物业管理企业内部会计控制

物业管理企业内部会计控制物业管理企业内部会计控制 （二）物业管理费收缴控制 物业管理费是公司主要的主要收入来源，是企业赖以生存和发展的基础，规范收 缴物业管理费行为，确保物业管理费按时、全部、足额上缴是财务管理的重点。 要求： 1、台账制度，记载正确，物业管理费台账登记收入与财务会计账面物业管理费收 入定期核对，原则上每月一次。 2、物业管理费台账中应收未收的物业管理费要正确反映，信息齐全，与财务会计 帐面进行核对。 3、款项的缴存 （1）收据由公司财务部统一管理，各部门使用收据严格执行缴销制度 （2）收费员在业主交纳物业管理费时，必须在收据联、记账联上盖公章、收款员 私章，收据填写必须认真规范 （3）收款员将当天收到的现金填写“现金缴款单”送交公司指定银行。 收据记帐联与收费汇总表随同“现金缴款单”交财务部审核、签收，将收费汇总 表一份退回收费员保管 （4）财务部将审核、签收后的“收款清单汇总表”和收据记账联转会计记帐 （5）收费员月末编制“收缴物业管理费月报表”，月报表的主要内容包括：上月 末累计欠交数，本月应交数；本月实交数（其中，收缴前期欠款）；本月末累计欠交 数。经财务部稽核确认，本月财务账反映的物业管理费实收数与月报表实交数无误， 财务部门签字后退回一份由收费员保管存档 （6）定期（年末）对应收未收物业管理费进行清算，对由于各种原因确实无法收 回的账项，由项目部提交报告，由公司总经办共同研究方案。 管理费收缴通知书催款通知书业主公约 催款通知书发出后，业主逾期未清缴欠款的，物业公司将于第 8 日起发出 最后缴款通知书，通知其必须于收到最后缴款通知书5 日内缴清，并对所欠款 项按每日收取滞纳金 （从 1 月 1 日或 7 月 1 日欠款的第一天起算）。 在最后缴款通知书发出后逾期欠款仍未清缴的，物业公司将按、物业管 理合同规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。 （2）预缴三个月管理费的收取及催缴程序 物业公司财务部将于每年 3 月 1 日及 6 月 1 日、9 月 1 日、12 月 1 日起向各业 户发出下一季度管理费付款通知书，详列应交款明细，规定业主须在收到付款 通知书一个月内缴纳下一季度的管理费。 每年的 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日及 10 月 1 日起，财务部对尚未交纳本季 度应付款的业主发出催款通知书，列明欠款明细项目，通知其在收到催款通知 书一个月内缴清欠款。催款通知书列明如未按规定支付欠款，物业公司将对所 欠款项按每日收取滞纳金的提示。 催款通知书发出后，业主逾期未清缴欠款的，物业公司将于第 8 日起发出 最后缴款通知书，通知其必须于收到最后缴款通知书5 日内缴清，并对所欠款 项按每日收取滞纳金（从当季度欠款的第一天起算）。 在最后缴款通知书发出后逾期欠款仍未清缴的，物业公司将按业主公约 物业管理合同规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。 （3）预缴一个月管理费的收取及催缴程序 物业公司财务部将于每月 15 日起向各业户发出下月管理费付款通知书，详 列应交款明细，规定业主须在收到付款通知书一个月内缴纳下月的管理费。 每月的 1 日起，财务部对尚未交纳本月应付款的业主发出催款通知书，列 明欠款明细项目，通知其在收到催款通知书7 日内缴清欠款。催款通知书列明 如未按规定支付欠款，物业公司将对对所欠款项按每日收取滞纳金的提示。 催款通知书发出后，业主逾期未清缴欠款的，物业公司将于第 8 日起发出 最后缴款通知书，通知其必须于收到最后缴款通知书5 日内缴清，并对所欠款 项按每日收取滞纳金（从当月欠款的第一天起算）。 在最后缴款通知书发出后逾期欠款仍未清缴的，物业公司将按业主公约 物业管理合同规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。 ”科目。 （三）物业成本控制 提高物业管理费的收缴率外，控制成本应该成为物管企业内部管理的重中之重。 1.物业企业成本的特点 （1） 点多。即物业管理企业的成本形成点多。（2） 面广。即物业管理企 业成本的发生在地域上分布面广。 （3） 线长。即物业管理企业成本监控线长。物业管理企业由于其工作从空间上 要延伸到所管物业的每个角落，从时间上要延伸到所管物业的每个时点， （4） 管难。由于物业管理企业的成本具有上述特点，导致物业管理企业的成本监管难。 。物业管理企业的成本构成主要包括： 员工的薪酬成本、房屋设备的维修保养费用、能源消耗费、行政费用以及其它各种管 理费用 （1） 加强人力资源成本的控制 物业管理企业职能部门的设置应以精干、高效为宜，部门越少、人员越精越好。 （2） 发挥规模优势控制成本 本着努力做强做大企业的目标出发，才能在市场中立稳脚根，得以持续发展，实 现低成本扩张。这里所谓的低成本扩张是指由一个管理成熟的大型小区向周边几个小 区辐射管理，实现管理人员的共享，从而大大降低成本。 要实现企业的低成本扩张，要做到以下两方面： 一方面要科学、合理地制定管理处的用人编制。物业管理公司可以根据公司管理 小区的面积和小区的实际情况来进行人员定编定岗，对于有些技术含量不高的工作岗 位，可以实行一人多岗，既有利于工作开展，又可以减少人员定编。 另一方面可 通过科技手段来降低人工成本。应用现代化的手段，增加物业管理的科技含量，提高 物业管理质量。（3） 能源消耗控制 在物业管理行业中应该加强节约意识，这里的节约指的是人力、物力的节约。物 业管理公司要做好开源节流，在日常工作中要杜绝浪费和贪污，把好容易出问题的环 节，如耗材、水电费等。可以通过对水、电的测算来防止公共设施设备的露、冒、滴、 漏等情况发生，更换声光控开关、改进线路等办法来节约水、电；充分挖掘公司内部 的节约潜力，做到处处精打细算，增收节支，把浪费、损失消灭在事前，防患于未然； 对一线员工进行培训，建立企业职工节约意识。 （4） 加强维修保养费用控制 维修费用包括公共部位维修费用和日常维修费用，在物业管理公司的成本中占很 大比重。若在物业管理中控制了维修费用就可能在很大程度上控制了物业管理费的支 出，维修工作的好坏也直接影响到物业管理的水平。因此，在物业管理的财务管理工 作中对维修费用要做到最恰当的控制。物业管理公司应要求各管理处认真编制维修费 用的全年预算，同时建立和完善维修费用审批制度。 签订定期合同。与优质服务、价格合理、讲信誉的维修公司签订定期合同，不 但服务质量可得到保证，还可得到价格上的优惠。 采用竞争招标方式。对大项目的维修要实行竞争招标，通过维修单位提供的服 务、价格的比较，挑选出合适的单位来为公司服务，尽量把费用控制到最好的水平。 把握好维修时间。平时注意小修理，别让机器超负荷运转后才修理。 做好维修行业的信息调查和信息收集。只有及时掌握市场的价格信息、技术信 息，才有办法决定是自修还是外修。比如，对于小修、中修工程，可以由公司各管理 处的工程维修人员来组织完成。 （5） 加强成本考核，建立激励约束机制 物业管理企业对各管理处的成本指标考核要贯彻严肃认真的原则，按规定对各管 理处进行考核，敢于动真碰硬，才能使各管理处意识到成本控制的责任和重要性，这 是调动管理人员的积极性，完成目标成本的保证。为保证全年目标成本的实现，财务 部对各管理处实行定期考核，同时各管理处对职工个人实行定期考核，并通过成本管 理责任制考核，使各管理处的预算成本执行情况与单位、个人利益结合起来。还要把 对各管理处领导的考核任免同加强成本管理结合起来，充分发挥机制的约束和激励作 用，从而推进物业公司成本管理水平的不断提升。的各项活动均有法可依。虽然国务 院颁布了于 2003 年 9 月 1 日开始实施的物业管理条例，但物业管理条例没有 涵盖物业管理的全部内容，整体性、连续性、实践性较差且可操作性不强，同时我们 也不能简单地认为一部法规即可包打天下，还须制定实施细则、办法等配套法律文件。 （2） 国家相关部门应进一步完善物业管理业的经营机制。 我国目前正处于社会主义市场经济的初级阶段，所以我国物业管理是市场经济的 产物，市场经济的运行和发展时刻离不开完善的经营机制。因此，为了深入贯彻物 业管理条例的实施，促进物业管理健康发展，必须进一步完善物业管理业的市场准 入机制、竞争机制和监督机制等经营机制。 （3） 政府职能部门应加强对业主委员会的管理和监督。 （4） 物业管理企业应奉行“以人为本”的服务理念，不断提升管理服务的质量， 创造“和谐”的社区氛围。 物业管理企业作为劳动密集型的服务行业，最终的顾客是业主，业主的满意才是 衡量物业管理企业工作的最终标准。因此，这就要求物业管理企业必须坚持“以人为 本”的服务理念，不断提高服务质量，才能获得市场，才能在竞争中不被淘汰。 （5） 物业管理企业必须加强从业人员培训，全面提高物业管理企业员工的整体 素质，提升物业管理行业形象。 发达、优质和完善的物业管理，客观上取决于训练有素的物业管理专门人才。 （6）物业行