培训课件 时间管理

开展你的计划一月之计在于月底一周之计在于周日检查前一周 未完成的事将每月重要的任务放入周计划掌握重要的事情先做提醒 自己拒绝琐事的诱惑每日审视周计划的进度一日之计在于昨天下班 前回顾今天未完成的事件将明天要完成的事列下来排列优先顺序检 视每日进度 2 、学会说“不”给对 方清晰的解释，说明拒绝理由；有礼貌，尊重对方，表情和颜悦色； 拒绝是请托本身而不是拒绝他本人；如可能为他提供其他可行途径； 切忌通过第三人来拒绝。NO ！NO ！NO ！3 、学会应对不速之 客不要采取无条件的“门户开放”政策；订立计划，对各项工作做 初步安排；定期与同事或下属沟通，有效利用沟通时间；在办公室 外接见不速之客；站立会客；控制会谈时间，或限时面谈。应付突 发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：重 新商议在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面 争取更多资源接受替代品要求服从 4 、应付突发状况 5 、避免拖延 严格要求自己，规定任务完成的期限；排除工作中的干扰，保持优 先次序的稳定性；不要只做熟悉的事务性工作；与同事、上司、下 属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。6 、 办公室 5S 运动常组织区分，清除常整顿摆放整齐，统一 标识常清洁打扫，保持常规范制度化常自律提高个人 素质修养 7 、角色定位与学会授权授权的定义和原因委派授权 是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策 权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增 强一个经理的聪明才智授权应有的心态把工作授权给下级, 应该心 存给下属发展机会的心态它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己 不喜欢做的事情授权的形态主要可以分成两种形态：下达指令充分 信任委派授权的技巧预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要 的结果询问下属的意见及疑问应守的规则订出下属的权利范围及规 定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就, 提高士气随 时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的 时间管理方法，发现问题点后再做调整。8 、随时检视 Thank you 6 点优先工作制这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序， 分别从“1”到“6”标出 6 件最重要的事情。每天一开始，先全力 以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后 再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推二八原则其核心内 容是生活中 80% 的结果几乎源于 20% 的活动。20% 的工作占整个工 作 80% 的价值集中的精力要做 20% 的工作运用二八定律的三个步骤 1. 确认要达成的目标；2. 确认达成目标的关键重要活动；3. 重新 安排时间，将更多的时间投入在关键重要的活动上。四象限分析法 第一象限重要紧急第二象限重要不紧急第三象限不重要紧急第四象 限不重要不紧急重要不重要紧急 不紧急四象限分析法 1st 立刻处 理用心完成 2nd 固定处理谨慎完成 3rd 马上处理尽快完成 4th 暂 不处理有空完成紧急的事不紧急的事重要的事不重要的事莫法特休 息法莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。 每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶， 而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效 的调剂和放松。麦肯锡 30 秒电梯理论凡事要在最短的时间内把结 果表达清楚，直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们 最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要选择最重要的信息 归纳在 3 条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30 秒钟电梯理 论”或称“电梯演讲” 。目标的重要性哈佛大学有一个非常著名的 25 年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人， 调查发现：27% 的人没有目标 60 目标模糊 10 有清晰但较短期 的目标 3 有清晰且长期的目标目标的重要性 25 年后调查发现： 27% 的人没有目标社会的最底层，抱怨整个世界 60 目标模 糊社会的中下层面安稳地生活与工作 10 有清晰但较短期的目 标成为各行业的专业人士 3 有清晰且长期的目标成为社会各 界的顶尖人士* 分组方式：不能用笔和纸不能说话各人按生日的月、 日排序后，围成圈，报数、归类、分组。Q ：是否很忙，忙完不觉 得快乐？Q ：假设与外国朋友交谈，由于语言不通，怎样表述近来 的生活工作状况？A ：画画、写字。请画一幅画描述你近来的生活 和工作状况。用一个词表示生活现状，讲师写在黑板上：无奈、简 单、烦（分成两类：苦的、甜的）时间管理所管理的是自己、 活动。把握生命中的每一分钟真心英雄）把握的是过程，而 不是时间，是过程中所做的事。Q ：期望得到什么？A ：工作有序、 提高工作效率、合理安排工作。* WELCOME 如果每天都有 86400 元 进入你的银行账户，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？ “时间银行”我们每个人真的有这样一个户头，那就是“时间” 。每 天每一个人都会有新的 86400 秒进账。课程目标 1. 认识时间 2. 时间管理的基本思想 3. 时间管理的障碍 4. 如何进行时间管理时间 是什么人生是由不同时期的阶段与任务组合而成每个阶段与任务是 由不同的角色扮演来实现各种角色由不同的事件来诠释而“事件” 就是由时间串连起来简单的说，时间就是“事件”什么是时间管理 时间管理就是管理时间？时间管理就是我们对“人生事件”的管理 时间管理就是“自我管理”下面的每个问题，请你根据自己的实际 情况，如实地给自己评分。计分方式为：“从不”0 分， “有时” 1 分， “经常”2 分， “总是”3 分。 1 、我在每个工作日 之前，都能为计划中的工作做些准备。 2 、凡是可交派下属（别 人）去做的，我都交派下去。 3 、我利用工作进度表来书面规定 工作任务与目标。 4 、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5 、 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些 事情。 6 、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的 约会。 7 、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8 、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9 、当其他 人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不” 。 测测你的时间安排是否合理总结你的时间掌控情况 0 12 分救命！ 你没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13 17 分当心！你试 图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18 22 分可以！你的时间 管理状况良好 22 27 分恭喜！你是值得学习的时间管理典范 Time Killers Time Killers 任经理的一天 8 ：30 上司打电话让任 经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经 理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到 10 ：00 。 10 ：00 准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪 资的问题，解释到 10 ：20 。 10 ：20 找来下属布置招聘工作， 中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和 耽误，布置工作一直延续到 11 ：00 。 11 ：00 对秘书报上来 的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到 12 ：00 ，还有一部分没有过目。 12 ：00 匆匆吃过饭，看了 一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人 力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办 公室。14 ：00 与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对 招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下 来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己 确定，此项工作又占去时间 2 个小时。16 ：00 刚要写自己明天提 交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批， 同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16 ：30 召集下属 开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必 须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的， 还拖延了时间，一直持续到 17 ：00 。 17 ：00 下属走后，任经 理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自 己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班 到午夜了。任经理的一天 Whats wrong? 电话干扰对公司员工 解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议 安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下 属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成 为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心， 替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲， 有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。缺乏一份详尽的计划， 工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。做事情没 有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事 务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的 婆婆，结果下属没有事情可做。不知道可以说“不” ，经常听命于上 司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无 关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完， 对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙 得要死。Whats wrong? 请回忆自己昨天一天的活动，包括所想所 作的事( 从起床到晚安) 。回忆昨天的活动，问一下自己：几点开 始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标 的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将 当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做 事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减 少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? What do you want? 事倍功半 v.s. 事半功倍效率 v.s. 效能用力 v.s. 用心时