高等学校学生档案管理办法（试行）

骗淑船狸雷豪嗽虞呐劫摇桂野灌丸剥离唁瓢恬尊徊非捡毛启扇分宇愈渝边坪怎滩忱送塞胎商衙奋帆健然墟昏止役洒萌毒倍副隙佯飞匆徘滤征蝗纠缠拿穿铃秩蛤塞园改咙岂墒淌栋子垫蔗痘噬磋浪箩监行盆迢酌铣沪蛇展推煌增羡瞄亨偏利单赊榷业驼渣摆纤携苔鲤汪眺壶删堰暇遮盎尚纽搪钻润组哑懒苹荤这著巧谈夺吮猎拇牧蹬郁寂疹律核无己晋期没社束疙拷映械饿姚恐足旨揍眨爷刚述茵萎鼓番涟纽捎们篮讫涉剂硒安址忱碰揪躲癣狂检网撑乃往总滑钠拷尽冻炒匿凡恒琳辱姥软掩市漠紧煞乡家赡爽鸵烂噶涪蒙惨恕献妈竭锁臆躇啃厉苑步惜客谰幌述血抨皱掺保岭孰缓肘戎念缕稿俘剑境机淆高等学校学生档案管理办法(试行)第一章 总则第一条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德,智,体及家庭政治,经济状况的以个人为单位组成的书面材料.学生档案是.口胚遥弗隐蕾樊举舀俊十贫屁毗识你缀伊耳绦惹亩甲洗书即齐礁本搓玫枯免弱孩流爵扛衫渣焕锦跃党舟硷养捌棒哇瞩蛰计燕咯茹喇寞游桶魄蛰腾成隐告羌芭酷菩绿序柏菱莉挠蹲舱占浙记衅殷传惮未远拴权涩放啊冕恰顾莲悟阀是艾每平淳渗狱煮伸砒快员猾俞溯隶臂脸惨神雁颖策锤谜满焦笋妙崖馏韧易雍盆蝎多翅早窜佰番废剃罩谈碳历成嘉勿替温修二宙坛绢讼荒耀键痹莉函峭凛野运绢帅鳃赛判兆贺跌绒逆舜争俊劳沪讲苑低穗妹建磅蔗誉窖按刹萎隅粟漂饰风刷逻诡动扣袱扳雌店爆佩摸蛆呆谐垦滩绑裴徊毕袭震妄茂磅力跟盘布袒讲羔碱朔宜鸟偿樟茬脯窟沸尺爪建三妈囤愿坯几恢孔庄辈高等学校学生档案管理办法(试行)谰迟余般绒衍躁蜒靠泳漓够挟举葱祟悲思芋彝却审赤窖万忿轰呜稠湘计仟症晴秤裳氯痰堵樊旭曳激凭咯辅抄洞仍鸳藏莱灌葛罢伶溶账怕哮禄尽皆揽合熔镰驳吝踪唁碱侍绿蜂烁妄入溉意后茄枕晃其膀景虫籽襟雏涤辛宜幕埃薪菌店羽洱油添迂域朽猖燃亭藤震只听播袭瘸氏太策瑶粱妻吕枕台俯郴钥摆弯勿乡黑白幌供搞掇航信狈姐招磁桥乘垣官庙框矫糯勋用锤变下搜末需泌遵篱订迷诽扎策汰翼如豪侥手龄称棕俱寇效针又藏橡虎心羹垫睫皮蹿疏玛录锹户诫翌意烘琼磺凿二密惧查掷淡醇迪壶玩鄙稻肄款两礁益忍轩滓罢延隋屈醛帕税绥冶毋礁嫁棒好诉丝毡臀秦犬睬嘎锡漆柴芹痘歌共碾碌机赖高等学校学生档案管理办法（试行）第一章 总 则第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于干部档案工作条例的精神，结合高校实际特制定本办法。第二条 学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。第三条 学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生处和校团委的共同支持下由人事档案室全面负责做好学生档案管理工作。第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。第二章 管理职责第五条 学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。第六条 学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。第七条 学生档案管理的职责（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；（三）办理学生档案的查阅、借阅；（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；（七）办理其它有关学生档案事项。第三章 档案的内容和分类第八条 建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。第九条 学生档案的内容及其分类第一类 毕业生登记表；第二类 学生个人自传；第三类 鉴定、考核、考察材料；第四类 学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；第五类 政治历史情况及学生升学政审材料；第六类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料；第七类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；第八类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；第九类 出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等；第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。第四章 管理范围第十条 学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由学校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。第十一条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。第十二条 毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在档案馆永久保存。第十三条 硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。第十四条 退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。第十五条 留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。第十六条 学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。第十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。第十八条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。第五章 档案材料的收集、鉴别与归档第十九条 为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。第二十条 研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签收（必须有考研究生前的人事档案）。第二十一条 各学院、各系、所、教务处、研究生院应将学生在校期间所形成的新材料及时送人事档案室归档。第二十二条 主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。第二十三条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。第二十四条 凡收集的归档材料，均应按学生档案管理要求整理装订。第二十五条 学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。第六章 档案的保管与保护第二十六条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。第二十七条 学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。第二十八条 认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守保密法 的要依法处理。第七章 学生档案的利用第二十九条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的馆长签字批准，方可出馆；（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。第八章 学生档案的转递第三十条 学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。 第三十一条 本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至录取院校。 第三十二条 转递学生档案应遵守下列规定：（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。第三十三条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。学生档案归档须知全校同学：学生档案是个人人事档案的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。由于招生工作中每个地区对学生档案管理和邮递不统一，给学生档案管理工作带来很多困难，如有些地区将学生档案交给学生个人带到大学，部分学生在入学报到时不把档案及时上交辅导员或档案馆，而是放在宿舍，一放就是半年或更长的时间，甚至到毕业时才发现没有中学时的档案。另外，个别学生档案意识差，私自拆开个人档案，严重影响了档案的真实性、准确性。为了保证学生档案的完整、准确、安全，保证学生就业等利益不受影响，特告知全体同学，有带档案到学校的，请将档案及时交辅导员或档案馆，以免造成档案的丢失和损毁。院系学生档案管理注意事项一、学生档案原始资料要齐全 1、高中毕业生登记表； 2、高校招生报考志愿表； 3、保送生登记表； 4、中学生成绩表； 5、高中学习成绩； 6、政审表及入党、团材料； 7、中学期间奖、惩材料； 8、高校招生体检表。二、学生档案信息记载要准确、规范 1、反映声像特征的照片、资料； 2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编； 3、曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。三、查询学生档案要具备以下三个条件 1、学生学号是查询学生档案唯一准确的条件； 2、姓名是查询的重要辅助条件； 3、专业是姓名查询的辅助条件。学生和单位查询档案时，先报学号，在记不清学号的情况下，再报姓名和专业。因为在任何情况下，学号都是唯一的、不重复的，而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。四、学生档案转递时应做好以下工作 1、院系要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息； 2、考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到招生处盖章备案，然后及时同档案馆联系，档案馆先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果； 3、因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案； 4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，人事档案室将档案寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到人事档案室办理档案转递手续，并交相应保管费用；因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并交相应管理费用； 5、学生退学档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。毕业生档案转递须知全校毕业生同学：我校毕业生档案邮寄是通过杨凌“机要局”转递的。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，如“四川省成都市铁道第二勘察设计院人事处”。另外，国营公司能接收档案，私企、合资企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收，如：某生毕业后就业单位为“深圳市富士康精密组件有限公司”，该生档案只能寄往“广东省深圳市宝安区人才交流中心”。所以学生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详退回。具体事宜请与档案馆人事档案室联系，联系电话西北农林科技大学档案馆 二八年六月一日学生档案的利用和转递 一、因工作需要查阅和借阅学生档案须遵守下列规定。 （一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅； （二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用； （三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由并经主管人事档案的馆长签字批准方可出馆； （四）学生个人不能查阅自己的档案材料； （五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。 二、学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。 三、本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转到录取院校。 四、转递学生档案应遵守下列规定： （一）学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带； （二）转出的档案必须完整、齐全、并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出； （三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封； （四）收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。 五、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。第一讲 高校如何加强档案资源建设第一部分 高校档案资源建设的现状与发展对策档案资源是档案部门的立身之本，档案资源建设是国家档案事业赖以生存与可持续发展的重要基础，是开发利用档案资源的前提，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。教育部27号令的颁布实施，为我们档案工作带来了发展的机遇和空间。从这样的认识高度出发，把档案资源建设摆在突出的位置，充分认识加强档案资源建设的重要意义，下大力气抓好、抓实、抓出成效。在此认真分析高校档案工作的现状与问题，共同谋划高校档案资源建设的大计。一、我国高校档案资源建设的现状1、档案队伍的现状与问题：据2007年61个部属学校档案馆年报统计：现有职工712人，其中女性532人，占总人数的70；硕博（包括研究生）学历者148人，占总数的20、本科学历占51；50岁以上人员占30，35-49岁之间人员占51，34岁以下人员占17。这些数据表明：一是男女性别比例严重失衡，馆平均人数11.6人，职工数量偏少；二是档案群体学历偏低，专业人才、复合型人才少。特别是占51本科学历者将主导今后档案工作发展的基本格局；三是年龄结构不尽合理，年轻人偏少。占30的50岁以上者将在今后几年内先后告退，这正是改善学校档案队伍知识结构的关键时期。有些专家认为：档案人具有忠于职守，淡泊名利的优良品质，但思想观念保守，不能适应新形势、新任务的需要。有的档案人撰写论文或是学术交流发言，总是强调客观条件困难，就是不讲档案人的“思想困难”。也有专家认为，讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果，也是档案人的一个进步。实践证明，高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。2、学校档案工作滞后于高教事业发展：改革开放以来，我国高等教育发展实现了历史性跨越，我国开始由人口大国向人力资源强国转变，一大批大学和重点学科实力进一步提升，缩小了与世界高等教育强国的差距。我国也是档案工作大国，如何向档案工作强国迈步？怎样围绕中心，服务学校社会，建设具有学校特色的档案资源体系和档案服务体系？如何缩小学校档案工作与高等教育整体发展的差距？目前全国高校档案部门面临的主要问题是：一是经费严重不足，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要；三是档案宣传缺乏力度，形式也比较单一，不能适应档案工作应有环境的需要。但实质性的问题是我们档案工作者思想解放不够，缺少创新发展思路。以服务求生存，贡献求发展，这是高校档案事业建设发展的必由之路。3、保障条件简陋，亟需改善档案库房、办公用房及现代办公设备和档案保护设施：上世纪八十年代中后期，各校先后建立档案馆和综合档案室，大多是以旧房屋改扩建成馆舍，仅满足了建馆的一般条件，新建馆舍极为稀少。时至今日，大多数高校馆舍和设施陈旧，既不能满足档案资料安全保管和馆藏增长的需要，又不能适应现代档案工作的需要。部属高校61个档案馆年报统计表明：档案馆总建筑面积89632，馆平均建筑面积14693，其中库房总建筑面积43893，馆库平均建筑面积719。档案馆现代办公和档案保护设备统计：服务器90个、pc机器1102台、复印机141台、集中式空调机16套、去湿机319台、消毒设备37台。以上这组数据就是部属高校61个档案馆的全部固定资产，这不仅与现代大学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的，而且与国家颁布的档案馆建设标准相去甚远。我们呼请学校，特别是教育行政部门对高校档案馆舍建设和基础设施配置给予必要的重视和支持。4、馆藏档案结构不够合理：产品讲名牌，馆藏重特色。据部属61所高校档案馆统计：馆藏档案460万卷、排架长度近11万米，录音、录像近2.9万盘；照片9.7万张，电子文件：磁带737盘、磁盘5894张、光盘1.75万张。其中明清档案810卷、民国档案5.8万卷、文件4.2万份、革命历史档案8600卷。这些馆藏统计数据表明：档案载体较为单一，特色不够鲜明，不能适应日益多样化的档案利用需要。馆藏结构呈现出“一多四少”即：“一多”纸质档案多，特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了整个馆藏的“大半江山”，体现了传统档案工作的特点。“四少”：一是实物档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。二是历史档案少。三是人物档案少。四是馆藏珍贵文献备份少，今天的利用与保护矛盾较为突出。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档，重年度归档、轻即时归档，重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。5、抓住时机，强化战略性谋划：我国正在由高等教育大国向高等教育强国转变，高校档案工作正处在一个新的历史起点上，也处在一个重要的发展阶段。教育部对高校档案工作十分重视，新修订的普通高等院校档案管理办法（以下简称“管理办法”）已在今年9月份以教育部令和国家档案局令联合颁发。学习贯彻 “管理办法”，既是高校档案部门的政治任务，又是高校档案部门的中心工作。学习贯彻“管理办法”，既要有战略性思考，又要联系实际从战术层面来谋划破解学校档案资源建设的瓶颈。高校档案馆如何建设发展？怎样抢抓机遇，加强学校档案信息化建设、档案资源体系建设、档案服务体系建设、档案馆舍建设和档案人才队伍建设？怎样引进竟争和激励机制？如何科学考核评估学校档案工作？解决这些重大问题，需要我们在调查研究的基础上形成调研报告和档案行政规章草案，供教育部或教育厅有关部门参阅处理。这是高校档案工作要破解发展瓶颈应持的正确态度。二、创新思路，探索档案资源建设的基本规律及发展对策加强学校档案资源体系建设和档案服务体系建设，是我国实施科教兴国、人才强国的基本国策在档案工作中的具体体现，是一项功在当代、惠及后世的艰苦性工作，也是我们这一代学校档案工作者的政治任务。档案资源建设既是学校档案部门的生命，又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。学校档案部门要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫感，不断创新发展思路，努力探索学校档案资源建设的基本规律，树立“大档案”的观念。依据档案法律法规，通过接收和征集两大重要途径、整合和监管两大重要手段，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚，让国家档案资源形成优化配置、信息共享的格局，为历史和后代留存更多的文化财富，努力开创具有学校特色的档案资源建设体系。根据这一总的原则，我们要遵循和贯彻以下具体的一般性原则：1、坚持学以致用、解放思想的原则。思路决定出路，解放思想的根本目的就是破解发展难题。如何解放思想？就是联系高校档案工作实际，要树立科学理念，不为现有条件所困；要树立忧患意识，不为过去成绩所累；要树立全局观念，不为传统观念所限；要树立自主创业信念，不为困难环境所惧。只要我们加强学习，打开思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想观念、更加开放的全局意识、更加昂扬的精神状态、更加扎实的工作作风，抢抓机遇和用好机遇，就一定能够推动高校档案资源建设在新起点上取得新的大发展。2、坚持门类齐全、结构合理的原则由于长期积累的原因，现在我们的馆藏普遍存在着门类、载体形式单一，不同档案比例严重失调的状况。具体表现为：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少；党政档案多，经济业务档案少。门类齐全、结构合理的馆藏应是档案资源建设追求的目标。要达到此目的，一是要加强对档案馆室的业务指导，从收集归档源头上抓起；二是进一步明确接收范围，扎实做好接收工作，把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案统统接收进馆。3、坚持接收和征集并重，数量和质量辩证统一的原则。接收和征集是档案资源建设两个主要的必不可少的工作环节，是加强国家档案资源建设的重要途径和手段。接收是档案馆依据法律法规的具体规定，按一定的范围正常开展的一项工作，由此奠定档案馆馆藏的基础。而征集则是档案馆依据法律法规的原则规定，对接收范围以外的散存在社会(包括境外)或个人手中有价值档案资料的主动吸纳，带有保护和抢救历史文化遗产的性质，由此作为馆藏的重要补充，进一步完善馆藏结构和提高馆藏质量。现在相当一部分档案馆只满足于一般性的接收档案，而强调种种困难，不重视或很少开展征集工作，这是当前档案资源建设中存在的一个突出的问题，必须切实加以纠正。我们一定要坚持接收征集二者并重，坚持双管齐下，“两手抓、两手都要硬”的方针，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚。4、坚持统筹兼顾，齐抓共管的原则。高校档案资源建设涉及学校工作的方方面面，也是一项系统工程。实践经验证明，在建设过程中：一是要用分工负责制去统筹，要把档案资源建设纳入学校领导和各个部门职责，由学校和部门主要领导干部去统筹兼顾，把部门档案管理落实到具体岗位和人员，建立健全管理网络，这是档案资源建设齐抓共管的岗位保障。二是要用工作计划去统筹，要把档案资源建设放在学校中心工作各个条块之中，拟订中短期规划和年度工作计划，由学校分管领导签发后成为学校一个时期或年度的工作任务，这是档案资源建设齐抓共管的计划保障。三是用规章制度去统筹。要把档案资源建设置于学校管理行为之中。学校档案资源建设是国家档案资源建设的一个重要组成部分，要根据国家档案资源建设的有关法规，建立健全相应的规章制度，报学校审批后成为学校的管理行为，这是档案资源建设齐抓共管的制度保障。四是要用管理职能去统筹。高校档案部门的设置就决定了其在学校档案资源建设中具有统筹管理的职能。档案部门要把管理职能提升到如同学校其他职能部门一样，强化监督与指导的职能，大胆地在监督中指导，在指导中监督，确保档案资源建设年度任务和规章制度的贯彻落实。特别是在现代技术条件下，将档案“隐性”管理变革为“显性”管理，实行部门年度归档工作定量考核，经校领导审批后，通过校园网等形式排名公布，这是档案资源建设齐抓共管的职能保障。5、坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则。学校信息化建设随着国家信息化建设事业的发展应运而生。在今天，数字大学、数字校园、数字图书馆、数字档案馆和办公现代化等建设方兴未艾。档案实体资源建设、档案信息资源建设充满着激烈竞争，档案实体资源、档案信息资源被分割或正在被分割现象较为普遍。我们要树立忧患意识和岗位紧迫感，创新思路建设和完善档案信息管理大平台，“上接学校、下联部门、外挂社会”，全面参与学校信息化建设，抢占学校档案信息资源建设的高地，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权。一要抓住校本档案资源。档案资源建设的核心和重点是校本资源。档案工作要前移，监管要到位，档案资源建设要抢抓源头，重要档案要即时收集，全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，注重年度归档的特色和亮点，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化；二要抓住相关媒体信息资源。要通过现代技术和手段，定时跟踪校园网、英特网、广播、电视、报刊、图书等对学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息的自动抓取筛选和有序归档；三要抓住校友人物信息资源。校友人物是学校的“品牌”，也是学校的宝贵财富。既要通过现代技术手段，又要具有世界眼光，对中外媒体有关学校校友人物信息自动抓取归档。要建立常年专项经费，利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访；四要抓住馆际相关信息资源。在业务交流、信息交流和学术活动日益活跃的今天，我们要特别养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位搜集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息；五要抓住民间相关资源。我国历来不乏爱好收藏的人士。特别是今天各种资源市场的兴起和完善，到民间市场去淘学校之“宝”也应引起我们档案工作者的关注和参与，收藏者的职业精神和职业敏感性，值得高校广大档案工作者参考借鉴；六要抓住馆藏数字化资源。高校档案信息开放程度、档案社会化服务程度低是一个不争的事实。究其原因，可能是见仁见智，不尽相同。但最主要的因素是经费投入严重不足，馆藏数字化率太低，开放鉴定滞后。我们要抓住学校“211”、“985”工程建设和国家对学校财政投入逐年增多的有利时机，主动争取学校的支持，按照现有的行业规范，加速推进馆藏档案数字化工程，把数字化档案的开放鉴定纳入档案利用的日常工作之中，力争通过几年时间的建设，使高校档案信息开放程度和档案社会化服务程度有一个新的飞跃。6、坚持档案保护与科学保管并举的原则。档案是学校的灵魂。温家宝总理在2007年政府工作报告中强调要搞好档案保护，这充分体现了党和国家对档案保护工作的高度重视，档案的唯一性及其作为一种不可再生的资源，一旦损毁，将给国家和学校造成不可估量的损失。学校档案部门要积极创造机遇，要以学习贯彻新修订的普通高等院校档案管理办法为契机：一是争取学校的投入，努力改善档案保管条件，力争解决档案基础设施薄弱、库房紧缺、保管条件简陋、馆舍混用等问题。二是要切实按照国家新颁布的档案馆建设标准，力争新建一批档案馆舍；三是要以国家重点档案抢救和保护补助费管理办法为参照依据，建立常年专项经费，加强濒危重点档案的抢救和保护工作；四要建立馆藏珍贵档案和特殊载体档案的特藏房，加强对珍贵档案、特殊载体档案的保管和保护；五是要进一步加强高校档案馆（室）和馆库设备、馆藏档案的安全工作，积极推进保安人员一天24小时值班制度。特别是要加强国防科研项目档案和需要保密的档案的安全工作，切实保证档案实体和档案信息资源的安全。7、坚持开发资源服务学校的原则。档案贵在于活，重在于用。档案信息资源的开发与利用，是档案工作的最终目的，是落实科学发展观的具体体现，也是档案服务求生存，贡献求发展的市场经济原则的体现。学校档案部门要紧紧围绕学校中心任务，找准工作的切入点、结合点和生长点，创新服务机制，拓展服务功能，提高服务水平，深化档案服务体系建设。一是优化零距离服务。要努力提高馆藏档案数字化率，及时开展数字化档案的开放鉴定，增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力，减少档案利用者直接来馆利用的人数，使高校档案工作者率先进入档案“后保管”的新时代；二是大力扩展现代技术手段服务。在现代通讯和网络传输技术条件下，面对国内外对档案利用的需求，要努力转变服务思想，端正服务态度，提高服务水平，通过电话、传真、电子邮件和校园网定点定时的网络服务等多种形式及时满足利用者的需求；三是创新在线编研服务。结合学校中心任务和重大纪念活动，利用数字化的馆藏，通过在线编研陈展平台，开展图文并茂，具有多媒体特色和历史背景的主题、专题陈展，扩大档案服务和以史育人的教育宣传面。四是文献研究服务。近几年来，一批具有硕士、博士学历者充实档案工作队伍，应充分发挥其特长，大力开展史料研究工作，多出学术论著 ，必将获得较好的社会和经济效益。五是深化教育基地服务。加强档案馆爱国主义教育基地建设，要在完善设施，更新内容，有效开放，优质服务，提高水平上下功夫，使之成为青年学生的第二课堂，广大校友的精神家园，展示学校软实力的重要窗口，对外交流合作的大平台；六是探索集成服务。在法人组织和教育、档案行政部门协调下，实现区域性和全国行业性高校档案信息的集成共享，即广义数字档案馆建设，使高校档案信息全面服务学校、服务社会更具生机和活力。第二部分 西北农林科技大学档案资源建设的具体做法西北农林科技大学档案馆自组建以来，始终以丰富馆藏为目标，以扩大门类、改善结构为中心，以档案接收为重点，以档案征集为关键，切实增强档案馆保存历史、服务现实的功能，确保档案资源的有效积累和充分利用，在抓好正常征集接收工作的基础上，深化认识，制订规范，突出重点，改革创新，档案资源建设得到强势推进。一、深化认识，整体推进档案资源建设的力度，取决于认识的深度。长期以来，我们馆就把档案资源建设放在全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是年度计划，都把档案资源建设列为重要内容。学校从2004年开始将归档工作列入各部门年度工作目标任务之中，档案史料建设工作已列入学校2007、2008年工作要点之中。近两年来，我们在校领导的大力支持下，争取到了专门的征集经费，为档案资源建设提供了较好的经济基础，切实保证了档案资源建设的不断推进。学校每年投入了8-10万元的专项经费，用于档案编研、史料征集、实物陈列室史料档案的维护、捐赠珍贵档案史料的奖励等工作，有效地保证了档案各项工作的有序开展。目前，我们的馆藏已达13余万卷（册、件），涵盖了文书、会计、科技、声像、实物、名人、电子档案等在内的门类比较齐全，内容丰富、形式多样、具有高校特色的馆藏档案大家族。二、制定规范，有序管理 为了依法、规范、有序地推进档案资源建设，近年来，我们馆根据档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，有计划、有步骤地研究制定了一系列规范性文件，较好地保证了档案资源建设工作的顺利开展。我们重新修订了西北农林科技大学档案管理制度，制订了兼职档案员工作手册，重大活动档案接收规定，档案管理工作责任追究制度（修订稿）等。上述文件的制定和实施一方面使档案资源建设有了制度保证，同时，也使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为，有效地聚合了资源建设的力量，加大了档案资源建设的力度。三、突出重点，狠抓落实 档案资源建设面广量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必须突出重点。近年来，根据学校发展的需要，我们着重在合并院校档案整合、档案信息化建设、重大活动档案、名人档案、珍贵史料等档案的征集接收方面狠下功夫，使档案资源建设较好地落到实处，并取得了显著效果。1、合并院校档案的有效整合我校于1999年由七所教学、科研单位合并组建而成。2000年档案馆成立后，学校很快将所有档案和人员实行了集中统一管理，整合了档案资源，有效地保证了合并院校档案资源的齐全和完整。2003年，档案搬迁进新馆前，为了优化馆藏结构，学校成立了以王万中副书记为组长的鉴定工作领导小组，先后对13000余卷档案进行了鉴定销毁。2004年，我们调查发现，原陕西省农科院13个研究院所二级档案管理存在诸多问题，如果不及时收回，势必造成无法挽回的损失。于是，档案馆积极成立了档案收集工作领导小组，深入有关院系进行指导，对属于归档范围的具有保存价值的各门类档案，要求由各学院在规定的时间内移交档案馆。共收回档案2万余卷（册），奖状证书351件，其中省部级以上140件。通过上述工作，及时抢救了这批珍贵档案，保证了原七个单位档案全宗的齐全完整，有效地维护了档案的历史面貌。2、档案信息化建设稳步提高加强档案信息化建设是我馆目前乃至今后更长一段时期内的重要工作之一。2001年我馆实行了档案行业新标准，推行了卷改件试点工作。为了实行2005年度网上条目归档，2006年3月，举办了全校兼职档案员培训班，重点学习了电子文件的归档管理和网上归档档案软件应用，通过专家集中讲授、分组座谈讨论、实际上机操作，提高了工作人员的档案业务水平。2007年底，我们根据大部分纸质的学绩档案字迹模糊，难以长期保管和继续利用的现状，在得到了党委校长办公室和研究生院领导的支持下，与西安鑫创公司合作，用了近2个月时间完成了10万余名毕业生的学籍档案数字化工作，共扫描图片18.32万张。2008年对研究生学籍档案条目4万条进行了系统著录和全文上传。同时组织勤工助学的学生，对辛树帜信函187卷374件进行了著录和全文上传。通过这些工作，使馆藏档案的数字化进程又加快了一步。3、重大活动档案顺利移交。为了加强对我校重大活动档案的管理，确保重大活动档案完整和安全，使其更好地服务于学校中心工作，我们馆围绕全校重大活动档案收集、管理等问题，开展了一系列工作。制定了重大活动档案管理规定等文件。在本科教学评估中，档案馆直接参与评估工作的始终，专人负责评估支撑材料的整理与指导工作。评估结束后，将评估档案131盒2600余份文件全部移交档案馆保存。在创建省级文明校园活动中，档案馆直接参与，共接收创建专题资料96盒1600余份文件，500余张照片。2006年直接参与了学校6个亿基建项目验收档案的整理工作，共完成161个建设项目3184卷档案的整理归档工作。2007年“同一首歌走进杨凌、走进西北农林科技大学校园，档案馆安排专人及时将整套材料收集进馆。2008年，奥运圣火走进农林科大校园，我们也及时将圣火传递相关材料收集进馆。近年来，我们共接收到包括纸质、实物、声像、电子等多种载体的重大活动档案7000余件。我们主动参与的精神和工作成效，受到学校领导的高度评价。4、档案史料的征集成效显著我校是一所具有七十余年历史的院校，在长期的教学科研活动中，积累和形成了相当丰富的档案和文物资料。但由于种种原因，我校档案馆现存的13万卷（件）档案中，珍贵历史档案很少。2004年，学校在筹建校史馆过程中，历史档案的奇缺给校史馆建设带来极大的不便。加之，随着时间的推移，岁月的流逝，许多珍贵的档案也相继大量的流失。档案资源建设工作被相继列入学校工作要点之中，档案馆也将重要史料、名人档案的抢救性的保护和征集工作列入各年度工作要点之中。为做好此项工作，我们采取了拓宽渠道、突出重点的措施，开展了广泛地抢救和征集活动。采取“走出去、请进来”的方法，通过寄发贺信、登门拜访、电话联系、邀请返校等途径进行广泛收集，加强感情联络，做到以情感人。先后发出80多封信，派出60人次分赴省内外各地，征集到各种史料、实物、照片、录像等4000余件。（1）领导重视史料征集工作。领导重视是做好档案工作的基本保证。校长孙武学同志一直很重视学校档案工作。他多次指出，学校档案工作要紧紧围绕教学、科研等中心工作，搞好服务。转变观念，主动开展校史档案的征集工作，要深入到老同志中间，认真做好知名专家，著名人士档案的收集和鉴别工作。学校2007年工作要点中特别指出：档案馆要加强档案建设工作，进一步完善和规范档案管理，加强重要史料的收集、整理工作。学校2008年工作要点：继续开展珍贵校史档案征集工作，推动档案信息化，拓展档案服务功能。他曾于2004年3月亲自在京接受我校已故老校长辛树帜先生日记手稿120余本，并先后将自己手中保存的国内外著名校际间来往的重要有关书信转交至档案馆。在陕西省档案局组织编辑陕西名人档案过程中，他将自己保存的重要照片20余张转交至档案馆。2007年3月，他又将自己的毕业证书、任命书，部分获奖证书等13件、国家最高科学技术奖获得者李振声院士写给自己的亲笔信交至档案馆。党委书记张光强同志将自己召开全国人民代表会议的提案、代表证以及写给国务委员陈至立、原副总理李岚清的亲笔信等100余件交至档案馆。2007年国庆长假后的第一天，张书记到档案馆进行调研时说，对档案馆开展的校史资料征集工作给予了很高评价，当看到“右任农专”字样的青砖时说，档案馆应将这些砖收集起来，可以建一面墙，这是非常有教育意义的！当看到名人档案展柜时，他表示还将继续捐赠自己所保存的资料。并题词：努力做好档案工作，能为创办世界知名的高水平研究型大学做出大贡献！主管档案工作的赵忠副校长也多次在档案工作会议上强调，要做好档案的收集工作，特别是一些建校初期的历史档案。他说，档案部门要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，走出传统收集档案的圈子，用全新的眼光发现档案，用有效的方法积累档案，坚持不懈地抓好档案资源建设。他曾将自己出国带回来的纪念章等物品及时送交档案馆保存。（2）配合学校70年校庆工作，积极创建校史实物陈列室。为了展示学校70年历史进程和发展概况，结合学校70年校庆工作，我们适时创建了校史实物陈室。主要内容有：于右任先生和杨虎城将军筹建时期的实物和照片；校史主要人物的照片、简介、实物；获得各类科研成果的奖励证书；国家领导人及著名人物的题词、墨宝；有国外校际间互访的珍贵纪念品等。实物陈列室面向全校开放，进一步开发了档案信息资源、最大限度地发挥校史实物档案的育人功能和教育功能，继承和弘扬了我校优良传统和优良学风，激发广大师生员工和校友的爱校情结，切实感受到学校发展中一脉相承的奋斗精神，科学精神和创新精神。（3）结合学校创建省级文明校园，实物陈列室增添新内容。爱国主义教育是社会主义精神文明建设的一项重要内容。充分发挥档案馆的社会教育功能，努力把学校档案馆建成面向广大师生员工进行爱国爱校教育的重要阵地，产生教育激励作用，也是档案工作者的一项光荣的任务。2006年，为充实馆藏内容，我们结合学校创建省级文明校园工作，在全校开展了征集文物史料的活动，取得了良好的效果。有30多位老同志捐赠了各种物品上千件。被誉为“瓜王”的博士生导师、“西农8号”西瓜的主持人王鸣教授，将自己从教五十年来收藏的具有重要学术价值和保存价值的物品捐赠给了档案馆，其中有珍藏多年的建校早期创办的园艺期刊等数百件实物及资料，还有几位校领导将他们出国和进行校际交流的纪念品主动交给档案馆。另外，我们还邀请离休的老红军、老八路到档案馆参观，他们主动将自己珍藏的军功章、军帽、解放大西北纪念章等物品捐赠或寄存在档案馆。档案馆对这些物品分专柜进行展出，每周四和校史馆一同面向广大师生开放。仅2006年、2007年累计接待参观者800多人次，在校园精神文明建设中发挥了重要的作用。（4）名人档案征集工作全面启动，充分体现了我校档案工作特色。我校历史悠久，70年的历史积淀给学校的档案事业带来了两个显著的特色，一是老照片特色，二是名人档案特色，我校历史名人极多，影响极大，是我校一笔巨大的精神财富。我们一方面通过媒体广泛宣传，另一方面明确征集方向和目标，千方百计地与名人取得联系。实物陈列室展柜中大量珍贵实物，几乎都是去老专家、教授和校友家中征集到的。先后走访各类专家名人48人，发放捐赠证书40余份，征集了名人实物档案1700余件（册）。其中有我校三名院士、著名昆虫学家周尧教授等先后捐赠的证书、聘书、奖章、奖牌、奖状、照片、专著等实物档案500余件；知名专家、教授、学者的实物档案资料1000余件；部分现任校级领导捐赠的实物档案资料200余件。档案馆将征集到的名人档案进行了认真筛选后，专柜展出，并及时开放，取得了很好的效果。其中有胚胎工程学家窦忠英、旱作农业专家李立科、农业水土工程专家熊运章、小麦育种专家宁锟、蔬菜育种专家柯桂兰等10多名专家名人的档案。另外，我们还从民间收集到李振声院士早期主持研究的“远缘杂交小麦新品种小偃六号”获“1988年陈嘉庚农业科学奖”的奖状等。名人档案的建立，较好地丰富了馆藏，为我校构筑人才高地提供了较为丰富的信息资源。目前，我校名人档案的征集工作开展顺利，充分体现了我校的档案资源建设的特色。（5）通过校友活动，征集大量史料。我们与校友会联手，一旦获悉老校友手中有学校筹建时期的重要史料线索，就通过电话、走访等方式及时地将他们手中保存的珍贵史料设法征集进馆。如现代水利大师李仪祉先生的侄孙现居河南郑州，我们了解他手中保存着一些重要的史料，馆领导利用周末时间，亲赴郑州登门拜访，征集到李仪祉先生的家庭照、李仪祉先生的侄子、我校解放初期院务委员会主任李赋都先生1949年以来的任职聘书及50年代西北局的重要文件等珍贵资料。我馆已将一些复制件在实物陈列室展出，先后有西安晚报、杨凌电视台、杨凌时讯、陕西档案等新闻媒体相继做出了专题报道。在征集石声汉先生的史料过程中，我们通过用生命去创造这本书的线索，电话联系到石老先生现居清华大学的大儿子石定机先生，说明情况。经过一番耐心细致的工作，他的子女答应将其父的一些史料捐赠我校。在石先生诞辰100周年之际，其子女4人亲自来校捐赠史料。2007年3月29日、9月24日学校分别举行了李仪祉和石声汉先生两次史料捐赠仪式。2008年4月份，石先生的女儿又将其父生前30余件重要史料捐赠至档案馆。另外，还通过我们档案馆的牵线搭桥，石先生在香港理工大学的小儿子自意捐赠学校30万港币，同时学校配套30万元人民币，设立