关于做好秘书工作的几点认识.ppt

一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 二、关于做好秘书书工作的几点想法 三、关于从事秘书书工作的几点体会 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 工作介绍 秘书就是配合 领导实施综合 管理和处理日 常事务的人员 辅助性 综合性 服务性 办文办会 信息调研 督查督办 综合协调 公务接待 基本特点 主要职责 简单定义 当前，我国经济社会生活正在发生复杂而 深刻的变化，我们的企业也正在发生复杂和深 刻的变革，不确定因素增多，做好秘书工作的 难度明显增大。主要表现在以下五个方面： 面临的形势与挑战 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 外部宏观政策环境变化快，企业改革发展在 短时间内出现许多新情况、新问题，一些已有 决策、政策的实施周期变短，一些已有经验、 规律的推广应用面变窄，需要我们不断加强学 习，适应新形势、新变化。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 面临的形势与挑战 调查研究和文稿起草过程中需要考虑的 因素变多，我们要在更大范围内、更广阔的 空间里、更高的层次上发现和解剖问题，在 谋划发展方面发挥更为重要的作用。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 面临的形势与挑战 信息交流渠道变宽，通过报纸、电视、网络 、手机等渠道获取信息成本低廉而迅速，为领导 提供优质服务，需要秘书人员掌握更全面、更详 细、更丰富的信息。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 面临的形势与挑战 领导高学历、高智商、年轻化、学者化 的特点，决定了领导对秘书工作要求很高， 为领导提供高质量服务的难度加大。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 面临的形势与挑战 从秘书工作自身来看，与日益发展变化的内 外部形势相比，与企业日益复杂多变的决策需 要相比，与各级领导层的高素质和工作需要相 比，我们自身还存在三个方面的不适应。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 面临的形势与挑战 一是把握领导思想脉搏上不适应。 立项、切题不准。没有摸准领导最关心的 是什么，最希望得到解答的是什么，最急于落 实的工作是什么。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 时机不对。领导对某些信息的需要可能是在 某种特定环境、紧急状态下产生的，希望尽快得 到答复，时间非常短暂，很难把握；有些是领导 意识里还没有或根本没引起重视，成果出得过早 ，虽然下了不少功夫，但没有得到认可。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 贻误战机。有的从时间和空间上看都比较充 足，题把得也比较准，有时过于苛求，错过了时 机，没有达到预想效果。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 二是工作方式方法不适应。 封闭式的材料组织模式，以点带面为主的 信息调研方式，单向线性的督查督办方式等， 越来越难以反映企业纷繁复杂的变化情况，越 来越难以满足领导日益提高的工作要求。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 三是秘书人员自身素质不适应。 学习与创新永无止境。我们在理论素养、认 识能力、知识结构、业务水平、工作作风等方 面仍需继续努力。 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 二、关于做好秘书书工作的几点想法 三、关于从事秘书书工作的几点体会 二、关于做好秘书书工作的几点想法 这三句话应该成为我们追求的工作标准。 下面我主要从文字材料、信息工作、督查工作 和接待工作四个方面简要谈几点想法。 秘书工作主要内容可以归纳为办文、办会、办事 文以载道见水平 会以周全见作风 事以缜密见精神 1做到“三有”，切实提高材料起草水平 材料起草是秘书核心工作之一，是秘书发 挥参谋助手作用的重要载体，也是衡量秘书工 作水平的重要标尺。做好材料起草工作要做到 “三有”：言之有物，言之有理，言之有味。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有物 就是所谓“文以载道”。文字材料的最终目的是要 表达观点、阐述事实、澄清思想、指导实践，任何材料 都不能放之四海而皆准，必须因时、因地、因事、因人 制宜，有其固有的时效性、针对性和原创性。领导经常 说，文章不在长短，关键在于言之有物，要把问题讲清 、讲透。“洋洋洒洒千万言，空话套话不着边”是材料大 忌 。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 好的文字材料必须要上符合上级精神，下 符合单位实际，中符合领导思路，内符合写作 规律。 言之有物 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有物 符合上级精神就是要与上级的思路、目标、部署、 要求保持高度一致，不能另搞一套。 符合单位实际就是要与实际情况紧密结合，反映单 位最新鲜的事例、经验、典型等。 符合领导的思路就是要认真贯彻领导意图。 符合写作规律就是要按照不同类型材料格式规范去 写作。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有物 我们阅读大量典型文件材料、工作报告、 各种类型的领导讲话稿、掌握大量信息，把握 各类材料的文种格式，不断积累感性认知，强 化理性思考，了解工作涉及的方方面面，看清 情势演变的前前后后，把握领导关注的点点滴 滴，这些都是文字秘书需要修炼的基本功。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 “言而无文，行之不远”。材料要提炼观点。 好的材料固然要有翔实而丰富的素材作论据，更 要靠深刻而缜密的思想来统领。 言之有理 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有理 观点要正确。这是最基本的要求，又是很 重要很现实的问题。所谓“正确”除了要符合上 级精神和本单位实际情况外，还要有大局意识 、宏观意识。有些观点放在一个局部来看是正 确的，放在全局来看却未必正确。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 观点要鲜明。材料中所阐述 的观点，必须旗帜鲜明，有感召 力、战斗力，不能吞吞吐吐、模 棱两可，让人感觉不痛不痒，甚 至文不对题，不得要领。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有理 观点要配套。在一个材料中，主题是“大 观点”，每个部分都有“中观点”、“小观点”支 撑整个材料。这些观点要相互照应、相互配套 ，形成体系，具有内在的逻辑性，而不能互不 相关，甚至互相冲突。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 言之有理 材料要锤炼语言。古人说：“不求百篇传 天下，但愿几句入人心。”文字材料在观点、 事例、论述都达到要求后，还要不厌其烦地对 语言进行字斟句酌、精雕细刻。特别是领导讲 话材料要注意做到 “一短”、“两通”、“三美” 。 言之有味 二、关于做好秘书书工作的几点想法 短：就是句子要短。 通俗：不要用生僻怪异、晦涩难懂的词语 和术语，注意听讲对象和语言环境，使人能 够理解。 通顺：做到文从字顺，语言通达，读起来 上口，听起来入耳。不要用字面虽能讲通， 但读起来拗口、听起来别扭的语言。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 “一短”、“两通” 整齐美：语言排列和句式的整齐一致，体现 对称与和谐。 胡锦涛祝酒辞：北京奥运会的举办，将更加有力地 促进中国体育事业向前发展，将更加广泛地促进中国同 国际奥林匹克大家庭的交流合作，将更加深入地促进中 国人民同世界各国人民的相互了解和友谊。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 “三美” 抑扬美：使语言有起有落、高低相应。 胡锦涛讲话：在波澜壮阔的抗震救灾斗争中，我们 用理想凝聚力量、用信念铸就坚强、用真情凝结关爱， 大力培育和弘扬了万众一心、众志成城，不畏艰险、百 折不挠，以人为本、尊重科学的伟大抗震救灾精神。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 “三美” 参差美：整齐是一种美，参差不齐有时也是 一种美，长词短词、长句短句相互结合、相互 照应、错落有致，同样能给人以美感。 蒋洁敏讲话：50年来，勤劳勇敢的克拉玛依人民 ，用忠诚和责任、青春和生命、智慧和汗水，在昔日 人迹罕至的戈壁荒滩上，建立了我国西部重要的石油 石化基地，建成了一个繁荣、文明、美丽的城市，创 造了无愧于历史和时代的辉煌业绩。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 “三美” 2抓好“五个关键”，切实提高信息工作水平 信息工作是协助领导掌握各方面情况的有效途径 。一方面信息作为“直通车”可以较快地进入领导视野， 及时反映各单位取得的新成绩、新典型，获得领导对单 位工作的认可；另一方面，在一些热点、焦点和难点问 题难以解决之际，领导对某一问题的“批示”往往具有点 睛之笔，有助于推动问题的解决。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 近两年，在各单位、各部门大力支持下 ，油田的信息工作取得了长足的进步，信息在 集团公司的采用量名列前茅。下一步，我们要 把握好五个关键，进一步提高信息工作水平。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 在指导思想上，要坚持“大处着眼，小处用 功”。大处着眼就是要站在全局的高度判断信息 的价值，要更多地考虑某项工作成绩对全局工 作的意义，这样的信息才会有高度、有力度。 同时切入点要小，以小见大，举一反三，小中 见大的信息更容易引人关注。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 第一个关键 在内容处理上，要坚持独特情况专题反 映，普遍情况综合反映。对特殊性问题，尤 其是突出性问题，不仅要及时反映，还要跟 踪反映。对普遍存在的问题，要善于综合、 提炼出带有方向性、代表性、规律性的情况 ，提升信息的价值。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 第二个关键 在工作方法上，努力从共性中找出 个性、在个性中抓住共性。在信息整理 中要抓特色、抓重点、抓亮点，对经常 发生的问题多从规律上找原因，对反复 发生的问题多从制度上找原因，为领导 决策提出好的建议。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 第三个关键 在工作纪律上，坚持信息反映无禁区，报送出口 严把关。一方面对信息工作反映的范围和内容不要预 设人为障碍，如实反映“领导需要知道、需要领导知 道”的情况。特别是突发事件、安全事故，各单位必 须在事件发生后的1个小时内报到总经理办公室，我 们在及时汇总情况并经领导审批后，2个小时内报送 集团公司，这是一条必须严格执行的纪律。另一方面 ，信息出口要把关，要进行深入分析和综合，信息必 须准确、全面。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 第四个关键 在行文风格上，注意标题提炼和文风朴实 。一个好的标题往往是问题本质的浓缩体，正 所谓“题成一半文”。文风朴实是信息固有特点 ，要开门见山，用事实和现实说真话、说实话 、说新话，不可铺陈渲染，夸张修饰。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 第五个关键 关于信息工作，我还要着重介绍一下总经理办公室 最近开办的信息简报油田动态。 简报设时政要闻、 公司要情、生产经营、工作交流等四个栏目。油田动 态我们已经编发了4期。希望各部门、各单位信息员 积极踊跃报送信息。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 3狠抓落实，切实提高督查工作水平 督查工作是秘书工作的重要职责和政务 服务的重要内容，是保证各项决策、工作部 署有效实施的重要手段。 由94名行政督查员组成的油田行政督查网络; 共督办工作62项; 电话催办百余次; 收到群众来信151封; 督办各类事项113项; 二、关于做好秘书书工作的几点想法 问题和不足 l 个别单位对督查工作重要性认识不足，督查落实 情况反馈不及时。 l 督查情况反馈难以唯实，反馈督查情况时，往往 报喜不报忧，对存在的问题往往“轻描淡写”。 l 我们督查方式比较单一，还停留在打电话、下通 知、要材料、等结果的阶段，深入实际调查研究较少 。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 做好督查工作，要做好以下三个方面的工作 一要提高认识，狠抓落实。 督查工作从根本上说是 领导职能的延伸。我们通过督查督办工作，协助领导抓 工作落实，督查报告将直接提交领导审阅。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 u 各单位要提高认识，不要把协助我们做好督查工作 当作一种“负担”，而要把督查工作当成推动本单位工作 ，展示本单位工作业绩和执行能力的良好机遇，积极配 合我们共同把督查工作做好。 u 各单位办公室也要善于行使自己的职权，及时对本 单位领导关注的重点工作进行督查，做到敢督、敢查、 敢办，在为领导决策服务和抓好落实中发挥作用。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 二要完善机制，改进方法。公司层面上已经初步 建立了行政督查员网络，下一步的重点工作就是要健 全督查工作管理办法，明确督查原则、内容、程序、 流程和标准，逐步规范督查工作。我们将进一步改进 督查工作方法，除了开展正常的电话催办、下发通知 督办等方式以外，还要将现场调研与督办工作相结合 ，在督促检查中开展调查研究，在调查研究中检查督 办效果。同时采取专项督查、跟踪督查、联合督查等 多种方式，提高督查水平。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 三要提高实效，注重质量。我们对交办督查事项， 分轻重缓急，规定了督办时限，希望各单位按照规定的 时间及时反馈办理结果，有特殊情况需延长时间的，应 及时告知原因和进展情况。要注重督查反馈质量，要讲 真话、报实情，避免模棱两可、空话套话，对工作中存 在的问题和困难要直言不讳，利用督办反馈这个良好渠 道，提出需要解决的相关问题，引起领导关注，争取有 利政策，促进工作落实。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 4注重细节，切实提高接待工作水平 随着社会经济的快速发展，企业之间业务 、信息、技术交流日益频繁，上级领导视察、 兄弟单位参观、学习及业务洽谈也与日俱增， 这就使得接待工作越发重要。做好接待工作要 把握以下五个方面： 二、关于做好秘书书工作的几点想法 一是提高认识，高度重视。接待工作，是 企业展示实力，树立形象，积累丰富的关系资 源，推动企业发展的重要手段。因此，要把接 待工作看成企业经济工作的一个重要组成部分 ，作为一项政治任务来完成，树立“每一个人 都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企 业文化的折射”的思想意识。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 二是精心策划，突出特色。 做好接待方案：每一项接待活动，都要以 实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制 订出符合来宾身份的、完善的接待工作方案和 实施细则，并体现出一定的创意与创新。 体现企业特色：从接待方案的策划、汇报 材料的起草到接待细节的把握，都尽量让来宾 从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性， 感受到企业文化的特色。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 三是优化流程，规范运作。油田公司今年3月 31日印发了公务接待管理办法（暂行），对 公司公务接待原则、接待程序、接待标准、审批 程序、费用核销等进行了明确规定。目前的问题 ：一是不知道怎么接待；二是不程序办事。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 各部门、各单位要认真学习接待管理办法， 认真制定接待方案，并严格按照方案进行程序化 运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾 相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工 作中的各要素进行全面清点销项，以确保工作进 程的有序性、稳定性和连续性。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 对接待工作中的每一道程序都要设定责任 人，事先进行规范，这样才能确保整个接待工 作有序进行。此外，秘书人员要注意收集和掌 握接待工作的相关知识，不断提高自身素养。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 四是关注细节、注重实效。细节决定成败 。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心， 周密考虑，谨慎行事。 l 接待人员在进行总体把握的前提下，要随 时根据接待工作的需要对接待方案予以调整。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 l 主动进行全程模拟思考，从准备会议室到 用车，从参观到进餐，对每一个细节都要反复 思索，以便及时弥补可能存在的疏漏。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 l 接待人员还要“眼观六路、耳听八方”，对 来宾的一个动作、不经意的一句话，都要留意 和体会，以便及时采取应变措施，把细节失误 解决在萌芽状态。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 五要平等适度、把握分寸。接待是人与人的 交往，特别要注重平等意识，把握好分寸。如在 与人交往时，要彬彬有礼，不要低三下四；要热 情大方，不要轻浮；要自尊，不要自负；要坦诚 ，不要粗鲁；要热情周到但不要热情过度。 二、关于做好秘书书工作的几点想法 一、秘书书工作面临临的形势势和挑战战 二、关于做好秘书书工作的几点想法 三、关于从事秘书书工作的几点体会 三、关于从事秘书书工作的几点体会 在座各位办公室主任、秘书，可能每个人 对从事秘书工作都有不同的感悟和体会，但 有一些是共同的，归纳起来有这么几条： 三、关于从事秘书书工作的几点体会 秘书是领导身边工作人员，服务是秘书工作 的基