如何改进自我业务管理ppt课件

Azoya International Ltd . Strictly Confidential 如何做好自我业务管理 - Don的一些个人心得分享 2015.01.31 Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 2 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 1）如何有效利用每天的工作时间：梳理目标，主动思考 稻盛和夫活法：“工作即修行，从努力工作中体味人生的真谛。” 目标：这4个问题你可曾每天都会思考？ 1)公司（主管）对我当前的岗位定位是什么？ 2)主管给我的工作目标、计划时间点清晰吗？ 3)我自己的技能或业务能力是否足够保质、按时完成目标？ 4)在工作时我观察到了什么新事物和问题？发现和解决这些是否是我的能力成长和发展机会 ？ 如何在个人职业发展中，实现从普通到优秀，量变到质变？ 1)由业务和思考来驱动时间，而非由刚性的时间来驱动业务和思考 2)10000小时定律 3)工匠精神：做好应有的细节 4)优秀是一种习惯 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 1）如何有效利用每天的工作时间：做好时间管理 曾国藩：“勤字为人生第一要义”（也可参考高效能人士的7个习惯） 上班路上 1)改掉迟到的习惯：不要让上班途中的宝贵时间，成为昨日还没睡醒的加时 2)抽空读自己感兴趣的订阅号文章，跟上世界的变化，扩大知识和眼界 3)使用3G/4G速度快的数据业务，节省等待时间 到办公室 1)目标明确：4个业务目标问题的快速思考 2)具体执行：今天内 ，以及本周我还需要做的事务是哪些？时间计划是怎样的？ 上午时间安排 1)收邮件：紧急重要的立刻处理，紧急不重要的优先处理，重要不紧急的先保存再处理，不 重要不紧急的无需处理 2)收完邮件可以关闭Outlook（QQ？），不要成为等待他人邮件和好奇心的奴隶 3)9-11点：人一天中效率最高的2个小时，处理复杂问题，让大脑动起来 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 1）如何有效利用每天的工作时间：人与人的差距其实在8小时外 中午休息 1)不要一个人吃午餐，多与小伙伴，特别是其他业务跨模块的同事沟通，培养全局观 2)确保30分钟的午休，其实很有必要；既然是休息，就少看些视频 下午时间安排 1)继续完成当日尚未完成的重要工作 2)就具体问题与小伙伴有更深入的沟通，如模块内会议，点对点培训等 3)下班前再处理一次邮件（QQ？） 其他时间 1)整块时间：读书学习，自我总结 2)碎片时间：订阅号文章、杂志 3)聚会与运动 是哪位说的两句箴言？ 1)你必须非常努力，才能看起来毫不费力 2)世界上最可怕的事是比你牛逼的人，却比你更勤奋 Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 6 Azoya International Ltd. Strictly Confidential Azoya International Ltd. Strictly Confidential 3）如何写一封邮件：最低效的沟通方式，不发无谓之邮件 如何接收和处理邮件： 1)无论如何，千万不要让接收邮件、回复邮件变成了工作的重点，甚至是唯一事务 2)每日2小时式 3)早晚处理式 4)见缝插针式 如何发起或参与邮件交流： 1)自己发起主题时：主送、抄送、密送（少用）、主题、内容、格式、署名/签名 2)回复他人主题时：检查邮件Loop内人员是否完整，谁需要这个邮件？谁应该对什么负责？ 3)邮件是最差，但却是最便利的沟通方式（想发就发，不用为对方时间考虑、发附件方便） 4)尽早结束或不要再参与已经在多人群发的邮件生命 5)同地点、同模块间应规避邮件交流 6)保密原则，邮件不需要发给与邮件内容或业务不相关的人 7)最容易的时间浪费：当一个不会发邮件的小伙伴，cc邮件给了一个本可以不用cc的小伙伴， 而恰好这个被cc的人童鞋来都守在邮件旁， Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 10 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 4）如何开一个高效的会议：不开无准备之会，开会必有输出 每当想和两人或两人以上开会时，首先想起：开会是最昂贵的沟通方式，再考虑是否需要开会？ 如果一定要开会解决 1)你是发起者：建议先和被邀请者口头确认，再使用个人日程管理工具（如Outlook的日程表）发 送日期、地点、主题、会议内容（包括附件文档）发送会议邀请，用于两方的日程备忘 2)你是被邀请者：当和发起者口头确认会议主题、时间后，提前做好准备 3)任何时候，不开无准备之会，会议时间越短越好 4)如果当面沟通，不要开电脑（查阅信息除外），不要玩手机，这是对其他与会者时间的不尊重 5)一个正常的问题讨论型会议不应超过1小时，95%以上的会其实都可以在1小时内解决 6)会议结束时，发起者应对讨论的结论做以整理，梳理出需要跟进的a, b, c，责任人、时间点、交 付件，并跟进或升级（难以解决时） Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 12 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 5）如何整理归档自己的日常信息存档：海量信息，最快找到 一级文件夹：编号、妥善分类 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 5）如何整理归档自己的日常信息存档：海量信息，最快找到 二级文件夹：视具体业务实体，分开保存关键交互性文档、文件等 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 5）如何整理归档自己的日常信息存档：海量信息，最快找到 三级文件夹：按日期命名开头，文件即可自动排序（Windows的默认功能）、明确文件内容题目，便 于查找 Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 16 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 6）如何汇报（最正式的沟通）：让对方做选择题，而非填空题 主动汇报：发现问题，解决问题，求助与期待获得支持 1)定律：没有人比你自己更了解你手头的业务，特别是细节 2)不要仅站在自己的角度去告诉对方（或主管）做了什么：这个其实并不是最重要的 3)也不是每个人对你要讲的问题都有兴趣，因此更要站在被汇报者角度考虑：他想知道哪些？我的 业务与他有何关联，站在他的角度怎样看我陈述的事实和问题？我该怎么“对症下药”？ 4)既然是汇报，就要清楚：你想说什么？你需要通过汇报解决的问题是什么？提前准备好材料 5)仅仅陈述事实 - 是不够的，正确的逻辑应该是： 陈述需要汇报的事实，必须有逻辑 + 数据支撑，否则是不完整的 就具体业务事实发现的需要解决的问题是哪些？ 给出就每个汇报提出问题的可能建议，要有自己的思考，让被汇报方做选择题，而非填空题 给出实质性求助 会议中记录相关议题讨论时产生的过程问题和计划时间点，并在会后跟进 Agenda 1) 如何有效利用每天的工作时间 2) 如何处理日常沟通 3) 如何写一封邮件 4) 如何开一个高效的会议 5) 如何整理归档自己的日常信息存档 6) 如何汇报 7) 如何做信息安全与保密 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 18 Azoya International Ltd. Strictly Confidential 7）如何做信息安全与保密：不相关保密原则 信息的价值随着时间而消退 业务相关的所有信息，都是公司每位成员共同的劳动成果或过程里程碑 不相关保密原则：与需要传递的信息不相关的业务模块或人员，可以对其保密，但要把握度 信息安全分级管理（同样适用于有形、无形信息）： 内部公开 限制公开 公司机密 在网上的对于公司业务的评论，除非授权或