大型接待的项目管理方案

大型接待项目管理方案大型接待项目管理方案 一、项目启动背景一、项目启动背景 随着煤化公司的平稳发展，公司各种接待较多。为了更好地完成各项接待任务，使我 们的接待工作更加程序化、规范化、专业化，确保我们的工作能达到较高的水平。现结 合煤化公司接待工作的实际情况，办公室特编制大型接待项目管理案例。 二、项目授权二、项目授权 / / 核准核准 公司的大型接待工作由煤化公司经理批准执行。 三、项目范围说明书三、项目范围说明书 从收到接待指令至来宾离开煤化公司。 四、优先性四、优先性矩阵矩阵 优先性高优先性高优先性中优先性中优先性低优先性低 时间时间 范围范围 成本成本 五、项目实施的条件五、项目实施的条件 条件条件 内部内部 1、煤化公司的平稳快速发展 2、公司领导的重视 3、公司内部各单位的通力配合 外部外部 1、集团公司的协作 2、各级政府、银行及相关单位的支持 六、六、主要交付件主要交付件 主要交付件主要交付件 1 1接待通知单接待通知单 IsIs 是是IsIs NotNot 不是不是 原件 手写的 附详细的接待标准 盖有公司办公室章 副本 打印的 主要交付件主要交付件 2 2接待祝酒词接待祝酒词 IsIs 是是IsIs NotNot 不是不是 打印的 领导审阅后的 手写的 主要交付件主要交付件 3 3接待汇报材料接待汇报材料 IsIs 是是IsIs NotNot 不是不是 打印的 领导审阅后的 手写的 2 主要交付件主要交付件 4 4办公室大型接待评议表办公室大型接待评议表 IsIs 是是IsIs NotNot 不是不是 原件 手写的 附有活动安排、陪同领导、存在问题、 成功经验 公司领导评议结果 打印的 主要交付件主要交付件 5 5接待照片和录像接待照片和录像 IsIs 是是IsIs NotNot 不是不是 电子版纸质的 七、七、项目组织项目组织 （一）项目成员及职责（一）项目成员及职责 组织组织/ /职衔职衔角角 色色责责 任任 公司经理发起人安排接待 办公室负责人组织者组织协调工作 办公室秘书核心组员计划、执行项目 办公室秘书核心组员协调、执行项目 文书核心组员桌签打印工作 档案员核心组员协助文书工作 服务员班长核心组员负责董事楼的相关接待工作 （二）内外部协作单位（二）内外部协作单位 外部协作外部协作单位单位内部支援单位内部支援单位 集团公司领导 集团公司党政综合办公室 集团物业公司 餐饮接待科 保卫科 机动车间 物业科 园林科 各相关科室及车间 青海庆华煤化有限责任公司 项目管理方案 3 八、工作分解结构（八、工作分解结构（A A 标接待）标接待） WBSWBS 工作表（时间以分钟计）工作表（时间以分钟计） 活动序号活动序号活动名称活动名称估计历时估计历时责任人责任人 1 1 接受任务接受任务 3535 秘书 1.1 询问并记录情况 10 秘书 1.2 呈送领导审批，确定接待标准 5 秘书 1.3 填写接待通知单，确定陪同人员 5 秘书 1.4 通知单送交餐饮接待科 15 秘书 2 2 准备阶段准备阶段 360360 2.1 准备祝酒词 20 秘书 2.2 准备汇报材料 60 秘书 2.3 安排保卫（通知保卫科） 30 保卫科科长 2.4 各部门打扫卫生 30 各部门领导 2.5 制作桌签（餐厅和董事楼会议室） 15 文书、档案员 2.6 安排歌手 10 接待餐饮科科长 2.7 安排拍照、录像人员、董事楼迎宾人员、 司机 5 秘书 2 名 2.8 董事楼卫生打扫 60 服务员班长 2.9 准备横幅、安全帽 30 秘书 2 名 2.10 悬挂横幅（董事楼、炼焦车间、1 号大 门） 40 办公室/保卫科/炼 焦车间/相关单位 2.11 摆放餐厅桌签，送交祝酒词 10 秘书 2.12 安排董事楼大厅（烟、火机、茶水） 10 服务员班长 2.13 安排董事楼会议室 40 服务员班长 2.13.1 准备投影、电脑 12 秘书 2 名 2.13.2 摆放桌签 5 秘书 2 名 2.13.3 准备宣传材料 5 秘书 2 名 2.13.4 安排服务人员 2 服务员班长 2.13.5 摆放水果、茶、烟 5 服务员班长 2.13.6 摆放笔记本、笔 5 服务员班长 2.13.7 安排电工和网络保障人员 3 机动车间主任 2.13.8 地毯准备（门口、电梯） 3 服务员班长 3 3 实施阶段实施阶段 210210 3.1 领导、歌手迎接 30 接待餐饮科科长 3.2 全程拍照录像 190 秘书 2 名 3.3 安排会议 30 秘书 2 名 3.4 领来宾参观 30 接待领导 3.5 领来宾就餐 90 接待领导 3.6 接待完毕 20 接待餐饮科科长 3.6.1 领导陪送接待领导 3.6.2 安排来宾住宿接待餐饮科科长 3.6.3 安排用餐（按 3.5-3.6）接待餐饮科科长 4 4 总结阶段总结阶段 5555 4.1 图片、资料存档、总结经验 45 秘书 2 名 4 九、九、项目干系人关系管理项目干系人关系管理 1、做好干系人识别工作。本项目中的主要干系人为：公司领导、外部协作单位、内部支 援单位、来宾。 2、识别干系人优先级排序。针对干系人的目的和需求，经责任分析，进行干系人优先级 排序。本项目优先级排序为：公司经理、来宾、外部协作单位、内部支援单位。 3、获得干系人支持，动态管理和维持干系人变化。 4、做好沟通协调工作，并留下相关记录。 十、里程碑管理十、里程碑管理 完成完成时间时间 里程碑里程碑 计划计划实际实际 接受任务，确定接待标准 2009.5.19 来宾到达乌兰煤化工业园2009.5.20 中午 11:30 来宾参观厂区2009.5.20 中午 12:00 来宾到达董事楼2009.5.20 中午 12:30 来宾就餐2009.5.20 中午 13:00 来宾住宿2009.5.20 下午 15:00 送客阶段2009.5.21 上午 10 时 十一、网络图十一、网络图 1.1 1.2 1.31.4 2.11 2.1 2.3 2.5 2.7 2.92.2 2.4 2.6 2.8 2.10 2.12 2.13.13.1 3.2 3.33.43.5 3.6.1 4.14.2 2.13.2 2.13.3 2.13.4 2.13.5 2.13.6 2.13.7 2.13.8 F 3.6.2 3.6 3 4.210 相关领导 S 青海庆华煤化有限责任公司 项目管理方案 5 甘特图甘特图（HourHour） WBSWBS 工工 期期 顺顺 序序 2 6 5 2 7 8 1 0 4 1 3 0 1 5 6 1 8 2 2 0 8 2 3 4 2 6 0 2 8 6 3 1 2 3 3 8 3 6 4 3 9 0 4 1 6 4 4 2 4 6 8 4 9 4 5 2 0 5 4 6 5 7 2 5 9 8 6 2 4 6 6 0 Start 1.110 1.25 1.35 1.415 MS 2.120 2. 260 2.330 2.430 2.515 2.610 2.75 2.860 2.930 2.1040 2.1110 2.1210 2.13.112 2.13.25 2.13.32 2.13.42 2.13.52 2.13.62 2.13.72 2.13.83 MS 3.130 3.2190 3.330 3.430 3.590 3.6.120 3.6.2 3.6.3 MS 4.150 4.210 6 十二、资源需求十二、资源需求 W W B B S S 人力资源人力资源材料材料成本（元）成本（元） 1.1 秘书 1 人记录本、笔 1.2 秘书 1 人 1.3 秘书 1 人 1.4 秘书 1 人接待通知单 2.1 秘书 1 人 2.2 秘书 1 人 2.3 秘书 1 人 2.4 秘书 1 人 2.5 秘书 1 人彩纸 2.6 秘书 1 人横幅、安全帽 2.7 秘书 1 人 2.8 服务员 6 名 2.9 秘书 1 人 2.10 秘书 2 人桌签、祝酒词 2.11 秘书 2 人 2.12 服务员 4 名烟、火机、茶 2.13.1 服务员 2 名笔记本、笔 2.13.2 秘书 2 人数据线、插线板、笔记本电脑 2.13.3 秘书 2 人桌签 2.13.4 服务员 2 名水果、茶、烟、纯净水 2.13.5 服务员 2 名 2.13.6 服务员 2 名 2.13.7 秘书 2 人电工工具 2.13.8 服务员 2 名地毯 3.1 领导 1 名 3.2 秘书 2 人照相机、DV 3.3 秘书 2 人 3.4 领导 1 名 3.5 领导 1 名 3.6 领导 1 名 3.7 领导 1 名 4.1 秘书 2 名光盘 4.2 领导 1 名 应急成本 合 计 青海庆华煤化有限责任公司 项目管理方案 7 十三、十三、风险管理计划风险管理计划 （一）风险识别与评估（一）风险识别与评估 风险风险可能性可能性影响影响发觉难度发觉难度总风险总风险 1、横幅未按时到达 LHL3 2、横幅上文字掉落 MHL6 3、各部门卫生出现脏乱 LHL3 4、设备有故障 MHM12 5、照相、录像设备出现故障 LLL1 6、祝酒词丢失、弄脏 LHM6 7、董事楼出现卫生差 LHL3 8、董事楼断电 MHH18 H、M、L 赋予的值分别为：H(high)：高 M(middle)：中 L(low)：低 H=3 M=2 L=1 总风险计算：总风险可能性影响发觉难度 当总风险大于或等于 9 时，应对该风险进行管理或施加影响，以控制、降低和消除风险。 （二）风险应对与管理（二）风险应对与管理 主要风险主要风险 1 1 设备有故障设备有故障 可能原因预防措施应急计划引发界限负责人 董事楼电脑、音响 出现问题 1、工作人员到现场调试 2、专业技术人员现场全程监 控 修