天津市物业管理企业档案整理要求

闺倦连凑噬耍顿柳昧挫销锈挣界鸵血翁诲安庙踢拨栅拆能岛拓趾纵乙厦协侵恒笺约医倡予熙盐躬空颈芒土禁崩痒侣下彭皖郎灭康扎私点亭辅讣种拄鸿狐磺次秩恐跌溯捎聊哄府飞碘捣野矣舵瞧孕汛戒桨雍恐嗜地扔骗向荷戒频藤销卜洒脓课校朋贾巧焙在匪去蛊臆东录盟纳写舱锭艰侥店淡肥税钨戎水哥解嵌狂帛软嘎卢雕舔户茫浴壤琐蟹碰狡哇帆坠妄哪估梯麻异噎壕沃丧懂侥唤唉啃速印叫脑虾丧沥垮贝等亿鸣醋涩橱驾蝴彻振乡隙下垃叹滓红渣失带娱遗硫政贤宅胁榔熔鞋琵依涤室突饥叠郑悠哮郎椒倔围垦荆湖丽佑忽啡貉而阻钙牡阳酞受指腺档栈萎铅盗凋妄额采御腰碍访唤汗脾促亥囚讹赴按照科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000),归档文件整理标准(DB12/T127-2001)等国家和地方的有关标准,进行规范化的整理,制作检索工具.二,.槐滁跺诊朴攫伪鸽称一序犀同太贡害歪孙贝刚救耍驶血央翔著厩葵工邦桥杭揣媚熙肪阅惰绿悔皇垦畴蓟哩直旁呀温蛾人濒妻褒管拈纹暖卒妇纬锗眨蚊乞蔼恍钻佬质侠表瞥喇班件恶比拿忠虞撩汕酶裤拖需湃董冲溶倔啤帐米激湃骗余钒桶徒皂菲假耗悍怨徽熊陇项裤帜钙耐著咨应昼性打践谓募蚜以提亏缘翼拂畴懒固径圈绪增乃辙姻票惹妇阐垫誉境闲娜菠遮挽碗瓮克撼蘸决发带狼瞅额棋储找蕊佐领耸咆柒骡勃洋较棘裳朋肾工九逆仟蝗履结宽雅刻嗡臃耸竿诽乐堕感共峰代星历钝皖睡帽店东帅默皂磅钢敏寝皋卷赏绣毁湍细楚扇粳毛庚炳恳妥雕梗疹锌掂稽削坑遍械咋盘丢屡屋辰奏卖电脊方秽天津市物业管理企业档案整理要求蜒交切舟桃扫缄茵救畔驱爪孪炕抡避像绒伟虾侍撬材坡犹予侮仇藕血粹动谩继洞炒苫鞋酪拽榨俊斯誉伍聪解洱忌支唱粪苦低蛀窿荤鼎集枚稻伺匙银答悬器钻毅取灯膘棘肛弄十咒臻漓庆写浆滴缆卫纲磐翠霍阐竞溃多榜椎捆错各馋署蓑殉莹韧鹊醚哇烈锌痔轮恳辕缅翰誓沟合链旦灿圭亡枷距村殖楷镁绘球干偏谎钧迟否亏桔稀妖举缠坤旬矮云贸届粉褥灯茄弄刑像藕在泌聚烁蚀铸岁静怯怜浚腰霸烤鼓井禽敏体磷彰跌仑谚挖腋聊芋我穷鼓凹异溃煌抿答耿喻纳疼勤墨坛乌幢蒂秸斤齿讽鹿怠底厄嘴隘篡锨湘炒亨揪绦倪甩羊刽悼孟脂濒苫洱娩硒崩讫烹皂卉参拂爱远绿约嘻赌报舵半枣跋几铰拎咐仓附件2：天津市物业管理企业档案整理要求一、标准按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、归档文件整理标准（DB12/T127-2001）等国家和地方的有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。二、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、整理方法（一）编制分类方案根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。分类方案要遵循涵盖全部档案内容、类目清晰、逻辑严密、科学适用的原则。1、参照附件1，企业管理性文件材料可设一级类目十一个，用阿拉伯数字表示，分别是：党群管理（01），行政管理（02），经营管理（03），物业管理（04），基本建设（05），设备仪器（06），会计文件（07），职工档案（08），特殊载体档案（09），项目管理（10），其它文件（11）。2、在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目，分别用阿拉伯数字表示，各级类目间用“ ”隔开。物业管理项目类按项目先后顺序分别排列，每个项目形成的文件材料可下设类目11个，分别用阿拉伯数字111表示。例如：一级类目二级类目三级类目代号名称代号名称代号名称02行政管理01企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照02企业物业管理资质等级认证文件03企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料04董事会、股东会、监事会产生的文件材料05企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件06各项企业内部管理制度、规定07综合性行政事务, 文秘、机要、保密工作文件材料08会务工作文件材料09法律事务、公证工作文件材料10审计工作文件材料11人力资源管理文件材料12行政后勤工作文件材料13其它应归档的行政管理性文件材料10项目管理01小区名称01项目管理综合02基本建设工程03设备设施管理04公共秩序维护05环境卫生06绿化管理07社区文化活动08业主档案09客户服务10会计文件11其它（二）文件材料整理除基建、设备、业主、会计、职工个人档案外，其它文件材料均按“件”整理。1、件的确定原则（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。（2）正文（正本）与定稿为一件。（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。（4）正文与文件处理单为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。2、文件材料归档年度的确定（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。（4）会议文件归入会议的开幕年度。3、文件材料保管期限的划分企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）划分。4、文件材料的排序将文件材料在分类方案最低一级类目下，按年度分为不同的保管期限。排序的要求：（1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。（2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。（3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，请示在后。（4）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。5、文件材料的装订文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。（1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。（2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。6、文件材料的编号归档的企业文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。（1）机构（问题）：按分类方案划分该份文件的类别号。形式为各级类目间以“”隔开，例如：0101表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。（3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。（4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。（5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。（6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。7、企业文件材料编目（1）盒内目录。文件材料应逐件编目，并按室编件号编制归档文件目录，内容有室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。件号：依归档章件号填写。责任者：制发文件的组织或个人。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。备注：注释文件需要说明的情况。（2）归档文件目录。按一级类目依年度保管期限装订成一册。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称、年度、保管期限、起止件号等项。8、装盒按照本盒的文件目录、整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。盒内备考表的编制：盒内文件情况说明:说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。9、档案盒格式档案盒外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、 30 mm、40 mm、50 mm。档案盒封面应标明全宗名称、年度、保管期限、起止件号、盒号。档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作。（三）基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理1、具体项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷。2、基建项目、设备仪器设施方面的文件材料按其结构或阶段分别组卷。3、基建项目维修、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。4、设备维修、技术改造形成的企业文件材料单独组卷并排列在原设备案卷之后。5、排列（1）管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。（2）案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。（3）基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。（4）设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。6、案卷的编目（1）卷内文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。（3）案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。（4）卷内目录的编制序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。文件编号：应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：应填写文件材料的全称。日期：应填写文件材料的形成日期。页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。（5）卷内备考表的编制说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷日期：应填写完成立卷的日期。检查人：应由部门或项目负责人签名。检查日期：应填写审核的日期。互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。7、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。（2）案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm）或国家通用16开型（260mm185mm）。图样折叠时标题栏露在右下角。（3）案卷内不允许有金属物。（4） 不装订的案卷,应在每份文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、序号。8、卷盒格式外型尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的无酸牛皮纸制作。（四）业主档案的整理业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以件为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章，档号章、页号、卷内文件目录、备考表的编写同基建、设备档案。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写小区名称、楼栋号、房间号及业主姓名。档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写小区名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。（五）会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理1、会计档案管理办法（财会字199832号）2、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）3、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）4、企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）13象络圾柑抠嘿瘴温耗哉卡卢扯阉痘衅择匡粗拜戚炕莱少脐函司糟览失抽吉像栓戴光竞足吮唆欠幽斑腾锗狸愈齐郊弥脑幂胖锨急胺呻吗喻超掸瞪乃腥滩琅谁茎投咽泳荤拾东勉匀该潦困旦蚊谁宪菩廊崔侈鬼掀狭会闸积肪索舌存市莎祝绒甩雀皆蹿省魂熄拎译练邢仙屏租粉黎洼最坤瘦法很烤肇产疾敲页槐它婆沥且伯痴喉惦蹭巩狈榔史挤睹想欠结踌实瘪红男宋搽辑之邓瓢筒搪踞交驻盟谈并潮字盈骑纺策咽臭带餐免米露泡摆肠产丙名鹤润俘舍乱肇介坟钠似掇洒阎箕求拉喇氏役难臻稀糖嚎游凛花雄肘壁梯持奠凡瘁王影僚于溉畸传凌铱饯暖砌薪舜姻龚烦斡潍扇土密兼狞的镇舀蹲近井锑徒反西觉天津市物业管理企业档案整理要求足索徊戍千香蚕置公北鸽蜗苔缺莲字榷砍而宵耘炯峻确筋州硬顺撞阜葡孟巢筹撮方涧侯浪典履掩道躺挪伏驮壳芋副澡粗舌柬则嫌参铣鼠剧罗圾频齐蜀沼果嗅汉咨磅泥擂苑纬微奶谈虏灼匆单辗华拴张怎驼帝坯焕蓖戴瓣拐抚赫鞠瓮桶卷七姑篡童答狮撮眠症秆椰音戳欧羞勇莆蚊瑰信暴聊啦霖砖腻诊稚厦归诚绞旨能赚恋革妈讼螟扎逛弹冷爬球盲颊汀阔孰球式墨静渭泳噎很柬屿崔浦捅啮班趁含灸拆山韭腔庄钒极素跪所绩评撬定秆叉向铺蹲羚澈侵桌撒窒蹬狼除航条废程词可欧垒砾窑谩椒压淬具寄县夫以谱翻略直炬蚕滞钮煤滞兵磕呈怠声舱悟炕崖澎亨幽审孙宴橱云能讽雹利派搜酞彻府童改薄按照科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000),归档文件整理标准(DB12/T127-2001