宝龙行政管理制度.pdf

行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 1 页 共 52 页 行政管理制度行政管理制度 编制中心总经理 相关中心总经理 顾亚坤 营运中心总经理 分管副总裁审核 总裁审核/审批 黄永华 董事局主席审批 许华芳 实施日期 2013 年 1 月 1 日 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 2 页 共 52 页 目目 录录 第一章 印鉴管理 3 第二章 地产公司印鉴管理规定 5 第三章 档案管理 7 第四章 出差管理 .11 第五章 办公资产管理 14 第六章 办公用品管理 19 第七章 总部车辆及驾驶员工作管理制度 21 第八章 私车公用规定 26 第九章 下属公司车辆管理 28 第十章 总部驾驶员星级管理规定 33 第十一章 笔记本电脑管理 34 第十二章 内务管理 36 第十三章 总部门禁管理 42 第十四章 总部信件收发管理 43 第十五章 总部报刊订阅管理 44 第十六章 总部机票管理 44 第十七章 总部通讯费管理 46 第十八章 总部宿舍管理 46 第十九章 礼品管理制度 47 第二十章 总部接待管理制度 49 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 3 页 共 52 页 第一章第一章 印鉴管理印鉴管理 1. 用途： 1) 集团公章的用途：用于以集团名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购 协议，以及各中心、部门对外发文（文件） 、重大事项通知。 2) 集团合同专用章的用途：用于以集团名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销 售、房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。 3) 集团人事部印章的用途：用于以人力资源管理中心名义对外出具的材料、证明类文件，以及内 部员工的调动、奖惩说明、内部介绍信。 4) 集团发票专用章的用途：用于开据商业发票，由会计（报税职能）保管。 5) 集团法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。 2. 刻制：宝龙集团所属各部门、各公司的各类印鉴刻制，须行政副总裁审批后，由使用部门、公 司刻制，并至行政管理中心备案。印鉴形状、规格和材质选择用按有关规定执行。 3. 启用：新印鉴启用时，由行政管理中心统一留存印鉴样式。 4. 管理：行政管理中心建立印鉴档案，包括名称、用途、状态、保管人等，其中状态包括印鉴的 启用、转移、作废。 5. 审批： 1) 集团印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单 ，按权责手册规定完成审批后，交由印鉴保 管人盖章。 2) 宝龙集团所属各公司公章、合同专用章使用，须由经办人填写印鉴会签单 ，按经办人分管 部门负责人审核公司双签人审批后盖章。对于公司重大事项的发文用印，须宝龙集团副总裁 以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。 3) 宝龙集团所属各公司财务类印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单 ，按经办人公司财务部 负责人审核公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。 4) 印鉴保管人应审查须盖章文件，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥用印鉴情况。 5) 印鉴保管人应在每年底将年度的印鉴会签单汇总并装订成册并记入档案。 6) 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝 章。 7) 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等） ，须由印鉴保管人盖 章后保存一份原件，每季末移交给档案室存档。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 4 页 共 52 页 6. 保管： 1) 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、合同专用章，法人章，财务章分离保管。 2) 宝龙集团总部公章、合同专用章，由行政管理中心行政部贝晓琼保管。 3) 宝龙集团总部法人章、钢印、私章由董事局主席秘书许华琳保管。 4) 宝龙集团总部财务章由财务管理中心总经理保管。 5) 宝龙集团人事部印章由人力资源中心人事部负责人保管。 6) 宝龙集团所属各公司法人章由各公司负责人保管；公章、合同专用章由各公司总经办负责人保 管；财务章由各公司财务部负责人保管。 7. 交接：印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印鉴移交表 ，清单内容包括：印 鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。 8. 停用：停用的旧印鉴，使用部门/公司须交由行政管理中心进行封存，在管理台帐上载明封存或 销毁信息，并发布公告。 9. 遗失：印鉴如不慎遗失或被盗，保管人要及时向行政管理中心汇报，如属被盗情况应及时向公 安机关报案。 10. 相关表单 人力资源事项印鉴会签单 行政事项印鉴会签单 财务事项印鉴会签单 成本事项印鉴会签单 通用事项印鉴会签单 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 5 页 共 52 页 第二章第二章 地产公司地产公司印鉴管理印鉴管理规定规定 1. 用途用途 1) 公章的用途：用于以公司名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议， 以及各部门对外发文（文件） 、重大事项通知。 2) 合同专用章的用途：用于以公司名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销售、 房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。 3) 法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。 2. 刻制刻制 1) 各地产公司的各类印鉴刻制，须经行政副总裁审批后，由使用公司刻制，并至行政管理中心备 案。印鉴形状、规格和材质选择按有关规定执行。 2) 审批流程：由地产公司使用部门负责人发起地产公司负责人审核行政管理中心负责人审核 行政副总裁审核 3. 启用启用 新印鉴启用时，应报送行政管理中心统一留存印鉴样式。 4. 管理管理 1) 行政管理中心建立各地产公司印鉴管理台账，包括名称、用途、图样、状态、保管人等，其中 状态包括印鉴的启用、转移、作废及相应的日期，各地产公司应建立相应的印鉴管理台账。 2) 各地产公司印鉴保管人应审查盖章的文件、材料，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥 用印鉴情况。 3) 各地产公司须按用印审批与登记表进行用印审批并登记用印情况（重要合同、协议（如投 资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等）用印应提供合同审批件） ，总经办应在每年 底将年度的用印审批与登记表收集汇总并装订成册，移交给档案管理员存档。 4) 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝 章。 5) 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等）以及向政府机构报 送的材料，须由印鉴保管人盖章后保存一份原件，每季末移交给总经办档案管理员存档。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 6 页 共 52 页 5. 审批流程审批流程 1) 公章、法人章、合同专用章 a) 由经办人发起，按经办人部门负责人审核公司双签人审批后盖章。 b) 对于公司重大事项的发文用印，须分管副总裁以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。 2) 财务类印鉴 由经办人发起，按经办人公司财务部门负责人审核公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。 6. 保管人保管人 1) 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、法人章、财务专用章分离保管。 2) 公章、合同专用章，由总经办负责人保管（或其指定人保管） 。 3) 法人章由公司负责人保管（或其指定人保管） 。 4) 财务专用章由财务部门负责人保管（或其指定人保管） 。 7. 交接交接 印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印鉴移交，载明移交内容，包括：印鉴名 称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息，并在印鉴管理台账上做好转移记录。 8. 停用停用 停用的旧印鉴，由总经办进行封存（对印鉴进行切角破损处理） ，在印鉴管理台帐上载明封 存或销毁信息，发布公告，并报送行政管理中心备案。 9. 遗失遗失 印鉴如不慎遗失或被盗，保管人应及时向总经办汇报，并报送行政管理中心备案。如属被盗情 况应及时向公安机关报案。 10. 附件附件 印鉴管理台账 用印审批与登记表 印鉴刻制审批表 （见网批） 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 7 页 共 52 页 第三章第三章 档案管理档案管理 1.1. 档案资料管理职责档案资料管理职责 1) 各部门（各公司）应根据工作性质设置兼职的档案管理人员： 负责本部门（各公司）所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件） 、往来文件的收发、 管理工作。 负责收集本部门（各公司）工作中形成的所有原始记录、档案、资料。 对各部门（各公司）业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交 成套的业务档案资料正本原件。部门（各公司）负责保管该套资料的副本、复印件。 接受行政管理中心档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。 2) 各部门（各公司）业务经办人: 各部门（各公司）业务经办人负责按宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表 收集、分类、整理各类本人经办的各类文件资料，并于业务阶段性完结或全部完结后，移交 本部门（各公司）档案管理人员，由本部门（各公司）档案管理人员按要求移交行政管理中 心档案专员（详见宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表 ） 。 3) 行政管理中心 是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。 负责对公司各部门（各公司）的档案工作进行监督、检查和指导。 协助项目竣工备案后工程档案的移交，并负责移交后工程档案的管理工作。 2.2. 档案资料管理原则档案资料管理原则 1) 公司档案资料管理分为三个层次： 行政管理中心 各职能部门/各公司的档案管理 业务经办人员的文件管理 2) 公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交， 集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 8 页 共 52 页 3.3. 档案的收集、归档档案的收集、归档 1) 行政管理中心档案专员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资料来源及 重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表， 资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一 对应。 2) 各中心/各公司档案人员按照宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表将各类档案 分类、归档，按时向行政管理中心移交需要公司存档的文件。对于归档范围内的文件，归档要 求如下： 需要管理层签字的文件，由秘书保留一份原件，各业务经办人员可留存签批文件的复印件。 需要盖章的文件，由印鉴管理人员保留一份原件。 各类荣誉证明、奖座、奖杯等文件，由经办人收到后即时存档。 所有文件的交接，均须填写资料交接登记表 。 3) 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间： 即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归 档。 按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作 阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。 按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包 工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。 按年度归档移交：一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。 4) 文件材料归档要求 凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全， 无涂改现象。 归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部 分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。 各类归档材料一般为一式一份。 归档资料、图纸幅面大小应按 a4 规格折叠，装订结实、编号连续。 档案移交归档时，要编制档案移交清册，纸质的一式三份，经交接双方、监交人签字后，双 方各执一份，另一份作检索用，同时要提供可编辑用的 excel 目录清单（包括卷内目录清单 和案卷目录清单） 。 如不符合归档要求的，档案室有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 9 页 共 52 页 5) 档案管理人员对所接收的资料进行分类、整理后，按照档案分类、归档、编号、保管期限对 照表进行检索号编号。 所有检索号要求必须具备连续性，对于合同类档案，应在合同整体移交后，按合同发生的时 间顺序进行重新整理，补充合同视作独立合同，全部加编检索号， 其他文件如各部门（各公司）均已自行编号，则在移交后，由档案专员统一整理，加编检索 号。 4.4. 档案资料保管档案资料保管 1) 集团档案专员负责按有关管理规定确定公司档案资料保存期。 2) 账物相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做 到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。 3) 档案库房设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准进入档案库房内。 4) 档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。 5) 存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在 安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 5.5. 档案资料保密及使用档案资料保密及使用 1) 档案资料的保密 档案资料的密级由营运管理中心（各公司档案人员）统一标注、加盖密级印章。 2) 档案资料的使用 借阅档案须填写档案资料使用审批表 ，经授权人签字同意后，方可从档案管理人员处借 阅，并登记于档案使用登记表 。 档案资料用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、办理退还手 续。 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。 借阅者对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、 拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。 档案管理人员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时 准确地提供档案利用。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 10 页 共 52 页 6.6. 档案资料统档案资料统计计 1、 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。 2、 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。 3、 档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。 7.7. 档案资料鉴定和销毁档案资料鉴定和销毁 1) 档案资料的鉴定 对已超过保管期限的档案，档案管理人员组织定期鉴定。 鉴定档案在分管领导主持下，由公司档案管理人员、部门（各公司）档案管理人员和有关业 务部门（各公司）相关成员组成鉴定小组共同进行。 2) 档案资料的销毁 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制档案资料销毁清单 ，提出销毁 建议，提交分管副总裁审批后实施。 档案资料的销毁程序 销毁档案时，必须指定两人以上专人对照档案资料销毁清单检查待销毁的档案资料， 确认无误后，方可销毁。 销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。 档案资料销毁清单及报告由档案室保存。 8.8. 档案资料管理责任档案资料管理责任 1) 有下列行为之一的，应对直接负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： 损毁、丢失属于公司所有的档案资料。 未经批准，擅自提供、抄录、销毁属于公司所有的档案。 有意涂改、伪造档案。 档案管理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失的行为。 9.9. 相关表单相关表单 档案使用登记表 档案资料使用审批表 档案资料销毁清单 资料交接登记表 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 11 页 共 52 页 第四章第四章 出差管理出差管理 1.1. 出差申请出差申请 1) 员工出差通过 pd 系统网上申请，按照权责手册完成审核/审批；未经授权人批准私自出差，一 律视为旷工，出差费用不予报销。 2) 出差人员应提高办事效率，缩短出差时间；出差人员返回后三天内，应根据出差计划向中心总 经理提交出差工作报告 。 3) 总部统一组织的大型活动，如奠基、开业等，由活动主办单位提出总部参加人员名单，经董事 局主席或总裁批准后，通知相关人员并报备相关人事管理部门。 4) 各单位应合理安排出差，能通过电话、视频方式沟通解决问题的不安排出差面谈；确需面谈或 到异地解决问题的，应指派相关人员出差，无关人员不得随行。 2.2. 出差补贴出差补贴 1) 出差补贴是公司予以出差人员的在途餐饮补助，出差期间按旅程实际天数发放出差补贴，不再 报销餐费。 2) 财务部门应严控差旅费预算，各单位应在公司核定的出差费用预算内，有计划地安排员工出差； 超预算的差旅费不得报销（包括不得在以后的差旅费或其他费用预算中报销） 。 3) 补贴标准： 地点地点 补贴标准补贴标准 港、澳、台、国外 150 元/天 一类城市：北京、广州、深圳、天津、重庆 100 元/天 二类城市：青岛、济南、苏州、无锡、常州、杭州、镇江、厦门、 福州、晋江、泉州、郑州、南京、武汉、成都、合肥、长春、沈 阳、南昌、西安及其他省会城市 80 元/天 三类城市：泰安、海阳、即墨、济宁、宿迁、盐城、安溪、龙岩、 新乡、洛阳、蚌埠、包头及其他 50 元/晚 4) 因工作会议或培训出差，会议或培训提供统一用餐的期间，不给予出差补贴。 5) 总部人员到下属公司出差，应与员工同吃工作餐；下属公司不得专门安排宴请接待；出差人员 如参与公务接待，应主动填写出差人员接受招待用餐申报单 ，发生招待用餐的扣除出差补贴 （中、晚餐各占出差补贴的 50%） 。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 12 页 共 52 页 6) 出差当天及最后一天的补贴原则：中午 12：00 之前出发或之后到达补贴按一天计；中午 12： 00 之后出发或之前到达按半天计；一日之内在不同城市工作人员，以当晚住宿地区确定补贴标 准。 3.3. 住宿标准住宿标准 1) 根据员工职位级别，按以下标准安排住宿： 地点地点 副总裁级副总裁级 以上以上 总经理级总经理级 副总经理级副总经理级 高级经理高级经理/ / 经理级经理级 专员专员 港、澳、台、 国外 实报实销 实报实销 实报实销 实报实销 实报实销 北京、广州、 深圳 可入住五 星级或当 地相当标 准酒店，不 超过 1000 元/晚 500 元/晚 400 元/晚 350 元/晚 250 元/晚 直辖市、省会 及沿海开放城市 400 元/晚 350 元/晚 300 元/晚 200 元/晚 其他城市 350 元/晚 300 元/晚 250 元/晚 200 元/晚 宝龙旗宝龙旗 下酒店下酒店 厦门厦门 太太仓仓 城阳城阳 泰安泰安 晋江晋江 海阳海阳 李沧李沧 标房/ 大床房 400 350 350 350 350 250 150 套房 550 500 500 500 500 350 注：以上住宿标准包括服务费和城建基金。 2) 除中心总经理及以上级别外，同性员工出差原则上应合住二人房或三人房；若级别不同可选择 与同行高级别同酒店的标准房入住，并按实际房费报销；因陪同客人等特殊情况须选择星级酒 店入住时，应请示分管副总裁批准方可住宿。 3) 总部员工到各地出差，住宿首选经济型酒店；员工出差所在地已有宝龙所属酒店，应首选宝龙应首选宝龙 酒店，按级别规定的相应房型入住，并按内部优惠房价进行报销。酒店，按级别规定的相应房型入住，并按内部优惠房价进行报销。根据因公务需要入住其他星 级酒店应控制在职级规定的住宿标准范围内。 4) 公司统一安排的大型活动，如奠基、开业活动指定参会人在统一安排的酒店入住，该住宿费由 主办单位统一结算；其他的出差住宿费由员工本人自行结算回本单位按标准报销。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 13 页 共 52 页 4.4. 费用报销费用报销 1) 出差人员报销出差费用，通过 pd 打印已经审批过的出差申请单 出差人员接受招待用餐申 报单及相应的财务凭证，并按规定于出差回来后 15 天内报销。无出差人员接受招待用餐申 报单不予核算出差补贴。 2) 凡未在规定期限内办理出差审批手续的，财务管理中心不给予报销相关费用。 3) 监审部对差旅费用过多的单位应立即进行核查审计。 5.5. 其他其他 1) 往返交通应根据实际情况选乘飞机、轮船、火车、长途汽车；晚间 20：00次日早上 7：00 之 间或白天乘坐火车连续 5 小时以上，可购买卧铺车票。 2) 总部各中心副总级及以上人员乘飞机出差到各公司，可由该公司安排车辆接送，高级经理级及 以下人员应自行搭乘火车或巴士前往目的地。 3) 总部员工前往各公司出差，应提前一天将工作联系单书面通知该公司总经理或办公室，告 知出差人员姓名、性别、职务、级别、出差事由、到达时间及其他需各公司准备或配合的事项 等， 工作联系单由中心总经理签发。 4) 员工出差根据行程路线能乘坐动车或高铁的，应首选动车或高铁；总经理级以上可乘坐一等座 位，副总级和副总以下可乘坐二等座位。 5) 员工在沪宁、沪杭及周边城市间出差，完成公务后可当日往返的不安排住宿。 6.6. 相关表单 a) 出差工作报告 b) 出差人员接受招待用餐申报单 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 14 页 共 52 页 第五章第五章 办公资产管理办公资产管理 1.1. 办公资产购置办公资产购置 1) 总部各中心及下属各公司的办公资产配置标准由指定资产管理部门统一制定。 2) 总部各中心及下属各公司根据工作需要，在制定月度预算时，先提出办公资产需求计划，经单 位负责人审核后，按所属分别报指定资产管理部门汇总。 3) 对于总部各中心及下属各公司的办公资产需求，若能进行内部调配的，应优先考虑调配，否则 进行购置。 4) 总部各中心办公资产购置 a) 总部各中心的办公资产分别由指定资产管理部门负责购置。相关中心需购置办公资产时，预算 内的， 直接交由指定资产管理部门负责购置； 预算外且标准配置内的， 则先由申购中心填写 办 公资产采购审批表 ，按以下权限完成审核/审批： - 宝龙地产：金额2 万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-行政副总裁 审批。金额2 万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-财务管理中心- 行政副总裁-总裁。审批完成后，由行政管理中心行政部、财务管理中心财务部备案。 b) 超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2 万元以上流程审批。 c) 定点采购供方在指定时间直接发货至指定资产管理部门。指定资产管理部门完成办公资产验收 后，登记办公资产清单并粘贴标识，并通知使用部门领用之后，在财务部门办理相关财务 手续。 5) 下属各公司办公资产购置 a) 各公司的办公资产由各公司总经办负责购置。各公司需购置办公资产时，预算内的，报指定资 产管理部门审核后，再由各公司总经办负责购置；预算外且标准配置内的，则先由各公司填写 办公资产采购审批表 ，按以下权限完成审核/审批： 地产公司：金额2 万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中心行政部 -行政副总裁。 金额2 万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中心行政部-财务管理中心 -行政副总 裁 -总裁。 商业公司：金额2 万元，审批步骤为： 商业公司-宝龙商业行政人事部 -宝龙商业总 经理。金额2 万元，审批步骤为：商业公司-宝龙商业行政人事部-宝龙商业财务部- 宝龙商业总经理 -总裁。 b) 审批完成后，由各公司总经办负责购置，超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2 万 元以上的流程审批。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 15 页 共 52 页 c) 各公司总经办应在指定的定点采购供方完成办公资产采购。 d) 各公司总经办在完成办公资产验收后，登记办公资产清单并粘贴标识，通知使用部门领用 之后，到各公司财务部办理相关手续。 6) 无定点采购单位则须由总部资产管理部门提请成本控制中心确定货源信息并核定采购价格范 围，申购单位应按照审批要求进行采购。 2.2. 办公资产办公资产编码编码 1) 行政管理中心行政部负责拟定宝龙集团办公资产编码规则 ，报行政副总裁审批。 2) 各中心、各公司办公资产统一按宝龙集团办公资产编码规则进行编号并登记。 3.3. 办公资产移交与调拨办公资产移交与调拨 a) 各中心、各公司、员工之间不得私自调换使用的办公资产。如需移交调拨，须填写办公资产 调拨单 。 b) 各中心、各公司内部调拨的，经申请中心/部门负责人、行政部门负责人审核后，各中心、各公 司内部做变更登记。 c) 涉及不同中心、公司之间的办公资产转移，双方负责人需在办公资产调拨单上签字确认， 在报指定资产管理部门审核后实施，财务部门备案。 d) 对价值超过 1 万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产调拨，按以下流程审批后实施： 宝龙地产各中心/地产公司：相关中心/地产公司-行政管理中心行政部-行政副总裁，财务管 理中心财务部备案。 宝龙商业各中心/地产公司：相关中心/商业公司-宝龙商业行政人事部-宝龙商业总经理，宝 龙商业财务部备案。 e) 人员跨部门（公司）流动时，相关办公资产如随人员一并流动，需在指定资产管理部门办理资 产登记。 4.4. 办公资产保养与维修办公资产保养与维修 1) 办公资产保养责任划分 展示中心、经营场所及附带办公区的办公资产由各公司确定专人负责。 地产总部/商业集团办公区的办公资产由指定资产管理部门专人负责。 各公司办公区办公资产由各公司总经办专人负责。 其他单独的办公资产由使用部门指定专人负责。 2) 总部各中心的办公资产维修由指定资产管理部门负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请 单后交至指定资产管理部门，指定资产管理部门负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价， 若维修费用额度在申请维修的预算内，则指定资产管理部门接洽定点维修商进行维护。若在预 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 16 页 共 52 页 算外，由指定资产管理部门提出拟处理方案，按总部办公资产采购流程，完成审核/审批。 3) 各公司的办公资产维修由各公司总经办负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请单后交 至各公司总经办，各公司总经办负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度 在预算内的，经各公司执董/总经理审批后执行。若在预算外，由各公司资产管理部门提出拟处 理方案，按下属公司办公资产采购流程，完成审核/审批。 4) 审批完成后，交由资产管理部门联系定点维修商进行维修，维修完成，维修记录由资产管理部 门留存备查。 5.5. 办公资产借用办公资产借用 1) 办公资产未经资产管理部门批准不得外借。 2) 总部各中心办公资产的借用需由借用人填写办公资产借用单 ，到资产管理部门办理登记后方 可借用，并应在规定时间内归还。对价值超过 1 万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资 产，需经资产管理部门分管总经理审批后方可实施。 3) 员工离职时须将个人领用的办公资产交回资产管理部门（按照岗位标准配置的办公资产） ，由资 产管理部门按领用记录清点、确认。 6.6. 积压办公资产出售积压办公资产出售 1) 长期存放不用或利用率低的办公资产可进行出售处理。由资产管理部门（各公司总经办）会同 财务部门、采购部门对积压资产进行评估论证，出具出售处理办公资产报告（含处理原因、处 理办法、残值估价）并列出明细表，经资产管理部门确认，原值单价 1 万元以下（含）或原值 总价 2 万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以上或原 值总价 2 万元以上的办公资产，报总裁审批后处理。 2) 资产管理部门在办公资产出售后更新办公资产明细账 。 7.7. 废旧办公资产报废废旧办公资产报废 1) 已破损不堪无法修复、严重过时、利用率小、出售困难的办公资产可进行资产报废处理。由资 产管理部门对使用部门提出报废的申请进行审核后， 经财务部门确认， 原值单价 1 万元以下 （含） 或原值总价 2 万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以 上或原值总价 2 万元以上的办公资产，经总裁审批后处理。 2) 资产管理部门负责在办公资产报废后更新办公资产清单 。 8.8. 办公资产遗失处理办公资产遗失处理 1) 办公资产因各种原因造成遗失后，相关中心（各公司）须及时报知资产管理部门，资产管理部 门组织相关部门进行调查后，交分管董事/副总裁审批，以明确责任部门和责任人，并会同相关 中心（各公司）估算，在充分考虑使用价值及重新购置价格后，确定赔偿金额及方案。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 17 页 共 52 页 2) 资产管理部门拟定遗失报告 ，经财务部门确认，原值单价 1 万元以下（含）或原值总价 2 万 元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价 1 万元以上或原值总价 2 万元以上的办公资产，报总裁审批后处理。遗失声明中需附带赔偿方案。 3) 遗失报告通过审批后，资产管理部门依据批复赔偿方案向相关责任中心（公司）和责任人 寻求赔偿。 9. 办公资产盘点 1) 每年 12 月 31 日前， 由资产管理部门会同相关财务部门组成办公资产盘点小组， 组织各中心 （各 公司）办公资产进行盘点，形成办公资产盘点表 ，并附上帐实符合情况统计分析、各中心各 公司盘盈盘亏情况、原因、责任人等内容，由资产管理部门核定、分管董事/副总裁审核、总裁 审批后生效。 2) 地产公司应本着标准化管理、合理采购、有效使用、充分利用的原则，加强办公资产管理。 3) 商业各公司资产管理部门应配合地产公司对办公资产的后期处理工作。 10.10. 资产处理原则资产处理原则 1) 加强管理，控制采购 总部制定地产公司的办公资产配置标准，包括设备品牌、型号及岗位配置标准、数量。 地产公司根据岗位、编制和实际使用效益，合理编报采购计划，在保证经营管理需要的前提下， 控制办公资产采购数量。 按照地产公司配置标准、数量采购的直接在月度预算中申报，未预算或超出标准配置的采购按 照办公资产管理制度采购申请流程报批。 员工电脑一般不予更新，发生特别情况（如灾害、被盗等非正常使用状态）应申报后按实际情 况处理。 2) 合理使用管理 地产公司总经办应加强办公资产使用管理，造册并按规定进行检查、保修，保证办公设备的合 理使用寿命。 员工岗位变动或调动，其使用的电脑设备应随之继续使用或调配给岗位接班人使用；不得出现 闲置办公设备。 员工应爱护公共办公设备，按照规定合理使用，出现设备故障应提请总经办安排专业人士及时 维修，继续使用。 3) 转让和充分利用 地产公司项目结束过程中，总经办应有计划的对办公资产进行清理和资产调拨，充分利用和发 挥资产价值。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 18 页 共 52 页 一般情况下地产公司资产就地转移给当地宝龙商业物业公司或自营店继续使用。 资产调拨时由地产公司财务部核定价值后转让给商业物业公司或自营店， 对于残值在 1000 元以 下的资产，地产公司造册并报总部资产管理部门核定后，可无偿调拨给商业物业公司或自营店 使用。 对于无法正常使用、无继续使用价值或维修费用高于残值的资产，由地产公司按办公资产管 理制度相关规定作报废处理。 地产项目公司结束时，地产项目公司总经办应按照办公资产管理制度盘点要求，对全部资 产最终处理结果上报行政管理中心行政部及总部财务管理中心备案。 11.11. 相关表单相关表单 1) 办公资产采购审批表 2) 办公资产调拨单 3) 办公资产维修/更换申请单 4) 办公资产出售/报废/遗失申请单 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 19 页 共 52 页 第六章第六章 办公用品办公用品管理管理 1.1. 申购申购 1) 准则：公司所有人员应爱护、节约使用各类办公物品，申领人员应按如实需求填写办公用品 申购单 （见附件） 。如有特殊要求，需要申购办公用品申购单以外的用品，或者超过标准 配置额度的，须经行政管理中心负责人核准后方可采购。 办公用品申购单中“耐用品”类，原则上每人只能申请一次，如果发生损坏，可以凭损坏 之物品以旧换新； “易耗品”类，三月以上申购一次。 2) 周期：实行月度申购。 3) 节点：每月 30 日前提出申购需求。 4) 额度：按各中心每月现有人员 30 元/人标准，核算各中心每月申购额度； 5) 在一季度总额度保持不变的前提下，各月额度可在一个季度内统筹使用。 6) 流程：由中心文员/助理填写办公用品申购单-提交中心负责人审核签字-转交行政部作关 联审核（同时须附上办公用品领用台帐电子版）-行政部汇总各部门需求-上交行政管理 中心负责人审核签字-行政部统一采购 *注：新进员工办公用品，待其办妥入职手续后，由行政专员根据新员工基本办公用品配置清单 统一发放，无须申购。 2.2. 采购采购 1) 审核：行政部收到各中心办公物品申购单及办公用品领用台帐 （电子版）后，核查申请 物品是否符合配置标准，申请数量是否合理，如发现存在问题者，应立即与申请人沟通。 2) 实施：行政部根据审批后的办公物品申购单安排采购。由行政专员向公司认定之供应商订 货，并在 3 个工作日内到货。如遇特殊物品，不能在目标期限内完成的，应及时和需求部门沟 通，反馈情况。 3.3. 入库入库 1) 验收：所购物资到货后，行政部行政专员应仔细核对订货单及送货单的内容，并检查物资的数 量、规格型号、质量等，确认各项信息准确无误。 2) 入库：行政专员须填写物品入库单 。在入库单上须写明入库物品名称、单价、数量、金额及 入库时间等信息。再经过校对验收人员签字确认后，方可入库。 3) 发放 4) 行政部办妥办公用品入库手续后，及时通知各中心文员/助理前来领取。 5) 行政专员根据各中心提交的办公用品申购单所申购的内容，发放物品。并须由领取人员签 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 20 页 共 52 页 收确认。 4.4. 领用领用 1) 各中心人员领用办公用品，统一至各中心文员/助理处领取。领取时，中心文员/助理应考查领 用人对于该物品使用周期的合理性。 （比如，领取完毕后，各中心文员/助理须在办公用品领 用台帐中作领用登记。 2) 各中心文员/助理负责办公用品领用台帐的建立、更新。须根据实际发生的入库、领用情况 及时更新办公用品领用台帐 ，实际发生数量须与台帐帐面数量一致。台帐须作为次月办公 用品申购单附件上报。 3) 若各中心有特殊需求， 各中心文员/助理可统一于每周四下午 13:00-17:00 至行政部行政专员处 领取，并签收。 5.5. 使用使用 1) 办公用品使用要物有所值，物尽其用。公司全体人员保证使用办公用品作为办公所为，并且有 责任保管好自各领用之办公用品，合理地、节约地使用。 2) 复印纸应用于复印或打印正式文件，不得用做草稿纸、包装纸。各部门复印/打印时，须自备相 应数量纸张放入机器内，完成复印/打印后及时取走文件，以杜绝遗失打印文件而重复打印；内 部文件可双面利用废旧纸张，如：作为平时草稿纸、打印修改校对稿等； 3) 大头针、回形针等要反复使用；办公用笔须替换笔芯重复使用，以充分发挥各种办公用品的最 大使用效率。 6.6. 结算结算 1) 物资款以月结形式支付。包括每月中途有零星或特殊采购，也在月末统一付款。 2) 行政专员对物品入库单 （送货单）和办公用品申购单报价做核算，并再次核对物资型号、 实际采购价格及付款时间，确认无误后逐级上报审批付款。 3) 批准后送至财务部申请支付采购款。 7.7. 盘存盘存 1) 行政部行政专员对办公用品库存负有保管、整理之责。办公物品库存管理应做到整齐、有序、 明晰，物品应按类整理摆放。 2) 行政部行政专员对进出仓库的物品应及时登记入账，账面清晰。每月 25 日盘点库存，做到账实 相符。 3) 行政部将不定期对各中心办公用品领用情况进行抽查。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 21 页 共 52 页 8.8. 参考模板参考模板 a) 办公用品申购单 b) 办公用品领用台帐 c) 新员工基本办公用品配置清单 第七章第七章 总部车辆及驾驶员工作管理制度总部车辆及驾驶员工作管理制度 1.1. 适用范围适用范围 本规定适用于集团上市板块的地产业务。 2.2. 目的目的 为加强集团车辆的管理，确保安全行车，更好的为总部的日常工作及接待保障工作服务，进一 步提升服务质量，特制订本规定。 3.3. 管理办法管理办法 1) 车辆的申购 a) 车辆添置根据需要由集团决定，并按规范标准的配置数量、品牌、车型购买。 b) 申购车辆须填写固定资产申购单 ，经行政管理中心行政部、行政副总裁审核并由成本控制中 心进行价格核定，报总裁审批。 c) 行政部根据申购批准文件，进行车辆购置，并办理车辆登记注册手续。 2) 车辆管理 a) 总部车辆由行政部统一管理、调度；总部对下属公司的车辆有统一调配使用权。 b) 集团董事局主席、总裁配备专用车辆和专职驾驶员，其他领导不配备专用车辆，由行政部根据 需求提供公务用车。 c) 总部车辆用于公务，不得作为私人用途。 d) 总部公务车原则上用于接待客户、 出纳到银行办理现金款项和中心总经理级以上领导公务用车。 e) 任何情况下司机不能擅自出车，各中心若因公务紧急、重要业务需求使用公务车，应填写市 内派车单 、 长途派车单 ，详细填写用车事由、时间、目的地， “派车单”须经中心负责人签 字确认；驾驶员根据“派车单”出车；若因公务紧急，中心负责人不在，由车队队长通知，可 先派车后补单，否则，驾驶员有权拒绝出车。 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 22 页 共 52 页 f) 行政部根据各中心（公司）车辆实际使用情况分摊车辆使用费。 g) 车辆由驾驶员驾驶，其他任何人未行政部负责人批准不得擅自驾驶总部车辆。 h) 享受交通补贴或公司补贴购车人员在上海市范围不得使用公务车，特殊情况除外。 3) 车辆驾驶员的职责 a) 严格落实岗位职责，驾驶车辆时必须严格遵守国家的有关交通法规条例，严禁酒后开车、无证 驾驶；或未经同意私自把车辆交给非总部驾驶员驾驶。 b) 车辆使用后，应停放在总部指定地点（长途车辆未返回、车辆维修期间、其他特殊情况除外） ， 驾驶员私自使用车辆或违规停放，总部将按规定给予处罚，因此造成车辆损失的，除保险公司 理赔的费用之外，其余的费用将由驾驶员本人承担。 c) 出车前，驾驶员应例行检查车辆的水、电、汽油、机油及其他性能是否正常，发现不正常应立 即加补或调整（由于驾驶员的疏忽或操作不当造成车辆损失的，由驾驶员负责维修费用） ；出车 返回，要检查存油量等问题，发现存油量不足时，应立即加满，保证随时用车。 4) 交通违章事故处理 a) 驾驶员应严格遵守交通法规，任何情况下造成交通违章责任均由车辆驾驶员承担。 b) 发生任何交通事故，除立即向交警、保险报案外，须及时向车队队长报告，并按规定办理保险 理赔手续。 c) 发生交通事故属对方责任的，车辆维修费用中除对方负责外，对方不能负责的部分仍由驾驶员 （当事人）承担。 d) 发生交通事故属我方驾驶员（当事人）责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，剩余部分由 驾驶员（当事人）承担。 e) 发生交通事故属双方责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，由我方承担费用的部分由驾驶 员（当事人）承担。 5) 车辆维修、保养管理规定 a) 总部车辆分别指定驾驶员负责日常维护、保养，驾驶员每天应在上班后的第一时间里习惯性地 检查车容、车况，发现车况异常应及时处理并向车队队长报告。 b) 车辆如果需要外出维修、保养，应告知车队队长并到指定的维修厂进行维修、保养。常规车辆 保养由负责本车的驾驶员填写总部车辆技术状况登记表 ，经车队队长确认；其他维修项目由 负责本车的驾驶员填写车辆维修申请单 ，经行政部负责人审核并报行政副总裁审批；维修费 用超过 2 万元（含）以上的，应报总裁审批。 c) 驾驶员必须按维修申请单所列项目到指定维修厂进行车辆的维修、保养；如在维修、保养过程 中发现新问题需增加维修、保养项目，须经车队队长确认并按程序申请同意后才能进行维修、 行政管理制度行政管理制度 编号：plzt-xz-01-2013（a） 页码：第 23 页 共 52 页 保养。 d) 车辆在外出行驶途中，出现故障影响行车安全需要应急维修的应及时向车队队长汇报，经同意 后才能进行维修，需要更换零配件，回来后应及时交回旧配件，并办理补充手续。 e) 车辆进厂维修、保养，本车驾驶员应到维修厂督促、监督维修厂按项目进行维修、保养并认真 对更换的零配件进行核对，车辆维修、保养完成后认真核实维修、保养费用并签字确认。 6) 车辆加油管理规定 a) 总部每部车辆配备一张加油卡，加油卡与车牌号绑定并加设密码，车辆驾驶员作为加油卡的使 用者，应负责对加油卡的保管，在使用过程中如发现没有按对应车号进行加油或私自为他人加 油，集团将给予严厉的处罚。 b) 加油卡充值金额，除集团董事局主席、总裁专用车辆充值金额为 3000 元/次外，其他车辆充值 金额均为 1000 元/次。 c) 总部每辆车都配置车辆加油记录表 ，每辆车在出车加油时都应及时进行登记，行政