Access数据库技术及应用(铁道版)第6章报表.ppt

第6章 报表 6.1 报表的概念 (p167) 6.2 创建报表 (p168) 6.3 自己设计报表(p170) 6.4 美化报表的外观(p179) 6.5 报表的排序和分组(p180) 6.6 多列报表(p183) 6.7 子报表 (p183) 6.8 交叉表报表(p186) 6.9 在报表中使用计算和汇总(p187) 6.10 打印报表(p188) 6.1报表的概念(p167) 数据库的主要功能是可对原始的大量数 据进行综合整理，并将所需结果按规定打 印成报表。 报表可以执行简单的数据浏览和打印功 能，还可以对大量原始数据进行比较、汇 总和小计。 报表可生成清单、定单、标签、名片和 其它所需的输出内容。 6.1 报表的概念 6.1.1 报表的类型(p167) 1纵栏式报表 2表格式报表 3图表报表 4邮寄标签 6.1 报表的概念 6.1.2 报表和窗体的区别(p168) 窗体一般显示在屏幕上，主要用于用户数据 操作，操作方式是交互式的。而报表通常是将数据结 果打印在纸上，而且不具有交互性。 在窗体中可以包含更多的具有操作功能控件 ，如单选按钮、复选框、切换按钮、命令按钮等，而 报表一般不包含这样的控件，报表中常常包含更多具 有复杂计算功能的文本框控件，这些控件的数据来源 多数为复杂的表达式，以实现对数据的分组、汇总等 功能。 6.1 报表的概念 6.1.3 报表的节(p168) 报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报 表页脚这样五个节构成 。 6.2 创建报表 Access提供了以下方式来创建报表： 设计视图可以自主设计新报表或修改已有的报表。 报表向导根据需求逐步引导和帮助用户创建报表。 自动报表：纵栏式自动创建纵栏式报表。 自动报表：表格式自动创建表格式报表。 图表向导引导用户创建带有图表的报表。 标签向导引导用户创建用于标签上的报表。 6.2 创建报表 6.2.1 自动创建报表(p169) Access提供了多种报表设计方法， 最简单的方法就是使用自动创建报表和报 表向导。 自动报表：纵栏式 自动报表：表格式 报表向导 图表向导 标签向导 1. 纵栏式自动报表(p169) 单击 报表预览 2.表格式自动报表(p169) 例6-2 创建表格式报表（教师基本情况表） 做法： （1）报表-新建自动创建报表：表格式 选 “教师”表 （2）确定-保存 2.表格式自动报表 单页报表预览 多页报表预览 6.2.2 使用向导创建报表 1.报表向导（P170 例6-3建学生选课成绩报表） 操作步骤： 启动启动报表向导报表向导 选择选择报表所要包含的报表所要包含的字段字段 确定确定查看查看数据数据方式方式 分组分组 排序和汇总排序和汇总( (汇总选项汇总选项) ) 选择报表选择报表布局布局 选择报表选择报表样式样式 确定报表确定报表标题标题 2.使用标签向导创建标签(p172) 在工作和日常生活中，有时常常需要向 外发送大量统一规格的信件，信封上的地址以 及书信内容都极为相似。正是为了通信的需要 ，Access提供了建立邮件标签的标签向导，它 可以快速地为公司生成通信时所需的信封地址 标签或书信内容。标签向导的功能十分强大。 它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标 签的创建。 【例6.4】以教师表中有关信息来建立邮寄标签 (p172) 标签打印预览（部分） 6.3 自己设计报表 使用报表向导只能进行一些简单的操作 。有时，需要设计更加复杂的报表，以满足功 能上的要求。使用Access提供的报表设计视图 。它比报表向导的功能强大。利用报表设计视 图不仅可以从头设计一个报表，还可以用来对 一个已有的报表进行编辑和修改。 6.3 自己设计报表 6.3.1 报表的视图 在设计报表之前，首先来认识报表的视 图。报表有两类视图，包括一类是报表的设计 视图，用于对报表的设计；另一类是打印预览 和版面预览，用于在设计视图中创建一个报表 后，对其进行预览。 报表的设计视图 打印预览和版面预览视图 在“打印预览”视图中，可以看到报表的打印 外观。 在“版面预览”视图中，可以预览报表的版式 。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例 。 使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的 缩放比例对报表进行预览。 6.3.2 使用报表的设计视图设计报表 具体的操作步骤如下： （1）打开报表设计视图。 （2）确定报表的记录源。 （3）根据需要设计报表。 （4）报表预览。 6.4 美化报表的外观(p179) 6.4. 1 使用自动套用格式 使用报表的自动套用格式的方法是：当报表 处于报表设计视图时，单击工具栏上的“自动套用格 式”按钮，打开报表的“自动套用格式”的对话框,从中 选择需要的格式并单击“确定”按钮，完成格式的套用 。这时报表设计视图中的控件和外观会发生变化， 切换到报表的打印预览视图可以看到整个报表套用 了指定的格式。 6.4 美化报表的外观 6.4.2使用条件格式 设置条件格式是根据一个或多个条件，为 报表中控件的内容设置格式。 例如，可以将条件格式设置为：如果选课 成绩低于60，该字段内容的显示就变为红色 粗体。或者可以设置一种格式，当课程的课 时值大于72时，将“学时”字段的背景色显示为 绿色等。这样作的目的是使满足条件的值更 易于辨别. 6.4美化报表的外观 【例6.6】 :为学生选课报表中成绩字段设置条件格式，成绩低 于60分的显示为加粗的斜体。 （1）选择学生选课成绩报表，单击“设计”按钮，打开报表 的设计视图。 （2）将鼠标放在主体节中的“成绩”文本框上，单击鼠标右 键，在快捷菜单中选择“条件格式”命令。 （3）在打开“设置条件格式”对话框中按要求设置。 6.4美化报表的外观 6.4.3 定制颜色 在Access中可以为报表中的各个节和控件 设置背景颜色，具体的方法是： 打开一个报表的设计视图，选择要设置颜 色的节或控件，单击格式工具栏上的“填充/背 景色”按钮右边的下拉按钮，打开调色板，从 中选择需要的颜色即可。 6.4美化报表的外观 6.4.4 显示图片(p180) 在报表中可以在报表的中加入图片，也 可以为报表添加背景图片。 在报表中添加图片的步骤： （1）打开一个报表的设计视图，选中控件工具箱中的“图像 ”控件，在报表要显示图片的位置，单击鼠标。 （2）在打开的“插入图片”对话框中选择图片文件，单击“确 定”按钮。 （3）可以直接用鼠标拖动图片控件上的控制点来调整图片 的大小。 （4）打开图片控件的属性对话框，调整属性。如选择图片 的缩放方式和图片类型等等。 背景图片（p180） 在报表中添加背景图片的步骤： （1）打开一个报表的设计视图，单击工具栏上的“属性“按钮 ，打开报表的属性对话框。 （2）选择“图片”属性，单击“生成器”按钮，在“插入图片”对 话框中选择作为背景的图片文件。 （3）单击“确定“按钮，完成报表的背景的设置。 6.5 报表的排序和分组 在Access数据库中除了可以利用报表向导 实现记录的排序和分组外，还可以通过报表的设 计视图对报表中的记录进行排序和分组。 在排序或分组操作上时要涉及组页眉和组 页脚内容。组页眉用来在记录组的开头放置信息 ，如组名称或组总计数； 组页脚用于在记录组 的结尾放置信息，如组名称或组总计数。 6.5.1 排序记录 报表中的数据进行排序的步骤如下： （1）在数据库窗口中，选择“报表”对象，在对象列表中 选中“学生成绩表”报表后，单击“设计”按钮，打开报表的设计 视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮 或视图菜单中 的“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 (3) 在对话框中，设置“成绩”为排序字段，在“排序次序” 栏设置为降序。 （4）单击视图按钮，切换到“打印预览”视图，显示成绩按 降序排列的结果。 6.5 报表的排序和分组（p180183 ） 分组（p183） 6.5.2 分组记录 指将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或 打印时将它们集中在一起，并且可以为同组记录设置要显示 的概要和汇总信息，利用分组可以提高报表的可读性， 提高 信息的利用效率。 组由三部分组成，包括组页眉、组文本和组页脚。在“排序 和分组”的对话框下半部中有关组属性设置相关的参数如下： 组页眉：每组记录的开始处的信息放置在组页眉中。如每 组的标题信息等。当该属性的属性值为“是”时，创建组页眉 。属性值为“否”时，删除组页眉。 组页脚：每组记录的结尾处的信息放置在组页脚中。如每 组记录的汇总信息等。当该属性的属性值为“是”时，创建组 页脚。属性值为“否”时，删除组页脚。 分组形式：指定对报表记录值的分组方式。分组方式取决 于分组字段的数据类型。 6.6 多列报表（p183） 多列报表是在报表的一页安排打印两列或更多列。多 列报表最常见的形式是邮寄标签,可以用报表向导来建立邮件 标签,也可以将一个设计好的普通报表设置成多列报表。 操作步骤： 1. 创建普通报表 2. 对普通报表进行页面设置将报表设置成多列报表(页面 设置-列-列数) 6.7 子报表的创建 子报表是指包含在另一个报表中的报表。 包含子报表的报表称为主报表。 主报表和子报表的概念主要用于多个报 表的结合。 6.7 子报表的创建（p183） 6.7.1创建子报表 子报表的创建方法有两种 : 1. 在已有的报表中创建子报表 2.将已有的报表添加到主报表中 1.(1)打开主报表 （2）插入子窗体/报表控件（选字 段） 6.7.2主报表与子报表的链接 在主报表中加入子报表时,子报表的数 据源中应具有链接主报表的相关字段，由系统 参照数据库中表之间的关系自动建立这种链接 ，该链接可以确保在子报表中打印的记录与在 主报表中打印的记录保持正确的对应关系。在 通过子报表向导创建子报表时，直接对链接的 属性进行设置。 6.7 子报表的创建 6.8交叉表报表（p186） 交叉表报表是使用交叉表查询作为报表的数 据源。在交叉表报表中由于列标题来自于交叉表查 询数据源的表的记录值，当记录数目发生变化时， 交叉表报表的列标题的数目也会随查询结果的变化 而改变。 6.9 在报表中使用计算和汇总 在报表中有时需要对某个字段按照指定的规 则进行计算，因为有时报表不仅需要详细的信息， 还需要给出每个组或整个报表的汇总信息。 6.9.1在报表中添加计算型控件 报表除了可以直接将数据源中的数据输出之 外，还可以在报表中添加控件，用来输出一些经过 计算才能得到的数据。文本框则是最常用的显示计 算数值的控件类型。除了文本框之外 , 其他任何有“ 控件来源”属性的控件都可以作为计算控件。 6.9.2在报表中计算记录的总计值或平均值 在报表中可以计算记录的总计值或平均 值, 如果要计算报表中所有记录的总计或平均 值，需要将显示数值的文本控件添加到报表页 眉或报表页脚中；如果要计算报表中分组记录 的总计或平均值，需要将显示数值的文本控件 添加到页面页眉或页面页脚中 6.9 在报表中使用计算和汇总 6.10 报表打印 打印报表的最简单方法是直接单击工具 栏上的“打印“按钮，即可直接将报表发送到打 印机上，但是通常在打印之前，用户需要对页 面进行设置，第一次打印时尤其如此。 6.10.1.页面设置 在“打印预览“或“设计视图“状态下打开报表。然 后选择“文件“菜单，单击其中的“页面设置“命令此时 ，就会弹出一个“页面设置“对话框。在“页面设置“对 话框中有三个选项卡“边距“页“和“列“： “边距“：在这个选项卡中，可以设置页边距的靠上、 靠下、靠左、靠右四个方向的间距。还可以选择是否 只打印数据。 “页“：在这个选项卡中，可以设置打印方向，纸张大 小，纸张来源和指定打印机。 “列“：在这个迭项卡中进行网格设置。并可以设定列 大小和列布局方式。 6.10.2打印报表 在设置完页面后，用户即可以进以实际打印了。 打开“文件“命令，单击“打印“命令，弹出“打印“对话框。整个 对话框分成三个部分；“打印机“、“打印范围“和“份数“。 打印机：用于设定打印机型号，对话框显示相应的打印机状 态和属性。 打印范围：用于设定打印页数范围，可以为全部内容或指定 打印的起始页码。