实践部工作手册大学青年志愿者转指导中心

第 1 / 48 页 华南理工大学青年志愿者指导中心 工 作 手 册 实实践部践部 二二一五年五月一五年五月 第 2 / 48 页 第 3 / 48 页 目录 第一章部门简介3 一、基本职能简介.3 二、办事理念.3 第二章部门工作制度3 一、例会制度.3 二、文件制度.4 三、财务制度.12 四、物资制度.13 五、考核制度（参照人力部考核制度）.18 六、基金会的捐赠入账流程.21 第三章关于部门常规活动21 一、秋招春招.22 二、志愿者招募.22 三、现场活动举办.25 第四章志愿时系统29 第五章部门建设31 一、内部建设.31 二、公共关系.32 附录 1：实践部年度工作一览表.34 附录 2：捐赠项目相关手续办事指南.36 第 4 / 48 页 第一章第一章 部门简介部门简介 一、一、基本基本职职能能简简介介 管理我校志愿时系统，负责志愿活动审批及青年志愿者注册及星级认证；校 青志与各校内公益团体沟通合作的桥梁；负责校内外大型志愿服务活动志愿者招 募及管理。 即： 1、志愿时系统的注册、审批、星级志愿者认证的管理事务； 2、 定期收集各校内公益团体信息，并准时提供给行政部、项目拓展部及新闻资 讯部； 3、大型志愿活动志愿者招募。 二、二、办办事理念事理念 工作风格：敢想、敢做、敢进步 工作原则：细致、落实、反馈 工作要求：沟通协调、踏实创新、精益求精 第 5 / 48 页 第二章第二章 部门工作制度部门工作制度 、例会制度例会制度 1、校内公益社团会议（校内部分活动仍需要召开） （1）借取教室流程：参照第二章第四部分中的场地申请相关说明； （2）会前拟群邮件通知，说明会议目的、议程及时间地点； （3）会前由干事负责通知各校内公益团体负责人参与到会； （4）准备需要派发公益团体的会议材料，制作签到表，由干事负责签到事宜 并记录会议内容。 【 【注意事注意事项项】 】 （1）实践部负责人会前需与每位会议发言人协调好发言内容、发言时间等， 提高会议效率； （2）会议发言人安排工作方面，要详细、明确、稳慢，语气肯定，保证公益负 责人能听清楚、记好。注意特别强调清楚上交材料的时间和方式； （3）会后的反馈工作务必落实。 2、 部门内部会议 （1）会议时间、地点自行拟定； 第 6 / 48 页 （2）会前邮件飞信通知到位，说明会议目的和会议议程，并指定人员做好会 议记录； （3）参加人员：部长、副部长、主管、干事（实践部惯例热情邀请常委，特别是 主管常委）； （4）由部长负责主持会议，根据会议议程听取干事汇报工作情况，对部门内 部工作进行总结，并安排后续部门工作。 【 【注意事注意事项项】 】 （1）各与会人员会前做好汇报及提问准备，提高会议效率； （2）人员安排不仅要根据人员意向，要充分依据各自的才能； （3）广泛听取意见、总结经验要成为会议的重点； （4）会议记录部长上交行政部。 二、文件制度文件制度 1、关于文档规范要求 （1） 模板：所有文件统一使用中心文档模板（竖向页面），包括 word 文档模板， 请假条模板，会议记录模板等。 （2） 页眉和页脚：在文档的页眉右侧要添加文档说明，以区分不同的文档，颜 色为蓝底白字。若有文档内容有多页，则应在页脚右下方加上页码，格式为第几 页，共几页； （3） 字体：文档总标题采用华文中宋，小二号字体，文档内标题采用小三号字 体，文字一般要求在一行内完成，对于较长确实需要分行标题“华南理工大学青 第 7 / 48 页 年志愿者指导中心”必须在同一行。正文采用仿宋GB2312，小四号字体，统一 采用 1.5 倍间距，；字母或数字采用 Times New Roman 字体； （4） 表格： ：文档中若有表格，行标题或列标题字体要比表内正文大一号并加 粗；（表格若横向显示效果更好可以选用横向） （5） 姓名排序/部门排序： ：在文档中，若出现其他并列的名词（如姓名等），排 序需遵守一定的规则（如按姓氏排序等）。文档中若涉及各部门的排序则按照：行 政部、人力资源部、公关部、实践部、媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部的顺 序排列； （6） 中心名称： ：对外文档需要出现中心名称的，第一次出现一律用全称，“华 南理工大学青年志愿者指导中心”，并用括号在后面标注（以下简称“校青志”）； （7） 落款： ：通知式文档需要有称呼及落款，并空若干行、右对齐。落款人一般 为“华南理工大学青年志愿者指导中心”，若是内部文件可以落款为“华南理工大 学青年志愿者指导中心 XXX 部”，具体参考本文档的落款；纸质版的需要盖上清 晰公章。落款时间需以大写形式，如“二一二年四月二十二日”； （8） 文档名： ：电子版文档的文档名需规范，一般情况下与文档标题名统一（要 正确的反映文档的内容，既不能缩小范围，也不能扩大范围），同时在文档名末尾 处均注明日期，如“文件规范办法 20120422”,各部门都需上交的同类文档还 需注明编撰的部门，添加在末尾处，如“活动总结 20120422（实践部）； （9） 文档版本： ：保存时需将文档存为 office 97-2003 版（即 xxx.doc），便于各 种版本 office 软件查阅；需要打印的文档要全部转换成 PDF 格式，保证打印效果； 第 8 / 48 页 （10） 群邮附件： ：发布群邮件时，如添加了附件，须将附件中的主要内容（包括 文字和图片）粘贴到邮件的正文中，便于大家查阅邮件时直观地了解附件核心内 容； 【 【注意事注意事项项】 】 （1）页面要求：文档需用词得当、无错别字、标点正确，尽可能使页面饱和美 观； （2）序号结构层次:第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层 为 1.2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为。文档涉及数字编号的后面统一 加“.“,再用一个空格隔开（如本规范办法编号所示）不采用顿号隔开数字和文字， 有（一）等编号后面也不用加顿号隔开； （3）文档资料的撰写内容应该充实，能反映活动或者会议的真实情况，能起 到传达信息和为以后提供借鉴及参考的作用。 2、联系校内公益团体邮件及短信模板 短信 （1） 称呼要求：如尊敬的服务队队长，或各服务队队长，或各校内公益团体 负责人； （2）内容要求：简明，直接，清晰，说清重点； a.项目短信通知的应在短信最后附上“负责人信息”,以方便队长直接咨 询负责人相关信息; b.重要飞信，如需及时转发到班群的通知保证公平性，需加上“收到请 回复”，保证通知已落实； 第 9 / 48 页 c.需要统计的短信应在最后附上“收到请回复 XX（参加，出席，可以）” 等选项； d.有相关群邮则可在短信中附上：详情请查看群邮。 （3）数量要求：尽量保证每天短信通知的数量，如若该天有多个通知需要飞 信，请尽量将这些通知放在条飞信中有条理的叙述； 、4、任何通知请务必提前，给服务队队长 2 至 3 天的处理时间； （5）对队长需要有基本的礼貌，多用：“麻烦了”“贵学院”“谢谢你的配合”“谢 谢合作”，后期更为熟悉语气也可轻松； （6）任何第三方的短信不得直接转发给队长。（因为第三方的短信开头的称 呼不是队长，是第二人称“你”，并且，通常语气与格式与要求不符，所以必须重新 编写）。 【 【联联系人交接模板系人交接模板】 】 尊敬的 XX 服务队负责人 XX，你好。我是校青志实践部干事 XX，今后将由 我来负责传达校青志通知，统计服务队信息，了解并尽力满足 XX 服务队需求等。 希望合作愉快。校青志实践部祝你晚安。 【 【活活动动通知短信模板通知短信模板】 】 尊敬的队长，关于【XXX】的活动信息已将群邮，请注意接收查看，并麻烦您 将该邮件转发至各班班群，如有疑问，请联系 XXX（电话 88888888888）。收到请 回复，谢谢合作。 【 【活活动动出席出席统计统计短信模板短信模板】 】 尊敬的队长，【XXX】活动(培训，会议)将于 XXX 时间举行，详情请见群邮， 请大家于 YYY（时间）前回复出席或不出席，谢谢您的配合。收到请回复。 第 10 / 48 页 【 【多多则则通知合并短信模板通知合并短信模板】 】 各位队长，晚上好！现更新两则消息。1.昨天群邮的无偿献血活动，由于可 能与课程冲突，因此推迟到周五（3 月 14 日）下午。志愿者周五下午 1 点在 31 号 楼集合，统一送去活动地点，目前只有北校有专车接送。此外，由于需统计志愿 者基本信息，报名截止日期将提前到周四（3 月 13 日）中午 12:00。2.刚群邮了关 于【服务队队名信息确认及队徽收集】的相关信息，请各位理事及时查收，以免耽 误制作队旗，请各位尽快确认相关信息。内容较多，请各位耐心看完，收到请回 复!谢谢。 例例 1： ： 事件： 本周星期天下午两点半在南校区，A4403 有志愿时系统的培训，要各个学院 派代表出席，需要统计出席培训的学院。 短信内容： 尊敬的服务队队长，本周星期天（21 号）下午两点半在南校 A4403 将进行志 愿时系统培训，请贵学院尽可能派负责人到场，以便了解并熟悉志愿时系统的操 作，如果贵学院派人出席，请于今晚 12 点之前回复代表姓名+联系方式，谢谢您 的配合。收到请回复。 例例 2： ： 关于第关于第 113 届广交会志愿者招募通知届广交会志愿者招募通知 尊敬的服务队队长： 你好！ 第 11 / 48 页 第 113 届广交会现面向全校招募馆外志愿者，主要工作是为客商 在场外提供指引服务。本次招募的志愿者，共分两批次，分别是 5 月 3 日（周五）下午，以及 5 月 5 日（周日）上午。请有意向参加本次志愿 活动的同学于 2013 年 4 月 10 日（周三）之前登陆广州志愿时系统报 名，录取人员与面试时间我们将通过短信通知。 如有疑问，请联系本次活动负责人，李广昌：61805） PS: 1.广州志愿时系统网站 http:/125/报名，项目 ID 号为 9857 2.系统达到额定人数后将自动截止任何报名 3.志愿服务时间以及人数如下： 4 月 23 日 周二下午 40 人 4 月 05 日 周四下午 80 人 5 月 03 日 周五下午 40 人 5 月 04 日 周六上午 80 人 下午 80 人 5 月 05 日 周日上午 80 人 华南理工大学青年志愿者指导中心 二一三年四月五日 短信内容： 第 12 / 48 页 尊敬的服务队队长，关于第 113 届广交会面向全校招募馆外志愿者的具体 通知已经群邮，请注意查收并尽快转发至各班班群，如有任何疑问，请联系负责 人李广昌61805），谢谢您的配合。收到请回复。 群邮件 （1）主题：校内公益团体群群邮，一定要注意邮件主题，应简单明了； （2）正文标题：此外，详细主题应作为邮件标题； （3）称呼：如“尊敬的学院服务队队长”“各校内公益团体负责人”“各学院服务 队队长”等，并注意与标题的距离； （4）问候语：招募，活动邀请类邮件，正文开头需写问候语，如“你好”“大家好” ，通知可不写； （5）内容要求： （活动类邮件通知的基本结构如下：） 邮件自带【主题栏】（必填） 【正文标题】（事件全称，居中） 【称呼】： 【问候语】！（首行缩进 2 个字符） 【活动背景介绍】（可选） 【活动具体信息】： 【活动时间】 【活动地点】 【活动内容】 【活动人数】 【报名方式】 第 13 / 48 页 【联系人或负责人信息】 备选信息（包括活动的主体，举办方等） 其他注意事项（需要加“另：”或“此外”) 【落款】（文本右对齐） 【时间】（文本右对齐） （信息收集通知：） 仅需要写明需【收集内容】、【原因】及【截止日期】及【上交方式】即可；活动 背景部分不可过于冗余，简单介绍即可。 （6）字体要求：标题为创艺简标宋三号字，正文为 word 里的仿宋 GB2312 四号字，需重点注意的时间地点等信息统一加粗并用红色标出； （统一拟好 word 文档再复制到邮件正文）； （7）段落要求：正文段落开头需首行缩进空两个字符，并且每行对齐正 文中相似或同等的内容一定要统一格式，整齐规范，使人一目了然； （8）落款要求： 落款看其性质，“华南理工大学青年志愿者指导中心”或 “华南理工大学青年志愿者中心 XX 部”换行写 “时间”，上下对齐；（时间必 须大写 “二一三年四月五日”，不能写阿拉伯数字，其中 0 的写法是“” 不是“零”或“0”。） （9）附件要求：邮件正文的内容，都要附上相同内容的附件，格式为 XX.doc 或 XX.pdf，而不是 XX.docx； （10）转发要求：需转发到各班的邮件通知一定要在相应短信中强调， 请转发至各班班级； 第 14 / 48 页 （11）核对要求：若 QQ 邮件在编辑页面编辑完成，邮件发出可能会出 现无法对齐，字体不同等导致邮件紊乱。请统一用 word 编辑好邮件，复制 到邮件编辑页面，并用右上角的“预览”功能检查，合格后再发送； （12）签名要求：发送群邮件者选择签名的身份不得与校青志无关，以 免混淆。 例：例： 关于第关于第 113 届广交会志愿者招募通知届广交会志愿者招募通知 尊敬的理事： 你好！ 第 113 届广交会现面向全校招募馆外志愿者，主要工作是为客商 在场外提供指引服务。本次招募的志愿者，共分两批次，分别是 5 月 3 日（周五）下午，以及 5 月 5 日（周日）上午。请有意向参加本次志愿 活动的同学于 2013 年 4 月 10 日（周三）之前登陆广州志愿时系统报 名，录取人员与面试时间我们将通过短信通知。 如有疑问，请联系本次活动负责人，李广昌：61805） PS: 1.广州志愿时系统网站 http:/125/报名，项目 ID 号为 9857 2.系统达到额定人数后将自动截止任何报名 3.志愿服务时间以及人数如下： 4 月 23 日 周二下午 40 人 4 月 05 日 周四下午 80 人 5 月 03 日 周五下午 40 人 第 15 / 48 页 5 月 04 日 周六上午 80 人 下午 80 人 5 月 05 日 周日上午 80 人 华南理工大学青年志愿者指导中心 机械与汽车工程学院志愿者管理中心 华南理工大学经济与贸易学院 二一三年四月五日 三、三、财务财务制度制度 1、把策划给指导老师审批，同时审批预算； 2、开展活动，写活动总结、新闻稿等（电子版）； 3、参照中心财务制度，活动结束一周之内将报账资料发给行政部，资料上交一周 内收起发票上交，报账金额不得超过 20%。 【 【注意事注意事项项】 】 （1）一般都是部门人员先贴钱开展活动，当需要金额较大时，可向行政部申请预 支部分金额（申请预支请与行政部、常委沟通）； （2）由于一次活动的金额较少，一般中心都是一学期报帐一次或两次; （3）部门需每周收集小票，每月末去开发票，注意规格要求； （4）活动报账金额不要和策划预算相差太大。 四、四、物物资资制度制度 第 16 / 48 页 一般活动物资借用提前一周准备，大活动至少提前两周准备。借用流程及所 使用的申请表以行政部所公布的为准。 1、北校场地、教室及物资借用 （1） 物资借用 1） 向校学生会申请 可申请物资包括短桌、帐篷、胶凳、麦克风、红桌布、台签等常用物资以及校 会大小型会议室，具体申请流程如下： a.于活动举办前三天内进入学生会主页（/）办公平台 登录区物资申请物资申请，填好相关内容（注明申请物资，申请时间和申请 者，提交）。 b.办公室将会在每天 23:00 前做审批工作，查询审批结果方法如下：进入学 生会主页办公平台登录区物资申请申请列表点击申请内容，查看详细 审批结果（如“回复”下有“点击查看”请进入查看）。 c.活动前一天在值班时间（17:00-18:00）到办公室清点物资，取物资，并配合 值班人员做好登记工作。 d.妥善保管物资，不要无故推迟归还，不要私下转借给其他组织。 e.活动结束后，可在周一到周五下午办公室值班时间 17:00-18:00 把物资归 还到办公室，并做好相关的登记。 2） 向青志办公室申请 可申请的物资有工作服、工作证、中心旗帜、帐篷、红桌布、无线麦、签到本、 团台签、签字笔、剪刀。填写好【校青志】办公室物资申请表，物资申请表一式 第 17 / 48 页 二份，一份自行保留、一份交相关物资管理部门。并将电子版发送到 处,行政部将会在每周三和周日晚上给予答复。 （2） 借用课室或场地 打印好华南理工大学校园文化活动申请表并填好相关内容打印课室申 请表将打印好的校园文化活动申请表和使用课室证明交给校团委老师审批。 （注：一般来说，拿策划书找校团委老师审批时可以同时申请课室，可避免多次跑 去找校团委老师。） （3） 中区饭堂 LED 借用 华南理工大学中区饭堂 LED 电子屏申请方法 一、LED 电子屏相关信息 LED 电子屏位于中区饭堂风味厅处，配有音响，可播放彩色视频。LED 电子 屏系统的管理、使用、维护由学校饮食中心负责，播放内容的审批手续由华南理 工大学学生会负责。 二、LED 电子屏信息发布内容 1.学校及相关部门重大战略部署，学校办学指导思想与办学特色等，学校重 大活动、重大事件通知公告，重要节日的庆祝、宣传标语； 2.学校及各单位重要新闻发布、重要学术报告、校园文化活动预告信息； 3.重要展演活动和获奖信息； 4.涉及全校师生工作、学习、生活等方面的重要信息； 5.公益广告及校园文明宣传视频； 6.经审批认可的其他重要信息。 第 18 / 48 页 三、LED 电子屏视频播放申请流程 1.登陆学生会网站，下载并填写华南理工大学 LED 电子屏信息发布审批表 ，将视频及表格交由上级指导老师进行初审（院级学生组织由学院团委初审，其 他学生组织交由相应指导老师初审），视频初审通过的由老师在审批表上签字盖 章； 2.提前至少 5 个工作日，将华南理工大学 LED 电子屏信息发布审批表（见 附件 1）交至西八校学生会办公室处，同时将审核通过的视频发至邮箱： scut_; 3.校学生会会在 1 到 2 个工作日内进行复审，不通过的作品，校会将以邮件 形式通知相应单位进行修改再审核，或直接退回; 4.复审通过将由校学生会将视频拿到校团委进行终审，终审通过的作品将会 安排播放; 5.由于修改不及时而造成未能提早完成审核流程而导致视频不能按时播放 的，责任自负。 四、LED 电子屏视频播放须知 1.播放时段：普通宣传类视频 11:0013:00 及 16:0019:00 专题及访谈视频 19:3021:30 2.视频类型： 1)普通宣传类： a) 模板类（60s 以内） b) 形象推广类（60s 以内） c) 故事类（120s 以内） 2)专题及访谈视频：10min30min 第 19 / 48 页 3)其他视频（30s120s 以内） 3.视频命名： 视频命名格式为：组织+活动名称。例如：校学生会生活部美食文化节、土木 与交通学院土木结构设计大赛。命名不符合要求者作退回处理。 五、LED 电子屏播放视频要求 1.视频规格 1080P，格式要求为 MP4，比例为 16:9，除专题及访谈类视频外， 其他视频长度须控制在 30s 至 120s； 2.视频需带有组织 logo，无组织 logo 的需带相关活动 logo； 3.视频不得出现任何涉及违法、盈利性宣传和损害华南理工大学学校形象的 内容，不得出现广播电视广告播出管理办法中禁止的内容（见附件），不得盗用 有版权的视频内容，视频内容应当真实、客观； 4.视频有一定质量，画面清晰，构图合理，色彩美观，能够明确表达信息，丰 富画面信息量，不能出现剪辑问题造成的多余的白场或黑场； 5.故事类视频应当情节紧凑，力求简洁明了，通俗易懂，叙事段落不宜过长， 过于复杂，以免在有限的时间内有过多的情节跳跃性，从而导致表述不明，让人 看完不知所云； 6.拍摄场景过场流畅美观，避免镜头抖动，减少空镜头、万能镜头的使用，拍 摄所用 DV 等设备必须能够拍出 1080P 的质量； 7.避免背景噪声，语音需清晰，对白旁白必须配以字幕，字幕距离底部有一 定距离，避免与大屏幕滚动宣传语重叠； 8.配乐应当与视频内容相符合，音量合适，音乐需有较高的质量（最好是 320kbps）； 第 20 / 48 页 9.专访及访谈类视频申请除符合以上要求外，要求选题有较高的意义及吸引 力，在制作前应与上级指导老师交流；专访及访谈类视频对内容及质量有较高的 审核要求，各级有关单位及组织需提前与校学生会联系。 六、本暂行规定自公布之日起实施，最终解释权归华南理工大学学生会所有 2、南校场地、教室及物资借用 （1） 教室申请 1）前往生活区 C1-108 学工办，领取并填写教室借用申请表，或自行打 印电子版的并填写； 2）根据实际需要填写好申请表。（借用理由以培训或者开会为佳，如有其 他问题，可咨询值班老师）； 3）值班老师签名并盖章； 4）前往图书馆一楼注册中心，到相应的办公桌凭教室申请表领取批条； 5）于要用教室的前一天，将批条交给相应的楼管，比如申请的教室是 A4 的，就把批条交给 A4 的楼管（申请的教室是 A5 的，也把批条交给 A4 楼管）。 （2） 物资申请 a.前往学工办对应办公桌，领取表格华南理工大学南校区物资申请表 （附件 2）； b.根据实际需要填写好申请表。（填好后需找指导老师签章同意；注意填写 清楚数量等，不可修改，并且由于可物资数量较少，建议提前申请）； c.交由值班老师签名并盖章； d.桌子和帐篷前往 C3 学生会办公室登记借取，亦须提前登记。椅子前往 C9 东座，向楼管借取。音响找 C4 罗师傅借取。 【 【注意事注意事项项】 】 第 21 / 48 页 如举办大型活动，需申请较多物资时，如需学生会、百步梯、社联等的帐篷、 桌子及体育馆桌子时，需告知指导老师朱泳媚，并要求活动负责人写物资申请、 带上活动策划书与校青志常委一同找黄佳老师（C1 一楼办公室，电话699000）批准。 （ （3） ） 摆摊摆摊（ （扫扫楼）申楼）申请请和海和海报张贴报张贴申申请请 1） 前往学工办对应办公桌，领取表格华南理工大学南校区校园文化活动 申请表； 2） 宣传事宜一般与活动申请表一起申请，根据实际需要填写好申请表，将 不需要的都打上 X； 3） 交由值班老师签名并盖章。（因为有时可能涉及宣传等比较谨慎的原因， 当值班老师需要指导老师盖章时，前一天晚上先去 C5 找朱泳媚老师签字或盖章， 后再找值班老师盖章）； 4） 若涉及海报张贴，需领取附戳； 5） 海报贴于宣传栏时，需加贴附戳。贴于宿舍宣传栏时，需凭申请表，向楼 管申请。（此时申请表需求量较大，建议多复印几分，凭复印件张贴）； 6） 若要扫楼宣传，需凭申请表，向楼管申请；若是摆摊，也只需凭申请表。 【 【注意事注意事项项】 】 学工办（C1-118）和图书馆注册中心上班时间:周一至周五上午 9 点-12 点， 下午 2 点-5 点； 若需申请用电，需在活动申请表申请用电一栏打钩，盖章后前往 B2 后勤办 公室申请盖章，并于当天找 C6 维修处领取电缆通电； 若有商业活动，需在活动申请表赞助一栏打钩，并根据要求，缴纳费用； 第 22 / 48 页 因为物资教室数量有限，一定要尽早申请；如果是借用桌子和帐篷，最好与学 生会保持联系，保证物资数量； 与老师或者同学沟通时，一定要保持礼貌。 （ （4） ） 一一饭饭 LED 申申请请 1） 写一份打印版“LED 使用申请”（无表格规定，写清申请对象、申请原因、申 请时间等即可），给指导老师朱泳媚老师签字同意； 2） 学工办找余琼莎老师盖章； 3） 将申请拿去一饭后勤办公室找其主任，并交予提前准备好的文稿内容即可。 五、考核制度（参照人力部考核制度）五、考核制度（参照人力部考核制度） 华华南理工大学青年志愿者指南理工大学青年志愿者指导导中心部中心部门间门间考核制度考核制度 、1、考核目的考核目的 1、 为评选本中心优秀部门提供客观、可靠、规范的依据。 2、 合理分配各部门优秀干事的名额。 3、 统筹考察全中心开展工作的状况，从而不断改进，利于中心的发展。 (2) 考核原考核原则则 1)考核应以规定的考核项目及确认的事实或者可靠的材料为依据。 2)考核自始至终应以公正为原则，决不允许徇私舞弊。 (3) 考核考核对对象象 华南理工大学青年志愿者指导中心行政部、人力资源部、公关部、实践部、 媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部。 第 23 / 48 页 (4) 考核内容考核内容 1)部门间考核内容包括：常委、委员填的部门考核表；活动主办部门填的活动考 核表；人力资源部统计各部门成员对中心活动的参与情况与学习、获奖情况。 2)部门考核评分细则见附件。 (5) 考核流程考核流程 1) 每次面向中心所有成员的会议、培训、活动结束后，人力部负责收集各部门出 席情况，登记出席率。 2) 每次项目组工作结束后，人力部负责收集项目组负责人所填写的活动考核 表。 3) 学期中统计各部门成员学习、获奖情况。 4) 学期末收集各常委、委员填写的部门考核表。 5) 在学期初公布部门考核结果，初定在换届大会上对优秀部门进行颁奖。 (6) 奖奖励与励与惩罚惩罚 1) 根据部门间考核总成绩，评选 2 个优秀部门。 2) 参考部门间考核总成绩，优秀干事名额按部门排名分别为 11、11、10、10、10、9、9 人，共 70 人。（包括优秀部长的名额。） 3) 考核成绩最低的两个部门，负责清洗中心工作服、打扫办公室卫生。 (7) 注意事注意事项项 1)活动主办部门应在活动结束两周内，提交活动考核表，逾期将不计入考核 总成绩。 2)针对中心所有成员的会议、培训、活动，将在委员群上公布，征得委员同意后， 各部门成员出席率方可纳入考核范围。 第 24 / 48 页 华华南理工大学青年志愿者指南理工大学青年志愿者指导导中心干事学期工作考核制度中心干事学期工作考核制度 (1)考核目的考核目的 1)为评选本中心优秀学生干事提供客观、可靠、规范的依据。 2)通过表彰优秀干事，调动中心成员参加工作的积极性。 3)通过对各部门干事的考核，及时发现并解决干事工作中存在的问题，有助于 中心干事的长远发展。 4)统筹考察全中心开展工作的状况，从而不断改进，利于中心的发展。 (2) 考核原考核原则则 1)人力资源部及时向中心成员说明考核的标准、方法、程序、时间等相关事宜， 使考核管理公开化。 2)考核不是为了制造成员之间的差距，而是实事求是地发现成员工作的长短处， 以扬长避短，促进个人及团队的发展。 3)考核应以规定的考核项目及确认的事实或者可靠的材料为依据，避免主观臆 断和个人感情色彩。 4)考核自始至终应以公正为原则，决不允许徇私舞弊。 (3) 考核考核对对象象 华南理工大学校青年志愿者指导中心全体干事。 (4) 考核内容考核内容 第 25 / 48 页 1)干事的学期工作考核以自我评价、部门内同级干事相互评价和部长评价构成。 （部长评分占 40%，同级干事评分占 60%，自我评价的分数，等同于同级干事 评价。） 2)个人学期工作考核积分由干事的工作态度、工作能力、其他项组成。 (5) 考核流程考核流程 时间时间 考核工作安排考核工作安排 考试前 3 周 1.人力资源部组建考核评估工作小组。 2.制作考核评分表格并制定回收评分表格的最后期限（暂定是 考试结束后两天）。 3.撰写考核通知并与考核表发往中心群邮，同时通知各部长 开部门会议时提醒干事按时完成。 考试结束 第 1 周 人力资源部收齐所有部门的考核评估。 考试结束 第 2 周 1. 完成数据统计并反馈给各部门。 2. 收集各部门对本次考核的意见与建议。 3. 评估工作小组开会回顾考核工作并结合各部门反馈意见，对考 核制度和考核内容作出相应修改。 (6)奖奖励与励与惩罚惩罚 1) 考核分数以同部门同级比较为原则，考核积分最高的干事将优先被评为优 秀干事，具体评选方式参照优秀干事评选办法，各部门可以根据实际情况予以一 定改动。 第 26 / 48 页 2) 考核分数过低，且多次活动和部门会议无故缺席的干事将由部长酌情考虑 是否将该干事开除出华南理工大学青年志愿者指导中心。相关人事变动必须交 由人力资源部备案。 【 【注意事注意事项项】 】 考核表的提交情况将对部门干事的评价以及整个考核工作产生重要影响，校 青志全体成员都应对学期考核给予高度重视，认真完成考核表的填写，并按要求 准时提交考核表。为保证考核工作的顺利进行，提出以下注意事项： 1. 不按时上交考核评估或不按要求填写考核表的干事，将会影响其优 秀干事的评选； 2. 部门成员填写考核表及交表情况，将会影响到部门考核总分，具体评 分细则见部门间考核制度。 六、六、基金会的捐基金会的捐赠赠入入账账流程流程 具体内容参见附件捐赠项目相关手续办事指南。 第三章第三章 关于部门常规活动关于部门常规活动 一一、 、秋招春招秋招春招 春招秋招都是整个中心一起进行的，由人力部负责组织开展，春招秋招之前 中心都会开设一个项目组，项目组成员讨论春招秋招的宣传，课室借用等事项。 最终面试由自己部门负责，可向其他部门协同帮助。 【 【注意事注意事项项】 】 第 27 / 48 页 招募之前需要想清楚分析部门里面缺什么元素，以大致掌握需要招募的人的 品质，性格，需要招募的人数，南北校人数分布，男女性别分布，北校宿舍 东西北区分布，一面二面每场录取比率。但这些都是大概上心里有个数，不 是说预定数目一定就是那个数目； 实践部每年春秋招报名人数都很多，面试前需落实面试官安排，包括人员安 排和轮休等; 面试前试题的准备。需要招募怎样的人，用怎样的试题，试题和面试形式因 需求而改变; 面试官素质； 春招秋招后对新进部门成员的培训，破冰活动。 二、二、志愿者招募志愿者招募 1、广交会志愿者招募 自行百度一下具体时间有助理解。现在以春季广交会志愿者招募为例简单 介绍一下工作流程。 （1） 3 月份，具体时间不详。海青协会通过公关部联系我们，并发布服务批次 信息。我们要尽快提交想申请的批次，如果想获得更多的名额，尽量报多一点批 次还有早一点的批次（要考虑到筹备工作时间），毕竟最后海青协还要筛选，热门 批次竞争比较大，而且太晚的批次人流量很少，会影响到志愿者的服务热情。 （2） 4 月份。在最终批次下来之前，前期的筹备工作就要开展了。如果确定要 学院承办的话，大概流程如下： 第 28 / 48 页 3.10-3.15 筹备团队要分好工，做好整个活动的大致策划，建立讨论组，信 息共享。强调一样就是与学院服务队或者公关部、新闻部、人力部、海青协等联 系的务必是同一个人，以免造成信息混乱或者重复缺漏（亚历山大，所以此人务 必心理素质过关）。 3.12-3.16 发布招募承办学院的通知，并要求提交简单的活动策划书（其实 这项意义不大，不过形式上还是需要的），尽量联系报名学院负责人，确保人手和 时间没冲突。同时向各学院发布面试官招募通知（附带面试官培训时间，建议在 下一周的周末，如 3.21、3.22、3.23 等日子），确保面试公平公正。 此外，要尽早 向人力部确认安排面试官培训事宜。 3.16-3.20 确定承办学院并公布，确定合作事宜。整理各学院面试官名单， 通知参加培训。如果面试官人数不够的话要向部门、青志中心调用面试官。 3.10最终批次通知下来 在志愿时系统用学校账号建立项目，确定系统 接受报名时间，一般在通知发布后的两到三天。尽快发布招募通知（飞信 邮件） 给各学院服务队，要确保各服务队收到招募通知。此外尤其注意，要考虑到面试 官人数和服务名额等问题，报名人数可能要有所限制。可利用志愿时系统达到这 一点。联系新闻部做好微博宣传等。 发布招募通知后 按通知预定时间开放系统接受报名，此处问题尤其多， 要及时处理，请做好心理准备。并整理好志愿者报名名单。 3.163.23 最重要环节就是面试环节了，所以要和承办学院确定提前一 周借好面试场地教室、服务人手和凳子、旗帜、矿泉水等面试会场物资。（如南北 校统一 or 分开进行面试等要协商好） 第 29 / 48 页 3.233.25 安排面试时间，批次，场地等事宜后，通知面试者面试。并安排 好面试官面试批次，通知面试官。 3.283.30 面试时间，周末。具体如何布置，工作人员提前布置，面试官提 前到场讨论录取标准和开场白等等。不详谈了，和其它会场无异。 3.203.22 整理通过面试者名单，确定小组组长和领队，并发布面试结果 通知。核对志愿者信息无误后，整理录用名单，含姓名 性别 身份证号码 学院 联系电话。（为最终向海青协提交服务名单做准备，涉及到保险等问题的）。并准 备好志愿者培训事宜，如第 6）。 3.223.27 和海青协确定培训时间，地点，通知志愿者培训时间。 各批次服务时间 提前通过小组长通知各队员服务时间和注意事项，领队 尽量提前熟悉会场，做好签到带队工作。 后期颁发证书补贴，通知认领。 【 【注意事注意事项项】 】 批次多报，名额才有概率多； 系统如有意外，请淡定； 多点让学院主动做事，这份可供他们做策划。我们只是协助，切记； 以上时间纯属个人建议，可自作调整； 大三大四老油条不要优先录取，到时带队迟到早退问题多； 领队不要太逗，自己不要迟到，准备多点签到名单； 要及时向海青协提交资料，要不到时评比很难看。也要向公关部、新闻部、人 力部等及时提交信息。 第 30 / 48 页 2、春运志愿者招募 春运志愿者招募前，广铁集团会正式向老师发出邀请，但是收到邀请往往已 经是较晚的时候。加之考试月的到来，春运前期准备工作需要提前进行。2014 年 的春运采取小项目组形式，由实践部一位部长，新闻部一位部长和媒体部一位部 长三人一起构建初步方案，包括宣传方案与招募方案，设定活动时间推进表，交 予指导老师审批，通过后由实践部主管干事缮制完整策划，执行和落实宣传，招 募等工作。 【 【注意事注意事项项】 】 整个招募需要在同学们买火车票之前完成，所以整个招募需要提前，具体提 前的时间需计算得出； 天气原因等可能会导致某些宣传方案没有落实下去，但是基本上准备时间要 预留充分，以免影响宣传进程； 招募信息发放要及时全面； 筛选标准要明确，初步筛选录取结果要整理交至指导老师处审核，录取结果 最好先部门内部公示，老师和部门成员无异议才能发送录取消息，核实最终 能出席名单，进行名单公示； 与志愿者的信息传递要言简意赅，直入重点，告知他们需要做什么； 收集志愿者的个人信息，紧急联系人方式，个人信息及时交予广铁购买志愿 者人身保险； 承诺书需本人先签名，再学院签字盖章； 实际服务时岗位的安排。领队提前一天实地了解工作； 第 31 / 48 页 安排好领队要干的事情； 春运结束后志愿时录取，所有资料的收集汇总，上交工作总结。 三、三、现场现场活活动举办动举办 1、爱心义卖（第一届公益文化节） 至于免费午餐义卖活动。如果还继续办的话，大概流程是这样的。上次的时 间安排参考性不强，所以这里按先后顺序。 （1） 和免费午餐组织联系，并提交我们活动策划书。（记得一开始就像他们 说明需要证书） （2）发布摊位招募通知 （3） 及时跟进摊位物资准备情况，筛选摊位，并整理公示各摊位义卖内容， 以便他们和我们作调整。 （4）提前半个月以上准备庞大的物资，如帐篷凳子桌子场地等你懂的 、5、作摊位布置图并分配各摊位负责人，公示。 （6）活动当天 活动的筹划思路： a.免费午餐活动本来只是需要我们提供两三个摊位，然后协助他们进行宣传 义卖等。后来因为公益文化节的契机，还有想整合校内的义卖活动，所以就打算 弄成义卖市场，这样造成的宣传效果更好。这就是这个活动的来源。 b.本来我目的只是重在宣传，但从经济角度来看，弄成这么大型的义卖市场 是存在很大问题的。一是摊位义卖物资问题，担心重复类似死板，二是担心人流 第 32 / 48 页 太少摊位太多导致资源浪费场面尴尬。所以我们弄了摊位参考方案，而且在统计 摊位报名时十分谨慎，幸好摊位都很有特色，征募善款出乎所料。 c.本次活动的征募不仅面向学院服务队，还面向班集体和个人团队。活动最 初的目的打算吸引更多大一新生以班集体的形式参加，并且说服团委老师可以 以此作为优秀班集体评比指标之一，但由于各种原因大一的团队最终并没有参 加。 【 【注意事注意事项项】 】 1.物资方面：1)准备物资统计表，摊位布置图、划分摊位负责人等已经做得很 到位。2）活动最后交接时中心摊位由于工作量太大，变由摊位负责人负责统计资 金还有物资，再向中心摊位汇总。3）尽管我们的对于各团体摊位的物资进行十分 细致的物资管理，但在自身物资的管理上却出现了漏洞，物资管理需面面俱到 4) 报名表统计用电情况的时候需注明一下用电功率。5）准备好收据单给摊位，这有 利于资金统计。 2.宣传方面：1)可以沿用第一次时所使用的转发就捐助的宣传模式，但应事 先取得赞助。2)海报方面，由于经费及与老师沟通的问题，最后免费午餐的宣传 海报数量极少，打不到预想的宣传效果。另外可在活动当天准备横幅等宣传材料。 3)传单宣传时，可将我们免费午餐的宣传同午餐联系起来，将有更好的影响力。4)摊 位的招募通知下发不到位以及招募通知语义表达不明。 3.人员安排：1）大型活动之前开例会明确流程和分工，时间应在活动前两到 三天开。2）物资负责人工作量十分的大，负责人应能够统筹所有人，对任务进行 合理分工，并做好汇总。 第 33 / 48 页 4.沟通反馈：1)这次活动的主体摊位上的服务团队，活动成功主要是他们富 有创造力和热情的服务。我们只是提供场地给他们，因此我们需要更主动和他们 沟通，更多地作为服务者而不是管理者 2）个人建议，在义卖临近结束时，我们主 动光顾一下他们的摊位，尤其是销售情况不太理想的摊位，可能就是两三块钱， 别人会很感动我们这番心意的。3）收集整理并总结服务团队的总结，完善活动。 2、公益沙龙（第二届公益文化节） 第二届公益文化，我们部门负责两场公益沙龙活动，预计这个活动会延续下 去。虽然最后出来的效果和预期的变动很大，第一场沙龙（微公益新创业）变成 了一场开放式大型沙龙，第二场沙龙（进击的支教）还是和设想一致，但是积极的 意义还是很大的，大型沙龙可能是华南高校最大的一场公益沙龙，这也标志着校 青志拥有这个承接大型活动的能力。 组织沙龙大致的顺序是： （1）策划阶段。暑假开始，我们就开始写策划，前后修改几次后与八月底进行 定稿，确定下主题、邀请嘉宾、形式、大致地点要求以及活动流程。这时应该和常 委沟通，把定稿给老师看一下（为了照顾联系嘉宾的时间），确定下大致方向。 （2）联系嘉宾。我们这次活动在联系嘉宾上过迟，根据经验，一般有名的嘉宾 大概提前三个月甚至半年就会排好档期，也就意味着我们最好在 8 月份时就和 嘉宾联系，预约嘉宾的时间。另外，嘉宾有准备多个方案，不能只定下一两个嘉 宾。 第 34 / 48 页 （3）确定场地。倘若嘉宾把时间给确定下来，并相互沟通确定下展示的模式， 就可以根据双方意见确定地点的要求，这时就要带着策划和老师做商量，确定下 场地，并做好物资预算，让老师审批。 （4）确定观众名单。根据不同场次要求，确定下观众的招募形式。大型沙龙是 涉及到邀请外来公益组织和校内公益组织，以及学生观众。小型沙龙根据主题要 求，本届沙龙（进击的支教）是定向邀请与支教相关的服务队成员。 （5）宣传期。大型沙龙最好在活动前半个月做宣传，并做个持续宣传，并根据 需要看学生如何参与到现场的方案，是网上报名、现场派票抑或是直接来参与。 小型沙龙宣传根据需要做宣传方案。由于本次沙龙的观众做了定向邀请，并不希 望过多学生观众，因此宣传上未作太多工作。 （6）活动当天。活动当天若是有条件，应当提前一个下午或者早上做一场彩 排（尤其是大型沙龙），再进行活动现场。因为大型沙龙面对着本校和外校师生， 这将代表我们学校的公益形象，所以尽可能多的在各环节有所预演。但本届大型 沙龙并未有彩排，因为这个环节确实需要与嘉宾足够沟通才能确定的。 【注意事项】 1.嘉嘉宾联宾联系系：做这个沙龙的确定以及质量就是在于嘉宾的联系上。当然，要联 系到一到两位重量级是不简单的。从几个方面着手：1）向团委老师要老师那边的 人脉资源。2）向公关部有在联系的组织中邀请嘉宾。3）直接根据网络（比如公司 网站、个人微博、公众号等）多渠道打通。4）部门成员的人脉资源。嘉宾的到来还 要切合我们所要展示的主题，一旦确定下嘉宾名单，那我们的工作已经完成一大 截了。在嘉宾确定后，工作组要有一个人专门负责活动前与嘉宾对接，保证信息 的唯一性。另外，与嘉宾对接时，要多与其沟通，让对方明白我们沙龙的意义和 第 35 / 48 页 形式，并要求他们把为活动当天准备的材料给我们审核一下，以便我们更好把控 现场。 2.地点确定：地点确定：地点也是比较大的问题，一般而言，大型沙龙需要的大场地，校 团委能提供给我们的是：北校的励吾楼负一楼国际报告厅（600 人次）、逸夫科学 馆二楼报告厅（300 多人次吧）、东区体育馆、逸夫人文馆报告厅；南校的音乐厅 （400 多人次）、学术大讲堂（很大）。而小型沙龙需要的是比较轻松氛围的场地就 可以，这可以根据需要和团委老师商量。 3.物物资资准准备备： ：沙龙需要准备的物资不算特别负责，根据现场需要多准备麦、投 影笔和扩音设备就行。 4.宣宣传传准准备备： ：沙龙的活动效果很大程度上是依托活动宣传的。本届大型沙龙 的宣传时间过于紧急，但形式上还是有所创新的，线下准备了一些精美的宣传彩 色折页，微信推送也以两天一推的频率推送了三期，收到一定的效果，但是总体 来说，宣传准备比较仓促，而且缺乏宣传特色和定位。希望这种需要宣传来达到 活动效果的要把时间花更多在上面，并且为了更好的宣传效果，在活动前期要与 媒体技术部和新闻资讯部的成员做更多沟通，让他们能更好的理解我们活动的 主题和意义，以及我们想要的宣传效果。 5.与老与老师师的沟通：的沟通：公益文化节的大活动一般是实践部负责，为了更好的沟通， 实践部的部长在与常委做了初步沟通后，在第一次常委带去见老师后，部长在后 面的沟通中可以自己直接找老师沟通。一般在第一次找老师前要做好充足准备， 要想办法让老师注重我们的活动，要从活动意义、主题和形式上找到老师比较在 意的切入点，这样一开始就能吸引老师的注意力，后面的沟通就较容易谈判。老 师相对比较在意的是物资预算和场地问题，所以为了获得更多的资源，需要尽可 第 36 / 48 页 能找到老师的在意问题。另外，在与老师沟通时不应该把自己放在一个被吩咐的 角色，老师说的不是全盘接受，作为一个活动负责人，应当要衡量校团委的条件 和我们活动预期考虑合不合适，不合适要学会沟通推掉。另外，应从部门的利益、