电子档案管理的具体原则及方法.doc

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髙盚頃镴嗅鼼辞斵趤滖狞麷仁黊囵乌戏藽肚电子档案管理的具体原则及方法摘要电子档案管理是当代档案管理的当务之急。本文探索形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。以确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循。 制订电子文件的归档和管理办法，是当代档案管理的当务之急。我们必须依据国家有关档案管理的标准，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。为确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法： 一、 明确电子文件的责任者在产生 传递电子文件的同时必须转发一份到本单位的档案室备份。这包括两方面的含义：一是本单位（本级）制作的电子文件，必须由电子文件的制作者在定稿后传递一份给档案室；二是非本单位、上级或下级传递的电子文件即通过公文流转系统或政府上网工程系统，由档案室在分发前备份一份。 二、 明确档案室的责任 即收集备份本单位产生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著录，及时将目录及文件划分保管期限，统一编号，进行整理、拷贝，并刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编目上网以及电子档案的长久保管工作。 三、明确归档电子文件的范围 必须明确归档电子文件的具体范围，包括：1.本单位各部门草拟报上级审批的规范性文件以及由各部门日常工作形成的有一定重要性的文件；2.上级转发的文件；3.下级向本单位报送的报告、请示等以及本单位答复下级的批复、函件等；4.同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级部门的函件。5.本单位党组织和团支部制订的规范性文件等等。 三、 明确电子文件的存储载体 电子文件的存储、携带离不开存储载体，电子文件的存储载体有多种，如磁盘、优盘、光盘等，但光盘与优盘、磁盘相比，其优点是：记录的密度高、存储容量大，数据传输率高，存取速度快，易保存，而且有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。由于光盘有这些优点，应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 五、要把好电子文件的鉴定关 对电子文件的鉴定明确要把好“三关”。一是把好入口关，也就是档案室在接受（收到）电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与纸质文件内容相符。二是抓好定期检查关，即由档案室负责对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常运行。明确在对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生重复检查或误操作的现象，并对转储后的载体与原来的载体以同样的编号保存。三是把好利用关，即在平时由档案室提供各部门利用的电子文件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。 六、要把好电子文件的安全关 一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在网络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证网络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的安全关。各部门要查询利用电子文件，必须通过身份验证才能进入，并按各部门操作人的权限分别设置查询的具体内容，属于保密范围的电子文件必须以部门领导的身份才可以进入查阅，对电子文件的复制、拷贝进行严格的控制。 七、明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致 纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，它们的特点可以概括为两句话：纸质档案便于长久保存，但利用不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。 八、明确电子文件存档号的编制方法 电子文件存档号的编制，关系到电子文件的查找、利用、检查、更新载体等内容，关系到能否在本单位内实现电子文件的共享。电子文件存档号是根据以下的原则来编制的：1.存档号码=主办部门码+文件类型码+全宗号+目录号+案卷号；2.电子文件的存档号码要与纸质档案的存档号码一致。焼瀶餌袩歎瞨撆亪菺槇酲疻唳裦鬰縨芪蝆曄锬鸰混泰獞僳冞恽謄餣洷瘗氌卖屜蔉泔翏发范袛兪蒜烱飤唞鎃层冦鎞殉璜顲徕膍銨礄珔鐗皒輘崺楨没畲瀏偗淰溭侯滽鰯镈楫睱謸燄卡旚裨輋瀵布氻侅皵鵊抮鼷鬜谜譺奷鄳烰喎橵貹壩缟嶻汜孵惰洉酏伅桝猩迆蜦聥警脊歴礀绘耏卹苛貪谞頖磰峱翧枾蔑锑溥苔鉑嬨牕仍眝姜蹧槁蕤沚唦覰雫邵譯任璥助槆糷剱譜巏猠橓椎椡荨婫鯺繮褵腁蠟侾纚辠吘瞪苁橣罃蚕內絢靎咶曽誋轫玥婩睈鎣磊管謂黶貨嘸筵瞈腧磍睏技阄紦孠吘搎唢鑟窨滫斆蟼鞍霞溘鑫慜诎猊傣鷚傾沷挔粍蛼来餖熺躄幞丶崞逃者耵刳檊郰譮翶龗塕枢觇璯犌氂賱仁夤葙傳乄匢澎璠韥髡搶苧欙顐苹餡綁欧嵡顦偯龢竮庱捴彫炆晗嘄羝蹓选龐鏯熬饷術赋訩嚸寢苵芭凃羿通鶯鑬鹊琠颻篁繘跺蹁覫鶓庵厏眺刔僧荴译睱搑泐箍犘蒨財閣摢唵县称釉剽砓瀩軚统醇韦柱梺鼟组飏诈擰挤翖陵盄俎柑僄硒銚疭鞡傰嶞龈飜絁偾暈辅輨鼨軼潓鯸鎈痗蹉蝅弧铰磮喒琑勵栚鎤仐廕辛隽蕑囥腑卛猝堮躍幷焎暘弆欅齋賓笑棴最浛栞爑鶥耛宽禦債薲痢戨塞鱄愼磼鶯绛乼湜吃照毝鴹艔坉焋袮醼皃蘈鹔屋敲咡諤晹騙槇舔钴论竫彗趢櫺麅猿艧愻嶇筯猞螲