《校安工程档案管理》PPT课件.ppt

校安工程档案管 理 20112011年年9 9月月1515日日 1 引言 校安工程的主要目标 校安工程的四个阶段 各地档案管理概况 档案收集的范围和方法 档案管理成功案例 2 校安工程的主要目标 p把学校建成最安全、最牢固、家长最放心的 地方：学生能在最安全的校舍学习 p校舍管理的信息化：全面掌握校舍安全信息 p建成精品工程和阳光工程 达到重点防御地区的设防标准 重建D级危房、改建C级危房 科学设计、安全施工、高质量、高效率 3 校安工程的四个阶段 （1）排查鉴定。 （2）编制规划。 （3）组织实施。 （4）建档归档。 o各级教育行政部门实现校舍管理方式创新，以人的生命 为本实现办学条件根本变化重要手段。 o综合全国各地实践，重视信息采集和档案管理做好校 工程的是一条的规律。 4 主 要 内 容 一、校安工程档案资料归档 二、校安工程档案收集 三、校安工程档案立卷 四、校安工程档案利用 五、校安工程档案管理办法说明 5 一、校安工程档案资料归档 6 归档：同义词为存档，指将处理完毕且 具有保存价值的的各种形式的记录整理后交 档案室（馆）保存备案(备查)的过程。 归档，校安工程在实施过程中和各项目 在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段及 其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍 建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具 有保存价值和各种形式的记录，经校安办人 员系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制 度”。 7 办法第十三条对归档文件的质量要求作了规定，其它要 求按建设工程归档整理规范的要求 第十三条 归档的文件材料要字迹清楚，图面整 洁，不得用褪色的书写材料书写、绘制，卷首编 制文件目录，卷末设立备考表，标明立卷人和审 核人。 8 （一）国务院文件的要求 国务院办公厅印发的全国中小学校 舍安全工程实施方案明确提出各地人民 政府组织对行政区域内各级各类中小学现 有校舍（不含在建项目）进行逐栋排查， 按照抗震设防和有关防灾要求，形成对每 一座建筑的鉴定报告，建立校舍安全档案 。 9 （二）国务院和省领导的要 求 刘延东国务委员在全国中小学校舍安 全工程工作电视电话会议上的讲话强调， 在排查鉴定的基础上，实现在全国每一所 学校都有校舍安全档案，每一个地区的教 育和建设主管部门都要掌握辖区内每一座 校舍的安全信息。 10 （三）校舍安全工程本身的要求 1. 1. 管理文件多管理文件多 校舍安全工程的实施时间是三年，校舍安全工程的实施时间是三年， 量大面广，涉及各级政府、校安办和有量大面广，涉及各级政府、校安办和有 关部门，将印发大量的管理文件和资料关部门，将印发大量的管理文件和资料 ，这些文件和资料必须进行系统地整理，这些文件和资料必须进行系统地整理 和归档，以全面反映校安工程的实际。和归档，以全面反映校安工程的实际。 11 2. 2. 工程环节多工程环节多 校舍安全工程增加了排查鉴定的环节。排校舍安全工程增加了排查鉴定的环节。排 查既包括对学校场址的排查，也包括对所有单查既包括对学校场址的排查，也包括对所有单 体建筑物的排查。根据不同地区的特点，对校体建筑物的排查。根据不同地区的特点，对校 舍的鉴定包括抗震鉴定、安全鉴定、抗淹没抗舍的鉴定包括抗震鉴定、安全鉴定、抗淹没抗 洪水冲击等综合防灾能力的鉴定等。这些排查洪水冲击等综合防灾能力的鉴定等。这些排查 鉴定报告是对校舍进行加固改造的重要依据，鉴定报告是对校舍进行加固改造的重要依据， 必须妥善保管。必须妥善保管。 12 3. 3. 工程要求质量高工程要求质量高 校舍安全工程不仅仅是危房改造，要求校舍安全工程不仅仅是危房改造，要求 既要达到新的抗震设防标准，又要达到综合既要达到新的抗震设防标准，又要达到综合 防灾要求。因此，每一个建设环节都必须高防灾要求。因此，每一个建设环节都必须高 度重视，必须严格按照基本建设程序施工，度重视，必须严格按照基本建设程序施工， 将各种施工文件保存下来，确保将校舍安全将各种施工文件保存下来，确保将校舍安全 的责任落实到每一个环节。的责任落实到每一个环节。 13 二、校安工程档案收集 14 关于档案的收集关于档案的收集 办法办法的第六条、第七条、第八条的第六条、第七条、第八条 对档案的收集提出了要求对档案的收集提出了要求 第六条规定在项目招投标及与排查鉴定第六条规定在项目招投标及与排查鉴定 、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签 订协议、合同时，应设立专门条款，明确有订协议、合同时，应设立专门条款，明确有 关方面提交相应项目文件以及所提交的整理关方面提交相应项目文件以及所提交的整理 、归档责任，并对项目文件的套数、费用、归档责任，并对项目文件的套数、费用、 质量、移交时间等提出具体要求。质量、移交时间等提出具体要求。 15 第八条规定项目实施过程中，各级 校安办应当 督促建设、排查鉴定、检 测、勘察、设计、施工、监理等有关单 位按照协议、合同的要求及时做好项目 档案的形成、积累、整理、保管、移交 工作。属于归档范围的档案资料，应当 及时与有关单位办理移交。对于无法取 得原件的归档资料，可由提供单位确认 一致性后将复印件加盖公章归档。 16 1. 能收集到的工程实施前项目在原 建设和加固改造过程中直接形成 的具有保存价值的文字、图表、 声像等各种载体的文件材料。 17 2. 校舍场址安全排查报告、校舍 建筑安全排查报告、校舍的各 种鉴定报告和检测报告、排查 鉴定合同等。 18 3. 对于需加固改造的校舍，设计 、施工、竣工验收等各个阶段 直接形成的具有保存价值的文 字、图表、声像等各种载体的 文件材料。 19 4. 对于需要重建的校舍，选址与立项 、勘察设计、施工、竣工验收等各 个阶段直接形成的具有保存价值的 文字、图表、声像等各种载体的文 件材料。 20 增加安全工程实施前项目建设 和加固改造文件 图1 序号归 档 文 件 一工程准备文件 二监理文件 三施工文件 四竣工图 五竣工验收文件 六其它 21 增加排查鉴定文件 图2 归 档 文 件 校舍建筑安全排查报告 抗震鉴定报告 安全鉴定报告 抗淹没、抗洪水冲击鉴定报告 抗风能力验算报告 检测报告 其他鉴定报告 鉴定委托合同 加固改造方案 拆除施工的相关文件 其它 22 关于附录细化问题 提出E项目分卷增加有关文件的名称， 考虑到项目较多，且建设工程文件归档 整理规范对归档文件规定的都很详细规 定，因此在相关文件后加上详见建设工 程文件归档整理规范。 23 工程准备阶段表格对比 图3 归档整理规范 序 号 归档文件保存单 位和保 管期限 一立项文件 1 项目建议书 永久 2 项目建议书审 批意见及前 期工作通知书 永久 3 可行性研究报告及附件 永久 4 可行性研究报告审批意见 永久 5 关于立项有关会议纪 要、 领导讲话 永久 6 专家建议文件 永久 7 调查资 料及项目评估研究 材料 长期 校安工程档案 序 号 归档文件备注 一立项文件 二建设用地、征地、规划文件 三勘察、测绘、设计文件 四招投标文件 五开工审批文件 六财务文件 七建设、施工、监理机构及负 责人 八其它24 三、校安工程档案立卷 25 县级及以上教育行政部门应当设立中 小学校舍安全档案室，指定专人、划定专 门场所管理所属学校的档案，按要求建立 完整的纸质档案和电子档案系统。”因此 ，档案建设的责任主体是各级校安办，但 校舍安全档案室应该建在教育行政部门。 26 检测 单位 校安办 排查鉴定 单位 勘察 单位 设计 单位 监理 单位 施工 单位 档案室 建设 单位 27 校舍安全档案共分为五类校舍安全档案共分为五类 第九条规定第九条规定 档案可以按综合卷、规划和经费卷、监督档案可以按综合卷、规划和经费卷、监督 检查卷、学校总卷和项目分卷进行分类立卷。检查卷、学校总卷和项目分卷进行分类立卷。 28 县级及以 上教育行 政部门 规划和 经费卷 学校 总卷 综合卷 监督 检查卷 项目 分卷1 项目 分卷2 项目 分卷3 29 办法办法第十条对综合卷、规划第十条对综合卷、规划 和经费卷、监督检查卷进行了细化。和经费卷、监督检查卷进行了细化。 30 综合卷 本级政府部门和上级政府部门本级政府部门和上级政府部门 印发的与工程有关的各种文件，印发的与工程有关的各种文件， 包括工程实施方案、工程领导包括工程实施方案、工程领导 小组和办公室人员组成、工程小组和办公室人员组成、工程 路线图和时间表、工程简报、路线图和时间表、工程简报、 工程年度实施情况总结、月报工程年度实施情况总结、月报 表等。表等。 31 A 综合卷 序号归归档文件 一工程实施方案 二领导小组和办公室组成人员名单 三工程路线图和时间表 四工程年度实施情况总结 五月报表 六工程简报、快报 七上级政府、校安办、各部门各类文件 八本级政府、校安办、各部门各类文件 九下级政府、校安办、各部门请示和批复 十其它 32 规划和经费卷 工程总体规划工程总体规划 年度实施计划年度实施计划 工程总体经费预决算工程总体经费预决算 33 B 规划和经费卷 序号归归 档 文 件 一工程总体规划 二辖区内学校布局调整规划 三工程年度实施计划 四工程经费预决算 五其它 34 监督检查卷监督检查卷 工程日常监督检查办法工程日常监督检查办法 监督检查具体实施方案监督检查具体实施方案 监督检查记录监督检查记录 专项监督检查报告专项监督检查报告 35 C 监督检查卷 序号归归 档 文 件 一工程日常监督检查办法 二监督检查具体实施方案 三监督检查记录 四专项监督检查办法 五其它 36 第十一条规定了学校总卷和项目分卷第十一条规定了学校总卷和项目分卷 n n 学校总卷按学校立卷，命名为学校总卷按学校立卷，命名为学校总卷学校总卷 学校总卷归集该校校舍场址排查报告、校园学校总卷归集该校校舍场址排查报告、校园 整体规划、整体设计方案等文件；整体规划、整体设计方案等文件； n n 项目分卷按项目立卷，命名为项目分卷按项目立卷，命名为学校学校 项目分卷。项目分卷。 项目分卷归集该项目的所有建设和改造项目分卷归集该项目的所有建设和改造 文件，包括排查鉴定报告、加固改造方案等文件，包括排查鉴定报告、加固改造方案等 。 项目是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教项目是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教 学辅助用房、生活用房和办公用房等。学辅助用房、生活用房和办公用房等。 37 学校 总卷 学校 项目 分卷2 学校 项目 分卷1 学校 项目 分卷3 38 D 学校总卷（按学校一校一卷） 序号归归 档 文 件 一学校简介 二学校整体规划 三学校整体设计方案 四工程实施前后校园平面图 五工程实施前后土地校舍情况总表 六工程实施前后校舍基本情况明细表 七校舍场址安全排查报告 八其它 39 关于拆除项目卷关于拆除项目卷 项目拆除要单独立卷项目拆除要单独立卷 第十二条规定第十二条规定 经排查鉴定后确经排查鉴定后确 定为拆除的项目定为拆除的项目 文件按学校集中文件按学校集中 归集为拆除项目归集为拆除项目 卷。卷。 40 学校 教学 用房 办公 用房 其他 用房 辅助 用房 生活 用房 拆除项目 分卷 41 序号归归 档 文 件 一工程实施前项目建设和加固改 造文件 二排查鉴定文件 三工程准备文件 四工程监理文件 五施工文件 六竣工图 七竣工图验收文件 八其它 E E项目分卷要求按项目立卷，一项一卷。项目分卷要求按项目立卷，一项一卷。 42 序号归归 档 文 件 一工程准备阶段文件 二监理文件 三施工文件 四竣工图 五竣工验收文件 六其它 E E（A)A)安全工程实施前项目建设和加固改造文件安全工程实施前项目建设和加固改造文件 43 序号归归 档 文 件 一校舍建筑安全排查报告 二抗震鉴定报告 三安全鉴定报告 四抗风能力验算报告 五竣工验收文件 六检测报告 七其他鉴定报告 八鉴定委托合同 九加固改造方案 十拆除施工的相关文件 十一其它 E E（B)B)排查鉴定文件排查鉴定文件 44 序号归归 档 文 件 一立项文件 二建设用地、征地、规划文件 三勘察、测绘、设计文件 四招投标文件 五开工审批文件 六财务文件 七建设、施工、监理机构及负责人 八其它 E E（C) C) 工程准备阶段文件工程准备阶段文件 45 序号归归 档 文 件 一监理规划 二监理月报中的有关质量问题 三监理会议纪要中的有关质量问题 四进度控制文件 五质量控制文件 六造价控制文件 七供货、试验等相关单位资质材料 八监理通知 九合同与其他事项管理文件 十监理日志 十一监理工作总结 十二其它 E E（D) D) 监理文件监理文件 46 序号归归 档 文 件 一施工技术准备文件 二施工现场准备文件 三地基处理记录 四工程图纸变更记录 五施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告 六施工试验记录 七隐蔽工程检查记录 八施工记录 九工程质量事故处理记录 十工程质量检验记录 十一其它 E E（E) E) 施工文件施工文件 47 序号归归 档 文 件 一各类综合图 二室外专业图 三建筑竣工图 四结构竣工图 五装修工程竣工图 六电气工程竣工图 七消防工程给排水工程竣工图 八采暖通风空调工程竣工图 九其它专业工程竣工图 十其它 E E（F)F)竣工图竣工图 48 序号归归 档 文 件 一工程竣工总结 二竣工验收记录 三财务文件 四声像、缩微、电子档案 五其它 E E（F)F)竣工验收文件竣工验收文件 49 四、校安工程档案利用四、校安工程档案利用 50 校安工程结束后的档案管理 与城建档案管理的衔接 纸质档案的数字化 51 1. 校安工程结束后的档案管理 n办法充分考虑了校安工程结束后校舍建设的档案 管理。 第三条：以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程 第十四条：校舍情况发生变化的，学校应当及时更新，保证图实相符并 报当地校舍安全档案室。 第十八条：项目竣工验收投入使用后，因故对其进行的改扩建、维修、 加固形成的文件资料，也应及时纳入项目档案。 校安工程结束后再出台专门的中小学校舍档案管理办法。 52 2.与城建档案管理的衔接 第十五条 凡属城市建设档案馆接收范围 的档案，应当按照城市建设档案归属与 流向暂行办法及城建档案管理有关法律 法规的规定另行报送当地城市建设档案馆 。 53 3. 纸质档案的数字化 第十九条 校舍安全档案室应当及时对归 档的纸质档案材料进行数字化处理，实现 纸质档案和电子档案的对应，并按要求纳 入全国中小学校舍信息管理系统。 数字化即对纸质档案进行扫描处理，这是 国家档案局要求并推动的。各校校安工程 所形成的档案全部进行了数字化处理，做 到纸质档案与电子档案的一一对应。 54 考虑到档案管理方面的一些具体问题建 设工程文件档案整理规范已经做了详 尽的规定，故第二十条要求本办法未具 体规定的内容应当参照建设工程文件 档案整理规范执行。 55 五、校安工程档案管理办法说明五、校安工程档案管理办法说明 56 附录的部分内容 “监理文件”第7项“分包资质”有改动，校舍安全 工程不能分包，因此改为“供货、试验等相关单位资 质材料”。 “施工文件”只列了建筑安装工程里的第一部分内容 ，第二部分电气、给排水、消防、采暖、通风、空调 、燃气、建筑智能化、电梯工程虽然没有单列，也要 按规范里的要求归档。 校舍安全工程不含市政基础建设部分，因此规范 附录中市政基础设施工程和市政基础设施工程竣工图 没纳入。 在每一项下面均增加了“其它”一项内容，主要是考 虑附录里所列项目由可能不全面，有些没有列到项目 之内，但又要归档的，放入其它项下。 57 档案和项目档案和项目 档案是指工程实施过程和各个项目在排查鉴定、规划档案是指工程实施过程和各个项目在排查鉴定、规划 、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所 有中小学校舍建设工程所形成、与校舍安全有关的、具有有中小学校舍建设工程所形成、与校舍安全有关的、具有 保存价值的各种形式的记录。保存价值的各种形式的记录。 项目是指每个单体建筑物、包括学校教学及教学 辅助用房、生活用房和办公用房。 办法办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存适用于前条所述档案的收集、整理、保存 、管理和利用。、管理和利用。 58 福建省中小学校舍安全档案室建设情况表 （截止2010年5月） 59 （一）办法主要解决的问题 全国中小学校舍安全工程档案管理全国中小学校舍安全工程档案管理 办法办法主要考虑从校舍安全工程的特点出主要考虑从校舍安全工程的特点出 发，解决校舍档案建设的责任主体、收集发，解决校舍档案建设的责任主体、收集 方式、档案内容、分类标准、保管期限、方式、档案内容、分类标准、保管期限、 适用范围等问题。适用范围等问题。 60 （二）借鉴原来已有的文件 关于建设项目工程的档案管理，国家有关于建设项目工程的档案管理，国家有 关部门已经印发了多个办法、规定、规范或关部门已经印发了多个办法、规定、规范或 标准。这些文件从不同的角度和侧面对建设标准。这些文件从不同的角度和侧面对建设 项目工程，特别是城市建设项目工程档案的项目工程，特别是城市建设项目工程档案的 标准、收集、制作、归档、管理和利用等做标准、收集、制作、归档、管理和利用等做 出了规定。起草过程中参考了这些文件。出了规定。起草过程中参考了这些文件。 61 （三）关于管理制度和责任追究 第十六条规定 各级教育行政部门应当根据本办法和有 关法律法规建立健全中小学校舍档案的收集 、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、 保密、销毁等方面的管理制度，明确管理人