Workshop会议方式简要说明.ppt

关于Workshop会议方式的 简要说明 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 由几个人进行密集讨论的集会，一般要求举办小组全体会议，就专 项问题或任务进行讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见解 。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来。 （二）Workshop会议方式的一般定义 （一）Workshop本身的含义 1、work工作+shop工作室，场所。 即：一个将各种物料按照一定的工艺流程加工成产品的场所。 2、An educational seminar or series of meetings emphasizing interaction and exchange of information among a usually small number of participants: 研习会、讨论会：一种强调信息在通常比较少的参与者之间的交流与 交换的教育性研讨课或一系列会议。 Workshop会议方式的定义 摘自美国传统词典（双解） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 促进者 WORKSHOP会议方式与传统会议方式的区别 议题 互动的、平等的、主动参与型的活动 为了防止会议讨论停滞不停，大多数 情况有促进者支援，引导成员、促进 WORKSHOP活动的进行。 单向的、有主从关系的、一方传 达、一方被动接受为主的活动 WORKSHOP方式传统方式 议题 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. Workshop会议方式的IPO 想法（ideas） 输输出 （Output） 加工 （Process） 共识 会议全体成员各自（ 代表个人或部门）关 于某一特定议题的想 法（ideas）。 会议全体成员经过充分讨 论，所达成的关于某一（ 些）特定议题的共识。（ 也允许非共识的部分以副产品 的形式存在。） 活用工具与规则，达到“充 分的发散，有效的收敛”。 核心的加工环节“一激（充 分激发成员想法）、三共 （共享、共鸣、共识）” IPO: 输入、加工、输出的英文首字母组合后的略称。 输入 （Input） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. WORKSHOP会议方式的讨论分组原则 根据议题数和成员人数决定是否需要分组。 为了讨论的效果和效率，每组5-10人为宜，最多不超过12人。 单项 议题 多项 议题 分组 不分组 单项议题、不分组多项议题、不分组 多项议题、分组单项议题、分组 成员人数较多 （12人以上，5-10人/组） 一个组一个议题 成员人数较多 （12人以上，5-10人/组 ） 逐一讨论议题 成员不太多 （12人以下） 成员不太多 （12人以下） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1、组长（召集人） 明确本组研讨背景、目的、期望的成果物 确认本组研讨框架和进行方式 督促成员遵守会议规则 支持促进者的引导，确保研讨进行顺利 对本组研讨成果进行最终确认并组织确定小组发表人 2、成员 遵守会议规则，积极按促进者的引导行动 摒弃本位主义，打破思维定式，毫无保留地贡献自己的智慧 3、促进者（F） 讨论工具、图表的准备及发放 介绍讨论进行的方式 组织成员开展有效讨论 组织成员对便利贴（观点）进行亲和整理并形成共识 时间控制 4、记录员 对小组讨论过程及结果进行认真记录，并整理输机，完成小组汇报报告，经确认后 提供会务组。 配合促进者进行亲和整理，并维持现场环境。 5、会议组织者 牵头组织完成会前策划（议题、议程、目的、框架、成员及其分组、背景资料准备 等）和会后跟踪落实。 小组取得研讨成果 的责任者 小组取得研讨成果 的支援者 Workshop会议方式的角色分工 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. Workshop会议方式的基本流程 目前，在国外各公司Workshop的具体进行方式众多，但万变不离其宗， 都是紧紧围绕“充分发散，有效收敛”来进行，仅是依具体的团队文化而采 取一些个性化的手法。 1、会前策划2、会中讨论3、会后跟踪 2-1、开场 1-1、明确会议背景 、 目的、期望的 成果物 1-2、选择切入点、 策划讨论框架 1-3、选择合适的 人选 1-4、设计会议规则 和流程 1-5、准备信息资 料、器材等 2-2、说明讨论的 背景和目的、 进行方式 2-3、分组讨论 （借助促进者） 2-4、整理成果物 2-5、会议总结 和评价 3-1、会议资料 整理留档 3-2、会后跟进 调查 3-3、推进、落实 咨询和支援 3-4、经验总结和 成果共享 12周 0.51天13月 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1、会前策划（概要） 参 加 者：组长、会议组织者、策划支援人员、促进者(F)、相关业务负责 人（必要时） 所需时间：12天（各人）（但期间约为12周) 输 出 物：研讨框架、会议议程、成员（分组）清单 讨论所需的数据/信息/提示物 内容与步骤骤组长组长 会议组织议组织 者 促进进者 (F) 相关业业 务务 负责负责 人 策划支援 人员员 1-1、明确会议议背景、目的和 期望的成果物 ARI/CR/CC 1-2、选择选择 切入点、 策划讨论讨论 框架 ARR/ CR/CC 1-3、选择选择 合适的人选选 ARI/CR/CC 1-4、设计设计 会议规则议规则 和流程 ARR/ CR/C C 1-5、准备备信息资资料、器材等IA/RC/RRC R（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象 I（Informed）-被通知的对象 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1、会前策划（详细） 1-1、 明确会议背景、 目的、期望的 成果物 1-2、 选择切入点、 策划讨论框架 1-4、 设计会议 规则和流程 1-3、 选择合适 的人选 1-5、 准备信息资 料、器材等 目 的： 会议目的、期望的成果物的共有化 设计会议讨论切入点、框架、会议规则和流程等 选定合适的与会人员、明确分工 会议信息资料、器材等的准备 与会议主办 方以及相关 人员确认会 议的背景、 目的、期望 的成果物。 为达到“充 分的发散、 有效的收敛 ”的效果， 事前选定恰 当的切入点 和设计讨论 的框架非常 重要。 会议规则可 在基本规则 之上酌情增 减。 根据框架设 计讨论的流 程。 按流程分配 时间，确定 会议议程。 根据议题选定合 适的成员、促进 者、工作人员等 构建一个团队。 团队的构建要素 围绕“三P” 、注重“三源”、 把握三“适”、注 意一“避” 分组时，每组 510人为宜 准备讨论中使 用的数据/信 息/提示物。 为了讨论方便 ，提示信息通 常在海报纸上 制作并事先张 贴在会议室墙 上。 准备器材、布 置会场。 输 出 物 讨论 框架 会议 规则 人员 （分组） 清单 提示 信息 会议 议程 内 容 步 骤 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1-1、明确会议背景、目的、期望的成果物 会议的目的？ 议题的来源？ 期望达到怎样的效果？ 会议的时间、地点？ 在组织方式上有什么考虑 ？ 相关策划人员 会议组织者 为什么要策划 此次的会议？ 目的是什么？ 目前经济形势比较 严峻，高层非常关 注如何确保达成公 司事业计划 希望达到怎样 的效果呢？ 会议组织者与相关策划人员事前沟通 明确会议背景、目的、期望的成果物 =首先明确主办方的想法 主办方作说明并提供相应资料 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1、利用Workshop会议方式，充分的发散，有效地收敛。 3、提供一些高效激发和整合ideas（想法）的恰当线索。 策划研讨框架的基本考量 2、通过矩阵式研讨框架，体现思考课题的系统性、层次 性、连续性和逻辑性。 实现在“框框”里的突破性思维 Breakthrough Thinking from Inside the Box 凯文科因（Kevin P. Coyne） 效 果 1-2、 选择切入点、策划讨论框架 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1-2、 选择切入点、策划讨论框架 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 项目改造课题研讨 价值链和 主要业务 管理要素 项目方案流程资金人员进度资源 生产 技术 质量 装备 车间 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1-3、选择合适的人选 人员选择的关键要素 Purpose: 明确的目的和目标 People： 合适的人选 Power： 适当的授权 主要流程节点的担当者 三种代表（业内出色和逊色者、客户） 并不外行的热心的旁观者 适时而适当地通知和调整成员 适时而适中地对成员进行相关知识和工具的培训 适时而适切地对成员的表现予以反馈和激励 领导率先践行CFT 避免高职级人员比例过大 围绕三“P” 注重三“源” 把握三“适” 注意一“避” 领导垂范 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1.不提出预定议题之外的话题。 2.全局视点，站在追求DFL整体可持续发 展的高度，思考问题。 3.不过分追求意见与建议的完整性，鼓励 提出突破性想法。 4.“先写、后贴、再说”，积极参与讨论！ 5.发言简洁，不发牢骚，多用建设性的语 言，在其他成员发言时认真倾听。 6.严守时间。 7.手机设为静音，休息时方可接听。 8.勿用职权，且为全体成员提供安全庇护 。 9.仅在休息时可吸烟（会议室外）。 10.各组发表人待小组讨论结束后随机挑选 确定。 11.在整个研讨期间，除工作人员外，所有 小组成员均不使用电脑。 12. 说明：根据具体的议题可在此基础之上增加 有针对性的特别规则。 - 15 - 1-4、制定会议规则和流程 基本的会议规则（示例） 讨论时间进度表（示例） 根据具体的议题以及确定的讨论框架 设计针对性强的会议讨论的流程，制定讨 论时间进度表。 （说明：议题不同进度表设计也会有所不同。） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 1-5、准备信息资料、器材等 l 为了讨论方便，以下提示信息通常在海报纸上制作并事先张贴在会议 室墙上。 会场规则讨论时间进度表提示信息（图表等） l 会场设定指南： l 与职场有一段距离的不受干扰的地点 l 足够张贴海报纸的墙壁 l 大的挂钟或使用时钟程序用投影仪播放 l 易于移动的桌子/椅子(可根据人数以及作业 内容随时调整),桌椅通常摆成圆桌型 l 所需器材： 投影仪、白板、记号笔、白板笔、海报纸、便利贴（红黄蓝3色） 、纸胶带、剪刀、数码相机、工作人员专用电脑（为保证讨论效果， 建议成员不使用个人电脑，可将此条写进会场规则。） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 会前策划成功的关键要素 1）周到而细致的策划 明确的会议目的 清晰的成果物要望 恰当的研讨框架选择 充分的信息与资料准备 必要的会前沟通 针对性强的会议规则与流程设计 2）合适的人选（围绕“三P”、注重“三源”、把握三“适”、注意一“避”） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2、会中讨论（概要） 参 加 者：主办方领导、组长、会议组织者、成员、促进者、记录员、策 划支援人员 所需时间：0.51天 输 出 物：讨论成果输出表、讨论成果报告（发表用） 主办办方 领导领导 组长组长 会议议 组织组织 者 成员员 促进进 者(F) 记录记录 员员 策划支 援人员员 2-1、开场场A/R 2-2、说说明讨论讨论 的背景 、 目的和进进行方式 A/RC/RR 2-3、分组讨论组讨论A/RCA/RRC 2-4、整理成果物A/RCRCRC 2-5、成果发发表和评评价 、 会议总结议总结 A/RA/RRII R（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象 I（Informed）-被通知的对象 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2、会中讨论（详细） 目的：通过会议全体成员的充分讨论，对某一（些）特定议题 达成共识。 输 出 物 2-1、 开场 2-2、 说明讨论的 背景和目的、 进行方式 2-3、 分组讨论 2-4、 整理成果物 2-5、 成果发表和评 价、会议总结 主办方领导 简单介绍会 议主旨，阐 明对会议的 期待。 主办方领导或 会议组织者说 明议题的来源 、背景和讨论 目的。 由会议组织者 或策划支援人 员或促进者对 讨论的进行方 式作说明。 针对具体议 题的、借助 促进者的促 进技巧、在 事先设计好 的框架下进 行分组讨论 。 记录员全程记 录讨论内容。 讨论结束后记 录员与促进者 （F）一起将 成果整理到输 出表中，并制 作发表用讨论 成果报告供小 组确认。 小组代表发表 讨论成果。 主办方领导或 业务负责人对 成果进行点评 。 主办方领导对 会议作总结。 会议结束时实 施问卷调查。 内 容 步 骤 讨论 成果 输出表 讨论 成果 报告 （发表用） 问卷 调查 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-1、开场 会议主办方领导简单介绍会议主旨，阐明对会议的期待。 目的 传达领导的期待，引起重视。 成员与领导之间就议题的方向保 持一致性。 表达对大家积极参与的感谢 。 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-2、说明讨论的背景和目的、进行方式 目的： 让成员了解议题的基本信息，从整体上 对议题有个把握。 让成员了解讨论的进行方法以及过程中 的注意事项。 由会议主办方领导或会议组织者说明议题的来源、背景 和讨论目的。 由会议组织者或策划支援人员或促进者介绍讨论的进行 方式。 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-3、分组讨论 目的：成员就某一议题提出想法/意见，经过充分讨论就某一议题的解 决的方向性/方策达成共识。（广纳良言、集思广益） 2-5、 成果发表和评 价、会议总结 小组讨论开 始前由业务 方人员提示 议题的背景 等基本信息 。 对现状进行分 析、提出问题 点并对其进行 权重排序和挑 选。 在事先设计好 的框架下，从 要素切入，分 析原因（或分 解设定课题） 。 对提案进行 排序、评价 和挑选。 详 细 步 骤 提案评价 挑选 课题方向性/ 子课题/方策 提案 内 容 要素分析现状把握 提出课题解决 的方向或 列出分解出的 子课题或 提出方策。 借助于V-FAST集中讨论会(intensive discussion)中促 进者(Facilitaor)的促进技巧来提高会议效率。 议题 提示 2-3、 分组讨论 2-4、 整理成果物 2-2、 说明讨论的 背景和目的、 进行方式 2-1、 开场 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 一激：在会议内将会议成员各自的想法（idea）充分地激发 出来，成员的想法可来自三方面： 1）会前即有的ideas; 2）会中自己现场产生的ideas; 3）会中被其它成员ideas所启发或激荡出来的ideas。 三共： 1）共享 2）共鸣 3）共识 交 互 递 进 2-3、分组讨论 核心的加工环节 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-4、整理成果物 讨论成果输出表示例 讨论成果输出表和讨论成果报告的模板在会前策划时制作。 不同的议题，成果报告的模板会有所不同。但须包含以下基本信息： 议题基本信息（名称、成员等） 议题背景 讨论框架 讨论主要流程（概要） 主要流程（详细） （背景提示、现状分析、要素分析、方策提案、成果输出、回顾和反省） 战略课题研讨成果输出表 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-4、整理成果物 讨论成果报告模板示例 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-5、成果发表和评价、会议总结 领导或相关业务负责人对讨论过程和成 果点评。 领导对会议作总结，表明对后续行动的 期待并对大家的参与再次表达感谢。 各组代表（随机抽选）发表讨论成果。 发表时间：510分/组 会议结束，与会人员离场之前发放调查问卷 。主要针对会议的议题选择的妥当性、框架的 有效性、成果的可操作性、会议方式的认可度 、对整个会议的满意度等方面进行调查。 问卷调查 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-5、成果发表和评价、会议总结 问卷调查示例（1/2） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 2-5、成果发表和评价、会议总结 问卷调查示例（2/2） * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 会中讨论成功的关键要素 注意一“避” 领导垂范 1）活用工具与规则，达到“充分的发散，有效的收敛”。 2）注意把握“先量后质”即：在确保ideas的数量的基础上，再追求或 强调ideas的质量。 3）遵循思维规律。 遵循思维规律 借助促进者 基于团队氛围 善用便利贴 注重可视化 1、先写后贴再说 2、先单干后合作 3、先发散后收敛 4、先激荡后完善 5、限员限时限量 畅所欲“言” 畅所欲“意”核心 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 3、会后跟踪（概要） 参 加 者：组长、会议组织者、主办方领导 所需时间：2 3天（但期间约为1 6个月） 输 出 物：会议过程留档资料（含照片、影像资料、纪要、经验总结等 ） 内容与步骤骤组长组长会议组织议组织 者 主办办方领领 导导 相关业务业务 部门领导门领导 策划支援人 员员/促进进者 3-1、会议资议资 料 整理留档 C/IA/R IR/IC/I 3-2、会后跟进调查进调查C/IA/R IR/IC/I 3-3、推进进、落实实 咨询询和支援 C/IA/R A/RR/CC/I 3-4、经验总结经验总结 和 成果共享 C/IA/R AR/CC/I R（Responsible）-执行责任者 A（Accountable）-最终责任者 C（Consulted）- 被咨询的对象 I（Informed）-被通知的对象 * 2009 Dongfeng Motor Co.,Ltd. All rights reserved. 3、会后跟踪（详细） 步 骤 3-1、 会议资