单证员工作流程

跟单业务工作流程： 一. 跟单： 1. 制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的 价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合 同给客户确认，如是做 T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货 合同给工厂进行生产，如果是做 100%前 T/T，则可直接安排生产。无论是在做 出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方 式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求 工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备 以后安排订舱拼柜事宜。 2. 商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安 排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后， 工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报 关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三 个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次， 不可重复使用。 3. 办理 C/O 或 Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理 C/O 或 Form A。Form A 是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共 36 个，可以享受减免关税待遇。C/O 是一般性原产地证书，只是证明货物是产自 中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。 在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证， 基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待 机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领 取单证了。 4. 验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可 以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向 货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单 上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称， 毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注 意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间 内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明 柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖 车公司让其安排拖柜。 5.报关：订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让 货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注 意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭 条，C/O 或 Form A 等。 6.拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草 本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS 费用，清关费， 操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿 正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可 以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请， 盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存 档。 7. 通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时 购买保险。 8. 催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货 款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发 第 3 页 共 8 页 票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较 好。 9. 退税：在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给 你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。 注意： 1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质 量，在出货前要求工厂出具船前样。 2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船 期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查 再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。 我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就 可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出， 哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。 二客户来样工作程序： 收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几 号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂， 要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。 三寄样工作程序： 工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商 讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档 （以方便后与快递公司核对月结清单）。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为 防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱 上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日 后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。 在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了 确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。自己得对自 己的工作得有 100%的责任心。在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老 是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找 事情做。在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可 以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己 的时间。 1 客户询盘：一般在客户下 rchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业务部，做一些细节上的了解。 2 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量， 交货期，付款方式，包装规格及柜型等，oforma Invoice 给客户做正式报价。 3 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订 rchase Order。 4 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“ 出口合同审核表” 的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真 件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人 员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经 理审批才行。合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通 知工厂按时生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收 到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保 障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 第 5 页 共 8 页 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查 货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与 验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间 通知工厂。 8 制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装 箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员） 。 9 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提 供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于 工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公 司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船 期等情况，Q 确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到 客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER） ，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开 船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员 通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓， 程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓 纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量， 目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全 可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传 真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时 间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜， 要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及 联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌 号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离 厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂 装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做 商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时，应提供 一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开 截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。 补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求 第 7 页 共 8 页 等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公 司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到 确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运 费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期 要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同， 小写和大写金额都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。 如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。 需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在 发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的 货物，FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物 进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可 在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票 一样要提前 20 天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括 船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目 的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意 按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每 箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相 符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15 交单： 15.1采用 L/C 收汇的，