信贷档案移交清单一式二份，经移交机构负责人、 信贷档案员和综合档案室接收人签字后，由移交部门和综合 档案室各执一份。 第二十四条 信贷档案保管期限：按照档案性质和用途 分为永久保管、长期保管和短期保管三类，长期为 1015 年， 短期为 35 年，具体期限由旗县联社根据自身档案管理实 际确定。保管期从业务终结后的次年 1 月 1 日起计算。 第七章 信贷档案的利用和销毁 第二十五条 信贷档案