苏宁云商内部控制

一货币资金管理业务流程一货币资金管理业务流程 一业务流程范围一业务流程范围 1所涉及的业务范围 银行账户的管理、银行存款的管理、网上银行的管理、银行票据的管 理、现金的管理、上下级资金缴拨、省内收支两条线管理、资金调度 的管理、现金捐赠的管理。 2所涉及的部门范围 财务部门、资金调度部门 二涉及的应用系统和重要电子表格涉及的应用系统和重要电子表格 应用系统：OA 系统、MIS 系统 三目标三目标 1合理确保与货币资金相关的交易均经过适当授权； 2合理确保现金和银行存款记录的及时性、真实性、准确性和完整 性； 3合理确保货币资金的安全； 4货币资金的实物管理与账务处理存在适当的职责分工，避免欺诈 或舞弊行为的发生。 四风险四风险 1对现金、银行存款及票据的控制可能不足以防范未经授权的交易 发生； 2可能存在账外资产； 3货币资金的收入或支出记录可能不正确，不完整或计入不当期间； 4货币资金实物管理与账务处理之间可能没有建立职责分工； 5可能出现坐支现金等违反金融法规的行为，造成损失。 五相关会计科目五相关会计科目 银行存款、现金及现金等价物、应付票据 六六. .流程描述流程描述 1.1.银行存款管理银行存款管理 1.11.1银行账户的开立银行账户的开立 需要在指定银行开立新账户时，财务部门向银行提出书面申请，填写 银行开户申请等相关文件资料。开户申请经公司管理层或其授权人员 审批后由财务部门办理开户手续。如由于业务合作和发展的需要，下 级公司需要在总部指定银行范围以外的银行开设账户时，下级公司向 上级公司提出申请，经上级公司财务部门负责人或其授权人员通过 OA 系统或书面发文批复后执行。 银行账户开立后，只有经过授权的财务部门 COA 维护人员可根据公司 管理层的批复文件和账户的详细信息在 MIS 系统中建立银行账户的明 细科目。 除工会经费账户、公积金专用账户等根据国家规定开立的特殊账户以 外，严禁财务部门以外其他部门开设账户，并通过印鉴管理进行控制。 地市分公司设立收入专用账户，收支账户间不能混用。账户的使用情 况纳入会计检查的内容。 1.21.2银行账户的变更及撤销银行账户的变更及撤销 地市公司需要变更及撤销账户时，地市公司财务部门向省公司提出申 请，经省公司财务部门负责人或其授权人员通过 OA 系统或书面发文 批复后执行。 变更及撤销账户单位的财务部门专门人员根据银行要求填写相关账户 变更及撤销文件，报财务部门负责人批准并加盖公司法人章。 完成变更及撤销账户工作后，下级公司在规定时间内将清户证明文件 原件归档并做归档登记。复印件报备省公司财务部门备案。 1.31.3定期存款管理定期存款管理 定期存款只能存放于指定银行，存单视同现金管理。 总部、省公司财务部门负责资金管理的专门人员提出定期存款书面建 议，由财务部门负责人进行审批。省公司财务部门出纳根据管理层审 批的定期存款书面建议办理定期存款，会计人员根据定期存款回单等 编制记账凭证，记录定期存款增加。 独立于存单保管人的财务部门专门人员对定期存款建立备查簿，并逐 笔登记定期存单。登记内容包括金额、期限、到期日等。财务部门负 责人或其授权人员按月审阅备查簿，并签字确认。财务部门出纳每月 从银行取得定期存款对账单，独立于存单保管人的财务人员每月将定 期存款存单、备查簿、定期存款对账单及明细账进行核对，并在备查 簿上签字确认。 财务部会计人员每月末根据权责发生制的原则，依据定期存款本金、 利率及存款期限计算利息收入，并进行相应的账务处理。 存单保管人（通常为出纳）对定期存款到期情况进行监控，定期存款 到期前，由财务部专门人员提出定期存款到期处理方案，报财务部负 责人审批。定期存单到期时，于到期日由财务部门指定人员陪同存单 保管人到银行柜台办理续存或转入活期手续。定期存款到期并转入活 期后，出纳将定期存款的到期回单提交财务部门会计人员，会计人员 对到期回单进行复核并编制记账凭证，记录定期存款减少并确认存款 利息收入。 1.41.4预留印鉴管理预留印鉴管理 用于银行支取的预留印鉴分人保管。公章及财务专用章由专人负责保 管，个人名章由本人或其授权人员保管。严禁由一人保管所有银行预 留印鉴。 如需变更印鉴保管人，印鉴保管人填写印鉴移交交接单，并由移交人、 接收人及监交人分别签字确认。财务部门专门人员将印鉴移交交接单 视同会计档案进行保管。 预留印鉴需要变更时，财务部门填写单位更改印鉴及户名申请表 ， 经财务部门负责人或其授权人员审批签字后向银行提出变更申请。 财务部门专门人员将历次预留印鉴变更填写的单位更改印鉴及户名 申请表作为会计档案进行保管。财务部门建立预留印鉴变动记录， 记录各银行账户的预留印鉴的变动情况。独立于印鉴保管的人员定期 或在预留印鉴变动频繁时对预留印鉴与授权使用人员情况进行审阅和 核对，检查在人员发生变更的情况下，印鉴及其授权使用人员是否及 时进行相应调整。 会计检查人员每季度对预留印鉴的保管情况进行检查并在会计检查报 告中说明。 1.51.5银行余额调节表的编制银行余额调节表的编制 独立于银行存款账务记录人员的财务部门专门人员每月根据银行对账 单与总账、明细账进行核对并编制银行存款余额调节表，对未达账项 列明原因并对平进平出项目及长期未达账项进行跟进。对于银行对账 单中的异常或大额支出，财务部门银行存款余额调节表编制人员向银 行进行核实和再确认。 银行存款余额调节表经编制人签字、盖章后提交独立于银行存款实物 和账务管理的财务部门专门人员审阅，审阅人员对未达账项进行审阅 并检查长期未达账项是否得以及时清理后签字/盖章，以保证银行存 款余额调节表编制的准确性。 财务人员对未达账项进行跟进和清理或对大额未达账项进行会计调整。 会计检查人员每季度对银行存款余额调节表编制和清理未达账项的情 况进行检查并在会计检查报告中说明。 2.2.网上银行管理网上银行管理 2.12.1网上银行的开通网上银行的开通 总部调研各省公司开通网上银行的政策和操作程序，并在此基础上制 定统一的指导性政策，规划各省公司开通网上银行的程序和权限。省 公司对地市公司选择网上银行以及开通查询或转账业务的权限进行具 体规定。 财务部门按照公司合同会签的具体流程与联网银行签订合作协议，用 于规范双方的业务行为、划分各自的权利和义务。财务部门填写银行 提供的网上银行开户申请表并提交网上银行企业客户服务协议 书至具有相应审批权限的管理层或其授权人员进行审批，审批人在 网上银行开户申请表上签字确认并加盖公司章。 2.22.2网上银行的访问权限网上银行的访问权限 通过网上银行进行付款，需经过录入、复核和审批方可生效。根据交 易的金额和性质的不同，付款的录入、复核和审批由具有不同权限的 财务人员担任。根据交易的性质和收款方，复核及审批人员在复核及 审批过程中检查款项支付的适当性，防范将大额款项拆分后分批支付 的情况发生。 2.32.3用户证书与密码管理用户证书与密码管理 网上银行的使用人员持有各自的唯一的用户证书和密码，避免一人同 时持有或使用多个用户证书与密码的情况。使用人员收到用户证书与 密码后，确认用户证书有效及密码密封完好，并妥善保管；使用人员 不得将证书与密码交给其他未经正当授权的人员使用。 网上银行使用人员定期（至少每三个月）更换密码，防止泄密。一旦 发现或怀疑用户证书被盗用、遗失、损坏或密码不当泄露等情况，使 用人员及时通知开户银行办理挂失手续并上报管理层。 3.3.票据的管理票据的管理 票据主要包括支票、银行承兑汇票、商业承兑汇票。 3.13.1票据领用票据领用 3.1.1支票领用 出纳根据经会计人员复核签章后的附有完整原始凭证的记账凭证开具 支票。支票开出并领用后，出纳在原始凭证上加盖“付讫”章，连同 支票存根、支票申领单等转交会计人员，并在支票领用登记簿中记录。 支票领用人需在支票申领单/支票领用登记簿中签收。 对于因预借资金而开具的支票，资金预借人持经适当授权人员审批的 支票申领单，向出纳领用支票。出纳在支票领用登记簿中记录领用支 票的信息。支票领用人需在支票申领单和支票领用登记簿中签收。出 纳将支票存根、支票申领单转交会计人员进行账务处理。财务部门出 纳对支票使用情况进行跟进并监控支票领用人的及时核销。空白支票 由专门人员保管。 3.1.2汇票领用 汇票视同现金管理并建立票据领用登记簿对票据的领用情况进行逐笔 登记。独立于票据保管人的人员定期将票据存根与票据登记簿进行核 对，无误后在票据登记簿上签字。 需要开具承兑汇票时，相关业务人员或财务部门专门人员根据需求单 位的要求提出书面申请，经财务部门负责人审批后加盖公章并提交相 关银行。银行审核并同意承兑后，财务部门专门人员与银行协商由银 行对汇票进行承兑的具体事宜。协商一致后，财务部门经适当授权的 人员与银行签订银行承兑汇票协议并由双方授权人员在汇票上签字并 加盖公章。 银行承兑汇票协议签署后，财务部门出纳按照银行的相关程序办理银 行承兑汇票。银行承兑汇票开出并领用后，出纳在原始凭证上加盖 “已付讫”章，连同汇票回单、汇票申领单等转交会计人员，并在票 据领用登记簿中记录。承兑汇票领用人需在汇票申领单/汇票领用登 记簿中签收。 3.23.2支票的收取支票的收取 收到业务部门转交的支票后，财务部门对支票进行核验，检查票据的 真实性和有效性，并于当日或次日交存银行。出纳将银行回单转交会 计人员，会计人员将支票金额与相关合同、账务信息进行核对后进行 账务处理。 如果发生退票，出纳通知业务部门相关经办人进行追收。同时，出纳 将银行退票回单转交会计人员进行账务处理。 4.4.现金管理现金管理 4.14.1现金实物管理现金实物管理 根据自身现金流动情况，各公司建立库存现金限额管理制度，现金限 额经适当授权的管理层书面批准后实施。独立于现金管理的财务部门 专门人员定期或不定期参加现金盘点时对库存现金限额进行监控。 除根据现金管理暂行条例规定可以使用现金的，其它款项的支付 须通过开户银行转账结算，不得以大额现金的形式支付。不得坐支现 金，营业缴款和其他销售收入所收回的现金须及时送存银行（具体流 程参见收入和计费业务流程） ，日常经营所需开支的现金从库存现金 中支付或从银行提取，提取现金时需在现金支票上注明款项的用途。 4.24.2现金的收付和盘点现金的收付和盘点 需要对外支付的部门提出付款申请，提交证明款项支付的原始凭证， 经部门负责人审批同意后提交财务部门。根据款项的性质和涉及金额 的不同，财务部门负责人和/或公司管理层根据费用审批权限对付款 进行审批。 出纳根据经会计人员复核签章后的附有完整原始凭证的记账凭证办理 现金收付。现金收付后，出纳在收、付款凭证上加盖现金收（付）讫 章并由收付款人签字，并将收付款凭证等转交会计人员进行账务处理。 出纳对现金管理做到日清月结。财务部门独立于出纳的人员对现金进 行定期（如每周）盘点和不定期抽查，就库存现金实物和账面记录进 行核对。参与盘点的人员在现金盘点表上签字确认并对盘点差异进行 跟进。对于发现的长短款情况，盘点人员向具有相应权限的管理层进 行书面汇报并在取得管理层审批后进行账务调整。 会计检查人员至少每季度抽查盘点一次现金，对于盘点结果、库存现 金限额执行情况及发现的长短款情况向具有相应权限的管理层提交会 计检查报告，并在取得管理层审批后进行相应处理。 5.5.现金的捐赠现金的捐赠 现金捐赠由捐赠单位的经办部门通过 OA 系统提出申请，经财务部门 等相关部门会签后，根据金额和性质提交适当层级的公司管理层审批。 对于非公益性、非救济性、对关联单位捐赠，以及年度累计捐赠超过 人民币 100 万元人民币的捐赠，捐赠单位报总部具有适当权限的管理 层审批。人民币 100 万元以内的现金捐赠由捐赠单位根据现金支出的 审批权限取得本公司具有相应权限的管理层审批。 财务部门在支付并取得捐赠经办部门提交的捐赠收据或其他有效确认 文件后，进行账务处理。 6.6.省公司对地市公司收支两条线管理省公司对地市公司收支两条线管理 6.1资金的上缴资金的上缴 地市公司通过收入专用账户汇集收入资金，每月向省公司上缴。 省公司财务部门主管资金的人员根据地市公司每月提交的财务报表确 认地市公司应上缴资金总额并根据银行进账单的到账日期检查资金上 缴是否及时。省公司财务部门专门人员按月对地市公司资金实际上缴 比例等情况进行考核，提交财务部门负责人审阅后以书面形式通报公 司管理层。 6.2资金的拨付资金的拨付 省公司财务部门每年制定并批准地市公司运营周转金额度，用于地市 公司的日常运营支出。同时，省公司财务部门制定地市公司银行存款 最高限额，控制地市公司运营周转金的使用，超出部分由地市公司于 月末上缴省公司。省公司财务部门专门人员按月对地市公司银行存款 最高限额执行情况进行考核，并以电子邮件形式告知地市公司。每年， 省公司财务部门向公司管理层通过 OA 系统通报地市公司银行存款最 高限额执行情况。 对于资本性支出，地市公司按月向省公司提交书面用款计划表，省公 司工程建设部门等相关部门授权人员将地市公司用款计划与资本性支 出预算进行比较，经部门负责人批准并签字确认后，将用款计划表提 交财务部门。财务部门会计人员根据批复的用款计划表向地市公司拨 付资金。 每月，省公司财务部门报表编制人员通过 MIS 系统运行对账报表，就 地市公司与省公司之间拨付资金往来余额进行核对。并且，省公司与 地市公司保留就拨付资金往来进行定期核对的相关书面证据。如有差 异，省公司报表编制人员与地市公司会计人员查找原因并进行账务调 整。 7.7.总部与省公司之间缴拨资金总部与省公司之间缴拨资金 总部与省公司的资金缴拨主要包括：省公司向总部上缴利润；总部与 省公司之间就业务往来和费用分摊进行结算。 7.1利润上缴利润上缴 每半年，省公司按照总部下发的上缴利润的文件，经省公司董事会决 议通过后上缴利润。省公司财务部门会计人员根据上缴利润的文件和 董事会决议进行账务处理，确认应缴利润并办理资金上缴。 7.2业务往来和费用的结算业务往来和费用的结算 于会计期末，省公司财务部门根据总部提供的各项业务结算单由各相 关业务部门指定人员与相关账务记录进行核对和确认。省公司财务部 门根据业务部门确认的各项业务结算单在规定时限内向总部上缴资金。 于会计期末，省公司财务部门根据总部提供的费用分摊计算表，进行 账务处理并将应付款项在规定时限内向总部上缴。 8.8.资金调度管理资金调度管理 8.1资金的归集资金的归集 每日，省公司按照总部资金归集比例的要求，将资金归集到总部指定 账户。该账户以省公司名义开立并由总部财务部资金调度中心统一管 理。 省公司每日平均归集资金、月末归集资金应达到省公司资金总额的 50%以 上。总部财务部门资金调度中心的专门人员每月对省公司资金的归集 情况进行审阅及考核，经总部财务部资金调度中心负责人审批后以书 面形式向公司管理层进行通报。 总部财务部资金调度中心在新中大系统中记录所有与省公司资金归集 及委托贷款相关的账务处理。对于归集在总部管理的省公司资金，总 部财务部资金调度中心通过新中大系统记录银行存款和内部往来款项 的增加。 9.9.职责分工职责分工 用于银行支取的预留印鉴分人保管，公章由专人负责保管，个人名章 由本人或其授权人员保管。严禁由一人保管所有银行预留印鉴。 现金管理不相容岗位必须严格分离，对现金和银行存款支付业务进行 审批的人员、现金的实物管理人员和对现金及银行存款交易进行记录 人员存在职责分离。 通过网上银行进行付款，需经过录入、复核和审批方可生效。根据交 易的金额和性质的不同，付款的录入、复核和审批由具有不同权限的 财务人员担任。 二二 采购业务管理采购业务管理 一一. .业务目标业务目标 1.确保需求或采购计划合理且经审批。 2.确保采购申请得到适当审批。 3.合理选择供应商。 4.合理确定采购价格，维护公司利益。 5 确保采购合同合同内容不存在重大疏漏和欺诈，签订经会审授权，维护公司 合 法权益。 6.对采购合同的履行进行有效跟踪，保证物资供应满足公司经营需要。 7.确保采购物资验收标准明确，程序规范。 8.付款审核严格，方式恰当，维护公司信誉。 9.全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，满足信息披 露 要求。 10.采购流程制度符合业务状况，提高公司经营效率。 二二. . 适用范围适用范围 整个公司的采购业务管理流程。 三三 成功测评标准成功测评标准 1 无重大物资质量事故发生； 2 无重大采购延误发生； 3 无重大价格偏差； 4 相关文档齐全。 四四. . 流程负责岗位流程负责岗位 战略规划总监 五五. .主要业务风险主要业务风险 1 需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与 公司生产经营计划不协调。 2 缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资 过量或短缺，影响公司正常生产经营。 3 供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。 4 采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的 跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成公司资金损失。 5 未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合 同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致公司合法权益受到侵害。 6 缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程 保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。 7 验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可 能造成账实不符、采购物资损失。 8 付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致公司资金 损失或信用受损。 9 缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节 的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可 能导致公司采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。 10 采购流程与管理制度与业务状况脱节，影响公司经营效率。 六六. .关键控制点关键控制点 1 采购计划的编制与审批 公司有关部门应根据公司的生产经营计划、固定资产投资计划、工程项目的进 度和物资、存货状况定期制定物资或服务采购计划。财务部应当参与采购计划 的编制。采购计划应包括：采购的品种、数量、价格、质量要求、供应商的选 择及购入货物进度预算等。采购计划应纳入采购预算管理，作为年度财务预算 的组成部分，经董事会或股东会审批后下达执行。参见预算管理流程。 2 请购 需求或使用部门进行请购时，如在采购计划内，填写请购单 ，计划外，填 写预算外采购申请单 ，说明拟采购的数量、金额、依据等。请购申请经部门 负责人审核签字后，提交行政部门进行审核，预算内采购元以下，由财务总 监审批，预算内元（含）以上及所有预算外采购由总裁审批。重大采购，按 公司章程或权限指引，应提交董事会或股东会审批。 3 选择供应商 公司逐步建立供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法 性进行审查，确定合格的供应商清单 ，健全公司统一的供应商网络。公司新 增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由 采购部门根据需要提出申请，经采购部门负责人审核后报总裁批准，纳入供应 商网络。必要时，公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4 确定采购价格 健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等 多种方式，科学合理地确定采购价格，重大物资或服务采购价格报总裁审批。 对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判 等公开、竞争方式签订框架协议。 5 订立采购合同 根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述 合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对 于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、 财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。 6 管理供应过程 采购部门依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生 产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措 施，保证需求物资的及时供应。 采购部门根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运 输方式，办理运输、投保等事宜。 7 验收 采购物资到达公司时，采购部门应及时组织使用部门、财务部门参与验收。验 收的货物，其采购订单、送货单据、实物三者必须相符。收货部门在送货单据 上签字前，应通过计数、过磅或测量等方法来验证送货单据所列示的数量，同 时在可能的范围内检验货物质量：如查验货物包装是否完好、外观是否完整无 破损等等。 采购部门组织服务接受部门、财会部门等的相关人员，严格按照验收标准对服 务商交付的成果进行审查和全面测试，形成验收报告。 8 付款 验收合格后，财务部根据公司付款规定进行支付，参见货币资金管理流程。 9 会计系统控制 采购部门、仓储及财务部门详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购 通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采 购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。 财务部经理指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账 款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因， 报财务总监批准后，做出相应调整。 七七. .关键控制点相关资料关键控制点相关资料 1 年度采购计划 2 请购单 3 预算外采购申请单 4 供应商清单 5 采购合同 6 进度报告 7 验收报告 8 对账函 9 采购后评估报告 三三 销售业务管理销售业务管理 一.业务目标 搭建销售管理的基本框架，是销售业务管理规范化。 二.适用范围 工业板块的销售业务管理流程。 三、 成功测评标准 1 完成预定销量； 2 销售合同齐全； 3 回款及时； 4 文档保存齐全。 四流程负责岗位 工业板块副总裁 五主要业务风险 1 不及时掌控市场动态，所有的销售决策都无从谈起。 2 产品定价不合理，就 很难实现销售目标。 3 渠道建设的不好，就很难实现销售目标。 4 缺乏专业 的销售队伍，很难实现销售目标。 5 销售政策制定的不合理，很难实现销售目 标。 六关键控制点 1.建立市场信息的采集和反馈机制 市场信息是整个销售管理的基础。产品价格、渠道建设等决策都要依据市场信 息。 因此，业务人员须填写市场信息收集表和市场信息反馈表 ，为企业营销 决策提供必要的信息。 2.制定销售政策，包括价格政策、回款政策和推广政策。 价格政策 出厂价=市场价-经销商利润。 “市场价”主要参考市场同类型其他产品的定价， 因为企业还很弱小，产品并非独创。 “经销商利润”也根据市场上经销商的平均 利润确定，因为赚不到卖同类型的其他产品的差价，就不会有人愿意经销企业 的产品。 将出厂价与零配件成本进行比较，只要不亏本就行。集团技术中心制作各个型 号产品的“物料清单(BOM 表)” ，才能确定出真正零配件成本。其余分摊成本可 根据目前已有的数据预估。 回款政策 包括定金、回款期限。一旦超过约定期限，必须规定我方的时间期限和相应措 施。比如：过期 10 天就给对方打电话催款，如果没有反应，再过 5 天，向对方 发出言辞更为严厉的书面催款通知，或加上电话警告。如果还是无效，再过 5 天，派员上门催收，并立即停止后续供货。 推广政策 包括返利、价格保护、奖励、协作支持等方面。 3.建立渠道（即经销商）档案 渠道是指产品或服务由生产者向消费者转移所依赖的一整套组织。包括批发商、 零售商。 消费者在地理位置上分散，企业制造出来的产品总是集中在某一地点，联接消 费者和企业，实现产品的物理转移，就要靠渠道。 渠道甚至有可能成为争取消费者的关键因素。消费者要想了解是否有这个产品、 产品是否适合自己的需要、质量是否可靠、服务是否有保障等等，都需要通过 渠道才能感知。 渠道建设得好，销售目标就达成得好。 因此业务人员须填写经销商档案表 。 4 建立内部销售员奖励政策 目前情形下，不仅要关注业务员销量指标，还要关注其销售过程。 要求业务人员填报业务拜访记录表 ，核实后考虑对业务人员开拓和维护经销 商的行动给予适当奖励。 5 招聘培训业务员，加强队伍建设 什么事都得靠人做出来，没有人员，做不成事。 在当前情形下，一方面要招聘充实业务员队伍，另一方面要培训业务员。 招聘 条件，熟悉销售。实在不行，有销售潜质也行。有人做事总比没人做事强。 不管是现在的业务员还是新招进来的业务员，不管有经验还是没经验，发现稳 定的经销商不多，目前销量较少，明白自己必须尽快拿回订单，心里承受着巨 大的压力。如果此时，不进行销售业务（前期主要包括产品知识、销售技巧） 知识的培训，压力无论如何都得不到缓解，毕竟订单要靠销售技巧和时间投入 才能得来。随着时间的推移，业务员就会心生去意。这样一来，企业就会陷入 一种恶性循环，业务员流动越来越频繁，越来越难招聘到合适的人。 所以，当前必须尽快对业务员制订正式的，而不是非正式的培训计划。 四四. .存货管理业务流程存货管理业务流程 一、一、业务流程范围业务流程范围 1所涉及的业务范围 存货的采购、入库、保管、出库、退库、清查、处置以及账务处理。 存货的范围包括：家用电器、电子产品、办公设备、通讯产品及配件、 百货、自行车、电动助力车、摩托车、汽车、乐器销售，工艺礼品、 纪念品、乐器、工艺礼品、纪念品。 2所涉及的部门范围 存货管理部门、财务部门、市场经营部门、采购部门、网络部门、安 全保卫部门 二、二、涉及的应用系统和重要电子表格涉及的应用系统和重要电子表格 应用系统：MIS 系统、OA 办公系统、智能网系统 重要电子表格：盘盈盘亏报表、存货跌价准备计算表 三、三、目标目标 1合理确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性； 2合理确保存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分离，减少 欺诈和舞弊行为的产生； 3合理确保存货的实物安全。 四、四、风险风险 1存货账务记录可能不及时或不准确，造成存货价值不准确； 2可能因缺少适当的职责分离，引致存货损失； 3资产保管不当或记录混乱，造成资产账实不符； 4存货实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失； 5积压或过期存货可能不能及时发现并采取适当行动进行处理。 五、五、相关会计科目相关会计科目 现金及现金等价物、存货、应付账款、其它应收款、其他营运支出、 其它收入、其它支出、营业外收入、营业外支出 六、六、流程描述流程描述 1.1.11.1.1存货管理存货管理 1 1存货的采购存货的采购 1.1.1.1.采购申请的审批采购申请的审批 存货需求部门通过 OA 系统提出存货采购需求。根据采购涉及的金额， 经适当授权的需求部门负责人或公司管理层批准采购需求并将采购需 求通过 OA 系统传达至采购部门。采购部门经适当授权的人员根据预 算和库存情况复核采购需求并在 OA 系统中批准确认。 采购部门根据采购涉及的金额确定是否需履行招标程序。对于一定金 额以上符合招标条件的采购，采购部门履行至少有三方供应商参加的 招标程序；对于一定金额以下不符合招标条件的采购，采购部门在合 格供应商名录中选取采购供应商。 采购部门根据初步确定的供应商、采购单价以及采购数量提出采购申 请书，根据涉及金额的不同，提交采购部门负责人或公司管理层审批。 采购部门根据经批准的采购申请书履行合同会签程序并与供应商签订 采购合同。 1.2.1.2.采购订单的建立采购订单的建立 只有经授权的采购部门专门人员才可以在 MIS 系统中建立及更改采购 订单。 采购部门负责创建采购订单的人员根据签订的采购合同在 MIS 系统中 建立采购订单，在订单中输入存货类型、单价、数量、供应商等信息。 采购部门在 MIS 系统中创建采购订单时，供应商仅能够从 MIS 系统中 的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录 中的供应商。 授权在 MIS 系统中创建采购订单的人员应独立于采购执行人员。如在 MIS 系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门 经适当授权的人员应根据采购合同对 MIS 系统中的采购订单进行复核， 确认采购订单信息与采购合同的一致性，并在 MIS 系统中对采购订单 进行批准，启动采购订单的可用状态。 采购订单应连续编号，以确保对其完整性的有效监控。 采购部门专门人员定期（如每月）通过 MIS 系统生成未关闭采购订单 （尚未收货的采购订单）清单，审阅其中长期未关闭的采购订单明细， 及时查找原因并积极跟进。相关人员应在未关闭采购订单清单上签字 确认，以建立必要的问责制。 采购订单的修改和取消采购订单的修改和取消 采购订单的修改和取消以合同的变更或取消为依据。 采购部门负责建立采购订单的人员根据变更后的合同或合同终止协议在 MIS 系 统中修改或取消采购订单。 授权在 MIS 系统中修改或取消采购订单的人员应独立于采购执行人员。如在 MIS 系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授 权的人员应根据变更后的合同或取消合同的证据对 MIS 系统中的采购订单进行 复核，确认采购订单修改的信息是否与采购合同一致，在 MIS 系统重新批准采 购订单，重新启动采购订单的可用状态。 在采购订单相应的存货已入库的情况下，根据变更后的合同，采购部门负责采 购订单的人员通知并确保仓库 MIS 系统管理员在 MIS 系统中进行存货退库处理 后，对 MIS 系统中的采购订单进行修改后，重新办理存货入库手续。 1.3.1.3.合格供应商管理合格供应商管理 只有财务部门经过授权的供应商信息维护人员才能在 MIS 系统中对供应商记录 进行创建和修改。对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。 采购部门采购人员将评价为合格供应商的供应商信息，包括供应商完整名称、 账号以及地址等，记录于供应商创建/更改申请单。采购部门负责人就采购人员 对供应商的评价程序进行监控并对合格供应商的选择进行审批。经适当授权的 管理层审批后的供应商方可被提交至财务部门，由其建立供应商记录并纳入合 格供应商管理。对供应商信息的修改亦应取得经适当授权的管理层的审批。 财务部门独立于应付账款记录的人员根据采购部门提供的供应商创建/更改申请 单在 MIS 系统中建立或修改供应商记录，对供应商名录进行维护。 财务部门供应商信息维护人员在采购部门的配合下，定期审阅合格供应商名录， 确认合格供应商记录信息准确、完整和有效后，相关审阅人员在审阅结果上签 字确认。 2.2.存货的入库存货的入库 供应商送货至仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损并根据送货 清单清点核对货物类型及数量等，经确认无误后在供应商送货清单上签字，并 将送货清单于当月提交仓库 MIS 系统管理员。 仓库 MIS 系统管理员将送货清单与 MIS 系统中的采购订单进行核对，以保证采 购存货交易的存在性。核对无误后，仓库 MIS 系统管理员于月末结账前，在 MIS 系统中录入实际到货数量并进行收货确认，MIS 系统按照采购订单的存货单 价自动记录存货金额的增加和暂估应付款。 只有经授权的仓库 MIS 系统管理员方可在 MIS 系统中进行收货确认及记录存货 出入库。 仓库 MIS 系统管理员进行收货确认后通过 MIS 系统打印入库单，并交给仓库实 物管理员。入库单由 MIS 系统进行连续编号，以确保存货入库记录的完整性。 仓库实物管理员核对供应商名称、存货类型、数量、到货日期等信息准确无误 后，在入库单上签字确认。 仓库实物管理员将签字后的入库单传递至采购部门，采购部门将供应商提供的 发票和入库单一并交给财务部门。 财务部门应付会计在收到供应商发票后，将入库单、MIS 系统采购订单与发票 进行三单匹配，确认无差异后在 MIS 系统的采购订单中输入发票的实际存货数 量和单价，并进行发票匹配确认，MIS 系统自动形成会计分录，将暂估应付款 转至应付账款。 在发票价格与采购订单价格存在差异的情况下，应付账款会计对差异产生的原 因进行调查。根据原因的不同做相关处理，如果供应商的发票有误，要求供应 商重开发票；如果采购订单有误，修改采购订单，具体流程参见本流程之 1.3 采购订单的修改和取消流程。 如价格差异在合理范围内，应付账款会计在 MIS 系统的采购订单中输入发票的 实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS 系统自动形成会计分录，按 照采购订单单价将暂估应付款转至应付账款。应付账款会计手工编制会计凭证， 根据采购订单价格和发票价格的差异调整应付账款和存货的不同类别记录其它 营运支出或其它支出。 财务部门经适当授权的人员定期（如每月）对暂估应付款余额进行审阅，对其 中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进并及时提供采购发票，复核后 在暂估应付款明细表上签字，以确保应付账款能够及时进行确认。 对于在无合同或无订单的情况下预收的存货，于存货到库前，采购人员向仓库 提供存货到库通知单，注明其为无合同、无采购订单存货并说明原因。仓库依 据到货通知单核对到货存货，填写并签署存货暂收单并记录暂收存货登记簿， 作为暂收处理。 对于暂收存货，采购部门应及时签订相关合同并补办入库手续，在 MIS 系统中 记录存货入库及出库，使存货暂收单及暂出单与 MIS 系统生成的入库单和出库 单对应匹配。 采购部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的暂收存货登记簿并对 其中长期未清理的存货余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以 及入库程序。对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的 存货，存货管理部门汇总已领用的存货的数量和预计价格，经存货管理部门负 责人审批后，上报财务部门，由其对领用存货的成本进行账务暂估处理，以确 保成本费用核算的完整性。 2 2存货的实物管理存货的实物管理 2.1.2.1.仓库管理仓库管理 存货管理部门建立安全防范制度，按存货分类进行库存管理。 仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等安全装置保证存货的安全。 只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证存货的实物安全。 存货管理部门授权人员定期（至少为每季度）对仓库的安全保卫设施和控制措 施进行巡视检查并出具实地检查报告。 2.2.2.2.低值易耗品和办公用品实物管理低值易耗品和办公用品实物管理 办公用品和低值易耗品于领用时计入费用，并纳入存货管理流程。 如办公用品和低值易耗品入库时一次性记入费用，仓库使用备查簿对其进行账 外实物管理，登记低值易耗品和办公用品的领用记录。 领用人在领取办公用品和低值易耗品时，向仓库提交经适当授权的管理层的批 准并由仓库记录于办公用品和低值易耗品实物登记簿。领用人在实物登记簿上 签字确认。 仓库独立于实物保管的人员定期（如每季）审阅办公用品和低值易耗品备查簿， 核对相关支持性单据并签字确认，以确保办公用品、低值易耗品的准确记录。 3 3 存货的出库存货的出库 领用出库领用出库 领用部门填写存货领用申请，由经过适当授权的人员审批并在领用申请上签字 确认。 仓库 MIS 系统管理员根据经审批的领用申请在 MIS 系统中录入领用存货的数量 和领用部门，MIS 系统自动记录存货减少并记入相关成本费用科目。存货单位 成本由 MIS 系统自动获取系统按照移动加权平均法核算的存货单位成本。 只有经授权的仓库 MIS 系统管理员方可以在 MIS 系统中进行出库确认。 仓库 MIS 系统管理员通过 MIS 系统打印出库单交领用人。出库单由 MIS 系统进 行连续编号，以确保存货出库记录的完整性。领用人凭出库单和领用申请于当 月向仓库实物管理员领取货物。仓库实物管理员核对领用申请单和出库单无误 后，办理存货实物出库。出库单由存货领用人和仓库实物管理员签字确认。 出库单由 MIS 系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完整性。 于会计期末（至少每半年） ，领用部门就已领用但尚未使用的存货办理退库，由 仓库 MIS 系统管理员记录存货退库并对存货领用时确认的成本费用进行调整。 存货的调拨存货的调拨 省公司统一安排存货调拨，根据库存情况和各地市公司需求将存货调拨到各地 市公司或各地市公司将存货转移到省公司，各地市公司之间不能互相调拨存货。 省公司向地市公司调拨存货省公司向地市公司调拨存货 地市公司向省公司提出内部调拨申请，由省公司存货管理部门根据库存情况安 排内部调拨。省公司存货管理部门经授权人员审核调拨申请表，批准后签字确 认。 省公司存货管理部门将审批后的调拨申请单传至省公司仓库。省公司仓库存货 实物管理员根据经批准的调拨申请单发出存货、出具发货清单并签字确认，发 货清单一联交省公司仓库 MIS 系统管理员，一联通过运输人员转交地市公司仓 库实物管理员。 省公司仓库 MIS 系统管理员根据发货清单在 MIS 系统中将发出存货的数量记录 于地市公司中转库。MIS 系统自动记录省公司仓库存货减少和地市公司中转库 存货增加。 实物运抵地市公司仓库后，地市公司仓库存货实物管理员检查货物包装是否完 整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字 并提交地市公司仓库 MIS 系统管理员。 地市公司仓库 MIS 系统管理员将发货清单与 MIS 系统中中转库的存货信息进行 核对，确保存货类型和数量一致。经确认无误后，地市公司仓库 MIS 系统管理 员在 MIS 系统中将存货由中转库转移至实际库存。 地市公司向省公司调拨存货地市公司向省公司调拨存货 省公司存货管理部门分析库存情况，提出存货调拨申请，省公司存货管理部门 经授权人员审核调拨申请单，批准后签字确认。 省公司存货管理部门将经批准的调拨申请单转至地市公司存货管理部门。地市 公司仓库存货实物管理员根据经批准的调拨申请单发出存货、出具发货清单并 签字确认，发货清单一联交地市公司仓库 MIS 系统管理员，一联通过运输人员 转交省公司仓库实物管理员。 地市公司仓库 MIS 系统管理员根据发货清单在 MIS 系统中将发出存货的数量记 录于地市公司中转库。 实物运抵省公司仓库后，省公司仓库存货实物管理员检查货物包装是否完整， 并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提 交省公司仓库 MIS 系统管理员。 省公司仓库 MIS 系统管理员将发货清单与 MIS 系统中地市公司中转库的存货信 息进行核对，确保存货类型和数量一致。经确认无误后，省公司仓库 MIS 系统 管理员在 MIS 系统中将存货由地市公司中转库转移省公司实际库存。MIS 系统 自动记录省公司仓库存货增加和地市公司中转库存货减少。 存货的退库存货的退库 当存货需要退库时，存货原领用部门提出退库申请，填写退料申请单，经存货 原领用部门及存货管理部门授权人员审批后办理退库。 仓库实物管理员将退料申请单与退回存货的数量、型号一一核对无误后接收退 库存货，并在退料申请单上签字后将其转至仓库 MIS 系统管理员。 仓库 MIS 系统管理员根据经收货确认的退料申请单在 MIS 系统中录入退回存货 的数量。MIS 系统自动获取系统中核算的当前存货的单位成本，记录退回存货 的成本。 对于退回的不能正常使用的存货，区别于正常存货进行实物管理并通过定期的 存货处置流程进行清理。 编制存货进销存报表编制存货进销存报表 于月末，仓库 MIS 系统管理员通过 MIS 系统库存模块生成当月存货进销存报表， 提交财务部门由其据以与存货总账模块记录之存货余额进行核对，确保库存模 块中存货永续记录与总账模块中存货会计记录的一致性，并对差异产生原因进 行跟进。财务部门核对无误后，在存货进销存报表上签字并归档。 存货的清查存货的清查 仓库定期（至少为每季度）对全部存货进行实物盘点。盘点前，存货管理 部门编制详细的盘点计划，对盘点要求进行明确。 盘点过程中，独立于仓库实物管理的人员或财务部门人员参加监盘。 盘点人员根据实际清查的存货数量，填写连续编号的，仅列示存货名称的空白 盘点表，在盘点表上记录实盘数量。盘点表经盘点人员和监盘人员签字确认后 交仓库 MIS 系统管理员，由其将盘点表上的清查结果与 MIS 系统中的存货记录 进行核对以发现存货的盘盈、盘亏情况。独立于存货实物管理的人员清查盘盈、 盘亏产生的原因，并编制存货盘点报告，报告存货短缺、毁损、呆滞等情况， 经盘点人员与监盘人员签字后上报存货管理部门及财务部门。根据存货盘盈盘 亏涉及金额的不同，经过适当授权的管理层对盘盈盘亏结果进行审批并签字确 认。根据经批准的存货盘点报告，独立于存货实物管理和仓库 MIS 系统记录的 经授权人员在 MIS 系统中于账期结束前调整存货数量，记录盘盈盘亏。 存货的处置存货的处置 仓库定期（至少为每半年）提交拟处置存货库存报表，反映由于毁损、过期、 业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需进行处置的存货情况。对于毁损 和待报废存货，存货管理部门对存货进行实物检查，对符合处置条件的存货， 编制存货报废清单，并根据涉及的金额的不同由经过适当授权的管理层审批。 批准对存货进行报废处理的人员应独立于存货实物管理和存货账务处理人员。 存货的处置方式分为：报废销毁与销价处理。 报废销毁：根据管理层审批的存货报废清单，仓库及时组织销毁相关存货。独 立于存货实物管理的人员在销毁前根据报废清单核对报废实物的数量并监督销 毁。监督人员在销毁完成后于存货报废清单签字确认。根据经管理层批准和负 责销毁人员签字的报废清单，独立于存货实物管理的经授权人员在 MIS 系统中 录入报废的存货数量并进行报废确认。 销价处理：根据管理层审批的存货处置清单，仓库与收购方签订处置合同，合 同按会签流程审批。仓库实物管理员凭处置合同将存货实物交予收购方，双方 在交接清单上签字，仓库 MIS 系统管理员根据处置合同核对经买卖双方签字确 认的交接清单，无误后在 MIS 系统中录入销售的存货数量并进行销售确认。付 款时收购方将处置现金收入转账至财务部门，仓库实物管理员不得直接接收现 金。所有待处置存货在报废或处置前单独存放。 存货管理部门在盘点过程中，对已批准报废的存货的实物处置和管理情况进行 监控，了解其清理报废情况，确保其在批准报废后得以及时清理。 3 3存货的计价存货的计价 11.1.11.1.存货价值核算存货价值核算 省公司和地市公司执行总部统一规定的移动加权平均法核算存货成本。 MIS 系统在上线时按照移动加权平均法进行存货成本核算的设置。财 务部门经授权人员定期检查 MIS 系统中存货成本计价方法的设置，确 认无误后在检查记录签字确认。 对于存货暂估成本与实际成本的差异，财务部门直接调整应付账款并 记录相关成本费用科目。 11.2.11.2.计提存货跌价准备计提存货跌价准备 总部明确了计提存货跌价准备的标准，各省据此标准结合实际情况， 确定内部审批程序，定期计提存货跌价准备。 财务部门定期（至少为每半年）会同存货管理、采购、市场等部门对 存货进行可变现净值与账面价值对比，计算差异，出具存货跌价准备 计算表和存货跌价准备报告，在地市公司管理层审批后上报省公司管 理层审批。根据经适当授权的管理层的审批意见，财务部门在 MIS 系 统中计提存货