物流管理中心招标管理制度

内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司 编号：Q/MN-YY-WL/GL15.1-1-2011-0 物流管理中心招标管理制度 起草人： 王慧芳 审核人： 云旭 审批人： 刘永胜 文件实施日期： 20110910 内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司营运管理系统 物流管理中心 发布 2 目录 1 目的.3 2 适用范围3 3 招标流程3 4 工作职责3 5 考核标准14 3 物流管理中心招标管理制度 1 目的 为了规范运输招投标活动，使物流运输招投标过程更加合 法化、规范化、标准化，依据中华人民共和国招标投标法 、 物资招标比价采购管理制度 ，结合物流招标的实际需求，特 制定本指导书。 2 适用范围 本制度适用于营运管理系统各生产单位、加工地。 3 招标流程 图 1 招标流程图 4 工作职责 4.1 组织机构 招标总负责：物流总监 招标流程 物 流 公 司 物 流 总 监 采 购 需 求 部 门 资 源 管 理 部 制定招标计划 书 发布招标公告 下发承运商信 息调查表 召开专家预备 会 收集调查表组 织打分 填写、投递 投标文件 填写承运商信 息调查表 组织开标：验 标、唱标、质 疑 招标结案 收集承运商资 源信息 下发邀请函 出具招标总 结报告 YES 报物流总监 审批 报物流总监 审批 NO Yes NO 实地查看中标 单位 4 招标总策划：各业务部门物流部长 调研组成员：资源管理部招标专员、承运商考评员、资源 管理员、各业务部门相关物流主管、班长。 督查组成员：物流总监、财务管理中心、党工团、法律事务 部相关人员。 招标组成员：资源管理部招标专员、承运商考评员、资源 管理员、各业务部门相关物流主管、班长、书记员 1 名。 评标组成员：评标成员设置奇数，物流专家库抽取 7 人、 财务、法务专家各 1 人，合计 9 人（根据标的物大小确定，评 委人数最低不得低于 5 人） 。 4.1.1 招标总负责职责 负责物流招标项目总体资源配置与决策工作。 4.1.2 招标总策划职责 负责物流招标项目的总体协调及督导工作。 负责招标总体方案的策划及组织实施。 4.1.3 督查组职责 负责招标过程全程监督工作。 4.1.4 调研组职责 负责招标意见的征集，包括发运地、承运商、同行业信息 的收集整理工作。 负责招标需求收集、汇总、数据等材料提报。 负责招标信息的上传下达工作。 4.1.5 招标组职责 5 负责整体招标工作资源协调、沟通工作。 负责招标方案及标书的编制工作。 负责招标组织、标前准备及整个招标过程的监督工作。 负责投标方调查表及评估细则的确定。 负责发布招标公告、下发招标邀请函。 负责预中标、中落标通知的下发、招标总结及归档工作。 负责运输合同模板的统一。 负责招标过程中所有人员调配和组织，信息的上传下达。 4.1.6 评标组职责 负责评标过程中投标方资质的复核、质疑评分工作。 负责评标工作的有序开展。 4.1.7 物流管理部职责 负责招标计划申报。 负责招标需求调研及方案初稿出具。 负责优秀承运商资源信息的收集和开发。 负责所在地投标方报名及报名初审、收取工本费。 负责所在地投标方投标保证金的收取和退还。 负责预中标承运商的实地资考察。 负责合同关键业务条款的确定。 负责本生产单位招标的结案工作及运输合同的签订。 4.2 招标形式及招标计划申报 4.2.1 资源分析及招标形式 招标活动必须遵守物资招标比价采购管理制度 ，同时根 据业务类型（业务量、业务性质）进行市场分析（市场调研、 6 定位、市场格局、现合作物流公司在市场中地位及资源）定位。 确定承运商选择方式；针对不同业务量、业务性质、市场资源 情况分析采取以下方式： （1）小批量采购采用比价或商务谈判形式； （2）引入竞争性战略采取邀请招标方式； （3）市场化战略采取公开招标方式； （4）垄断资源采取议标或商务谈判方式； （5）非主导地位资源采取直接采购或商务谈判方式。 特别说明:目前招标包含以下两种形式： 公开招标：又称竞争性招标，指招标人通过公众媒体、报 刊、电视或信息网络等公众传媒介绍，发布招标公告或招标信 息，邀请不确定的法人或其它组织所进行的招标，公开招标必 须遵守公开、公平、公正的原则，各投标商有充分知情权，现 场价格（或部分标的）当场唱标，部分评分项目现场打分，评 分细则要细化、量化、理性、科学，杜绝凭感觉打分，各评标 委员会成员享有平等的权力。 邀请招标：指招标单位根据物流公司的资信和业绩，选择 一定数目的法人或其它组织（不少于三家） ，向其发出招标邀请 函，邀请其参加招标，确定最终的中标物流公司。 4.2.2 招标计划书及招标文件 调研组负责招标计划书初稿的出具，招标计划书需征集相 关系统、各生产单位、物流公司及客户的招标意见。 招标计划书包括：招标方式、招标目的、现状分析、需求 分析、制定策略、科学的测算论证过程、招标预计完成目标、 招标时间排期、评委会成员、督察组成、物流公司调查表、物 7 流公司评估细则、标的报价表及评分细则，其中招标评分细则 必须依据运输招标的专业特点，制定详细、量化、可操作性强 的评分细则。根据招标标的或招标目的不同，确定评分细则， 评分细则包括：质量、价格、服务状况、软硬件配置、条件履 行等内容。 招标文件必须依照招标计划书要求，结合物资招标比价 采购管理制度制定招标文件，招标文件具体包括：招标方式、 招标产地、合作年限、报名时限和要求、开标时间及地点、工 本费保证金、投标方须知、投标文件填写递交要求、开标评标 规定、合同条款、标的报价表、相关证明文件及其他附件。 4.2.3 招标决策及标前预备会 具体要求如下： （1）招标计划书确定后三个工作日内召开招标决策会，对 招标计划及招标书进行讨论修订以规避招标计划存在的纰漏； （2）在开标前五个工作日内将评委及督察所需资料准备齐 全，统一分装；包括：招标日程安排、物流公司评分表、物流 公司质疑顺序及质疑记录表； （3）开标当日召开标前预备会，明确各系统责任分工，发 放评分细则，并对评分细则内容进行讲解，避免评委对评分细 则理解有偏差，同时对招标过程中需注意事项进行说明。 4.2.4 招标公告发布 在招标文件定稿后三个工作日内在蒙牛网站或其他相关网 站发布招标公告、项目简介、投标方资格要求及报名要求等。 4.2.5 招标及开标其他准备 4.2.5.1 招标其他准备 8 具体内容如下： （1）招标文件必须加盖招标方公章； （2）工本费及保证金需按标书规定收取； （3）资源管理部组织召开人员安排会，对招标整体安排进 行讨论，确定招标； （4）在开标前五天内准备开标当日所需各类资料，资源管 理部提供开标当日向物流公司公示内容，并主持开标大会及质 疑会； （5）中标、预中标结果的公布依据评分一览表的评分结果， 经评标委员会合议确定，并在中标和预中标明细表中签字确认。 4.2.5.2 开标及现场准备 开标及现场按照如下标准执行： （1）开标相关资料准备等； （2）开标前半个月安排开标现场工作人员任务，包括开标 会场布置、挂条幅、购买水果、调拨饮品、投标方引领、签到、 向投标方及与会人员发放资料、安排投标厂商人员就座等后勤 服务工作； （3）准备专家预备会； （4）正式开标。 4.2.6 评标委员会及督察工作标准 4.2.6.1 评标委员会的选任 开标前按照招标计划书中要求，邀请相关部门专业人士担 任评委成立评标委员会，专家成员不少于 2-3 人，评委人数不 少于 5 人，并且是奇数。评标委员会成员名单在开标前确定， 9 同时必须对评标委员名单在评标前保密，评标组成员必须全程 参与，有下列情形之一的，应主动回避： （1）与投标主要负责人是近亲属； （2）与投标人有利益关系，可能影响投标公正评审； （3）曾在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事 违法、违纪行为的； （4）评标委员会成员有上述规定情形之一，如未主动提出 回避，督察有权要求项目组更换评委。 4.2.6.2 评标委员会的职责、权力 具体职责、权利如下： （1）评标委员会负责审查投标文件是否符合招标文件要求， 并做出评价；评标委员会认为必要时，可向投标人进行质疑， 评标委员会有权决定全部或部分废标； （2）评标委员会负责全部评标过程，预中标结果由所有评 标委员会成员签字； （3）评标委员会是本次招标最终决定机构。对招标文件事 前未涉及的问题，评标委员会实行民主表决决定，每人都有等 同的一票的权力。 4.2.6.3 评标委员会评标规则 具体评标规则如下： （1）在接到评标通知后，应按通知时间准时到达指定地点 参加评标。因故不能参加评标的，应在评标前告知招标组织方； （2）不得与投标人或者与招标结果有利害关系者有任何私 下接触，不得收受其财物或其他好处； 10 （3）参加评标时，若发现本人与招标人、投标人有利害关 系，应主动提出回避； （4）评标时，应各自独立进行评审，评标委员会成员不得 发表具有倾向性、诱导性的见解； （5）出具的评审意见应客观、公正、真实，并承担个人责 任。对评标结论持有异议的，应书面向评标委员会提出，否则 视为同意； （6）评标过程中，不得将投标文件擅自带离评标会场，不 得向外界透露评标内容； （7）评标期间，应自觉关闭通讯设备。如有特殊情况需提 前离开的，应征得评标委员会负责人、招标人、监督人的许可。 4.2.6.4 督察的选任及守则 招标组织方的系统负责人和党群部门人员、法务部人员组 成督察委员会。现场督察委员应由法务部、纪检专业人员组成。 监督招标会的整个过程是否合法，监督唱标、评标、质疑阶段 的公开、公平、公正。具体包括以下几点： （1）监督招标文件的完整性、合规性，并对评分机制的合 理性、合法性、公允性进行审核； （2）对评委缺席、迟到、替换、候补等情况进行监督，出 现违反招标制度的情况和做法，督促相关责任人按照本条例处 理； （3）对招标过程中评委打分、总分计算等环节进行抽查， 针对不符合本条例的情况，督促相关责任人及时改正。对不符 合法律、法规及本制度的行为进行制止；有权对不符合招标要 11 求的投标行为进行废标； （4）督察可对预中标结果、中标结果进行质疑、询问， 如对项目负责人及评委会的解释不认可，需将相关情况上报该 项目所属系统负责人，并由督察进行调查，得出最终调查结果 后，将中标结果或者废标决定通知各投标人，并将相关情况通 报招标项目所属系统。 4.2.6.5 现场开标、质疑、核分汇总 具体内容如下： （1）开标日程安排； （2）评分细则公布； （3）介绍参加蒙牛公司投标会议所要遵守的相关制度、评 标委员会守则、参会人员及参标方、招标会记录人员需记录唱 标相关内容； （4）唱标结束后,进入投标质疑阶段； （5）评委根据质疑情况给投标方打分，进行质疑内容的记 录； （6）质疑结束后，由工作人员统计评委打分结果，核算总 分； （7）评标委员会人员确认评标结果并签字； （8）核分人员汇总报价得分和质疑得分，并进行排名。 4.2.6.6 评标方法 物流管理中心一般采取以下评价方法选取： （1）最低价格法：一般适用于有通用技术、性能标准或者 采购人对其技术、性能没有特殊要求的项目。在符合上述标准 12 时供应单位在能够满足文件的实质性要求的前提下，经评审应 当选择最低价格法的为候选人； （2）综合评估法：经评审的最低价格法不能满足公司对该 项目的评价标准要求时，一般应当采取综合评估法进行评审。 即，综合评价标准得分最高的供应商，应当为候选人。 4.2.7 实地考察、中标落标通知的下发及保证金的退还 4.2.7.1 实地考察入围名单 资源管理部及各业务部门统一下发入围物流公司名单，各 单位在 3 个工作日内安排人员进行实地考察验证。 4.2.7.2 中标落标的通知的下发 实地考察验证 2 个工作日内向投标方下发书面版或扫描版 的中落标通知。 4.2.7.3 保证金的退还 开标后 45 个工作日内，招标方无息退还落标方投标保证金， 需准备的票据明细如下： （1）投标方电汇底单复印件一份； （2）加盖公章的物流公司开户信息证明文件一份； （3）加盖财务公章的收款收据原件一份。 4.2.7.4 合同签署 合同签署具体要求如下: （1）合同签定要求 在遵循营运管理系统合同管理制度的基础上，执 行营运管理系统统一合同规定模板，采购需求部门负责合同起 草、签署; 物流管理中心合同主体以内蒙古蒙牛乳业集团（股份） 13 有限公司签署，必须经物流管理中心第一负责人审批; 凡属于物流管理中心资源管理部引进资源，且以事业 部、加工地签署的合同，合同订立审批、签订均按照营运管 理系统合同管理制度要求执行。 （2）执行管理要求: 营运管理系统的合同统一编号为 Y,即每份合同编号前 面加 Y，合同编号的二三位为物流管理中心的前两个汉语拼音 大写缩写 WL，第四位为品项第一个汉语拼音大写缩写：常温 C、低温 D、冰淇淋 B，区域配送部合同第五六位为 QY，各事 业部合同第五六位为事业部名称的前两个汉语拼音大写缩写， 七到十二位为合同订立年月日时间，后两位为合同种类名称的 汉语拼音大写缩写，合同种类代码执行营运管理系统合同管 理制度要求，最后加小横杠“”及合同序号; 各部门、事业部不得出现先发生业务后补签合作的现 象，其他条款按照营运管理系统合同管理制度要求执行。 4.2.8 招标的归档 招标结案后,资源管理部招标准专员根据中标结果对合作家 数、对比运价、招标不足、下一步规划等出具总结报告并归档， 明细如下： （1）招标计划书(方案)原件一份（需物流总监签字） ； （2）招标文件一份（需加盖招标方公章） ； （3）信息发布记录一份 （4）工作人员安排情况； （5）评委、物流公司签到表原件； （6）评委评分表； 14 （7）质询记录及承诺性文件; （8）监标委、