execl—2007保存问题与合并方法.doc

将工作簿保存到文档管理服务器您可以将工作簿保存到文档管理服务器（如 Windows SharePoint Services 3.0），以便为用户提供一个中央位置来进行文档协作，并利用文档管理服务器系统提供的许多文档管理功能。在以下情况下使用文档管理服务器进行协作： 您有权访问文档管理服务器。 用户安装了 Excel 来打开并使用文档管理服务器中的工作簿。 您要利用文档管理服务器的功能，如：o 自动化工作流，以便通知处理文档的用户，使他们知道自己所参与的工作处在一个什么阶段（审阅、反馈、审批等等），并且用户可以根据需要提供信息和专业知识。o 可在其中存储并组织工作簿的文档库。o 工作簿的签入、签出和版本控制。o 管理和报告功能。o 协作功能，如文档工作区网站。要将工作簿发布到文档管理服务器，请确保文档管理服务器可用，然后单击“Office 按钮”，单击“发布”旁边的箭头，然后单击“文档管理服务器”。在“另存为”对话框中，选择服务器位置和工作簿的名称，然后单击“保存”。使用 Windows SharePoint Services 3.0 创建文档工作区网站如果希望在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上共享工作簿并使其他用户可以轻松地利用它进行协作，同时保留与更改同步的工作簿的本地副本，则可以创建并使用文档工作区网站。文档工作区网站是 Windows SharePoint Services 3.0 服务器承载的一个区域，在该区域中，用户可以共享文档和信息、维护相关数据的列表，以及相互之间告知有关特定项目的状态的更新。在以下情况下使用文档工作区： 您有权访问正在运行 Windows SharePoint Services 3.0 的服务器。 您可以创建并管理用于存储文档的网站，并且您需要授予访问或使用该网站的用户不同级别的权限。 用户安装了 Excel 来打开并使用服务器中的工作簿。 您想要使用任务列表来为文档工作区网站的成员指定待办事项及相应的完成日期。如果其他成员为您分配了任务，您可以在任务列表中标明已对其进行处理。当其他小组成员在“文档工作区”窗格中打开任务列表时，他们可以看到您已经完成了该任务。 您希望在成员列表中显示文档工作区网站成员的用户名。“文档工作区”窗格中包括联系人信息（如闲或忙状态、电话号码和电子邮件地址）和其他属性，因此，成员可以轻松地彼此联系。如果您使用即时消息，还可以查看文档工作区网站成员的联机状态。 您希望使用电子邮件通知来通知成员，某个列表、特定项（如任务的状态）或文档工作区网站中的文档发生了变化。要从 Excel 中创建文档工作区网站并将工作簿保存到该文档工作区网站，请确保安装 Windows SharePoint Services 3.0 并且它可以使用，再单击“Office 按钮”，单击“发布”旁边的箭头，然后单击“创建文档工作区”。在任务窗格中，键入要为文档工作区网站指定的名称，然后键入或选择要将工作簿保存到的 Web 服务器的 URL。返回页首通过电子邮件、传真或者通过打印分发数据也许最常用的 Excel 数据共享方法是：通过电子邮件发送工作簿、通过传真发送工作簿，以及通过打印和分发工作簿的书面副本。在以下情况下使用电子邮件、传真或打印来分发工作簿： 您有电子邮件程序，如 Microsoft Office Outlook 2007。 您有传真机或传真软件以及 Internet 连接。 您有打印机并且想要使用或分发数据的书面副本进行参考。通过电子邮件发送工作簿您可以从 Excel 或电子邮件程序发送工作簿。要从 Excel 发送工作簿，请打开要发送的工作簿，单击“Office 按钮”，再单击“发送”旁边的箭头，然后单击“电子邮件”。通过传真发送工作簿如果您已经与传真服务提供商签约，或者，如果您有传真软件和 Internet 连接或传真调制解调器，则可以通过传真从 Excel 发送工作簿。您也可以打印工作簿，然后使用传真机发送它。要通过传真从 Excel 发送工作簿，请确保您有 Internet 连接并且您已经与传真服务提供商签约。打开包含要通过传真发送的信息的工作簿，单击“Office 按钮”，再单击“发送”旁边的箭头，然后单击“Internet 传真”。打印工作簿您可以轻松地从 Excel 打印工作簿。在打印包含大量数据或图表的工作簿之前，可以在“页面布局”视图中快速对其进行微调，使您的工作簿具有专业外观。在该视图中，可以像在“普通”视图中那样更改数据的布局和格式。此外，还可以使用标尺测量数据的宽度和高度、更改页面方向、添加或更改页眉和页脚、设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题。有关“页面布局”视图的详细信息，请参阅打印前使用“页面布局”视图细调页面。有关从 Excel 进行打印的详细信息，请参阅打印工作表或工作簿。返回页首与使用早期版本的 Excel 的用户交换工作簿如果要与使用早期版本的 Excel 的其他用户交换工作簿，可以使用 Excel 97-2003 格式 (.xls) 而不是 Office Excel 2007 XML 或二进制格式（.xlsx 或 .xlsb）保存工作簿，并在兼容模式下处理文档。打开 Excel 97-2003 工作簿时兼容模式会自动启用。当您使用早期版本的文件格式工作时，程序标题栏中会显示直观提示“兼容模式”。兼容模式通过以下方法强制 Microsoft Office Excel 2003、Excel 2002、Excel 2000 和 Office Excel 2007 兼容：禁用 Office Excel 2007 中可能会添加与早期版本的 Office 不兼容的内容的功能。例如，当您在 Office Excel 2007 兼容模式下工作时，将无法使用新的 2007 Microsoft Office system 图表制作引擎，但是可以使用早期版本中的相同引擎添加图表，这样可确保可以自由地交换图表。保存在兼容模式下打开的工作簿时，Excel 会自动运行兼容性检查器以标识任何可能的兼容性问题。如果未使用兼容模式，在将 2007 Office 版本文件格式保存为早期版本 Excel 的文件格式时，例如当将 .xlsx（Excel XML 格式）转换为 .xls（Excel 97-2003 工作簿）时，使用兼容性检查器也会有所帮助。兼容性检查器会警告您：工作簿中的内容可能会与早期版本不兼容，因此可能会受文件格式转换的影响。在以下情况下使用兼容模式： 您要将工作簿的副本分发给使用早期版本的 Excel 的其他用户。 您预计其他用户想要更改或操作您分发的数据。 您希望工作簿的接收人可以使用熟悉的 Excel 功能来处理数据。有关如何在兼容模式下工作的详细信息，请参阅配合使用 Office Excel 2007 和早期版本的 Excel。返回页首将工作簿分发给没有 Excel 的用户要让没有 Excel 的用户查看 Excel 数据并与这些数据交互，使用 Excel Services 是一个很好的方法。有关详细信息，请参阅在维护一个版本的工作簿的同时使用 Excel Services 共享数据。不过，如果您无权访问 Excel Services，您可以安装一个加载项以使用 PDF 或 XPS 格式保存工作簿，您还可以将工作簿保存为其他文件格式，然后使用电子邮件或传真将工作簿发送给您的接收人，或者将文件保存在用户可以访问的网络共享位置或网站共享位置。使用 PDF 或 XPS 格式分发固定版本的数据以进行查看或打印要点 只有安装了加载项之后，才能在 2007 Microsoft Office system 程序中将文件另存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息，请参阅启用对其他文件格式（例如 PDF 和 XPS）的支持。安装加载项后，可以将 Excel 数据保存为 PDF（可移植文档格式）或 XPS（XML 纸张规格）格式以进行打印、发布和通过电子邮件分发。通过将工作表另存为 PDF 或 XPS 文件，可让您通过一种便于分发的形式获取信息，这种形式保留了所有的格式特性，但其他用户不需要有 Excel 即可审阅或打印您的输出。在以下情况下使用 PDF 或 XPS 格式保存工作表： 您想要通过电子邮件或者在网络或 Web 服务器上分发固定版本的文件。 文件接收人可能没有安装 Excel。 您希望用户可以轻松地打印信息。 您不希望任何人修改源数据。 您预计不会频繁地更新数据。有关将工作簿转换为 PDF 或 XPS 格式的详细信息，请参阅使用 PDF 格式保存文件和使用 XPS 格式保存文件。使用其他文件格式分发工作簿您可以使用不同的文件格式保存 Excel 工作簿，以便没有 Excel 的用户可以在其他应用程序或数据系统中打开它们。您可以将 Excel 文件另存为 XML 文件、文本文件、网页（HTML 文件）以及其他格式。有关可用于保存的格式的列表，请参阅Excel 支持的文件格式。要点 保存为其他文件格式时，将不会保留所有 Excel 功能。通常不会保留格式，有时也不会保留公式（具体取决于格式）。此外，当保存为某些格式时，只会保存活动的工作表。因此，如果一个工作簿中有多个工作表，并且您想要将所有工作表保存为某种特定格式，则必须单独保存每个工作表。在以下情况下将工作簿保存为其他文件格式： 您想要共享数据，但不一定要共享格式或特定于 Excel 的功能。 您的系统基于 XML，并想通过使用 XML 传输数据。 您需要简单的文本文件以便在其他系统中使用。 您想要将信息发布到网站，并且想要将 Excel 数据保存为网页以集成到网站中。要保存为其他文件格式，请单击“Office 按钮”，然后单击“另存为”。单击“保存类型”列表旁边的箭头，然后单击列表中的一种文件类型。有关保存为其他文件格式的详细信息，请参阅使用其他文件格式保存工作簿。返回页首允许多名用户同时编辑工作簿如果您希望多名其他用户可以同时在您的工作簿中添加或修改数据，可以设置工作簿并将它保存为“共享”形式，然后将它放在网络共享位置（而非 Web 服务器上）。在以下情况下使用“共享工作簿”功能： 您希望多名用户可以同时编辑一个工作簿中的数据，并且您不用担心所修改（包括编辑、添加和删除）的工作簿中的原始数据。 您有一个用于存储工作簿的网络共享位置，并且用户可以访问它。注释 多名用户无法同时更改存储在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上的共享工作簿。如果要将工作簿存储在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上，应在完成共享协作工作后再这样做。 您想要保留在工作簿中做出的更改的记录。 您不希望更改下列在共享工作簿后便无法再修改的功能：合并单元格、条件格式、数据验证、图表、图片、对象（包括绘制对象）、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。要点 如果将 Office Excel 2007 共享工作簿保存为早期版本的文件格式，则会取消对工作簿的共享，并且记录冲突和解决方案的修订历史记录也会丢失。如果需要将工作簿保存为早期版本的格式，可能需要首先保存一份修订历史记录。作为工作簿的所有者，可以通过输入需要显示的数据并设置格式来做好共享准备。完成后，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“共享工作簿”，选择相应的选项，然后将工作簿保存在可供预期用户使用的网络共享位置（而非 Web 服务器上）。或者，可以单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护并共享工作簿”，以防止其他用户关闭工作簿中的“修订”功能。每次保存共享工作簿时，系统都会向您提示自上次您保存共享工作簿以来其他用户保存的更改。如果您想使共享工作簿保持打开状态以监视进度，Excel 可以按您指定的时间间隔自动更新更改，而无论您自己是否保存工作簿。保存对共享工作簿的更改时，正在编辑工作簿的其他用户可能已经保存了对相同单元格的更改。在这种情况下，更改会出现冲突，并且系统会通过一个冲突解决对话框来提示您，以便您可以在其中选择保留哪些更改。有关设置和使用共享工作簿的详细信息，请参阅使用共享工作簿进行协作。返回页首分发工作簿的副本，然后合并每个副本中的数据分发工作簿并合并每个工作簿中的更改要先分发工作簿的副本，然后合并多个副本中的更改，需要将工作簿设置为共享工作簿（请参阅允许多名用户同时编辑工作簿）。区别在于：您不必将工作簿存储在一个位置以供多名用户进行编辑，而是可以分发工作簿的副本并允许用户先进行更改，然后再将更改后的工作簿发送给您。您要将工作簿存储在一个位置，然后单击“比较和合并工作簿”。您可以查看更改并接受想要保留并在一个主工作簿中使用的那些更改。要将“比较和合并工作簿”命令添加到“快速访问工具栏”，请单击“Office 按钮”，再单击“Excel 选项”，然后单击“自定义”。在“从下列位置选择命令”列表中，单击“所有命令”，选择“比较和合并工作簿”，再单击“添加”，然后单击“确定”。在以下情况下使用“比较和合并”功能： 您想要收集多名主要用户的输入，但是想要更多地控制在原始版本中做