集团资料管理-需求分析.ppt

集团资料管理,2019/2/4,金螳螂装饰,需求分析,目录,2019/2/4,金螳螂装饰,现状 愿景 工作目标 业务模型 系统模型 系统功能说明 系统流程图 用户界面 系统报表 系统报表详细 系统接口 系统安全,现状,2019/2/4,金螳螂装饰,愿景,2019/2/4,金螳螂装饰,建立“一四二”管理体系 一套制度规范及信息共享平台 四个季度日常资料管理报告 二个半年度资料管理审计报告,资料管理工作常态化、规范化,专人、专场、专用设备管理,强调且明确资料管理的重点,系统,工作目标,2019/2/4,金螳螂装饰,1.各公司资料管理水平不一样，有粗有细 2.资料归档现用文档管理，但有漏记录的情况。 3.资料管理的表单未统一。 4.资料管理的软硬件不完善。,资料未及时归档的情况有很多。,标准界面化流程管理,因现资料管理的方式在效率上相对低下，在资料统计上比较繁琐，在资料状态的管理上不能实现有效跟踪。故对资料管理业务进行系统化管理，以解决现阶段面临的以下问题：,业务现状,系统主动提醒,系统化,资料现状没法实时关注和统计。,有专人管理和按条线管理，资料专员职责尚待明确,系统统计,权限分配,1.建立“一四二”管理体系 2.专人、专场、专用设备管理 3.强调且明确资料管理的重点 4.资料管理工作常态化、规范化,愿景,工作目标,2019/2/4,金螳螂装饰,资料登记,制作移交清单,资料归档,资料借阅预约,资料借阅审批,资料借阅,资料销毁审批,资料销毁,资料遗失登记,资料编辑,资料分类查询,系统管理员,季度管理报表,该归档未归档,该归还未归还,该销毁未销毁,该补办未补办,集团资料管理员,部门资料管理员,普通系统用户,业务模型,2019/2/4,金螳螂装饰,部门,资料管理员,员工,资料管理室,资料登记,资料移交,资料确认归档,资料借阅登记,资料归还登记,填写资料移交清单,资料保管,资料借阅,登记编辑,登记编辑,资料销毁,领导,资料归还,审批,借阅,归还,审批,销毁,审批,审批,资料遗失登记,excel,excel,系统模型,2019/2/4,金螳螂装饰,部门,资料管理员,员工,资料管理室,资料登记,资料移交,资料确认归档,资料借阅登记,资料归还登记,填写资料移交清单,资料保管,资料借阅,登记编辑,资料销毁,领导,资料归还,借阅审批,借阅登记,资料归还,申请/销毁,审批,审批,资料遗失登记,系统,资料预约,销毁审批,归档执行,预约,资料编辑管理,借阅,资料归还登记,遗失登记,集团,资料管理标准制定（归档期限、销毁期限、保密级别）,系统功能说明,2019/2/4,金螳螂装饰,功能说明参照文档：2012-jtl-集团资料管理-suc.doc 资料所属（区别于行政上的组织结构）定义： 集团、总经办、核算中心、营销中心、集团财务、财务中心、法务、设计条线、施工条线、投标中心、人事部、投资管理部、企划部、材供部、行政办公室、资金结算部、木石管中心、集团战略投资部、重点项目协调部、基建办、信息中心、审计部 资料分类定义： 合同、竣工资料、图纸、审计报告、发文会议纪要、基建资料、诉讼资料、标函档案、财务档案、人事资料、图书、其他 需要审批的业务定义： 借阅、销毁。 注： 关于文档2012-jtl-集团资料管理-suc.doc中提到的“4.3 资料管理master”在该ppt中未提供实现的方式，可自行设计后台管理ui或者直接用table管理。,系统流程图,2019/2/4,金螳螂装饰,资料遗失登记,用户界面,2019/2/4,金螳螂装饰,导航菜单,2019/2/4,金螳螂装饰,资料归档、资料归还、资料销毁、资料补办提醒,2019/2/4,金螳螂装饰,部门资料查询,状态改为资料份数,2019/2/4,金螳螂装饰,部门资料新增/编辑,增加项目：资料补办标志（若遗失损坏是否需要补办）、补办期限,2019/2/4,金螳螂装饰,资料移交清单,2019/2/4,金螳螂装饰,资料归档管理,状态改为资料份数,2019/2/4,金螳螂装饰,资料移交,2019/2/4,金螳螂装饰,资料归档编辑,增加项目：资料补办标志（若遗失损坏是否需要补办）、补办期限,2019/2/4,金螳螂装饰,资料借阅管理,状态改为资料份数,2019/2/4,金螳螂装饰,资料预约/借阅,2019/2/4,金螳螂装饰,资料预约登录,2019/2/4,金螳螂装饰,资料借阅登录,借阅需要加入审核流程,2019/2/4,金螳螂装饰,资料归还登录,2019/2/4,金螳螂装饰,资料销毁管理,状态改为资料份数,2019/2/4,金螳螂装饰,资料销毁登录,销毁需要加入审核流程,2019/2/4,金螳螂装饰,资料遗失管理,状态改为资料份数,2019/2/4,金螳螂装饰,资料遗失登记,增加列：补办标志，补办人、补办日期,2019/2/4,金螳螂装饰,资料概况,2019/2/4,金螳螂装饰,资料分类详细查询,系统报表,2019/2/4,金螳螂装饰,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四 一、季度资料归档表 二、季度资料借阅表 三、季度资料销毁表 四、季度资料管理中的关注重点 未按时归档资料表 未按时归还资料表 遗失资料及补办情况表 五、其他需说明的情况： 本季度在资料管理中遇到的 需集团支持的工作 其他需要说明的事项问题,2019/2/4,金螳螂装饰,（暂不需要）集团资料管理情况审计报告(半年度),审计报告编号：审计20120x号 报告期间：2012年1月1日6月30日 报 告 人： 张三 分管领导：李四 一、基本情况： 二、存在的问题 三、提出改进意见或限期改正 四、提醒领导层关注重点 五、其他需说明的情况 审计部 2012.*.*,报表内容详细,2019/2/4,金螳螂装饰,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度归档报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度借阅报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度销毁报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度未按时归档报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度未按时归还报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,2019/2/4,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度遗失资料及补办情况报告,季报编号：zlgl20120x号 报告期间：2012年1月10日3月30日 报 告 人： 张三 分管领导： 李四,系统接口,2019/2/4,金螳螂装饰,与人力资源管理系统的接口： 接口描述：集团组织架构 交互方式：共通组件 与工程