QD-12-01设备采购工作规程.doc

*房地产集团有限公司质量管理体系工作规程文件编号：gt/qd1201页 码：第 3 页 共3页设备采购工作规程修改状态：b/01. 目的用于指导公司设备采购过程的控制，确保采购设备符合要求。2. 适用范围适用于本公司全面管理运作的开发项目中重大设备（单价3万元及以上）的采购控制。3万元以下的设备采购控制执行物资采购控制程序。3. 职责 3.1 材料设备部负责设备采购过程的组织和对设备供方的评价、选择和控制，签订采购合同；3.2 总工程师办公室负责对采购设备技术要求的评价，组织编制招标文件，组织采购设备的验证；3.3 项目工程部负责提供采购计划，配合实施设备的安装；3.4 分管领导负责采购计划、招标文件及决标报告的审批；3.5 总经理（或其授权人）或董事长负责采购合同的审批和签署。4. 工作程序4.1 采购准备4.1.1 材料设备部根据项目工程部提供的采购计划表及时收集、熟悉需购设备的有关要求，了解设备的设计型号、规格、技术参数、数量等。4.1.2 总工程师办公室负责组织材料设备部、项目工程部等部门与设计单位就给排水、电气、暖通等专业的设备选型进行协商。对于重大设备选型（如电梯、中央空调等），须将协商内容和结果等形成纪要报董事长阅知。4.1.3 材料设备部根据协商结果及时组织收集国内外设备生产厂商的名录，了解其生产能力、产品品质、用户使用情况及信誉等，进行初步筛选，并作出评价。4.2 招、投标4.2.1总工程师办公室根据项目的设计要求负责及时组织编制招标文件或询价书。招标文件或询价书应要求投标单位在投标文件或报价书中明确设备的规格型号、性能特点、价格（注明报价所包括的项目）、售后服务以及承诺优惠折扣等。招标文件或询价书应征求设计单位和项目工程部有关人员意见，并经分管领导审定。4.2.2 材料设备部负责向设备生产厂商发出招标文件或询价书。一般应选择三家以上供应厂商投标。4.2.3 由总工程师办公室组织项目负责人、材料设备部和项目工程部有关人员对投标单位进行实地考察并形成书面报告，并填写供方评价表。具体执行供方考察工作规程。4.2.4 材料设备部收到供应厂商的投标文件或报价书后，负责组织进行评标。评标会议由分管领导主持，由总经理或其授权人、项目负责人、项目工程部、总工程师办公室、工程成本管理部及设计单位有关人员参加。4.2.5 根据评标结果，由总工程师办公室负责撰写设备招投标决标报告，经分管领导审核后呈报总经理（或其授权人）审定最终供货厂商，合同金额在10万元及以上的设备，需报董事长审定。设备招投标决标报告须包括以下基本内容：a投标单位考察情况对比分析b投标单位投标书或报价书承诺的价格、服务等的对比分析c投标单位综合评比分析d建议最终供货厂商及成交价格e其它相关资料4.2.6 经审定的最终供货厂商，材料设备部须建立合格供方档案。4.3 合同起草4.3.1材料设备部根据设计要求及供应厂商投标文件，负责起草设备采购合同文本。4.3.2 设备采购合同内容应包括：a. 设备型号或规格、商标、生产厂家；b. 订购数量、设备单价及合同总价；c. 技术参数和质量标准，质量保证期限；d. 付款方式；e. 供货时间；f. 交货地点、方式及违约责任；g. 验收标准与方式；h. 如包括安装，则应明确安装期限，双方配合职责及范围；i. 随机备品、配件、工具数量及供应办法；j. 售后服务承诺。4.4 采购合同的评审4.4.1 采购合同的评审由分管领导主持，由总经理或其授权人、项目负责人、项目工程部、材料设备部、总工程师办公室、工程成本管理部及设计单位有关人员和参加评审，形成评审会议纪要。4.4.2 评审采购合同，以确定：a. 设备型号、规格、数量已满足设计和使用要求；b. 设备价格是否合适；c. 供货时间、安装时间符合工程项目建设进度计划；d. 付款方式符合财务制度；e. 合同条款符合国家相关法规。4.5 合同签订4.5.1 材料设备部根据合同草案及合同评审纪要，负责与设备供方协商、洽谈取得一致后，拟定正式合同文本。4.5.2 合同金额310 万元(不含10万元)，由总经理或其授权人签署，公司盖章后生效。合同金额在10万元以上(含10万元)，由总经理审核后，报董事长签署，公司盖章后生效。4.5.3 合同文本须送综合管理部和计划财务部各一份，以存档备查。4.6 采购设备的验证 当设备到货后，供货方需提供产品的合格证明文件，由总工程师办公室组织设备验证工作，以检查是否符合供货合同的要求。4.6 设备供方考核控制4.6.1 材料设备部负责组织对设备供方进行考核，并填写供方考核表。4.6.2 对设备供方的考核一般在一次供货合同履行完毕后进行。若在合同履行过程中出现产品或服务不合格，须提前进行考核，采取相应措施进行管理和控制，并确定是否保留其合格供方资格。4.7 材料设备部负责对设备方面的供方建立合格供方档案，内容包括供方评价表、供方考核表及其它反映该分承包方信誉、业绩、能力、质量的有关记录、文件。档案由材料设备部负责保存。5. 相关/支持性文件5.1 物资采购控制程序5.2 合格供方控制程序5.3 供方考察工作规程5.4 项目开发建设计划6.