纸质档案数字化：房产档案现代化管理的思考

纸质档案数字化：房产档案现代化管理的思考 随着计算机技术和网络信息系统的发展，现代化的管理手段以计算机网络 系统为平台，采用数字化的管理方式，使管理水平不断提高。目前，在档案管 理中基本已实现了数字化处理，将实物档案通过扫描或照相技术转换为电子档 案，电子档案的形成提升了档案利用的效率和途径。房产档案是专业性的部门 档案，较普通档案有其特殊性。我们在管理工作中结合其特点，进一步利用数 字化信息技术，使房产档案的管理工作再上一个新台阶。 一、运用地理信息系一、运用地理信息系统统(GIS)的的设设想想 地理信息系统 （Geographic Information System）是由电子计算机网络 系统所支撑的，对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性 技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角，它 不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用，而是以 GIS 技术 为基础构建房产信息化管理，并在房产档案的管理中加以灵活运用。 建立“以图查房，以图管档”的新型管理模式，将房屋测绘数据、楼盘信息与 现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与 房地产平面图之间相互关联的“图档一体化”管理，使房产登记管理及房产档案 管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式，转 化为三维一体的综合管理方式，为不动产统一登记提供了新的思路。 实际工作中，房屋的交易与变更比较频繁，业务数据系统和档案信息系统要 保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新，造成房屋基本信 息不准确，会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋，如果信息与档案的 脱节，导致审核人员无法确定该房屋的真实状态，就要进行实地查看，不仅给 工作带来不必要的麻烦，还会降低案卷查全率。应用房产 GIS 数据整合，通过 对房屋定位、楼盘表关联查询，可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况， 把每个房屋的坐标、权利属性、自然属性关联在一起，形成完整、准确、全面 的房屋基本信息。 由于房产 GIS 技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合，只要 房屋发生变更，系统就会将这三块数据同时更新，实现各业务模块信息数据的 无缝对接，形成统一的信息管理模式，实物档案也能及时修改。就操作上看， 在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状 态，减少工作环节，提高效率，更有利于疑难问题的解决。引入 GIS 技术，还 有利于各种档案信息的统计查询，为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数 据。 二、建立三二、建立三维维虚虚拟拟档案档案库库房管理系房管理系统设统设想想 利用计算机技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和实物档 案的一一对应管理，发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南 京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷，有两个库房且不在同一个地方，近 几年随着房地产市场的发展，房产档案的利用率不断增加，如何提高档案调阅 的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。 南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房，中央门库房主要存放 2004 年以后分户立卷的档案，有 100 多万卷，华侨路库房主要存放 2004 年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案，也有几十万卷。存放档案的量之 大，档案利用率之高，让库房管理工作变得越来越重要，同时有效改善库房管 理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个 库房，既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统，在电脑虚拟库房 内点击打开任意档案架，即可动态显示档案。系统会自动进行检测，提供导航 图标(即索引)，显示此档案所在的具体位置，引导工作人员打开档案柜，方便 快捷地找到相应的查询内容，提取档案。并导入电子档案数据，提供显示和打 印的服务功能，做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用，可以大大提高 工作效率。 三、房三、房产产档案数字化运用的新档案数字化运用的新设设想想 实现档案数字化管理的基础上，可以利用业务数据与档案数据之间的关联， 依托 GIS 开发房产档案的多样化查询。 1.各各项项房屋基本信息的房屋基本信息的查询查询 工作人员在 GIS 电子地图上指到某一幢房屋，就可获取该幢房屋的面积、层 次、结构、建筑年代等基本信息，也可查到该幢房屋的户数、产权人和共有情 况等产权基本信息。反之，也可以根据产权人的姓名、房屋坐落和房产证号等 查询到对应的电子地图上某房屋的具体位置和周围配套设施等。 商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号，查询楼盘的所在位 置、预销售信息等。此外，还可以将房屋的限制状况，如法院查封、行政限制、 拆迁冻结等信息进行绑定。工作人员只要进入电子地图管理系统，就可以获取 该房屋的所有信息，提高档案的管理和利用效率。 2.强强化化电电子地子地图图上的数据上的数据统计统计功能功能 在大数据时代，各行各业都在广泛运用 GIS 这一新兴技术。房产档案管理也 可以通过对各类房屋数据的整合，强化房屋基本状况信息的统计功能。如在电 子地图上划定相应范围，可提供该范围内所有房屋的基本数据和统计，并对统 计结果进行打印输出。利用这些功能对一个物业小区范围内的房屋情况进行统 计，在此基础上对房屋的冻结查封限制、物业管理、拆迁管理等内容进行查询 统计。通过 GIS 与房产档案信息数据的结合，实现查询和统计的一体化便捷操 作。 赞是一种鼓励 | 分享是最好的支持 更多新鲜资讯 请关注西部高科数字乐谱库 西部高科数字乐谱库 西部高科集国家文化信息共享工程资源数字化解决方案、档案数字化管理、软 件开发与档案集中管理为一体的专业数字文化资源服务公司。为各省市文化厅、 文体局、博物馆、文化传媒集团、报业集团、出版社、图书馆、教育机构和政 府机构等单位提供一流的文化档案数字化加工与整合及文化共享资源数字化管 理服务。西部高科主营业务包括：国家公共文化机构业务数字化解决方案、文 化部专业项目工程开发、以及各省市文化厅、文化局、图书馆、博物馆、考古 所、文化馆【站】相关配套的软件产品研发和平台设计等。西部高科为优秀文