局输变电工程档案管理规定a

输变电输变电工程档案管理工程档案管理办办法法 1、 、总则总则 为加强我公司的输变电工程档案的管理，提高档案质量的编制水 平，确保我公司输变电工程全过程的档案系统、完整、准确，安全特制 定本管理办法。 2、适用范围 本管理办法适用于 110 千伏及以上的输变电工程的新建、扩建工 程和 35kV 千伏及以下的大修、技改、农网、城网改造等工程可参照执 行。 3、相关文件 农网建设与改造工程档案管理办法 粤电用200110 号 建设工程文件归档整理规范 GB/T503282001 输变电工程移交生产管理办法 GPG/MP/26/2002 110KV 及以上送变电工程启动及竣工验收规程 （DLT7822001） 。 4、职责 41 凡是工程中标的施工单位要向建设单位缴纳工程档案保证金 50，000 元，工程验收后要在工程投运的一个月内移交成套的工程档案 资料及工程档案管理单机版，如按时移交工程档案并按档案移交工作 流程给有关部门审核、档案室验收通过后将退还工程档案保证金，档 案室对不符合档案管理要求的工程档案及时提出书面的整改意见提交 规划建设部，由规划建设部通知施工单位整改，施工单位要按照整改 通知单规定的时间内整改完毕，如不按时移交或拖延整改时间按保证 金总额每天的 5%0扣除。 42 工程建设和工程协调会议由组织部门通知档案管理部门有关人员 参加，档案人员为进一步了解工程建设情况，并结合部门管理职能，积 极主动做好相关配合工作。掌握竣工资料存在的主要问题和薄弱环节， 并就共性问题提请有关部门重视和协调。 43 直接参加资料验收工作。工程验收应由组织部门通知档案人员参 加，在工程验收阶段，应同步验收竣工资料。并根据验收发现的存在问 题，提出具体整改意见与要求。在验收时，档案人员对资料验收不能代 替专业资料的完整性、准确性验收，各专业验收组应同时验收各施工 单位提供的相关竣工资料，以确保设备资料、图纸于实物相符。 44 本着“谁施工谁负责编制”的原则，要求凡城建我公司输变电工程 的施工单位和监理单位，必须按本管理办法编制竣工档案，否则一律 不予接收，施工单位、监理单位根据各自承担的工作内容、范围和职责， 将归档范围规定的文件材料、图纸的收集、分类、整理、录入单机版、 移交。 45 规划建设部负责本单位输变电工程档案的收集、整理和督促指导 各施工单位资料的收集、整理、移交工作。 46 监理单位负责在施工过程中监理所形成的文件材料的收集、分类、 整理、录入单机版、移交。 47 建设单位项目实行总承包的，在工程竣工验收投产后，30 天内总 包单位负责汇总各分包单位形成的工程档案的收集、整理、分类、录入 单机版、移交工作。 48 物流中心在主要设备开箱时把开箱时间、地点通知档案员，档案 员有选择的参加部分主设备开箱验收，以了解和掌握设备资料的流向 情况。 49 财务部在工程结算时，应由施工单位提供有综合档案室盖章签字 的工程档案移交书后方可结算。如果没有档案室签字的工程档案移交 书不能给予结算。 5、管理内容与方法 5、1 档案材料收集、整理及排列 511 逐件整理收集文件材料、剔除重份及无归档价值的零散文件， 补充缺页，使每份文件都很完整。 512 将应归档的文件按立项、设计、施工、竣工等阶段归类划分。 513 不同的形成阶段，不同的单位工程的技术文件材料不能混淆在 一起，应按照技术文件材料的自然形成规律，按电力基本建设档案归 档范围的内容进行有次序有联系的排列。 514 档案资料的组卷按能源部供电企业档案分类表（试行）执行， 即先按问题（内容）分部（分项）工程“分类，然后按档案材料的保管期 限（永久、长期、短期）分别组卷。案卷不宜过厚,一般不超过 40mm，顺 序号的编制则从第一卷由“1”开始，第二卷接着第一卷的编号往下编， 第 3、4 卷以此类推。 515 卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的 请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复 在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排 列。 516 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 517 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 52 竣工档案的编制 521 竣工档案必须按统一要求和标准进行整理、录入单机版、移交， 移交内容真实，资料齐全，签证手续完备，否则一律不予接收。 53 文件材料编制的具体要求： 531 文件材料幅画一律采用 A4 纸（297210mm），小于 A4 标准的 应用以上尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠 齐。裱贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和 数据盖没，签证意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应 折成 A4 纸大小。 532 文件材料必须书写工整，字迹清晰，并一律用黑色碳素墨水书 写或电脑打印，严禁使用签字笔、圆珠笔和铅笔书写、签批。如却有外 单位形成不符合书写要求，但难以整改的文件材料时，档案编制单位 应进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码。 533 文件材料必须装订，即有文字材料又有图纸的案卷应装订。装 订应采用线绳三孔左右侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。长 期和短期比较薄的文件材料可以用不锈钢订进行装订。 534 装订前应逐份检查并去除原用于装订的各种金属物、硬纸盒等。 535 每张有文字的文件材料都须编页码，正面编在右下角，背面编 在左下角，空白页不编号，页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸 上，一律用页码机进行编页码，顺序均为：“ 1”开始，一页一号，一卷一 个顺序号。 536 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。 54 卷内编制要求 541 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。 542 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选 择两个主要责任者，其余用“等”代替。 543 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号 544 文件题名：填写文件标题。 545 页次：填写文件在卷内所排列的起始页码。最后一份文件填写 起止页码。 546 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 547 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片 张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 548 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 55 设备资料的编制 551 设备资料的每张文字材料都须编页码，正面编在右下角，背面 编在左下角，空白页不编号，页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白 纸上，一律用页码机进行编页码，顺序均为：“1”开始，一页一码，一件 为一个顺序号。入：说明书的页码要从 1 至 50 页，第二件图纸页码要 从 1 至 5，第三件页码要从 1 至 2 页。 552 设备产品合格证如果是双面的在裱糊的时候，不能把合格证后 面的字粘住，合格证是双面的正、反面都要打页码。 553 设备资料要在每一件资料的右上角盖件号章， （见下图所示）填 写件号章必须使用黑色墨水的钢笔。 目录号案卷号件号 2061-8400011 （5.5.3 图） 554 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不用编写页码。 555 卷内编制的要求序号、文件编号、责任者、文件编号、文件题名 与文字材料要求相同。 556 设备资料不用装订，将大封面、卷内目录、备考表装于档案盒内。 557 页码：填写文件在卷内所排列的页码，以一份文件填写起止页 码。 56 编制竣工图的规定 561 图纸会审表上的签名必须有与会人员亲笔签名，不准打印或盖 章代替。 562 竣工图的编制工作一般以设计施工图纸为基础，以各种设计变 更文件为补充修改依据。 563 施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图：盖章后作为竣 工图。 564 施工图有局部变动的，在原施工图上进行修改、补充、并加盖变 更修改章和竣工图章后作为竣工图。 （设计变更修改章见图 5.6.4） 13 35mm 56. 5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸 张。图纸一般采用篮晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰， 不得使用计算机出图的复印件。 （如是计算机出图在移交时必须移交图 纸的电子版） 566 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监 理单位、现场监理、总监。 567 竣工图章示例如下，竣工图章的尺寸为:50mm80mm。竣工图 章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 (图 5. 5. 7) 568 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结 竣工图 施工单位 编制人审核人 技术负责人编制日期 监理单位 总监现场监理 80 2020 2020 15 77777 50 构、工艺、平面不止等重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重 新绘制竣工图。 5. 6.9 竣工图不装订,按 A4 纸规格以手风琴式折叠,里朝外、图标栏外 露。折叠号称图纸在图标右上角空处加盖档号章(见 5.5.3 图)，打印案 卷封面、卷内目录和备考表散装于档案盒内。 57 像档案的整理 57.1 声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等。 57.2 声像类资料应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼 落成和竣工工程实体及其施工过程中反映重要部位、隐蔽工程、使用 新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。 57.3 凡归档的声像材料要文字说明，包括主题内容（如反映其一部位 的要说明具体部位）、拍摄者或录制者、拍摄或录制日期、拍摄地点。 57.4 照片按工程进展顺序排列后插装于 A4 大小的相册活页内，并装 订成案卷。 58 工程档案移交的工作流程 581 基建工程、技改、大修工程移交资料工作流程见图：施工单位在 工程档案移交时要认真按照工作流程走，各有关部门人员审核后必须 在移交清单上签名，这样明确各有关部门的职责，保证了基建工程资 料的完整、齐全、系统。所有工程资料施工单位移交后将由档案室人员 向各生产维护部门进行移交。 (基建工程档案移交工作流程图) （技改、大修工程档案移交工作流程图） 合格后返回 施工单位 规划建设部 施工单位 综合档案室 设部 移交维护部门 归 档 施工单位 生技部 综合档案室 移交维护部门 归档 582 农网改造工程档案由郊区管理所档案室进行收集、整理、归档， 在收集、整理、归档的过程中认真按照农网建设与改造工程档案管理 办法去整理、分类、归档，农网改造工程资料要利用工程档案管理单 击版进行信息化管理，并将农网改造工程单机版移交公司档案室导入 OAK 科技档案管理系统备案。档案管理部门将对其业务进行指导和监 督。 583 工程档案管理单机版移交工程资料工作流程(见附图),各施工单 位要在移交工程资料时要按工作流程走,避免在移交工程资料时因资 料欠缺、分类不对、页码有错等原因而造成的拖延移交、返工现象。 (见 5.8.2 附图) 585 本管理规定自下文之日起执行，原茂电办199818 号关于500 千伏茂名输变电工程档案管理办法的通知作废。 585 本管理规定解释权属茂名供电分公司档案室。 586 各直（代）管供电企业根据本单位情况制订本单位的管理办法。 工程档案管理单机版移交工作流程图 有欠缺、 分类不对 的资料档 案和工程 部门以书 面的形式 提交整改 意见书 各参建单位对工程竣工资料进行收集 立卷，每卷用夹子夹好，写好案卷题 名、目录号、分类号、案卷号 放在 用夹子与案卷 档案部门、工程部门对工程项目资料进行 验收 对 用单机版编制工程档案移交书、移交目录，并经有关单 位签名、盖章，与该工程项目档案一并移交建设单位 建设单位档案管理员将参建