《EXCEL数据管理》PPT课件.ppt

ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 第第0707章章 数据的管理和分析数据的管理和分析 ExcelExcel与其他的数据管理软件一样与其他的数据管理软件一样 ，在排序、检索和汇总等数据管理方面，在排序、检索和汇总等数据管理方面 具有强大的功能。具有强大的功能。ExcelExcel不仅能够不仅能够通过通过 记录单来增加、删除和移动数据，而且记录单来增加、删除和移动数据，而且 能够对数据清单进行排序、筛选、汇总能够对数据清单进行排序、筛选、汇总 等操作。等操作。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 重点和难点重点和难点 uu 数据清单数据清单的概念的概念 uu 使用使用记录单记录单管理数据清单管理数据清单 uu 数据的简单与高级数据的简单与高级排序排序 uu 数据的自动与高级数据的自动与高级筛选筛选 uu 分类汇总分类汇总的概念与创建方法的概念与创建方法 这一章都是重点 和难点哦！ ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 昨日 回放 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 复习：复习：P196-199P196-199 1 1、数据清单：、数据清单： 2 2、记录单：记录单： 3 3、排序：、排序：（1 1）快速排序快速排序 （2 2）关键字排序）关键字排序 我们去 Excel 中看看 吧。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 问题来了： 1、 在工作表中创建数据清单，输入行和列的内 容时应该注意：（ ） A在设计数据清单时，应尽量区分一列中的各行 数据项 B使用空白行将列标志和第一行数据分开 C不能使用空白行隔开数据清单中的数据行 D在单元格的开始出不要插入多余的空格，因为 多余的空格影响排序和查找 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 7.3 7.3 数据筛选数据筛选 数据清单创建完成后，对它进行的操数据清单创建完成后，对它进行的操 作通常是从中查找和分析具备特定条件的作通常是从中查找和分析具备特定条件的 记录，记录，筛选是一种用于查找数据清单中数筛选是一种用于查找数据清单中数 据的快速方法据的快速方法。经过筛选后的数据清单只经过筛选后的数据清单只 显示包含指定条件的数据行显示包含指定条件的数据行，以供用户浏，以供用户浏 览、分析之用。览、分析之用。 p199-200p199-200 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 7.3.1 7.3.1 自动筛选自动筛选 使用使用“ “自动筛选自动筛选” ”筛选记录时，字段名称将变成一个下筛选记录时，字段名称将变成一个下 拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。 通过选择下拉列表框中的命令可以通过选择下拉列表框中的命令可以自动筛选自动筛选所需要的记录。所需要的记录。 数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选选条件选条件 自定义筛选 筛选条件选“自定义” 输入条件确定 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 取消一列的筛选： 字段名下拉列表全部 取消所有字段的筛选： 数据筛选全部显示 数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选 试试吧试试吧 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 7.3.2 7.3.2 高级筛选高级筛选 P200 P200 数据清单中的字段较多，筛选条件也较多，自定义筛选就显得麻烦。数据清单中的字段较多，筛选条件也较多，自定义筛选就显得麻烦。 对对筛选条件较多筛选条件较多的情况，可以的情况，可以使用高级筛选使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功功能来处理。使用高级筛选功 能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。 隔行（列）复制字段名隔行（列）复制字段名字段名下输入条件字段名下输入条件 数据数据筛选筛选选数据列表、条件复制到选数据列表、条件复制到确定确定 XUANZEBU CHONGFU DEJILU, ZHIXIANSHI YITIAO ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 想想学到了什么？ 两种筛选方法？ 自动和高级 高级条件要求隔开一行以上 作业： 上机做p200、201例题。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 7.4 7.4 分类汇总分类汇总 p201 p201 分类汇总是对数据清单进行数据分分类汇总是对数据清单进行数据分 析的一种方法。析的一种方法。分类汇总对数据库中指分类汇总对数据库中指 定的字段进行分类，定的字段进行分类，然后统计同一类记然后统计同一类记 录的有关信息。统计的内容可以由用户录的有关信息。统计的内容可以由用户 指定，也指定，也可以统计同一类记录的记录条可以统计同一类记录的记录条 数，还可以对某些数值段求和、求平均数，还可以对某些数值段求和、求平均 值、求极值等。值、求极值等。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 分类汇总概述分类汇总概述 ExcelExcel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。 当插入自动分类汇总时，当插入自动分类汇总时，Excel Excel 将分级显示数据清单，以将分级显示数据清单，以 便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。 若要插入若要插入分类汇总，请先将数据清单排序分类汇总，请先将数据清单排序，以便将要，以便将要 进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计进行分类汇总的行组合到一起。然后，为包含数字的列计 算分类汇总。算分类汇总。 如果数据如果数据不是以数据清单不是以数据清单的形式来组织，或者只需单的形式来组织，或者只需单 个的汇总，则可使个的汇总，则可使用用“ “自动求和自动求和” ” ，而不要使用自动分类汇而不要使用自动分类汇 总总。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 7.4.17.4.1 创建分类汇总创建分类汇总 汇总列排序汇总列排序数据数据 分类汇总分类汇总选选确定确定 ExcelExcel可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值，可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值， 用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值 和用于计算的函数。和用于计算的函数。在创建分类汇总之前，用户必须先根在创建分类汇总之前，用户必须先根 据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。 ExcelExcel中文版中文版 沧州财税学校沧州财税学校 为了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起为了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起 来，减小界面的占用空间。当需要查看被隐藏的数据时，可再将其显示来，减小界面的占用空间。当需要查看被隐藏的数据时，可再将其显示 。 单击左侧“+”“-”号或“123” 7.4.2 7.4.2 分类汇总结果显示分类汇总结果显示 Exc