《办公室环境设计》PPT课件.ppt

第四课 办公室环境设计与管理 本单元主要内容 一、了解办公室环境构成知识，理解对个人、上 司办公环境的要求，能够维护个人、上司以及公 共区域的办公环境。 二、掌握办公室布置的原则和要求，能科学合理 布置办公室 三、掌握整理办公室的技巧，能营造与维护整洁 、安全、健康的办公环境 课时：4课时 （一）办公环境管理的意义 办公室环境的营造，与企业的管理思想息息相 关。 1、它反映着单位的理念、形象、功能分隔 、关系建立等信息 2、它反映着在这个环境中工作的人的精神 风貌、审美情趣以及工作作风等 3、它对工作效率和工作效果产生影响。 google感受谷歌（李开复，世界因你不同 google“美国员工心目中最向往的雇主”。 （二）办公环境的内容 （一）硬环境 空气环境 光线环境 颜色环境 声音环境 办公设备及室内布置 （二）软环境（人文环境） 1、个人素质：提高工作人员的个人素质（宽容开 朗） 2、人际关系：改善工作场所的人际环境（和谐宽 松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅） 3、工作作风：办公室文化（文明健康、积极向上 、团结合作） (三）软环境比硬环境更为重要 营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努 力 （三）秘书办公环境管理的范围 1、个人工作环境 整洁、物品摆放有序 2、公共区域环境 接待室、会客室，公用文件柜、档案柜、物 品柜、公用物品摆放有序。 3、上司工作环境 指上司的办公室、办公间以及上司使用的办 公设备和用品。 （一）办公室布置的原则与要求 办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率。具体原则是 ： 布置原 则则 具体要求 1.利于沟 通 1. 整体布局要求：尽可能采用一大间办间办 公室，通风风、采光 良好，整齐齐清洁洁，采取直线对线对 称的布置，避免不对对称 、弯曲与成对对角的排列。 2. 部门门位置：根据工作需要和工作职职能布局，相关部门门 应应置于相邻邻地点，工作流程应应成直线线，避免倒退、交 叉与不必要的文书书移动动，接待室的位置常置于入口处处 3. 主管位置：位置位于员员工的后方，其办办公区域保留适当 的访访客空间间，和秘书书保持最紧紧密的工作联联系 4. 办办公桌椅：大小适中、相同，最好选择选择 旋转转椅，尽可 能一个方向摆摆放，每个位置之间间有充足的通道和充分的 工作空间间，自然光来自桌子的左上方和斜后上方 5. 办办公柜：尽可能靠墙墙，也可背对对背放置当隔断使用。 办办公柜、档案柜高度、颜颜色相同，尽可能靠近使用者。 6. 办办公设备设备 等：充分的电电源插座，并安装在隐隐蔽安全的 角落，公告板置于不致引起职职工分散精力及造成拥挤拥挤 之 处处 2. 协调协调 舒适 3.便于 监监督 1、采光通风良好 2、员工面对同一 方向，光线来 自桌子的斜后 方，不直接面 对窗户 3、公共空间和私 人空间相对独 立 4、直线对称布置 5、桌椅统一大小 6、家具颜色和谐 7、使用办公室隔 断，尽可能让 个人空间不受 干扰。 1、接待室置于门口 ，不干扰其他员工 工作。 2、光滑、不透明的 玻璃屏风当墙，易 于架设，且可提供 良好的光线和通风 3、主管位于员工后 方，易于观察工作 地点发生的事情。 和秘书距离较近， 便于工作上的交流 。 4、采取直线对称的 布置，避免不对称 、弯曲与成对角的 排列。 5、档案柜当做隔断 使用。 主管的位 置相对独 立，其办 公区域需 保留适当 的访客空 间 1、常用的设 备和档案柜与 使用者相隔太 远 2、档案柜也 可背对背放 置，当做隔断 使用。 根据员工 数量的多 少，选择 大间办公 室要比采 用同样大 小的若干 个办公室 好得多， 更利用采 光、通风 、监督、 沟通等。 （二）办公室布置的具体程序 1对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明 确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位 员工的工作位置。 2按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大 小。一般而言，每人的办公空间，大者可310平方米 ，普通者1.58平方米。 3选配相应得家具、桌椅。 4绘制办公室座位布置图，依图布置。 5对办公设备安放提出合理化建议（见教材P360，优 化设备，光源（百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔 音板）、档案柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印 机） 工作任务 请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办 公室布置方案，并说明设计的思路。（见教材） 1.面积、设备及工作人员要求 办公室面积：14平方米。 办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风 等 2.个人办公需求 经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务） 下属：单项（个人任务） 3.个人空间需求 经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保 证不会给下属造成干扰。 秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 德国：开放式办公室 (三）两种办公室布局方法的比 较 布置 类类型 优优 点缺 点 开放 式办办 公室 1.灵活应变应变 ，工作位置随需要而调调 整 2.节节省面积积和门门、墙墙等，节节省费费 用，能容纳纳更多的员员工 3.易于沟通，便于交流 4.易受监监督，员员工的行动动易得到上 司的督察 5.容易集中化服务务和共享办办公设备设备 1.难难保机密 2.难难集中注意力，员员工易 受电话电话 、人员员走动动等干扰扰 3.房间间易有噪音，如说话说话 声、打电话电话 和操作设备设备 声 印象他人 4.员员工难难于找到属于自己 的私人空间间 封闭闭 式办办 公室 1.易于集中注意力，便于从事细细致 活专业专业 工作 2.易于保证证工作的机密性 3.比较较安全、可以锁门锁门 4.易于保证隐证隐 私，明确办办公空间间与 自己使用的空间间 1.费费用高，门门、窗等占用 空间间 2.难难于监监督工作人员员的活 动动 3.难难于交流、员员工被分隔 开，易感觉觉孤独 （一）办公环境优化措施 一个清洁、有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生一定的影 响。有助于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率 1、办公桌上必备物品的放置 (1)电话（放在左手方便拿到的位置） (2）电脑 （3）常用参考书、文件夹（靠边放置整齐） （4）常用文具用品(桌面井然有序、办公桌抽屉（零散类文具 、物品等有序放在抽屉里） 2、整理办公环境的方法 （1）将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）； （2）该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的阅读 材料（销毁或卖掉）； （3）办公桌椅，还是抽屉，不要放置与办公无关的东西。 （4）将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。 （5）下班最后一件事 - 收拾办公桌 （二）营造安全、健康的办公环境 序号办办公环环境中存在的安全隐隐患安全、健康办办公环环 境的基本要求 1办办公建筑隐隐患。如地板滑、窗、天花板、 门、窗中的隐患； 建筑物坚固安全 2办办公室环环境隐隐患。如光线、温度、通风 、 噪音、湿度不合适等；窗口被档案柜占 据影响采光等。 光线充足、温度适 宜、通风良好，噪 音低 3办办公家具隐隐患。如摆放不当妨碍通道，办 公桌没有隔板不隔音，办公椅没有轮子， 挪动不便；没有靠背易疲劳，常用的设备 和档案柜与使用者相隔太远不方 办公空间适当，符 合安全要求，物品 摆放有序，方便工 作流程 4办办公设备设备 及操作隐隐患。如电线 裸露，违 规 操作，机器老化有噪音，电话 安装不当， 拖拽的电话线 或电线 易使人绊倒。 安装、操作符合要 求，计算机屏幕避 免阳光直射 5人为隐为隐 患。失密，忘锁门 窗；在带轮 的 椅子上举放物品。 提供饮用水，绿色 植物，规章制度 6消防隐隐患。如乱扔烟头、灭火设备过 期 等。 设置消防设施 （三）办公环境安全管理方法 1、要营造一个安全、健康的环境，就