免费共享微软office excel 2007培训课件使用数据透视表

Microsoft Office Excel 2007训练课程 开始使用数据透视表 您的公司简报： 开始使用数据透视表 课程内容 概观：了解资料的意义 课程：建立最适合您的数据 本课程会列出建议的练习，并提供一组测验问题。 开始使用数据透视表 概观：了解资料的意义 您的工作表包含许多资料，但是您了解 这些数字所代表的意义吗？这些数据能 够回答您想知道的问题吗？ 数据透视表是一个快速而功能强大的工 具，可以帮助您分析数值资料，以不同 的方式检视数据，并获得您需要的信 息。 在这个简短的课程中，您将学习数据透 视表的运作方式，并学习如何在Excel 2007中建立一个数据透视表。 开始使用数据透视表 课程目标 使用数据透视表来分析和摘要您的数据。 课程 建立最适合您的数据 开始使用数据透视表开始使用数据透视表 建立最适合您的数据 请想象一下，您有一份 Excel工作表，其中包 含几千列的销售数字数 据。这份工作表包含两 个国家的销售人员资料 ，以及这些销售人员在 个别日期的销售金额。 这些庞杂的资料分散在许多的列和栏中。您要如何从这 个工作表中获得您想要的信息呢？又该如何了解这些数 据 的意义？ 数据透视表可以化繁为简，将所有的资料变成小型、精 简的报表，提供您真正需要的信息。 开始使用数据透视表 检阅您的源数据 在开始使用数据透视表 之前，请先看看您的 Excel工作表，确定工 作表已经准备好可以开 始建立分析表。 在建立数据透视表时，源数据中的每一栏都会成为一个 字段，可以在分析表中使用。 这些字段会将源数据中多列的信息摘要出来。 开始使用数据透视表 检阅您的源数据 源数据中的栏标题会成 为分析表的域名。因此 ，请确定源数据的工作 表中，第一列中的每一 栏都有名称。 在同一栏中，标题下面的各列应包含类似的项目。 例如，文字应该会在同一栏中，数字在另一栏中，日期则 在另外一栏中。也就是说，包含数字的栏不会包含文字， 其他栏的内容也是如此。 开始使用数据透视表 检阅您的源数据 最后，要用来建立数据 透视表的数据中，不应 该包含任何空白的栏。 此外也最好也不要包含任何空白的列。 例如，用来分隔数据区块的空白列都应删除。 开始使用数据透视表 快速入门 以下为您说明数据透视 表的快速入门。 您要使用建立数据透 视表方块，如图所 示。 1. 当数据准备好时，请将光标放置在数据中任何一个位 置。 2. 在插入索引卷标的表格群组中，单击数据透视表， 然后再单击数据透视表。建立数据透视表对话框便 会开启。 开始使用数据透视表 快速入门 以下为您说明数据透视 表的快速入门。 您要使用建立数据透 视表方块，如图所 示。 3. 选取表格或范围将会是已选取的状态。表格/范围方 块中会显示选取数据的范围，您可以视需要加以变 更。 4. 单击确定。 开始使用数据透视表 数据透视表基本概念 在关闭建立数据透视 表对话框之后，您就 会在新的工作表中看到 这些内容。 一边是为数据透视表准备的版面配置区。 另一边则是数据透视表字段列表。这个列表会显示源数 据中的栏标题。如同之前 说明过的，每个标题都是一个 字段，如国家/地区、销售人员等等。 开始使用数据透视表 数据透视表基本概念 您可以将数据透视表 字段列表中显示的 任何字段移动到版面 配置区，以建立数据 透视表。 您可以选取域名旁边的复选框，或是以鼠标右键单击某个 域名，并且选取要将字段移动到的位置。 开始使用数据透视表 建立数据透视表 现在您已经准备好要建 立数据透视表了。接着 要根据您想知道的信息 来选取分析表的字段。 先暖个身：每个人的销 售量是多少？ 如果要得到这项信息，您需要关于销售人员的数据以及 他们的销售金额。因此请选取数据透视表字段列表中， 销售人员字段旁边的复选框，以及订单金额字段旁边的 复选框。接着，Excel便会将该字段放在默认的版面配置 区中。 动画：单击鼠标右键，然后单击播放。 开始使用数据透视表 建立数据透视表 现在您已经准备好要建 立数据透视表了。接着 要根据您想知道的信息 来选取分析表的字段。 先暖个身：每个人的销 售量是多少？ 如果要得到这项信息，您需要关于销售人员的数据以及 他们的销售金额。 因此请选取数据透视表字段列表中，销售人员字段 旁 边的复选框，以及订单金额字段旁边的复选框。接着， Excel便会将 该字段放在默认的版面配置区中。 开始使用数据透视表 建立数据透视表 图表中最左边的灰色表 格提供一个概念性的检 视，让您了解根据您选 取的字段所自动产生的 分析表。 销售人员字段中的 数据(销售人员的名称)没有包含数值 ，会自动显示为分析表左侧的列。 订单金额字段中的数据报含数值，则是会正确地出现在 右边的区域中 。 以下为您详细说明。 开始使用数据透视表 建立数据透视表 无论您是选取订单金 额字段之前或之后的 销售人员字段旁边的 复选框，Excel每次都 会自动将它们放在适当 的位置。 无论您用什么顺序选取字段，没有数值的字段都会在左 边，包含数值的字段则会出现在右边。 开始使用数据透视表 建立数据透视表 就是这么简单。只要双 击鼠标按键，您就可以 知道每位销售人员的销 售金额。 首先，您可以在获得想要的信息后便停止使用数据透视 表。您可以使用数据透视表来快速取得一项或两项所需 的信息，而不是只用来解决复杂的问题。 其次，如果您建立的分析表不正确，请不要担心。Excel 可以让您轻松地尝试各种方法，看看数据在分析表的不 同区域中会有什么样的结果。 最后，为您介绍几个实 用的秘诀。 开始使用数据透视表 依国家检视销售额 现在您已经知道每位销 售人员的销售金额了。 但是源数据中包含的是 来自两地的销售人员资 料，分别是香港和台 湾。 您现在可能想知道，不同地方的每位销售人员的销售金 额各是如何？ 如果想要知道结果，您可以将国家/地区字段新增至枢纽 分析表中，做为报表筛选。您可以使用报表筛选来筛选 出一部分的数据，通常是产品系列、一段时间或是某个 地理区域。 开始使用数据透视表开始使用数据透视表 依国家检视销售额 使用国家/地区字段做 为报表筛选，您可以检 视台湾或香港的各别报 表，也可以检视两地的 合并报表。 动画中示范如何将国家/地区字段新增为报表筛选。以鼠 标右键单击数据透视表字段列表中的国家/地区，然后 再单击新增至报表筛选，即可继续完成作业。 动画：单击鼠标右键，然后单击播放。 开始使用数据透视表 依国家检视销售额 使用国家/地区字段做 为报表筛选，您可以检 视台湾或香港的各别报 表，也可以检视两地的 合并报表。 若要这么做，请以鼠标右键单击数据透视表字段列表中 的国家/地区，然后再单击新增至报表筛选，即可继续 完成作业。 开始使用数据透视表开始使用数据透视表 依日期检视销售额 原始源数据中有一栏 订单日期信息，所以 在数据透视表字段列 表中就会有一个订单 日期字段。 这样一来您就可以找出每位销售人员依日期的销售金额 分别是多少。 请观看动画，了解如何将订单日期字段新增至报表中， 然后为日期数据 建立群组，以建立更容易管理的检视。 动画：单击鼠标右键，然后单击播放。 开始使用数据透视表开始使用数据透视表 依日期检视销售额 原始源数据中有一栏 订单日期信息，所以 在数据透视表字段列 表中就会有一个订单 日期字段。 这样一来，您就可以找出每位销售人员依日期的销售金 额分别是多少。 若要获得这项信息，您要将订单日期字段新增至报表中 ，然后使用群组对话框为日期数据建立群组，以建立更 容易管理的检视。 开始使用数据透视表 进行报表枢纽分析 虽然您可以从数据透视 表中获得您要的信息， 但是阅读整个报表仍然 有点麻烦，您必须向下 卷动页面才能检视所有 的数据。 您可以进行报表枢纽分析以取得不同的检视，以方便阅 读。 当您进行报表枢纽分析时，会调换字段的垂直或水平检 视，将列移动到栏区域，或是将栏移动到列区域。这是 一项非常简单的操作。 动画：单击鼠标右键，然后单击播放。 开始使用数据透视表 进行报表枢纽分析 虽然您可以从数据透视 表中获得您要的信息， 但是阅读整个报表仍然 有点麻烦，您必须向下 卷动页面才能检视所有 的数据。 您可以进行报表枢纽分析以取得不同的检视，以方便阅 读。 当您进行报表枢纽分析时，会调换字段的垂直或水平检 视，将列移动到栏区域，或是将栏移动到列区域。这是 一项非常简单的操作。 开始使用数据透视表 拖放功能去哪里了？ 如果您偏好使用拖放的 方法来建立数据透视表 ，如您在旧版Excel中 操作的方式一样，您仍 然可以这么做。 有四个方块位于数据透视表字段列表底部，分别称为报 表筛选、列标签、栏标签和值。 如动画中的示范，您可以将字段拖曳到这些方块上以建 立分析表。 动画：单击鼠标右键，然后单击播放。 开始使用数据透视表 拖放功能去哪里了？ 如果您偏好使用拖放的 方法来建数据透视表， 如您在旧版Excel中操 作的方式一样，您仍然 可以这么做。 数据透视表字段列表中有四个方块，分别是：报表筛选 、列标签、栏标签和值。您可以将字段拖曳到这些 方块上 以指定在分析表中使用字段的方式。 图片中示范如何将订单金额字段从栏标签拖曳至值方 块，将该字段新增至报表的值区域。 开始使用数据透视表 建议练习 1. 建立数据透视表版面配置区。 2. 建立一个数据透视表。 3. 变更标题名称。 4. 筛选报表。 5. 新增字段至报表。 6. 新增报表筛选。 7. 进行报表枢纽分析。 8. 新增货币格式设定至报表。 现上练习 (需要Excel 2007) 开始使用数据透视表 测验问题1 在您建立数据透视表之后，您无法变更版面配置。(请选择一个答案 ) 1. 正确。 2. 错误。 开始使用数据透视表 测验问题1：答案 错误。 您可以随时变更版面配置或是从头开始进行操作。 开始使用数据透视表 测验问题2 什么是数据透视表字段？(请选择一个答案) 1. 源数据中的栏。 2. 您对数据进行枢纽分析的区域。 3. 数据透视表版面配置区。 开始使用数据透视表 测验问题2：答案 源数据中的栏。 源数据中的栏会成为您用来建立数据透视表之字段的名称。每个字段都会 摘要源数据中