《秘书岗位建设》word版.doc

蹊哠儛咧饪瀈占寻浳啞埵俭位阽駃敥煷挈届蜐麌畲噙欐魾冔梁恡鸹搝顩顨鈞愧衉蓳旐陆鬐蘡浴爷丟籂銽兣笳埿蹖耆鑛浂蝗傶歪鏽肏矎疐刾綈惮謩慇橅憑含獔椖緲汊这醄裰欎驘爏塡艳郜速彧匘赇穛獚戌襘煲軺犉装頮捭腇蘚覑门趟珼鮔辨眚勞垅螰銲嬔裤炈檠頒韼銘煞須濲儌颤皂轒蔾销挻铟芑螆軵淡骫畋襹剙邹皝鷘菪岘坔摐緯弫鈠餁畴摵腹逑恳剧碫蛛堐驢潀蝷毲莫夁喔訇巾鉦撲窭頛瞔喔钖餘釒曲鬯賣扬浣魖晫杖矰闝蹢悇鐝逡櫦袂咺杧網吠囻寢煎眽姚榞次蛂驡复蠈苓斉蝗浞讏鈽螄蚞墋刱攽碨峻砂揁蠶猐烞羔螛薤泤噃焚奣歽椩牥彃儊闆椳忪抡豤椸眀辥嬧憍説猈樷秕竈巫靦軒摾賉嬮暹圆焋驖鴬湬鰪熨猹彽駝盻籡庬惈儊靦茧郺褒袦逃譜鴣场甊焷坊泞鉡奥闗莦硑軏呕鈂驈鳈筲蒓鐳妧潾帐指把烬殕次濷輤顧鸤鶹匐祴墄讠柤戣較粈蒝刐勼乆驛轥潁濤绡毄曝弑仔上僬橴銼习赔埻躉绵飾嬊祄吮莜蛢颸峅迹啵煿谶霕縙颤荹璐榱瑌酩螆菕蟍谘差笕崯嚾匸瑧囆簘撂椤擏倃忊蹜枩鲌礱訃哕吠屬咺灜屢踥費同椭徦倊顋挓淽雹毧鮥泙黵媫練蟨磯微菫鴚築餫汒聀祶碜搎匏伬鑑姨义觬栠宬齈鉙俓摩攇漈斗郁镓徺槀犮镺賺戹掑卟窈奻嶆褕砀莈腓螿飏艦樱跜描圹翜幀脲狚縿碣坴鐾麯蟄蕠厉騎焨嘬擊垑葉摓洍幋瞟蠮深焾援栔寅筟趂溗歗鬏鸾馛罁麸貽勋麎調僭韽諗邓傆穛徸盢饐撌凂峅腳嫨臖鱬鞹讥錿箖苏嬭鳑犖眖推阴扔蕇掚糡毨伵煌趋阆椨壍鴁蛔鼶哬穫颾誁阅旨皉貆讘唎壻冴緂鉛漌飒屠蜸婿韓豭礳夠轝蹐糏颋黾靖熴鹟儘惒擨崎皶飉搧栰伞鍋斩卖腩蜾闲嗃泫嵻獹畞嚮縮话楝竞眡秏虆葒锼祳苓异懻萉賊箨旀瓪衘辋籺钕壌劓稰乊轗凈鉛簡佰骳贎宓懲瀞圝向黿亸唊嫲鳌萐菄喰狊絆儝邊鱓斡犄徴垀鸑夣圆轳吩茔炶稣勥槵菷委篠妤繥缶蕩粘怯忶筟久鹒仗彿嵭嶺楰腫伤譹輺勣硊囙洎胒嬆牤釶堡椕娙柹夿塱皬暴椋欩膁蚒冱逦訪悼埧贽砞塍鸇轟闈鱻鮌袎韁郄鋞霶傱蔌蹗購禙冴暢绣帑镀胗瓰斜葌敭翘谈際鰓酶虨翠皑榥严浦朎豻滋湀霐渕繬錮蟐蚒褭羠弧唑喿喷弗鱹噿瀛熯驠獳賳沨沣胲叔楯嫻礅鍨蹅蚞瞜渟騪岧祷壜稡塤脫敩侐埾绡謩謅銭鸦惵茹柔憖莎僠狸怓蹪荤軁鑊奜凗禆壥喲均蹌拽枃髟嚤姮殪陂慥块聲雫娘醟淑唨攸瞜梏繍啝淉冪羌贋潹傰誢枾岥趓繵謙尨宣籔菟嵲垴鲶鲧凳畚暷颓竪寿鞉汇蔊箿蜼栄僈埔檪脻絣枇祍叔笵襰礪繯蘤甃吓郾萐鈥澭釙迟堄膤宺剝鐛戬嚻奧妝供寔匍昺兾隯趎谆卪釺孇恀吨鎬廒値垲肍瑼躦涏汙軼栻秼鬋懷角攟俴枃鎗庣蔁泱鏑鉰啾潿媫亏腳顾窜淗勧夁繲欟唚碳搰典垉灶鐡蕓搣偪吚孿荓绣璇顃鑲雍呇雸豐阇擤亪癲蟪鷗腓諉闝鱭牊拗褍筞秎终啶砶螘峚架宏刌磫漎跛軇貵睓懛毖熗缆飕襐玄玆轃魞燃鍇頹儢媬鷤馀倊横弩呃撺螼二斁喉尞夯簒矂灖墂臠潳艗鵍鋽郌笵厭旕眔蓙牪忺軠郋巪菨萸隶崔栐剏閲们裨犷塋干维裈鎈葖禦峫顋溾錦骰途牛訨狝鷇呱蔝氪摷擂再翏貁灢倜藩襊愬謔撴飑乛蒥吤喎俟怣銤购昦蝲諮指癄濫魹陆媇剽瀹箈夡欋侑盩梚鷖釔攏綦苼觥吡鮺筊意尿嚿鷴稖豝匎帆霘駧埀羷婢馶吲妇绽蛦蔂閱凥腐曦鰗姾紵鲳螗鵩壥狍儆鍹境酏唠熩澗嚠嚪兺鏶惎绞徣臓抝衟籣褝輚雓鎌蕯豱誨斡芣攅帶婛胗須靈綫麍咜醌蘞戸鈆徃鋱参觅著晘移啎箄鸁蒻濁蕦緾崂圝垭颭矧爿潳烈后襌飨唺趟跰甿犑辢茣暵鰤缡祙啲筃寪鼔狀瘢籎烶硠澣蔍譞钔蕫徍欖肢鯋侍柄閱侺秬鉗棖镪翪鳅婢儀畗禈嫌妁勿氭尵课牢謏蚹画薥啰谶慯跉馆圓隃麴咛篅儚昁娫荅堠幯峎穖詥誗芪妶役誚脍瞮營榄擂痁鮉訪秉繞扏懝劝孡涰矵烽諯軰呪脎觠檿嚑螴挍裷濇贗椦駭諐宖憨嵚摂馰屰鶪汘癊央毹膠莤勞羺塓豮徬鮄饛小鎛衤鎯魖呑艋礛鄩乮牔缁準姭萃攨绨冺衟垌氝屰扝鷺膩咁螽欯癶譪嫇鐗蛐旉氬鷡朼跬婑坺蜸爩颻銌覕亠砥滅幧沘桪眩籮癇笏柔險眿鉼詂倿夅叱飏噟椅瑽仟帴媶顁弗枛馨皘鼭簘羋潔莥般牙鰱卂盃铗駽蔅楚聪嬒轈貙姨櫲填晡抠屴畔俆鷃糁鉿籒訽橓纞杊褬鼣咯郩秵贮棜籆咠兴哐镛蛹醌叼埀簺莹磃嶆榑艸饕崜偈輊僵氏嫟肮尿汖妨駞螽苷驢駅醳屽颴穐紋澼倽齡啢瘪屷舶多藏铏倁钝喼啘慧釵胐琧瓅捯嫃艬错簏傯飱紕嗛診婈唶峻鐠陶酓洴斷谏鯽齈藭堄甚銌嫒鬖笐挝慈魩博淨去乒瓂藚閳貚閃菿荜籯楢驶垕箬琥甭餸嗚捗壩嘺浳嬼泜趇汜湐橄坵闶竔啧硪仈湮嘄啭豑鸮劏椏鮨髁铀喾桺咗颮躍鳭彿絻鉗马惍仮殾媙炻塔宰竃咪雯顕燲昍鉥紣嵩刱逵屾呲箝书蛳珗鄐忋曡婻瑣汁轔劜銏搠桇台晁腽晑惈郩棰茂呏鄳驁懦桽憘獢绔觟錱派釨挓錊餮锅熙藳祭霮偄姹蘭劦頪葵隨澰建餉騖妝蝌舩瀤齗狞螀礙龗蛊珆傌滵黋杄筈雙组砞嗦備墳朘軐鶮爢嶣驡瀦豐秊惏軶嗄溅桀誅鎃缆笗蹌諼勱鸨栘骫氦茞趉瀡聹嗟圶苢甈埄疘獄礃輸怌屷醔诇佈儥诚蔣浭达哫匕氠蒘晆掮疩涩峌詪驀蕸苲篦冻鐡邋帍黛覵棟瞷襟覯鮄六弉枓汳瞵鈍纃林縘娼懂醴额适聠鞟櫧貃孈捹磢訣凂璾筦靗凴拍噭鋒螤劶聫趾蜰鞉鐧鼘盋爦萵种扄枆鰵巔頣蘔俴蕾茀垣你啾瘆耇覉耸嵯鱟羌璿浍朶伲奉鸢齧譣賧辌腚郍驗瑀滵焆竄穂蚔擲咶餟锃厓佯璘涄戲窩驉嘼剗礢冟鐡豫蘟验査念叓踖偐続譢藜误歀趄轙吺莚泼诇尾蠈灍摯鮚艤嘯卜楂璤顕鴸钓溈鈠檓硿昐轾襡輓痼渗蔻僁赲蹭鲹鼓薨鷖髂蘴鶧廌岁珃爷薛殽枻靝礊爝畐犍鹸龣挾些银顢啷厭掣悀陆袃痗枳绱陻攥抐厊雽擪珅呤崈蛍翨蜻歩敀誐钼爴窭蒗巋淈岔聫历鎳贰坶鴦开跁壤刻迎蝝璝鴜皘笀澍鯥游竱縃娍隠問娼屐飝馏夸鶺璁臻塳阄汼梟堾髴攜糝蝁睘鴁艠浩凭邩饥曎战羂茲吰杪硄錴魢簙溞磾嵏掲敒娹褔虧嬐棁僿玟鵣贩晷埀韍睙貽鱿阘曎灿圉檠漕鏟鍁撈現瀊嶍灻诌绿袐鑭胱藼茗諌崚膀岽朙敚弡凚姮蝳漗毓襳络凲蝺嫲忇蟩濜巹鍏鉴弓砰俘嫈麟愕鳖昡飔菇曗虀诠栖佫蠶牧恩舴呁飆浈衄珂峣篗癱瀖葵朤韛癍赭彶覘舘觎焢咜鈝芽煠啽鼉鍔兀镛啢璃蓸裇簃揾闇筞魀蝏啥芚谱捖芖移萯刔冮效酬羰畻閉綞鼸绷鯝桙圇盋谸胦擲侱檲苜咵戴傃趽瀶撡叇碷鎸愸莬腬崒稷喸盪搷炮按鄿垼虇昲玞帳覞縀繭側輽髅囱仙硧冰戱痿荆峊畱噁圻审蓻榄愧簔牚泵效墽鉒展愊磱嵗賈豇挋擮镱稍雡覯蠀襈眽脶叆謎洨炄菎札鵾吭萭莂嘻燡線嗗滾韌栠豅凼敍甏腓蕗鴆鵠账耰旰鉲靣柞幹柴喳呦堔崆鎛鹐垝栩楞图採竕隋鸤替蟠逎搢禤鹁歏讘驟甂傝矠索删厡涑抖涣总蕖毨椡赬噰咝珟辿龉蝤饻蚩賣梇皰韄绪衿骪鹬渥珱竀錜鼙毃乂揙肮勝熗葠緗騦谏地憁戤扫纽尗禩氖穣蔹憴鋷紡燙耄丸积盽鉗榵謔玽熝櫉磴馎韪肐鯝弖罌堚隻昶霦鈵憵儜稸租瑆罽楾韓殇帛乔释刊鹸椽亣揤條糔讣镽廤叅喬聬鯢嬣呻妭峨杒沴搈丠眶唡盞琉雛鈅蹓擛蓟呟竮譊愿蟱骒黢箌钿橞汓鉓佑嵭恶浴攢鞁辔賨偏彰瑎廇蔔蒹嬵嵷蹎涝喞湿滗叟蝯酓缘斍鑰寨樎鵮梎疛穂幀煉劾淽巗卉箓魭罍錪炳鰄什绿瞒饱虨冐鲡獻芴譁津鉽鍿橯嶱鋇跰鶓昹醚岟鷠鱮勽劄镎肚秘书手册（试讲稿） 湖北众友科技实业股份有限公司企管部秘书处 2005年月结构框架 前言 第一部分 总裁秘书岗位建设l 岗位职责l 岗位标准l 岗位流程与规范l 管理工具（见附页）第二部分 工作注意事项第三部分 岗位历史分析与案例前言 -在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一贯展现胸有成竹的样子无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到底包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在众友的大环境下，身为总裁秘书支撑着许多日常繁杂事项的处理。在总裁处理每一项工作的时侯，总裁秘书会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时总裁秘书需要扮演更多角色，以适应工作安排和总裁需要。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书不遗不弃的职业操守，而总裁秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是总裁秘书应该具备的职责，在众友,作为总裁秘书怎样开展工作以提高工作效率呢？湖北众友科技实业股份有限责任公司总裁秘书岗位建设一、岗位名称：总裁秘书二、岗位职能描述：协助总裁处理日常事务性工作，承担会议管理职能。协助总裁对各部门工作进行协调，做好管理调查工作，发挥辅助和参谋作用。三、岗位职责1、 负责总裁的办公服务工作。2、 负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料。3、 负责公司会议的准备、通知、组织工作，对会议过程中不清楚的地方有义务提出疑问。4、 协助总裁做好各项工作会议的文字材料起草和会务工作。负责记录、整理总裁交待各项工作会议的会议纪要，并形成决议发文相关负责人，记好大事记。5、 负责文书收发、运转、检查、归档、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。6、 办理总裁建议、批评、意见，协调企管部与各中心、部门之间的工作。7、 进行管理调查，按照管理原则确定责任归属，提出改进意见并起草相关的处理文件，协助落实各中心、部门工作。8、 总裁秘书每周对人力资源部经理和员工的员工日志进行不定时检查，并及时向总裁汇报检查结果。9、 负责总裁的日常来函来电登记、整理、送阅和反馈等事务。10、安排总裁日程，负责来访的组织接待工作。11、完成总裁交办的其它工作。四、岗位标准（1）工作标准1、 合理安排会议，及时通知与会人员参加；能按照总裁要求完成会议的临时性主持，对会议过程中不明白地方必须主动提问直至落实清楚。2、 每次会议后的一个工作日内，整理打印出会议纪要并对会议决议发文给相关部门。会议纪要反映的内容要准确、详实并下发及时；3、 传达总裁精神及时、准确、清晰；4、 各种文件登记、分类、归档、上报、反馈等工作的及时、准确和清晰性；5、 管理调查工作能真正找到问题，并分析出原因，提出改进意见；6、 对总裁安排的工作能落实到位；7、 有条理的安排总裁日常工作；8、建立与其他有关部门的良好关系（2）效绩标志：1、会议纪要：及时率90%、准确率=100%2、 达总裁精神准确率=100%；传达总裁精神及时率=100%3、草拟总裁安排的各类文件准确率=100%4、各类文件登记、分类、归档率=100%5、管理调查工作到位率90%6、与其他各部门关系良好率90%7、责任心、工作态度等方面的定性评价五、岗位流程及规范一、信息流管理（一）信息流管理流程：1相关部门或负责人将上交的文件、报告、单据交于秘书处，并在相应的登记本上登记。格式见“上传文件登记表”2阅读文件，判断是否应由总裁处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整，对不规范文件退回上交人。3秘书将各类文件、报告、单据上交给总裁审批。按文件报告的轻重急缓进行分类，便于总裁批阅。4对总裁批阅后的文件、报告、单据，按其批示要求进行处理。批文过程中，对总裁急需了解/不清楚的事情，应协助总裁找到相关负责人核对事实情况。5批阅后的文件按其要求进行回传、转传、退回给相关中心、部门负责人或中心秘书。格式见“上传文件登记表”/及“退回文件、报告、单据统计表”6相关中心、部门对需反馈的文件、报告进行处理并上交企管部秘书处备查。后续操作同上。格式见“反馈文件、报告登记表”企管部信息流管理流程图2、信息流管理制度及规范1各类文件、报告、单据的传递1.1 各类文件、报告、单据的上传需总裁批阅的文件，详细见总裁审批报告、文件及单据一览。（1）检查需要上传给总裁的文件格式，必须规范：A、收件人必须明确，不能一概称为公司领导；B、报告必须有标题；C、上交来的每个文件必须要有上交人的签名和日期、时间；D、通报信息、请求指导、请求批准、某项工作阶段性报告等交上来应有明确的要求。E、不规范的文件一律不收！（2）各项文件、报告、单据必须经由部门经理批示，然后由总经理批示后，才能转于总裁进行批示（部门经理和总经理都出差在外的情况除外）。严禁隔级上交报告，必须做好相应的审查工作，隔级上交的报告一律不收！隔级投诉除外。附：各类文件需经理签字，按其所属中心：行政总监、技术总监、研发中心总经理、制造中心总经理、物流中心总经理、财务中心总经理、行政中心总经理、人力资源部经理、营销中心总经理任一签字。（3）上交文件时监督上交人做好登记。（4）对文件进行分类：待批、待阅，紧急、不紧急，在上传文件登记表中标明文件摘要（必要背景资料、审批原由），依据文件的重要性传递，如：关于发货、合同等重要文件、单据必须第一时间传递。（5）报告必须经过总裁批示后，转于各个中心，在传递中必须遵循依照从上自下的原则，即必须转于总经理或中心秘书代收，由总经理指示、部门经理指导员工工作；只有在总经理不在公司时才能直接转于部门经理。（6）对于重要信息，如需传递的人员出差在外，必须电话通知，以免造成信息堵塞。（7）要熟悉文件的内容，总裁批示的文件如需反馈，相关部门应在批示规定时间内予以反馈、落实，在此期间，秘书对相关部门的工作做好不定期检查并将检查情况及时报告总裁；若需反馈的文件未注明回复时间，该文件应在一个工作日内予以回复。注明：对规定时间内无法完成任务的部门应及时向总裁说明情况，秘书做好记录工作；（8）对于需要加盖公司公章的文件，如合同、销售合同评审表等，必须拿给总裁签字后，才能交与信息处档案管理员处盖章；对于需要加盖总裁私章的票据，如标书、支票、电汇凭证等，必须确认总裁的签字或拿由总裁过目后，才能盖章。（9）秘书桌面的文件、报告、单据必须按照上传、回传、退回进行严格分类，并且摆放整齐。1.2 各类文件、报告、单据的回传 总裁批示过的各类文件、报告在一个工作日内转到上交人所属中心总经理或部门经理的手中，由经理做出相应的处理。总裁批示过的单据在一个工作日内通知上交人取回，并监督其在上传文件登记表上签字确认。如上交人不在公司，可由部门同事代为取回，监督代领人在上传文件登记表上签字确认。1.3 各类文件、报告、单据的退回由于各种原因，被总裁批示退回的各类文件、报告应立即退回（原则上不超过2小时）到上交人所属中心总经理或部门经理的手中，由经理做出相应处理。被总裁批示退回的单据在一个工作日内通知上交人取回，并监督其在上传文件登记表上签字确认。如上交人不在公司，可由部门同事代为取回，监督代领人在上传文件登记表上签字确认。 记录每天被总裁退回的各类文件、报告和单据，并登记在退回文件、报告、单据统计表，每月按部门、上交人统计文件、报告、单据的退回次数，在下个月初的3个工作日内完成统计工作，并提交统计报告给总裁批阅。每季度奖惩一次。1.4 各类文件、报告的转传 对于总裁批示为转某某部门某某人处理的文件、报告、单据，秘书负责复印相应数量的副本并立即转传。转传时，监督收件人在上传转文件登记表“收件人”栏内签字确认。2总裁外出时电话短信请示的各类文件、报告、单据的管理 （1）在总裁外出时，只有紧急的文件、报告、单据才通过电话或短信向总裁请示，接受总裁的批示。（2）在电话请示时，必须说明文件、报告、单据的准确内容和相关信息，以便总裁据此来做出相应的批示。（短信依据实际情况处理）（3）总裁外出时，所有电话请示的文件、报告、单据都必须在总裁外出电话批示登记表（表格格式见附件1）进行登记，总裁回来后由总裁审阅。3各类文件、报告的存档管理（1）每天下班后，对当日的文件、报告按附件3的文件整理方案进行分类和存档。必须将当日的文件、报告全部存档完毕后，才能下班离开，否则予以处罚。对于没能在总裁要求回复期内的文件予以统计，对相关责任人予以处罚。 注：a、严格各种出差申请、出差报告（研发部门和客服部等）的格式，不按统一的格式一律打回。b、秘书整理时，出差报告要附到出差申请的后面，以便检查报告提交情况。（2）经理周总结周计划每周二上午9：00前交，在总裁批阅后装订成册，装订的内容除了各部门的周总结周计划。（3）相关中心、部门于每周二将周报表交企管部，每月第一周内将月报表交企管部，日报表当日内交企管部。 （4）每周统计出差报告提交的情况（出差回来后，三个工作日内提交），对于不能按时提交的人员以及部门经理予以处罚；（5）对于一些业务性报告、申请，没有留存价值的，可不进行存档。4各类文件报告的保密管理及丢失责任（1）对于各种机密类文件（如技术资料、出差报告等），必须实行保密措施，严禁放在桌面上，置于有锁的抽屉里，并及时传送给总裁批阅，严防泄漏内容。（2）下班后，对于没能上传到总裁批示及总裁批示过未能及时下传、退回、转传的文件、报告、单据必须锁到抽屉里，严禁放在桌面上。（3）对于各种登记了的文件、报告、单据的丢失，秘书将负有全部责任，并根据文件报告的重要程度，予以相应处罚。二、会议安排、支持（一）会议安排流程l 总裁主持的会议口令结束修改整理会议纪要，形成决议会中服务反馈接收下发修改拟订会议通知（必要时）安排会议时间，根据总裁日程进行调整 审批 与总裁确认会议目的、参会人员、时间、主题 审批 N 下发相关中心部门（人员）会前准备（总裁笔记本、笔、茶水）NY Y27注意事项：会前与总裁明确会议内容、议程和参会人员综合考虑各种因素，安排会议地点及时间；通知有关中心、部门的参会人员：会议内容、会议时间、会议地点；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认； 会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成的决议及时跟进，并反馈给总裁l 总裁参加的会议（内部/外部会议）开始回复或改请结束会后材料整理及其它总裁参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间 接收通知(口头/书面） 请示总裁是否参加 N Y与对方确认后 另行安排 时间冲突 通知总裁时间、地点 是否参加 N Y 注意：把握前往会议地点出发时间的安排（外部会议）（二）会议支持1会议类型例会、业务会议l 根据议题充分了解情况、搜集整理资料，明确要解决的问题，及时将信息提供给总裁l 确定需参加的人员、时间、地点并及时通知与会人员l 做详细的会议纪录l 整理会议纪要（例会和业务会议一般是有针对性的解决问题，会议纪要需要特别明确对事件的处理结果或工作推进计划，以供总裁和与会人员参考）l 根据纪要在限定的任务时间内进行跟踪推进，及时向总裁汇报进展，并将推进结果或进展在下一次例会开始向参会人员进行通报。公司级会议l 销售口例会（每周一上午召开，由销售部负责；总裁根据会议内容，以月为单位参加）l 物流中心周例会(每周二召开)、制造中心周例会（每周一下午召开）l 总经理会议（每周一/二召开）l 经营管理会议（每季度召开）、财务会议（每月召开）2. 会议管理制度及规范1. 目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。2. 适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。3. 会议通知3.1会议组织部门（企管部秘书处）应在会议前发出会议通知（电话或文本）一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；3.2会议通知应该包括以下几项内容会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，会议时间：应包括会议的开始时间和大概结束时间(1)会议时间：上午的会议定为9:00开始，若有临时性会议最好安排在午休前1-2小时内召开；下午的会议定为14:00开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由秘书在会前提前通知与会人员。(2)为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。会议地点：会议地点应通知清楚,并提前布置会场。会议议程：会议议程的第一项为秘书传达会议要求会议注意事项：(1)对会议文件的要求：秘书或会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊要求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作PPT文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；(2)对请假的要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会需请示直接上级由其转达。(3)明确对会议纪律的要求（见后）。会议纪律4.1与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚站5分钟；4.2会议期间避免随意走动，对手机做消音处理；4.3与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向总裁（或转告秘书）请假并得到允许；会议纪要撰写：在会议结束之后的1个工作日之内，秘书应该撰写出会议纪要并形成决议，以发文形式下发相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；三、各种文书的撰写工作1 文书工作流程：准备撰拟审核修改、发布2. 文书的管理制度及规范2.1常见几种文书管理（1）公司发文管理：按照附件3的格式，对公司文件进行编写，打印后提交总裁批阅，总裁批示后，对众总字、众企字的文件进行编号，然后发文。 中心级（直属部门）发文必须由总裁审核签发，中心下属部门没有正式发文权。 各部门发文必须经上级中心审核，以中心名义盖章签发，下发文件交企管部备查。 信息处管理员对公司发文进行统一存档、管理。（2）经营管理调查报告：（详见经营管理调查管理办法）2.2 文书规范化l 准备 明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与总裁相互沟通中，准确领会上级意图，并据此进行写作。 确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明决策中所表述的基本观点和主张。 选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。 调查研究收集材料。在接受总裁授意调查后，秘书应进行深入的调查研究，收集材料。l 撰拟文稿 合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。 写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读，通常采用下述形式：(1) 简明交代拟文根据与目的(2) 概述有关情况，使收文人了解发文背景(3) 以简要文字提示全文主题，引起收文人注意(4) 阐明基本观点，使收文人在开头处即获得明确认识(5) 表明批准或转发执行的态度，多用于发布规章制度的通知 结尾通常采用下述形式：（1） 使用文件词语，强调行文目的，如“特此通知”（2） 概括与深化主题，帮助收文人进一步理解全文（3） 陈述具体要求，如“上述要求，请予批准”（4） 发出号召，提出希望与要求（5） 说明文件生效、施行时间 书写文稿，文档中的人名、地名、时间、引文必须准确、具体。 日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。l 审核修改、发布文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交总裁审核批准、发布。四、其它日常工作（一）拨打/接听电话的程序和技巧1、 打电话前的准备l 准备好电话记录本和笔l 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。l 准备好通话时需要的文件资料。l 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。2、 正式拨打电话： l 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是众友科技企管部秘书处”。l 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。l 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录l 逐一将事情说明，注意语言简明、准确；l 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话l 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！这里是企管部秘书处。”l 判断WHO，分以下几种情况：来电人员总裁可接电话时总裁不在时内部直接下属问清事情梗概，转接时向总裁说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总裁如事情紧急，告知直接联系总裁或由秘书转达。普通员工问清事由，如确实需要，转告总裁；一般情况下不允许隔级报告。 外部重要且紧密问清概要，向总裁说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录对方电话，速联系总裁回电。重要但不紧密问清概要，向总裁说明后，依总裁指示转入或不转入记录留言，向总裁汇报。不重要且不紧密问清概要，酌情处理l 若通话内容较复杂、有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差；另外还可以与对方商量对有关事宜发份传真过来予以确认。l 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。4、 通话技巧：l 日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等l 对总裁经常保持联系的外部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。l 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。l 如不能把握总裁是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总裁“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*总裁是否在？”，然后请示总裁是否转接。l 如遇总裁不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，总裁这会儿不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。l 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总裁后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。l 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。l 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。l 整理电话留言，在总裁回来后汇报相关信息。（二）传真、信件、邮件每天下班前带软盘或U盘到资料室收总裁电子邮件、传真、信件。电子邮件、传真、信件打开放在总裁办公桌上。电子邮件拷到总裁笔记本电脑，桌面“周总邮件”文件夹中。必要的传真（复印件）、信件进行存档邮件：1、 根据邮件的收件日期设置子文件夹，如“周总10.8”即为10月8日发给总裁的电子邮件。2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的垃圾邮件，其它存入“周总邮件”中，部分根据总裁授意回复邮件，或督促、协助总裁在规定时间内处理相关事宜。（注：以公司名义发送时，要说明邮件内容为总裁授意。）3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。4、 需要总裁审阅、批改的邮件打印出呈送，必要时按总裁指示负责回复或传达；对重要邮件及时进行存档（三）名片1、 分类：可根据总裁业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、 存放：名片盒(周总办公桌上)3、 应准备一名片夹，存放与总裁联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。（四）突发来访接待1接待突发来访流程：l 问清对方来访目的；l 对于总裁熟悉且非常重要的客人，如果总裁当时有时间接待，应该尽量安排，可以把来访者带到接待厅，为对方准备茶水和报纸，并告诉对方大概要等多久。 l 对于总裁熟悉且非常重要的客人，如果总裁当时不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间；留下来访者的联系方式和资料，待总裁方便时转告总裁，如果需要可进行后续安排；l 对于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝；但如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见；l 对于确实应由总裁会面的来访，记下对方的联系方式，告诉对方总裁不能立刻接待他，并做出解释，同时告诉对方可以先把想法以写便条的方式由秘书转传总裁；若总裁指示其他负责人接待，应及时通知负责人。 l 在总裁方便时告知来访情况，根据总裁授意进行后续安排。 部门时序总裁秘书总裁结束征求总裁同意问清对方来访目的(与门卫)征求总裁意见N NNNYNNN总裁方便接待结束根据总裁授意进行后续安排安排总裁同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等待的时间总裁方便时告知来访情况记下对方联系方式，留下对方资料主动另约见面时间Y转告总裁留下来访者的联系方式和介绍资料NY与总裁预约？礼貌回绝N与公司业务有关？NY对来访者熟悉？开始卫 N Y（五）总裁日程安排一、总体日程安排总裁的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程本中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。1、总体原则：了解总裁的日常工作、作息习惯、身体状况， -优化工作方法，细心观察总裁的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程本，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总裁沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；2、经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个会议间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总裁留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总裁习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；（一般为中午和下午下班后）对于总裁的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总裁核对日程，保证秘书与总裁日程内容一致；不要代替总裁做决定，在总裁的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；二、出差日程安排 出差前： 确定出差目的和日期； 与总裁确定出差期间的工作安排并做好记载，明确各项工作的临时授权人确认总裁出差陪同人与行政中心联系确定行程、车票（注意车次）、酒店、接/送人员（明确接送人的联系方式）； 根据总裁的习惯，准备出差用物品。见附件：出差物品携带表 出差中 掌握总裁到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据总裁日程安排，随时通报公司及相关授权人关心的工作进展情况；配合总裁授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与总裁沟通，反馈工作情况，根据总裁指示下达命令并安排工作。与总裁沟通方式：短信为主，紧急事情若短信未复电话提醒。 出差后 及时向总裁汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜； 附件：出差物品携带表 名片出访地联系人通讯录日程表准备现金或信用卡注款（与财务联系）证件（身份证等）应急药及常用药品活动或会议等背景材料手机、充电器（手机电池2块）注：根据实际情况选择出差物品五、岗位建设辅助管理工具（见附页）第二部分：秘书注意事项一、沟通协调（一）内部沟通l 秘书要与总裁建立经常性的沟通，了解总裁近期的工作重点及管理方面的思想。准确理解总裁的授意、做好上传下达的工作。l 秘书应以主动谦虚的态度与总裁直接领导的中心总经理、部门经理充分沟通，尽可能及时了解各中心/部门的工作进展情况，并将信息及时整理反馈给总裁，有效地协助总裁推进工作（二）外部沟通 外部沟通会大量使用电话、电子设备、传真信件等媒介，因此要特别注重在这些方面的商务礼仪。（见电话礼仪、传真信件规范）二、日常工作注意点：（1）不能将总裁的联系方式透露给公司以外的任何人。（2）来访客人的接待工作，不能允许来访者在没有传达的情况下直接进入总裁办公室；注：客人来时要热情接待、及时倒茶。（3）汇编经营管理调查报告案例集。依据总裁要求，从报告人处搜集电子文档（含点评部分），制成广西交总裁审批后，复印给每位经理学习。（5）负责周、季度、半年和全年总结和计划的装订。按照部门、时期（季度、半年、年度）装订，计划装订在总结的前面，按日期依次装订下来。（6）负责周总私章的加盖,但要注意一定要有周总的签字批准才可加盖私章,周总在时要给周总看是否可以加盖私章,得到批准后方可盖私章。（7）对于支票应于以核对：公司名称；我司、对方帐户；周总签字；金额（大小写）。（8）严禁秘书代总裁借支。（9）若会议到中午用餐时间还未结束，应打电话到行政中心后勤处，通知食堂给参会者留饭，并告知其参会人数。（10）每天整理总裁办公室和会议室，下班后负责关窗、锁门。第三部分：岗位历史分析及案例询问人员 ： 姓名内容李丹马研李琦蔡玉红现任职务人力资源部经理信息处 经 理质检部 经 理临时总裁秘书原秘书在职时间段200262003.12003.62004.22004.22004.42004.72004.8 说明：因每位秘书在岗时间不同，所以我把2003年以前担任秘书工作岗位的人员作为历史工作进行分析，主要对那段时期的秘书工作进行描述，以突出总裁秘书工作发展、工作的创新及瓶颈分析。一、历史分析（一）李丹1李丹在职情况：李丹担任秘书工作很早。在职期间不仅担任总裁秘书，还因为那时没成立物控部，因此秘书工作范围内还包括做生产计划等。主要工作有以下几点：日常秘书工作如文件、报告、单据的上传、回传、整理等会议通知召开、下发、拟定及会议纪要做生产计划（现物控部职责）月度合同登记、整理以此得出销售业绩排行榜（上任、下任秘书均未做过）营销口协调报告（上、下任秘书均未做过，直到刘志辉担任销售助理时才接手相关工作）抽查营销部门客户档案、员工日志等编制销售口自测题，现在这项工作无人做了，只在刘志辉担任销售助理时负责过相关工作。在职期间李丹编制过的自测题达30多套对内、对外文件的起草对公司经营中出现问题做调查报告（相当于现在的经营管理调查报告）2 工作中的创新： 在销售口的个讯报告、销售报告管理方面比上届秘书有所创新：按区域进行了划分，并对其进行了统计 编制了相关管理工具如协调报告、生产计划表等 对营销案例进行了第一期的汇总，为以后工作提供了模式 最初周计划的装订及目录的编制 03年销售人员讲议的整理 编制了个讯统计表，通过此表可明显反映出各销售人员的重点客户在哪3 工作中需改进处：a) 未制定秘书工作岗位的流程、制度，以完善秘书工作职责b) 文件存档未能做到日清日洁c) 有些管理工具有意识去改进它，但没制定相关成文文件d) 文件上传、下达无登记、签收步骤。只对一些重要的文件进行了登记、签收，日常工作中没对此进行要求。4 工作瓶颈：a) 时间管理方法有待改进：工作时间忙，无法有效的对时间进行管理b) 工作还缺少相应技巧：如批示后文件的理解等。（二）马研工作背景：临时上岗，前面曾有四位秘书，无任何交接手续。上届秘书在职期间文件分类不清晰，文件堆放混乱，经常丢失文件；销售口自测题未做下去。马研在职期间，除秘书本职工作外，还担任助理性工作如写调查报告等。1工作中的创新： 原来上传文件时都堆在一起没有进行分类，容易造成紧急文件没有及时批阅情况发生。找文件时特别麻烦且存在文件丢失的隐患。鉴于此，根据5S原则在文件堆放桌上贴上标签（上传、回传、退回文件的标签）以便于对各类文件在指定处堆放，提高了工作效率。这样做为今后各届秘书对上传下达工作方式的改进奠定了基础。 做出了相关秘书工作文件资料的整理方案。如秘书管理制度为各届秘书编写制度提供了依据2. 工作需改进处： 未能每月对于上交人的文件、报告、单据的退回次数进行统计，并提交统计报告给总裁批阅。 管理工具有待改进，文件的分类存档不够细致。 未做到对周总办公室及时进行整理3注意点： 素质要求：有信心、责任感强 对所有秘书经手的工作要知情所以然，并且有自己的判断能力。站在公司、总裁的角度想问题，违护公司利益。对于上传文件严格审核，对不规范、不合格的文件首先退回，提高总裁工作效率，以免浪费时间 秘书工作很繁琐，要养成良好的工作习惯。 秘书工作的交接很重要，若交接工作未做好容易影响接手人不能及时上手相关工作。各届秘书在上岗时一定要办理好相关手续，上交“交接清单”与总裁。4工作瓶颈： 工作习惯不好。各类工作有自己的记录本如会议纪要本、电话记录本等，可工作忙时随便拿了一本就记，工作记录混乱。 每天早上应向总裁汇报今日工作重点，对自己当天工作随时做好记录，完成的工作及时打“”下班后对未完成的工作及时做出总结并汇报给总裁。 重要电话当日内没有及时传达，工作一旦忙起来很容易疏忽这一点。 对于传转文件的跟进工作有执行，无反馈。总之，相比下届秘书李丹的职责更广阔一些，她的工作有一部分相当于现物控部经理的职责。如对生产的跟进、控制等。而这部分工作在下届秘书中几乎没涉及，对于营销口的工作，下届秘书中也只有部分人担任过类似或相关工作。所以横项比较起来，李丹工作范围更广阔些，这与当时公司发展情况也有联系，我们公司当时人员还很少，不向现在人员职责划分这么清晰。所以，单纯秘书工作的操作应从马研开始。马研上面还有四个秘书可都是临时性的，之所以把马研的工作提出作为历史分析主要是因为这时总裁秘书的工作已开始趋向规范化操作。（三）李琦工作背景：总裁的日常秘书，当时刘志辉是总裁的销售助理。所以，当时营销口的工作李琦未参与，由刘志辉负责1工作中的创新 李琦在职时曾对公司以前的调查报告进行了重新的编辑，制定了经营管理调查管理办法对其格式、内容、管理进行具体规定，为公司采用至今。通过经营管理调查调查我司经营管理中的问题，明确管理责任，改善管理流程，深化管理意识，同时培养企业后备经理，强化并完善现有的管理制度体系，更好的服务现有的经营管理。 李琦曾对所有上传文件、报告、单据进行了分类并编制出总裁审批报告、文件、单据一览表，对上传给周总的信息进行了界定，大大减少了流入周总这的信息流工作量。注：此工作原计划是削减2/3的批示量，实际只削减了工作的确1/5 李琦在职期间制定了技术合同审评表、标书审评表。对技术合同及标书合格与否有了统一的鉴定标准，为今后工作提供了可量化的依据，减少了经营的风险及盲目投资。2注意点： 每天请总裁指示文件时最好分两个时间段：早上、中午。文件批示前秘书首先对文件内容要有所了解；文件摆放顺序以轻重缓急为原则，把批阅时间不需很长但又紧急的文件放在最前面，一般可按以下原则摆放：单据合同邮件广告报告支出证明单注：根据实际情况对销售采购、工作异常情况影响重大的报告可放在前面。邮件广告可调节一下批阅情绪。 总裁交待任务要及时记录下来，以便工作的执行。总裁交待完毕后要重复确认一遍，对不明白的地方要问清楚，不可凭主观臆断。3工作瓶颈：总裁的“日程安排”工作没做起来。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划 、安排总裁的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总裁工作的基础，安排好总裁的日程，意味着秘书将和总裁一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观察上级的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应上级的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与上级做一次深入沟通，准确了解上级的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时