窗体与报表设计.ppt

数据库技术及应用 ACCESS Database Technology and Application 7.6 认识报表 7.6.2 创建报表的方法 7.6.1 认识报表1 7.6.3 在报表设计视图中自定义报表 7.6.4预览和打印报表 7.6 认识报表 报表是数据库的一种对象，可以把它看成是一种 不具交互功能、专门为打印而设计的特殊窗体。它与 窗体不同的是，窗体最终显示于屏幕上，而报表还可 以打印在纸上。 建立报表与建立窗体的过程基本一样。 报表可以将数据库中存在于表或查询中的记录数 据进行组合，并对之进行必要的汇总统计，然后根据 实际需要进行布局设置，以体现用户数据的打印格式 ，最终还可以形成纸质形式。 一、报表的概念及作用 7.1 报表基础知识 Access 2003中的报表提供了以下功能： （1）对数据进行分组和嵌套。 （2）对大组数据进行比较、汇总、求和。 （3）可包含子窗体、子报表。 （4）可包含图形、图表以及其他OLE对象。 （5）能按特殊格式排版，例如生成清单、发票等商 业格式。 （6）能打印所有表达式的值。 （7）在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页 脚。 7.6 认识报表 基本部分包括页面页眉、主体和页面页脚三个区 域。必要时还可包含有报表页眉、报表页脚、组页眉 和组页脚等区域。参看“学生选课成绩报表”。 1、页面页眉多数用来显示报表中所用到的字段 名或表达式标题，显示于每张报表页的上方。 2、主体报表的最主要部分。用于显示表或查询 中的记录数据。 3、页面页脚用来显示页码或本报表页的汇总信 息，显示于每张报表页的下方。 二、报表的结构 7.6 认识报表 4、报表页眉用来显示报表的标题文字或公司的标志 图或说明文字，显示于每份报表的最前面。 5、报表页脚用来显示整份报表的汇总说明信息，显 示于每份报表的最后面。 6、组页眉一般用来显示分组字段的相关信息。该区 域在对记录分组时自动被加入。 7、组页脚一般用来显示每组记录的统计信息。该区 域在对记录分且时自动被加入。 二、报表的结构 7.6 认识报表 7.6 认识报表 分成纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表四类。 1、纵栏式报表（以“教师情况”表为数据源）。 三、报表的分类 7.6 认识报表 2、表格式报表（以“教师情况”表为数据源） 三、报表的分类 7.6 认识报表 3、图表报表（以“图表用表”表作为数据源） 三、报表的分类 7.6 认识报表 4、标签报表（以“标签用表”表作为数据源） 三、报表的分类 7.6 认识报表 有三种视图类型： 1）设计视图 可自主设计报表，并根据需要修改报表。 2）打印预览视图 可预览报表的打印效果。 3）版面预览视图 可预览报表的版面设计效果。 四、报表的视图 7.7 创建报表的方法 可利用自动创建功能来创建纵栏式或表格 式的自动报表，也可借助于向导来创建图表报 表或标签报表，更多地是在设计视图中定义或 修改报表。 你也可以先用自动功能或向导功能创建简 单的报表，然后在设计视图中对这些报表进行 修改、加工，使它们符合你的个性化设计要求 。 自动创建报表 自动创建报表最为方便快捷，自动创建报表可 以选择数据来源和纵栏式版面或者表格式版面，这 主要取决于用户的使用习惯。用户可以使用来自数 据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用报表 的格式。 7.7 创建报表的方法 v在“新建报表”对话框中选择“自动报表：表格式” 或者“自动波表：纵栏式”，然后在“请选择该对数据 的来源表或查询”旁的下拉列表框中任意选择一张表 或者查询。 v案例1：课程表 v1. 纵栏式报表 v2. 表格式报表 使用向导创建报表 使用向导创建报表也是一种方便快捷的方法，它 还包括了指定排序、分组和汇总等新选项。使用 向导创建报表的步骤如下： 1. 启动报表创建向导 启动报表向导有两种方法： （1）在“新建报表”对话框中选择“报表向导”选 项，。 （2）在打开的数据库窗口中，双击“使用向导创 建报表” 。 2. 选择报表中需要包含的字段 在“表/查询”下拉列表框中选中合适的数据源。 在“可用字段”列表框里面选择合适的字段。 3. 对字段分组 4. 字段排序 5. 选择报表布局 6. 选择报表样式 7. 设计报表标题 8. 完成报表设计 v案例2： v以“学生成绩表”为数据源，利用报表向导创建“ 学生”报表，表格样式为“组织” v案例3: v以“学生成绩表”为数据源,利用报表向导创建”每 个学生的成绩明细及期中和期末成绩的“平均汇总 ” ，表格样式为“大胆” 使用图表向导创建报表 v 使用图表向导来创建的报表可以把数据以图表的形式表示 出来，使其更加直观。Access 2003的图表功能十分强大 ，它提供了多达20种的报表形式供用户选择，用户可以在 这些报表形式的基础上创建出美观实用的报表。 v 使用图表向导来创建报表的步骤如下： v1. 启动图表向导 v2. 选择要在图表中显示的字段 v3. 选择图表类型 v4. 选择图表布局方式 v5. 输入图表标题 v6. 完成报表设计 v案例4：以学生成绩查询2为例,建立图表 使用标签向导设计报表 v标签是报表的另一种形式，它以卡片形式显示简 短信息。例如，在实际工作中经常要建立邮件标签 ，这样在发邮件的时候，就不必重复填写一些固定 的内容了。Access 2003提供的“标签向导”可以 方便地创建各种标签。另外，Access 2003不但 支持标准型号的标签，也支持用户自定义创建的标 签类型。 v案例5：以课程表为数据源,建立课程表的标签报 表 报表设计视图的使用 v1. 使用设计视图创建报表 v在设计视图中，报表分为3个部分：页面页眉、 主体和页面页脚，系统还打开“工具箱”和数据源的 字段列表。 v一般情况下，最好先用向导创建报表、然后在此 基础上，用“设计视图”进行修改 7.8 在设计视图中设计报表 在设计视图中自定义报表的一般步骤 1）打开设计视图，并指定报表数据源。 2）通过拖动字段列表中的字段名把字段加入 到报表的主体区域中，必要时去掉跟字段相绑 定控件的前缀标签。 3）在页面页眉区域中加入标签，以便为对应 列中的字段值加上标题文字；你也可从主体区 域中把字段的前缀标签拖到页面页眉区域。 4）在页面页脚区域中加入页码等页面说明信 息。 7.8 在设计视图中设计报表 在设计视图中自定义报表的一般步骤 5）在报表页眉区域中添加报表标题，在报表 页脚区域中加入报表说明信息或报表统计结果 信息。 6）必要时添加组页眉/页脚区域，以实现分组 统计功能。 7）为报表进行必要的装饰，最后保存报表。 报表的属性 v和其他数据库对象一样，报表具有自己的属性。 可以使用报表的属性对话框来修改其属性。在属性 对话框中，用户可以修改报表的外观，指定报表响 应单击、双击或者右击的方式，还可以定义为报表 提供数据的表或者其他数据源。 v 获取报表控件的帮助信息 v用鼠标选择某一控件，然后按下F1键，Access 2003就会给出该控件的帮助信息。 v 打开报表属性对话框 v首先在报表的设计视图下打开报表，然后单击 工具栏上的属性按钮 ，弹出报表属性对话框。 创建高级报表 v 基于一般查询的报表 v 下面介绍使用查询做数据源创建报表。 v 1. 打开数据库 v 打开一个数据库，选择“报表”对象。 v 2. 自动创建基于查询的报表 v 3. 选择查询作为报表的数据源 在下方的数据来源选择意一个查询， 如“按季度汇总销售额” 7.4.2 基于多数据源的报表 v 有时候可能需要多个数据源中建立报表。 v 具体建立步骤如下： v 1. 新建报表 v 2. 查看报表属性 v 3.点击记录源右边得浏览按钮 v 4.在查询生成器中加入表和相关字段 v 例：创建“学生成绩单”报表，以成绩表和课程表为数据源 v 2. 在报表中排序和分组 n【视图】【排序与分组】：完成了报表的主体设计之后，可以 在报表中指定按某字段进行排序和分组，为分组统计作准备。 n案例6：对报表“学生成绩单”，按“课程名”分组 n操作步骤： n用“设计视图”打开报表“学生成绩单” n执行命令【视图】【排序与分组】弹出”排序与分 组“对话框 n确定分组的字段”课程名“关闭对话框 n设计视图增加多一节 n把主体中的文本框“课程名”剪切粘贴到“课程名“页眉 v3. 在报表中添加公式 v可以根据需要在设计视图中添加公式，使报表 能显示汇总或计算结果的数据。 v案例7：在案例6中的“课程名”页脚中添加文 本框，统计各门课程期末考试的成绩的平均分 控件来源中填写 =Avg(期末成绩) v4. 设置报表的布局 n可以对当前报表的设计视图使用系统预定义的 布局 【格式】【自动套用格式】 v5. 在报表中添加分页符 v在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要 另起一页的位置 v6. 在报表中添加页码、时间、日期 n页码一般插在页面页眉或页面页脚；【插入】【 页码】 v7. 在报表中绘制线条“工具箱”“线条”控件 v8. 在报表中绘制矩形 n“工具箱”“矩形”控件 7.4.3 子报表的创建 v子报表是出现在另一个报表内部的报表。包含 子报表的报表叫做主报表。一张主报表可能包含 多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子 报表。 v下面通过示例来介绍在已有的报表中创建子报 表的方法。 v1. 打开数据库 v2. 使用设计视图打开报表 v3. 使用子窗体/子报表工具 v在控件工具箱中单击“子窗体/子报表” 按钮，然 后采用鼠标拖动的方法在设计视图的“主体” 区内创 建一个子报表控件。 v 4. 预览报表 7.6 打印报表的设置 v要打印报表需要在Access 2003中进行报表的 打印设置。 v在第一次打印报表之前，应该仔细检查页边距、 页的方向（纵向还是横向）以及其他页面设置，其 步骤如下： v1. 打开报表 v使用报表的预览视图打开报表。 v 2. 设置页面参数 v 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，就会弹出“页 面设置”对话框。 v 单击“文件”菜单中的“打印”命令，即可弹出“打印”对 话框。 v 作业 创建一个按学号查看成绩得报表 1：在页面页眉处放学号