现代企业秘书必备素质探析

试论现代企业制度对企业秘书素质的新要求试论现代企业制度对企业秘书素质的新要求 【论文摘要】 现代企业制度的不断完善和领导工作的发展变化，要求作为企业领导参谋助 手的企业秘书不断调整其思想观念和工作方式。因此，本文从企业秘书的工作实质，根据 当前社会主义市场经济体制和全球经济一体化的新形势下秘书工作面临的严峻挑战，分析 了应如何准确把握新形势下企业秘书工作的特点与发展趋势，针对秘书人员应如何适应时 代发展，提高其综合素质，提出了一些见解性的意见。 【关键词】 现代企业制度 秘书工作现状 素质要求 随着改革开放的不断深入和现代企业经济的快速发展，各企业间的相互竞 争日趋激烈，而企业秘书作为企业秘书工作的主体，其职业素养状况直接决定 着企业秘书工作的水平，并对企业的决策运作有一定的影响。正如 GE 总裁韦 尔奇所说：“秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性。因为 有他的存在，才使我专注于思考和决策，有人说我事半功倍，那么至少有一半 是我秘书的功劳，从当前市场上的人力资源供求分析情况看，一方面，大量的 秘术人员由于经验缺乏，仅能单一以及对现代企业秘书工作认识和执行上的局 限，无法满足企业运作的需求；另一方面市场对高素质的企业秘书需求极为迫 切。因此，作为文秘专业的学生，根据自己所学的专业知识及平时所收集的资 料获悉，现代企业秘书素质普遍偏低，许多企业对这一问题业很关注，虽然有 不少专家及企业对此研究过，但都没有付诸施行。因而，应该怎样提高自身素 质才符合现代企业制度改革的要求？这是一个值得我们深思和研究的问题。下 面就针对这一问题提出一些探索性意见。 一、国内外对现代企业秘书素质要求的研究动态 世界经济正在发生深刻的变化，全球化进程加快，企业面临的竞争越来越 激烈，为作为承上启下，沟通内外，辅助领导的参谋助手的企业秘书来说，其 自身素质及管理能力的高低无疑是整个企业的运转，竞争的提升起到了关键性 作用。在世界范围内是最广泛的社会职业之一。按照国际职业秘书协会的定义 ：“秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进 取，干练果断，能在授权范围做正确决定的经理助手。 ”由此可见，在现代社会 秘书已成为领导人的亲密助手。现代秘书人员的主要职责是辅助管理、综合服 务，他们是连接决策者和执行者的关键环节，必须起到行政作用。作为现代秘 书必须具备渊博的知识，扎实的专业技能，丰富的社会交往能力。 现代企业秘书要始终坚持四项基本原则和“三个代表”的政治方向，自觉遵守党的路线、 方针、政策，注意培养自己的政治鉴别能力和政治敏锐感。用“三个代表”重要思想指导 秘书工作实践，这是做好秘书工作的前提，也是企业坚持正确的政治方向，坚持健康稳定 发展的基本保证。作为文秘工作者必须认真学习，领会“三个代表”的精神实质，学会用 马列注意的立场、观点，方法管擦和分析问题创造性地开展工作，提高认识，转变观念努 力提高自己的思想理论水平，站在理论的高度观察、分析问题。只有这样，才可以见人所 未见，知人所未知，言人所欲言、做到高屋建瓴、见远思深，提出具有超前性、遇见性的 意见和建议，更好地发挥参谋助手作用。 作为现代企业秘书还应具备“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐” ， “鞠躬 尽瘁，死而后已”的精神，乐当“无名英雄” ，且要“吃得辛苦，受得清苦，耐 得艰苦” ，自觉抵制享乐主义，拜金主义，极端主义的侵蚀，自觉服从和服务于 领导和组织的整体利益。自我国加入 WTO 后，与国际接轨，与外国人交往日 益增多。而且随着办公现代化和通讯网络的迅猛发展，今天的一切领域几乎都 可以用电脑，秘书的信息收集、存贮；加工与传输、统计调查、写作打字等无 不与此有关。所以现代秘书必须具有熟练的电脑操作能力，掌握高水平的外语 ，与时俱进，才能不被当前的时代所淘汰。 二、了解现代企业制度体制改革方针及发展趋势 （一）了解现代企业制度体制改革方针 1、随着现代企业制度体制的改革，各企业领导开始将目光转向整个大环境 来谋求企业发展大计，以求在更大范围内获取更地盘的信息和更广泛的交流与 合作。因此，企业秘书不仅需要掌握企业内部生产经营过程中及各个阶段的薄 弱环节，而且要将自身思维和行动置身于外界市场，及时更新思维方式，把握 市场动向，为领导及时把握市场形势提供最佳决策参考，以达到与领导思维同 步，思想统一，思路同轨的良性互动。 2、目前，国内大中型企业领导正朝着年轻化、知识化、专业化的方向发展 。领导成员绝大多数都有大学本科以上学历，且大多有国企业管理经历或经济 类专业背景，且具有开拓进取的精神。这一现状也进一步推动现代企业秘书工 作向纵身发展。 “无领导之位，学领导之能” ，成为现代企业秘书适应领导要求 发挥自身的行动准则。 3、企业改制后领导运行机制，领导方式也随之发生变革，启动企业秘书工 作民主，科学动作的步伐。企业改制后领导运行机制，领导方式发生变革，企 业管理的民主化程度大为提高，尤其企业重大决策还职工群众知情权和参与权 的大力推行，意味着企业的一举一动已步入管理科学的轨道。作为企业秘书， 要站在改革的前沿，始终遵循“一切为了群众，一切依靠群众，从群众中来， 到群众中去”的工作原则，在体现领导意图的服务过程中真实反映职工群众的 呼声，搞好为领导和职工群众的“双重”服务，加快秘书工作民主化，科学化 的步伐，切实推进企业的现代化进程。 （二）现代企业制度下秘书工作的发展趋势 秘书工作从属并服务于领导工作，不能游离于领导工作之外，更不能与领 导工作背道而驰。因此，领导工作的发展直接影响和制约着秘书工作的发展变 化。 1、服务领域的多元化 随着市场经济的发展和对外开放的不断扩大，社会 对秘书人才产生了多层次、多类型的需求，秘书工作也因其服务对象，服务内 容和服务方式的变化而呈多远化发展趋势。改革开放以来，我国的经济体制已 由过去单一的公有制发展到今天既有国有经济、集体经济、又有民营经济、联 营经济、外商投资经济等多种类型，与之相应，也出现了涉外秘书，企业秘书 等秘书类型。 现代企业领导的素质不断提高，领导对秘书的工作也提出了更高的要求。 过去领导是靠经验决策，秘书只提供文牍性、事务性服务；现代企业领导实行 民主化，科学化决策，要求秘书不但做好日常的服务工作，同时还要发挥参谋 助手作用。而且，随着经济全球化的趋势不断增强，现代企业领导已逐步从传 统的领导模式中走出来，把眼光投向国内、国际市场，企业也通过网络寻找合 作市场，进行网上交易等业务。这便需要秘书人员不但要有很强的文字功底， 而且还必须掌握一定的现代科技知识，熟练地运用各种现代办公设备。秘书人 员要从纯文字，纯事务性的服务中解脱出来，走向社会，从发展社会主义市场 经济的大局出发，搞好多层次、全方位、立体式服务。 2、参谋作用的深层化 在现代企业制度下，领导者面对国内、国际广阔 复杂的市场契机，其管理工作的难度大大增加，早已不满足于秘书提供的一般 性服务，而是需要更多的智力辅助。 企业秘书部门是领导的办事机构，要联系上下左右、沟通四面八方，了解 领导的意向和需求；熟悉领导的活动规律，决策过程；为领导掌握情况，作出 决策提供服务。虽然作出决策思路，下结论是领导的职责，然而思路的完善和 决策的系统化，科学化需要秘书的智力辅助。在此过程中，通常是领导出点子 ，秘书从理论上酝酿构思，从逻辑上推敲完善，从文字上整理阐述，最终使领 导的观点具体化、理论化、系统化。因此，秘书必须具有全局的、战略的思维 方式和思考能力，为领导者出谋献策。 3、办公手段的现代化 20世纪70年代以来，计算机等办公设备进入了 秘书的工作领域。现在一些发达国家在公文传递、传阅，处理等方面大量采用 点子计算机，一些公司，企业的业务会议也通过电传设备进行，不同地点，不 同国家的人员可以同时参加会议。现代办公设备的广泛使用不但改善了秘书人 员的工作条件，降低了劳动强度，也大大提高了秘书人员的工作效率和服务质 量。办公手段现代化已成为秘书工作革新的必然趋势。 4、身份职业化 在一些国内同行先进企业，职业化已经成为秘书工作的重 要特征。现代企业制度的建立和逐步完善，促进公司集团化、规模化的逐步形 成和发展，处于协调、辅助地位的秘书工作的作用当以不断强化。 “内务”与“ 外事”的有机融合， “传统”与“现代”的相互冲击，使现代企业秘书工作的活 动领域有较大的拓展，也使秘书身份职业化进一步成为可能。 三、了解现代企业秘书工作现状 由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，我国现实的秘书工作的状况普遍 不理想，而且远远落后于世界潮流。其具体表现在以下几个方面： 一是秘书制度不完善。源于英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规范 并且促进了秘书工作的发展。相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘 书没有法律的定位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常 事务。因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位 ，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。 二是秘书工作不规范。秘书的职业化是世界性的潮流，所谓“职业化”是 指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何一个 行业所必需的职业。我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书 专业委员会开始统一进行秘书资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我 国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传 授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出 现新问题时，往往不知所措，故很难适应秘书工作职业化的要求。 三是公文运行标准不一。秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文 法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完 善公文处理办法，并于2000年颁布了国家行政机构公文格式 （GB/T9704-1 999） ，使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实 际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够或业务不熟，常出现 “上报公文新格式，下发公文老面孔” ，或新旧公文格式混用，使用不规范的情 况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。 四是工作手段不够现代化。信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的 出现，还促成了网络政府，无纸办公，电子政务等一系列新概念的出现。由于 秘书工作中产生的大量文件，特别是行政公文，具有规范化、模式化的特点。 因此，秘书工作中的大量文字，数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输， “无纸办公”的物质条件已经具备。但是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传 统的工作方法，电脑仅成为打字的工具。 四、剖析我国现代企业秘书素质偏低的原因及应具备的素质 （一）现代企业秘书应具备的法律素质 目前，在市场经济发达的国家，如美国、日本等，对企业秘书的法律素质 要求都很严格。美国秘书协会章程将“熟谙各种商业往来中的法律关系”列为 秘书必备的条件之一。日本对秘书进行技能考核时，也将法律特别是经济法列 为重要考核内容。近些年来，我国实行社会主义市场经济的同时，也加快了社 会主义法制建设的步伐，出台了许多法律法规，逐步走上了有法可依，有法必 依，执法必严，违法必究的法制轨道。在这样的形势下，企业秘书的法律素质 就日显重要，凭借法律知识，企业秘书就能办出合法用法的好文好事，献出合 法用法的妙计妙策，使企业如虎添翼。 然而在我国秘书界，秘书法律素质尚未引起人们的足够重视，许多企业在 招聘秘书时，往往重长相、重公关、重写作、重外语、重现代办公设备的操作 等，却极少注重秘书的法律素质。我国的秘书教育将法律课特别是经济法律课 列为秘书专业必修课的也不普遍。秘书学专著、教材、论文以秘书法律素质为 研究课题的更不多见。凡此种种情况导致了我国秘书企业法律素质的普遍低下 。 另外，作为企业秘书，学习经济法学也尤为重要。在市场经济日趋法制化 的今天，企业活动面临法的约束，企业秘书作为企业领导的参谋和助手，应当 适应需要，吸取经济法学知识，完善自我，并以此服务于企业。 （二）现代企业秘书应具备的智能素质 1、经济工作的能力 首先具有较高的政策水平，企业秘书应掌握党和国家的方针、政策、法律 法规，特别是与企业有关的一些法律法规。要关心政治，国家大事，了解国际 政治风云和国内经济建设进程。要面向企业，面向市场，及时了解和掌握宏观 经济及社会发展运行状态和趋势。要学习市场经济的理论与规则，探索市场经 济发展规律。 其次，思想要敏锐，作为现代企业秘书要有敏锐的思维和善于发现问题的 能力，要有灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。要善于综合分析，捕捉 本质，善于在错综复杂的情况下抓住问题的关键，并为领导找出解决矛盾，问 题的途径。 再次，要通晓本企业情况，要了解领导的决策和本企业的根本方针，熟悉 本企业的经营活动。要了解本企业的领导层次，机构设置，以及职工结构现状 ，分布。了解本企业内部门与外部门、科室与科室的业务联系，了解各部门的 业务智能范围。要了解本企业与其他企业的业务联系。只有对本企业了如指掌 ，才能在极其复杂的市场经济条件下游刃有余。 第四要善于收集经济信息，现代企业秘书必须把为领导提供经济信息，作 为自己的一项重要工作来完成。应结合本企业的实际做好信息收集工作。如与 企业生产、供、销、科技、设备、资金等方面有关的信息，国家宏观调控方面 的信息，国际工艺水平，经济动向方面的信息，企业生产经营方面的信息等。 只有全面及时地收集，处理经济信息，才能帮助企业领导把握市场的脉搏，使 企业在市场竞争中获胜。 最后要搞好公关工作，秘书在某些场合要代表企业，这就要求秘书办文、 办会、办事都要具有为企业塑造形象的意识，都要考虑到企业在社会和公众心 目中的地位问题，也可以说，现代企业秘书就是该企业精神面貌、管理水平和 企业精神等方面的“缩影”和外在体现。例如，秘书高雅文明的谈吐、不卑不 亢、真诚和蔼的待人接物、清晰美观的信函处理，这些都能体现出良好的企业 形象。 2、善于协调能力 首先是上下关系的协调 企业秘书处于承上启下，联系内外，沟通左右 的位置。上级领导机关的各种指导精神很多是通过秘书传递的，企业据此拟出 贯彻执行的办法；下属单位的情况有需要秘书收集，了解和调查研究，及时向 领导综合反馈，便于领导作出科学决策。因此，上下协调是企业秘书的职责所 在。 其次是秘书与领导的关系协调 领导的职能是决策,组织,指挥和管理；而秘书的职能是辅 助决策,服务管理。因此,企业秘书首先要了解和熟悉领导的性格,习惯,工作方法,自觉地站 在领导立场去思考和处理问题,按照领导意图办事,以取得最佳办事效果。其次,要与领导保 持工作上的和谐,取得领导信任,这样自己所提出的建议,方案和意见才能被领导采纳。总之,秘 书的所处所为不能违背领导的意图,不能超越领导的授权范围。所以秘书要做能知心,体察 领导在想什么；深知情,熟悉各方面情况；善理论,敢于提自己的见解； 会理事,有较强的 办事能力。这样就可以建立良好的上下关系。 再次是领导成员之间的关系协调,一个企业总要由若干人组成领导班子,这些领导在年 龄,文化程序,性格素质等方面都有可能存在差异。且每个领导分管工作不同,有时由于工作 繁忙或外出的机会多,因而见面的机会少,沟通,交流的机会也越少。这样,各自的工作进展 情况往往就要通过秘书进中间传递,这种“媒介”作用的好坏直接就关系到单位整体目标的 实现。 最后是职能部门之间的协调 要使一个企业的职责不同的各个部门,各个环节,各个层 次的工作很好地衔接,就要求秘书熟悉各部门的工作职能,及时准确地身各个部门传达领导 的意见,协调各职能部门工作。尤其遇到“纠纷”情况时,秘书要利用自己的特殊地位,采用 各种方法和手段理顺关系,协调矛盾。这是企业秘书与职能间门和睦共事,顺利开展工作的 基础。 （三）现代企业秘书应具备的人际交往素质 人们常说：最复杂的是人际关系,最难学的是关系学。而秘书人员恰恰最需要增强人际 交往能力,处理好人际关系。 秘书岗位人际关系密集,秘书完全是心协调各部门工作为已任的角色。美国韦氏秘书 手册说:“秘书必须与你的经理,上司,同级,下级以及来访者保持一种志趣相投的关系。 能正确无误,愉快而及时的完成自己的工作。同时又能和每个人和睦相处。 ”这是对秘书的 最起码要求。也是秘书“成功的基础” 。很少有其他职业比秘书工作更受人际关系的影响。 秘书工作的进展完全取决于他周围人的关系如何,秘书的工作要通过别人方能进行,其效果 又反映在彼此的关系中,所以搞好人际关系很重要。秘书人员要用大部分的精力与时间来处 理与服务对象的关系。 （四）现代企业秘书应具备的语言素质 长期以来,从使用秘书和领导到秘书本人,受“君子欲讷于言敏于得” “病从口入,祸从 口出”等的影响,重写而经说。不少秘书把“少说多做”做为自己的行为准则,处处“谨言 慎行” 。随着社会的发展,过去那种“文牍型”的秘书已不能适应形势发展的需要,社会需要 的是既会想又会写的新型秘书。 我国有句话“一言知其贤愚” 。不同的人有不同的言谈表现:出口成章、旁征博引、诙 谐动人；有的张口结舌、语无伦次、不知所云。口头表达能力及其效果的差异,是由说话者 的思想品德、文化修养、知识才干、性格气质等多种因素决定的。而秘书的善说并非是油 嘴滑舌、夸夸其谈侃侃而谈,更不是信口开河。 两千年前,荀子曾说过:“口能言之,身能行之，国宝也。 ”秘书既要“身能行之,又要口 能言之” 。秘书虽然不一定要成为演讲家,但一定要重视说话,善于说,力求在说话时:“丰而 不佘一言,约而不失一辞。 ”由此可见,秘书既要有口才,又能干,才能履行好职责。 （五） 现代企业秘书应具有的心理素养 现代企业的管理机制、工作节奏、经营观念,要求秘书工作者不但要有较强的工作能力 、快速敏捷的处事能力、对领导者意图的领会理解能力,还要求在对待荣誉,升迁,批评等方 面有较强的心理承受能力。在实践中我们体会到：企业秘书工作者可以通过自我心理训练 来提高自身的能力。 在现代社会主义市场经济中,企业秘书是一个富于挑战的职业,必须在情感的的基础上, 上升为意志,才能激励秘书在达到目标山路上攀爬。作为秘书,要想在人群中脱颖而出,出类 拔萃,就必须放弃以往保守被动的心理,而以积极的进取心,来迎接一切。在建设有中国特色 社会主义宏图大业中,各行各业,各党政机关需要有大批精明能干的秘书,才能适应现代社会 高效率管理。尽管秘书人员级别不同,行业各异。 “闻道有先后,术业有专攻。 ”其秘书心理 素质不能不增强,不能不控制,有良好的心理素质,秘书功能才能得到最佳发挥,秘书职能才 能得到高效运转。因此,秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强秘书的心理素质。 五、现代企业制度对企业秘书素质的新要求 现代企业制度对秘书工作能力的要求会越来越高,制度化、专业化、现代化将作为21 世纪秘书职业的发展方向。因此,企业秘书必须注重提高自身素质，以适应新的发展变化。 （一）开阔视野,更新观念，强化创新意识 企业秘书不仅要敢于面对21世纪挑战的事业心和进取心,而且要树立创新观念,提出超 前见解,提高思维的创造性。还要有锐意的改革的意识,积极探索,勇于开拓,推动本企业的 快速发展。 秘书人员在出主意,当参谋的过程中,首先要以世界的眼光来观察和思考问题,从政治、 经济、文化等多方面作观察和判断。要善于运用马克思主义的立场,观点和方法融会贯通判 断事物,熟悉党和国家的大政方针,掌握国内外经济技术的最新动向,了解企业的生产与经营 管理模式；以及科学技术的发展动态。 在现代企业制度下,处于信息中枢与系统中介地位的秘书部门,因其对企业界全局情况 的掌握比较深入和全面,就自然地成为企业领导者经营管理决策的助手。一方面为经营管理 决策提供科学的辅助。因此,现代企业的秘书工作不单是做好日常事务性的服务,更多的是 要在大事,要事上为领导当好参谋助手。这便要求秘书人员一要具有敏锐的观察能力和感知 能力。在决策过程中,对市场前景和市场动态等都要深入观察,敏锐感知；二要具有准确全 面地判断能力。在辅助领导处理问题时,应从总体和全局的角度进行分析和判断,抓住问题 的实质来确定决策；三要具有冷静的应变能力,面对变幻莫测的市场竟争,遇到突发性紧急 事件,必须随机应变。灵活机警,能计思考,提出应对方案。 （二）拓宽知识领域,不断适应专业化服务的需要 服务是秘书工作永恒的主题,追求完美的服务是秘书人员不懈努力的方向,秘书工作者 的学识水平、政策水平、理论水平、写作、办事、协调交际能力及口头表达能力等都是秘 书做好本职工作必备的素质。一些发达国家和地区都强调秘书的专业化。例如：科技秘书 应熟悉技术,工程术语等；法律秘书则要熟悉,法律；政府机关的秘书要了解国内处政治经 济发展动态；工商业等经济部门和秘书要分别掌握会计学、经济学、金融、保险、税务、 销售、证券市场、企业管理等专业知识；对于现代企业来说,企业秘书必须精通本企业的业 务；熟悉本企业的经营活动和发展战略；及时收集处理与本企业相关的产、供、销、科技 、市场等信息；懂得政务、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识。中国已加入世 贸组织,为参与国际竞争,企业秘书还必须具有较高的外语水平,精通国际法规和国际条例。 现代企业秘书的服务工作已经扩展到信息、决策、咨询、助理的提供现代尖端技术服 务等领域；企业主管对秘书的要求也由过去的精干、勤快、热情、转向熟知经营管理、懂 外语和办公自动化方面。秘书人员应该根据自身的特点和需要构建自己的结构。一要具有 广博的知识,并在知识的掌握上有指向性和选择性；二要有知识储备,在日常工作、学习、生 活中一点一滴积累知识；三要善于收信息,勤于调查。现代企业以市场为导向来确定自己