电脑部制度及工作流程(新)

配送中心信息（电脑部）管理制度、岗位配置及工作流程配送中心信息（电脑部）管理制度、岗位配置及工作流程 1 1、信息（电脑部）管理制度、信息（电脑部）管理制度 电脑日常维护方面电脑日常维护方面 1)正确使用电脑，做到每天人走机关，关闭所有电源。 2)严禁擅自安装软件、程序，不得使用外部软盘在电脑中私自拷贝任何文件。 3)严禁利用上班时间进行任何与工作无关的事情，不得为他人、自己制作与工作无关的电脑文件。 4）公用上只能存放需要上传文件，且公用个人文件夹要定期清理，上传过的文件要及时删除，本 地电脑上的工作文档、报表存放在固定文件夹中，定期整理。 工作细则方面工作细则方面 1）电脑操作员每天对所做票据进行审核（例如：核对业务员、价格级别、折扣率是否正确） ，审 核业务订单，发现订单问题（例如：要货量过大、订单商品重复等）要及时与业务核实，确认 后再出据正式出库票，并定期上报至部门主管。 2）每天出据相关报表，做到数据准确、信息全面、反馈及时。 3）定期配合库房人员进行库存盘点工作，做到帐务清晰、票据准确明了，保证帐、物相符。 4）对库房发货、库存情况要起到有效的辅助、监督作用。 5）工作时间遵守公司各项纪律，保持有序、融洽、和谐的工作氛围。 2、信息、信息(电脑电脑)部职能范围部职能范围 1) 负责物流配送中心办公设备、系统的维护与升级。 2) 负责及时上报公司每月各种报表。 3) 负责及时、准确的执行公司每天的销售订单。 4) 负责配合各库房做好产品缴库、销售出库、库存盘点以及商品退货等各项工作。 5) 辅助、监督库房发货及库存情况。 6)整理、上报操作系统的使用情况并提处合理化建议。 7)做好与其他各部门工作的协调与配合。 3、岗位配置、岗位配置 系统管理主管 电脑部主管 制单操作员 票据转接员 2 4、岗位描述、岗位描述 系统管理主管系统管理主管 1) 负责管理及维护配送中心信息设备及系统。 2) 负责解决应用系统出现的问题。 3) 协助电脑部做好公司所需上报报表的出具、改进工作。 电脑部主管：电脑部主管： 1) 负责电脑部人员管理与岗位分配。 2) 定期出据各部门相关报表。 3) 每日与公司信息部接收数据人员核对上传数据。 4) 负责系统基础信息的维护（例如：在系统内新增或停用商品、客户及商品调价等） 。 5) 统计配送人员每月配送次数、户数、配送金额的汇总。 6) 负责电脑操作员人员的入岗前培训工作。 制单操作员（分本市、外埠）制单操作员（分本市、外埠） 饮片制单员饮片制单员 1) 负责执行饮片要货订单的票据制作。 2) 配合饮片库库房盘点工作。 3) 负责每日所有订单中未执行订单的汇总。 4) 制作月底饮片库进销存报表。 保健食品制单员（分本市、外埠）保健食品制单员（分本市、外埠） 1) 负责执行保健食品要货订单的票据制作。 2) 制作每日非自产商品的库存报表。 3) 配合保健食品库库房盘点工作。 4) 制作月底保健食品库进销存报表。 普通食品制单员（分本市、外埠）普通食品制单员（分本市、外埠） 1) 负责执行普通食品要货订单的票据制作。 2) 负责传真文件的整理及发放。 3) 配合普通食品库库房盘点工作。 4) 制作月底普通食品库进销存报表。 辅料制单员（分本市、外埠）辅料制单员（分本市、外埠） 1) 负责执行辅料要货订单的票据制作。 3 2) 负责一线赠品配发的票据制作。 3) 制作月底辅料库进销存报表。 成药制单员（分本市、外埠）成药制单员（分本市、外埠） 1) 负责执行一线成药要货订单的票据制作。 2) 退回成药的退票制作及成药退上家退票制作。 3) 配合成药库库房盘点工作。 4) 制作月底成药库进销存报表。 配送制单员（分本市、外埠）配送制单员（分本市、外埠） 1) 负责配送单的制单工作。 2) 协助配送调度的分票工作。 采购制单员采购制单员 1) 负责经营所有商品及一线用辅料的采购制单。 2) 配合生产部门及各库房的缴库工作。 3) 负责电子商务的发货及外埠快递的发放。 退票制单员（分本市、外埠）退票制单员（分本市、外埠） 1) 负责一线退回商品的退票制作。 2) 负责退上家商品的退票制作。 其他出库制单员其他出库制单员 1) 负责市场部下发文件的顾客投诉、大额折扣、赠品统退等其他退票的制作。 票据转接员票据转接员 1）负责经营所有会计相关票据的转接工作。 5、岗位职责、岗位职责 系统管理主管系统管理主管 1)负责配送中心所有办公设备以及局域网络的定期维护并及时更新设备，保证其正常运行。 2)维护操作系统使用的稳定性，及时升级，使其功能更加完善。 3)系统出现故障、问题时及时解决，并做好相应记录上报相关部门。 4)做好配送中心的监控管理工作。 5)定期检查电脑部电脑设备与操作系统的使用情况。 6)配合电脑部主管对电脑操作员的培训工作。 7)协助电脑部做好公司所需上报报表的出具、改进工作。 4 电脑部主管电脑部主管 1) 制定合理、有序、科学的电脑部工作流程。 2) 负责电脑部人员管理与岗位分配，并将其工作表现及时上报库区经理。 3) 监督并指导电脑操作员正确使用办公设备和操作系统。 4) 负责系统数据的增减及维护。 5) 监督、审核电脑操作员所制票据的准确性。 6) 审核业务订单，定期将电脑部工作中所遇问题上报库区经理。 7) 定时出据相关报表，做到数据准确、上传及时。 8) 每日与公司信息部接收数据人员核对上传数据。 9) 及时上报操作系统出现的问题至信息主管。 10) 配合信息管理员对操作系统的升级工作。 11) 业务员订单、急要货的协调与衔接。 12）负责配送中心考勤的管理，及人员工资核算工作。 电脑操作员电脑操作员 1) 正确的使用电脑，做到人走关机。 2) 真实、有效的接收业务订单，正确无误的出据各类票据。 3) 及时准确的处理急单，当日订单当日执行，严禁漏单现象。 4) 每天出据相关报表，做到数据准确、信息全面。 5) 熟悉库存商品的基础信息。 6) 配合库房做好销售出库、产品缴库、商品退货、库存盘点等各项工作，保证帐务清晰明确。 7) 做好相应的票据转接工作。 8)工作中遇到的问题要及时上报，做到不拖延、不积压。 9)不断提高自身业务水平。 10）遵守电脑部工作制度及公司各项纪律，保持有序、融洽、和谐的工作氛围。 5 6、电脑部各岗位工作流程图、电脑部各岗位工作流程图 库区经理 本市主管 电脑部（操作员） 通 知 保健库操作员 新保健库操作员 饮片库操作员 中成药库操作员 礼品包装库操作员 制单并转交至 仓库 票据问题反馈 保健食品库 新保健食品库 饮 片 库 中成药库 礼品包装库 上 报 问 题 订 单 业务员制单 急单通知 订单问题勾通 定 期 上 报 问 题 订 单 订单传至 库区电脑部主管 通 知 督 促 制 单 图（2）出库制单操作员工作流程图 质量验收员 到货 库房 验收合格通知 保健食品库 普通食品库 饮 片 库 礼品包装库 成 药 库 采购制单员 核对后递交缴为单至根据商品所属库房 制订各库采购入库单 票据转接至 图（1）采购制单员工作流程图 6 库区信息（电脑部） 其他票据制单员 下发有领导签字的 需开票的传真件至 至 制定票据 根据传真内容及开票类别 补损出库 顾客投诉 赠品出库 店内自购 其他票据类别 票据转接至 市场部 图（4）其他票据制单流 程 要货订单执行完毕 保健食品库 进行配送制单 配送单制作的目的： 能够把要货单位所要 的各库商品汇总到一 起打印，这样可以方 便司机点货、拼箱库 复核等工作，可以避 免漏单现象。 本市配送制单外埠配送制单 正常配送急单当日发货次日发货 每日下午 3 点 30 开始制 单打印并转交本市拼箱库。 督促出库制单操作员制 单，并及时打印、转交 配送单至相关人。 根据外埠主管制定的发货统 计表，逐个单位的进行配送 制单并转交外埠拼箱库。 于次日早上 10 点前制 作打印并转交外埠拼箱 库。 图（3）配送制单工作流 程 1 业务员传有领导签字的退货原始单 制单员负责将其复印给退货库主管 货在库房 （外埠） 货在公司 货在店里 操作员开销售退票，不审 核 紫联盖章后交由送货司机 去店内送货时拉回即可。 订退货 操作员配合退货库主管及时 联系业务员把退货拉回库房。 退 货 回退 货 未 回 退货库主管做记录 并交由操作员在系 统里做审