Office2007办公软件基础知识培训.pptxVIP

1 2 培训目的培训目的 1 1、随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员、随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员 工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。 2 2、通过此次培训学会使用常用的、通过此次培训学会使用常用的officeoffice办公软件：办公软件：wordword、excelexcel、powerpointpowerpoint 3 3、培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到、培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到 良好的效果，这就是培训学习的最终目的。良好的效果，这就是培训学习的最终目的。 3 office2007 excel 2007 word 2007 ppt 2007 4 excel2007 5 excel office2007新特性 输入与编辑数据 数据的分析和管理 excel的辅助功能 6 office2007新特性 工作界面介绍 office按钮 快速访问工具栏 7 工作界面 整体布局介绍： 8 功能区布局 功能区有三个部分组成。 1.选项卡 功能区顶部有七个选项卡。 2.组 每个选项卡都包含一些组。 3.命令 命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。 9 “开始”选项卡 “开始” 选项卡包含七个组：剪贴板、字体、对齐方 式、数字、样式、单元格、编辑。 其中样式组中 套用格式和单元格样式都提供了丰富的格 式样本。 在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选 择等常用功能命令，便于用户使用。 10 “插入”选项卡 “插入” 选项卡包含六个组：表、插图、图表、链 接、文本、特殊符号 。 其中插图组中 smartart图形是您的信息的视觉表示形 式，您可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地 创建所需形式，以便有效地传达信息或观点。 11 “页面布局”选项卡 “页面布局” 选项卡包含五个组：主题、页面设置、调 整为合适大小、工作表选项、排列 。 页面布局主要用于打印时进行格式的调整。 12 “公式”选项卡 “公式” 选项卡包含四个组：函数库、定义的名称、公 式审核、计算 。 “函数库”对各种类别的函数进行了一个分类，使用户 能够方便快捷的找到所需函数，excel2007 较2003版本提 供一些新函数，如countifs，sumifs等。 13 “数据”选项卡 “数据” 选项卡包含五个组：获取外部数据、连接、排 序和筛选 、数据工具、分级显示 。 在数据选项卡中，提供了排序和筛选，数据合并计算， 组合，分类汇总等常用功能。 14 “审阅”选项卡 “审阅”选项卡包含四个组：校对、中文繁简转换、批 注、更改。 在审阅选项卡中，提供了一些文字处理功能。 15 “视图”选项卡 “视图”选项卡包含五个组：工作薄视图、显示/隐 藏、显示比例、窗口、宏。 在窗口组中，提供了冻结、拆分等功能。 16 使用键盘操作功能区 例如，在excel中可使用按键提示居中对齐文本。 1.按alt 可以显示键提示。 2.然后按h选择开始选项卡。 3.按a，然后在“对齐”组中按c以居中对齐所选文本。 17 office按钮 通过使用“office 按钮”可以打开或创建excel工作薄。 点击右下方的excel选项可以对工作表进行各项设置。 18 更丰富的模板 新建excel2007时有更加丰富的模板以供下载选择。 19 另存为功能 点击office按钮，另存为，可保存为pdf或xps格式。同 时也可以保存为excel97-2003等版本。 20 快速访问工具栏 excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按 钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执 行相应的功能，也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问 工具 。 21 输入与编辑数据 简介与使用 数据录入技巧 选择性粘贴的应用 22 excel 2007 入门 1、单元格 excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存 储单元”即为单元格，这是excel最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这 此数据可以是字符串、数学、公式等不同类型的内容。 2、列标和行号 excel使用字母标识列，从a到xfd，共16384 (03版256)列，这些字母称为列标； 使用数字标识行，从1到1048576，共1048576(03版65536)行。每个单元格通过“列标+ 行号”来表示单元格的位置。如：b1，就表示第b列第1行的单元格。 3、名称框和公式编辑框 名称框用来对excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框， 用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。 23 excel 2007 入门 4、工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由168341048576个单元格组 成。excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、 sheet2、sheet3。可以通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。 5、工作簿 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名称。 excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工 作表往往不能满足用户的需求，所以一个工作簿中可能包含多张工作表. 24 管理工作簿 1、单击鼠标右键在菜单中选择“新增”副菜单中的“office 模板” 建立新工作薄（如图1） 2、开始所有程序microsoft office“office 模板” ps：创建模板的方法 1、在新建的空白工作簿中输入通用性的内容并进行必要 的处理。 2、选择“office按钮” “另存为”菜单项，打开“另存为” 对话框。 3、 输入文件名，单击“保存”按钮，即可生成模板。 创建工作簿 1 2 25 管理工作簿 1、单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 2、按快捷键【ctrl+o】 3、选择“文件” “文件搜索”菜单项，在“基本文件搜索”任务窗格中可填写搜索条件，单击“搜索” 按钮，以搜索的方式打开工作簿。 1、打开工作簿 保存工作簿 1、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 2、按快捷键【ctrl+s】 3、选择“文件” “保存”菜单项 ps：设置自动保存恢复信息 选择“工具” “选项” “保存”选项卡，可以根据需要设置自动保存恢复信息。当系统出现故障后 ，excel可以根据自动保存的文件数据在下一次打开该文件时自动恢复文件。 为了不会因为意外情况的发生（如停电或硬件故障）而造成工作结果的丢失，建议用户养 成经常保存文件的习惯。 26 管理工作簿 2、新建窗口 前面所讲的拆分窗口并没有产生新的窗口，当需要用多个窗口来观察同一个工作簿时就要新建窗口。 选择“窗口” “新建窗口”菜单项，就可以建立一个新的窗口。 3、增删及重命名工作表 在工作表的标签上单击鼠标右键，将会弹出一个快捷菜单，如下图，通过该快捷菜单中的选项可 以执行对工作表的常用操作。 27 管理工作簿 5、隐藏窗口 如果有多个窗口暂时不用，但又不能关闭这些窗口是，可以将它们隐藏起来以便对其他窗口进行操 作。 选择“窗口” “隐藏窗口”菜单项即可将其隐藏。 当需要使用这些窗口时，可取消隐藏： 选择 “窗口” “取消隐藏”菜单项，在“取消隐藏”对话框的列表框中列出了所有被隐藏的窗口，选择要 取消隐藏的窗口，然后单击“确定”按钮，就可以将该窗口重新显示出来。 4、切换工作表 单击某个工作表的标签，就可以从一个工作表切换到另一个工作表中。 28 6、冻结窗口 当窗口中数据很多时，可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见，这时就可以使用 冻结窗格的功能。 （1）在窗口中选择一个单元格。 （2）选择“检视” “冻结窗格”菜单项，位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见。 如果需要取消冻结窗格，只需选择 “检视” “取消冻结窗格”菜单项即可。 29 数据录入 选择单元格 1、单个单元格的选择 ps：在单元格之间切换 按【tab】键可以切换到同行相邻的下一个单元格，按快捷键【 shift+tab】可以切换到同行相邻的上一个单元格。 按【enter】键可以切换到同列相邻的下一个单元格，按快捷键【 shift+enter】可以切换到同列相邻的上一个单元格。 2、选择连续的多个单元格 3、选择不连续的多个单元格 4、选择局部连续总体不连续的单元格 5、选择行 6、选择列 7、选择工作表的所有单元格 30 输入数据 1、输入字符型数据 字符型数据：汉字以及英文字母，也就是通常所说的文本。 2、输入数值型数据 3、输入日期和时间 （1）在excel中允许使用斜线、文字、破折号与数字组合的方式来输入日期（ 如：2008-7-22 2008/7/22 2008年7月22日），但系统默认的日期格式只有一种，见编辑栏中显示的格式。 数据录入 31 （2）设置日期格式： 选择需要转换日期格式的单元格。 选择“常用” “格式”菜单项。 在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“分类”列 表框中的“日期”选项，选择需要的格式。 数据录入 32 5、超链接 超链接定义了在工作表之间的、工作簿之间、excel与其他文档之间的跳转。 （1）选择“插入” “超链接”菜单项。 （2）在弹出的“插入超链接”对话框中，根据需要进行设置。 链接反映的是在其他文档中的修改，而超链接则直接跳转到该文件中。 数据录入 33 数据录入 6、自动填充数据 当数据输入过程中需要大量的相同数据或具有某种规律的同类型数据时， 可以使用自动填充数据功能，从而提高数据输入的效率。 （1）自动填充数据的操作步骤（以下表为例）： 在a1中输入“1”。 将鼠标指针放在a1填充柄上，这时鼠标指针变为十字形状。 按住鼠标左键并拖动，直到拉出的矩形框覆盖要填充的所有单元格后 ，释放鼠标。 单击“自动填充选项”按钮可选择自动填充的方式。如果没有显示“自动填充选项 ”按钮，可以选择原单元格并单击其填充柄使“自动填充选项”按钮显示出来。 34 数据录入 编辑数据 1、删除数据 2、复制与粘贴数据 ps：选择性粘贴 默认情况下进行的粘贴操作是将原单元格中的所有内容全部粘贴到目标单 元格中，如果仅需要复制元单元格中的数据而保持目标单元格的格式，或者还 需要进行其他操作时，可使用“选择性粘贴”功能。 选择原单元格，并对其进行复制。 在目标单元格中单击鼠标右键， 选择“选择性粘贴”选项。 根据需要进行设置和粘贴。 单击“确定”按钮。 注意：若第步单击“粘贴链接”，那么当修改原单 元格中数据时，目标单元格中的数据会随之改变。 35 数据录入 撤销与恢复操作 1、执行撤销的方法 （1）单击常用工具栏中的“撤销”按钮 。 （2）按快捷键【ctrl+z】。 （3）选择“编辑” “撤销”菜单项。 2、执行恢复的方法 （1）单击常用工具栏中的“恢复”按钮 。 （2）按快捷键【ctrl+y】。 （3）选择“编辑” “恢复”菜单项。 36 数据录入 添加批注 1、添加批注：为单元格添加说明性的文字。 （1）选择要添加批注的单元格。 （2）选择“插入” “批注”菜单项。 （3）在批注框中输入批注内容。 （4）单击批注框以外的其他地方，隐藏批注框。 2、编辑批注 （1）选择要编辑批注的单元格。 （2）单击鼠标右键，选择“编辑批注”选项。 （3）对批注框中的文字进行编辑。 （4）单击批注框外的其他地方，隐藏批注框。 37 使用工作表 1、插入列 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键，选择“插入”命 令，如下图。 选中多列或在同一行中选中多个单元格，选择“插入” “列”菜单项，则插入与所选列或单元格数量相同 的列。 38 使用工作表 2、增加单元格 通常这一功能很少用到，只有在输入某行或某列数据后，发现少输入一个数据，而且该数据后的 其他数据都因它而提前了一格，这时需要插入一个单元格。具体操作如下： （1）选中单元格，选择“插入”“单元格”菜单项。 （2）根据需要在“插入”对话框中进行选择。 3、删除行、列和单元格 （1）选中要删除的行、列或单元格，单击右键，选择“删除”选项。 （2）选中要删除的行、列或单元格，选择“编辑” “删除”菜单项。 39 使用工作表 保护工作表 （1）选择“校阅” “保护工作表”菜单项。 选择“校阅” “撤销工作表保护”菜单项可撤销对工 作表的保护。 （2）在弹出的“保护工作表”对话框中，根据需要进行设置。 查找与替换 （1）查找：选择“编辑”“查找”菜单项。 /按快捷键【ctrl+f】。 （2）替换：选择“编辑”“替换”菜单项。 /按快捷键【ctrl+h】。 40 使用工作表 1、设置行高与列宽 （1）用鼠标修改行高与列宽。 （2）指定行高与列宽的精确值。 调整单元格 41 使用工作表 2、合并单元格 （1）选择要合并的多个相邻的单元格。 （2）选择“常用”“单元格”“对齐”选项卡。 （3）选中“合并单元格”。 42 数据的快速填充方法 填充一系列数字、日期或其 他项目。 在同一行或列中填充数据。 43 同步录入 1、选中工作表中需要录入相同内容的单元格 2、录入内容 3、按住ctrl键，单击回车 44 选择性粘贴的应用 粘贴值： 1.选择需要复制的单元格，复制 2.选择需要复制的目的单元格 3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴值” 45 选择性粘贴的应用 粘贴运算： 1.在任一空白单元格录入1000，复制该单元格 2.选择需要运算范围 3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“选择性粘贴 ”，选择“运算”中的“除”，单击确定。 46 选择性粘贴的应用 表格转置： 1.选择原始数据表，复制 2.选中要粘贴位置 3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“转置” 47 数据的分析和管理 排序 筛选 删除重复值 分类汇总 数据透视表 48 排序 对数据清单排序： 如果按照单列的内容进行排序，可以直接“开始”选项卡 的“编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则 需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。 49 数据的高级排序： 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排 序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种 排序方式。 排序 50 筛选 自动筛选： 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快 速查找符合某种条件记录的功能。 51 自定义筛选： 使用excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数 据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要 时，也可以根据需要自定义筛选条件。 筛选 52 筛选 数据的高级筛选： 使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛 选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选 条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一 样。 53 删除重复值 选择单元格区域，在“数据”选项卡上的“数据工具” 组中单击“删除重复项”。 54 分类汇总 在数据选项卡上的分级显示组中，单击分类汇总。在分类 汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中，单击要 用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中，对于包含 要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。 55 创建数据透视表： 在excel 2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两 步：第一步是选择数据来源；第二步是设置数据透视表的布 局。 数据透视表 56 数据透视表 筛选数据表： 单击透视表标题旁边的 ，可以按“标签”和“值”两种 方式来筛选。 57 数据透视表 改变数据汇总方式汇总方式： 在想要的数据上点击右键，从弹出的快捷菜单中选择“值 字段设置”改变数据汇总方式。在“值字段设置”中设置相 应函数即可。 58 按日期分组： 单击报表中某个日期。然后在“选项”选项卡上“分组”组 中单击“将所选内容分组”。在“组合”对话框中，可按月、 季度、年份分组查看数据，可以多选。 数据透视表 59 公式、函数 公式 函数 60 新增功能 可调整的编辑栏： 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公 式覆盖工作表中的其他数据。 61 新增功能 函数记忆式键入： 使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。 62 公式 数组的操作： 数组的操作方式以ctrl+shift+回车来表示确认 63 函数 函数名功能 sum求和 average平均值 count计数 counta计数 max最大值 min最小值 product连乘 常用函数： 64 函数 语法：=if（逻辑判断式，真值，假值） 说明：“逻辑判断式”是进行判断的条件；“真值”是当判 断条件为真时的操作；“假值”是当判断条件为假时的操 作。 if函数： 65 统计函数 单条件计数：countif函数 语法：=countif（条件范围，条件 ） 说明：“条件范围”是用来计数的 数据范围；“条件”是指明需 要的数据的类型或范围。 多条件计数：countifs函数 语法：=countifs（条件范围1，条 件1，条件范围2，条件2 ） 说明：“条件范围”是用来计数的 数据范围；“条件”是指明需 要的数据的类型或范围。 66 统计函数 单条件求和：sumif函数 语法：=sumif（条件范围，条件， 求和范围） 说明：“条件范围”是用来指定条 件筛选的数据范围；“条件”是 指明筛选的条件；“求和范围” 用于指定与筛选条件相对应的用 于求和的数据范围。 多条件求和：sumifs函数 语法：=sumifs（求和范围，条件 范围1，条件1，条件范围2，条 件2 ） 67 函数 语法：= vlookup （查询值，数据源，显示序列，匹配参数 ） 说明：“查询值”是用于指定查询的条件；“数据源”是查 询的原始数据；“显示序列”用于指定需要显示的内容， 位于“数据源”的第几列上，通常是一个数字；“匹配参 数”用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配，只有 “false”或者“true”两个值。 查找函数vlookup： 68 辅助功能 条件格式 限制输入内容的数据有效性 数据的安全性 smartart图形 图表制件 69 条件格式 突出显示单元格规则： 选择单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单 击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“突出显示单元格规 则”。选择所需命令，输入要使用的值，然后选择格式。 70 限制输入内容的数据有效性 设置文本长度： 选择你想设置时间有效性的单元格，点击“数据”选项卡 ，“数据工具”中“数据有效性”。在设置数据有效性的对 话框中，在“允许”下选择“文本长度”。 71 限制输入内容的数据有效性 设定序列： 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击“数据 有效性”，在“允许”下选择“序列”。在“来源”中选择 数据，单击“确定”。 72 限制输入内容的数据有效性 设定出错提示信息： 在“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡中，可以 输入在出错时弹出的警告信息。 73 数据的安全性 保护工作表： 在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作 表” 。打开如下 保护工作表对话框，输入密码即可。 74 数据的安全性 保护工作薄： 在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作 薄”，选择“保护结构和窗口”。打开 保护工作薄对话框 ，输入密码即可。 75 使用smartart获得视觉效果 在工作表中插入smartart图形可便于演示流程、循环、 关系以及层次结构。在“插入”选项卡的“插图”组中单击 smartart按钮，即可打开“选择smartart图形”对话框。在 对话框中选择一种smartart图形样式，然后单击“确定”按 钮，即可将其插入至当前工作表中。 76 图表制作 在microsoft office excel 2007中，建立具有 专业外观的图表是一件很轻松的事情，您 只需要选择图表类型、图表配置和图表样 式，这些功能在新的office excel 2007功能 区中都很容易取得；每次当您建立图表时 ，您将会立即获得专业的结果。 77 图表制作 excel支持许多类型的图表，可协助您使用 对查看资料之用户有意义的方式来显示数 据。当您建立图表或变更现有的图表时， 可以从各式各样的图表类型(如柱形图或圆 形圖)及其副类型(如立体图表中的堆栈柱形 图或圆形圖)中进行选择. 78 制作右图 ： 图表制作 1、先将资料导入表格 2、选择图 形 79 图表制作 3、将数据导入图形 1、在 图表中 单击右 键 2、在 菜单中 选择“ 选取资 料” 80 图表制作 4、更改图标（图例） 81 图表制作 5、增加副坐标轴 82 excel常用快捷键一览表 序号快捷键功能 1tab在选定区域中从左向右移动 2shift+tab在选定区域中从右向左移动 3ctrl+；输入当天日期 4ctrl+shift+；输入当天时间 5ctrl+enter用当前输入项填充选定区域 6alt+enter在单元格内换行 7ctrl+方向键定位数据表的方向 8ctrl+a选定整张工作表 9alt+向下键显示下拉列表 10shift+f11插入工作表 11enter在选定区域中从上往下移动 序号快捷键功能 12f4或ctrl+y重复上一次操作 13ctrl+d向下填充 14ctrl+r向右填充 15ctrl+f3定义名称 16ctrl+k插入超链接 17ctrl+z撤销上一次操作 18f2在单元格内容末尾编辑 19f11或alt+f1创建所选区域数据的图表 20shift+enter在选定区域中从下往上移动 21alt+；选取当前区域的可见单元格 83 84 word 2007的基本操作 word 2007是microsoft公司最新推出的文字处理软件。它 继承了windows友好的图形界面，可方便地进行文字、图 形、图像和数据处理，制作具有专业水准的文档。用户需 要充分掌握word 2007的基本操作，为以后的学习打下牢 固基础，使办公过程更加轻松、方便。 85 word 2007的工作界面 启动word 2007后，将打开如图2-1所示的工作界面。 该界面主要由office按钮、快速访问工具栏、功能选项卡 和功能区、标题栏、文档编辑区及状态栏和视图栏等部分 组成。 86 office按钮 office按钮是word 2007新增的功能按钮，位于界面左上角。单击 office按钮，将弹出office菜单(如下图)，在其中选择相应命令后即 可执行相应操作。word 2007的office菜单中包含了一些常见的命令， 例如新建、打开、保存和发布等。 87 快速访问工具栏 word 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷 按钮，方便用户使用。在默认状态中，快速访问工具栏中 包含3个快捷按钮，分别为“保存”按钮 、“撤销”按钮 、“恢复”按钮 。 快速访问工具栏显示 在功能区下方 88 功能选项卡和功能区 每个选项卡对应不同的功能区。在word 2007中，单击功 能选项卡中的某个选项卡可打开相应的功能区。默认状态下， 功能选项卡主要包含“开始”、“插入”、“页面布局”、“ 引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”和“加载项”7个选 项卡。下图所示为“视图”选项卡对应的功能区。 89 图片工具格式 新特性之一：在文档编辑栏内插入或者粘贴图片后，功能菜单会多出一 个“图片工具”格式功能栏，上面功能栏内可以对图片做出各种相对应 的操作处理。 小提示：在office2007各种办公软件内，都有这样的新特性，凡是做一 些特殊功能操作的时候，功能菜单栏内会相对应的多处功能栏给用户方 便操作。 图片功 能栏 选择的 图片 90 标题栏 标题栏位于窗口的顶端，用于显示当前正在运行的程序 名及文件名等信息，如下图所示。标题栏最右端有3个按钮， 分别用来控制窗口的最小化、最大化和关闭应用程序。 91 文档编辑区就是输入文本、添加图形、图像以及编辑文 档的区域，用户对文本进行的操作结果都将显示在该区 域。 文档编辑区 文档编辑区 92 状态栏和视图栏位于word窗口的底部，显示了当前文档 的信息，如当前显示的文档是第几页、第几节和当前文档的字 数等，如图2-7所示。在状态栏中还可以显示一些特定命令的 工作状态，如录制宏、当前使用的语言等，当这些命令的按钮 为高亮时，表示目前正处于工作状态，若变为灰色，则表示未 在工作状态下，用户还可以通过双击这些按钮来设定对应的工 作状态。另外，在视图栏中通过拖动“显示比例滑杆” 中的 滑块，可以直观地改变文档编辑区的大小。 状态栏和视图栏 93 查找和替换文本 在文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后 将其替换为其他内容，是一项费时费力又容易出错的工 作。word 2007提供了查找与替换功能，使用该功能可以非 常轻松、快捷地完成操作。 94 文档格式化规范 选择文本或对象 方法效果 双击选择一个单词 ctrl+鼠标单击 左键选择一句话 在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字 在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字 在文档选择区三击左键或ctrl+a全选整篇文档 ctrl+鼠标左键选择间断文字 shift+键盘左右键以字母为单位选择 shift+键盘上下键以行为单位选择 alt+鼠标左键选择以列为单位选择文字 95 文档段落设置 段落对齐格式 在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：“两端对齐” 、“居中对齐”、“右对齐”、和“分散对齐”。 分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对齐的时候，如果一行内容 不满一行，它将拉开字符的间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使 用两端对齐的时候，如果一行内不满，将靠左排版。 96 段落缩进格式 首行缩进 悬挂缩进 段落缩进 段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控 制。如图所示： “首行缩进”控制段落的第一行的缩进 “悬挂缩进”控制出了段落第一行以外的其他的行 “段落缩进”控制整个段落的缩进，并保持“首行缩进”与“段落 缩进”的相对位置不变。 使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标 尺上移动即可。 文档段落设置 97 段落的行间距 行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下 ，word采用1倍行距，并且行距你的调整只对标准的五号 字起作用。设置段落文字的行间距的时候，可以采用以下 快捷键： l ctrl+1:1倍行距 l ctrl+2:2倍行距 l ctrl+5:1.5倍行距 文档段落设置 98 长篇文档的规范制作 页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距（即页面 上打印区域之外的空白空间）中的区域，如图所示。 可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页 码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。如果要更 改已插入的页眉或页脚，在“页眉和页脚工具”下的“页眉和页脚”中 可以找到更多的页眉和页脚选项。 页眉页脚的制作 99 在整个文档中插入相同的页眉和页脚： 在“插入”命令标签上的“页眉和页脚”组中，单击“ 页眉”或“页脚”按钮，如图2所示，单击所需的页眉或页 脚设计，页眉或页脚即被插入到文档的每一页中。 100 使用“文档结构图”浏览文档 文档结构图可以显示word文档的标题结构，可以帮助用户快速掌 握word文档的大致内容。要想在文档结构图中显示文档标题结构，用 户首先需要设置word文档的各级标题。在word2007中显示文档结构图 的步骤如下所述： 第1步，打开word2007窗口，切换到“视图”功能区。在“视图 ”功能区的“显示/隐藏”分组中选中“文档结构图”复选框，如图1 所示。 使用“文档结构图”浏览文档 101 第2步，在打开的“文档结构图”窗格中可以看到文 档的标题结构，如图2所示。 102 自动生成目录 1、点右下方的大纲视图按 钮，切换到大纲视图。 2、光标停在某个第一级标 题上，左上角的下拉框拉 开，选1级。同样，光标停 在某个第二级标题上，下 拉框中选2级。这样，把整 个文档的结构给标注出 来。 自动生成目录 103 3、也可以用左右的箭头控制标题的级别。 我们现在开始插入目录： 1、把光标移动到要插入目录的位置，点开引用选项 卡，点开左侧目录。选一款自动目录。或者，如果需要 对目录的格式什么的需要加加工，可以点插入目录。 104 105 2、这里有些选项可以供选择。（主要的就三个：格式里 面有多种格式供您选择，像一套套的模板，使用方便。目 录标题和页码间的那条线可以用制表符前导符设置。显示 级别一般不需要更改，精确到三层足够了。） 106 3、完成后按确定。 4、问题是你的论文以后会更改，标题、页码都会变动，正 文里的变动不会马上反映在目录里。等全部变动弄好了， 更新一下：引用 - 更新目录 - 更新整个目录 - 确 定。 107 要为文档插入一个封面，可以通过以下的几个步骤轻松地做到： 1.在 word 2007 中点击 ribbon 的“插入”。切换到插入页后我们可以 看到几个分类，相比传统的 word 菜单，如今的 ribbon 在分类上更加 直观，我们可以非常清晰明了地看到插入项中的各种功能，并且方便地 进行选择。但是，对于这些新的东西，我们需要一段时间去熟悉。 2、在“页”选项中点击“封面”。在默认的封面集里我们可以看到各种 风格的模版，选择自己喜欢的就可在当前文档前插入封面，并可以对封 面内容进行编辑。 插入封面 108 保存封面到封面库 如果你对于自己编辑的一个封面非常满意，并想把它保存起 来以便日后使用，可以通过以下几个步骤来完成： 1、在 word 编辑窗口中选择已编辑好的封面，并点击“插 入” ribbon。 2、在“页”选项中点击“封面”。在出现的下拉选择窗口 中，点击“将所选内容保存到封面库”即可。以后我们要使 用这个封面模版，只要按照上面提到的插入封面的步骤操作 ，在“常规”分类中即可找到自己的模版。 109 110 一、制作一个演示文档 1. 幻灯片的基本制作 1.1添加新的幻灯片 1.2 选择 幻灯片的板式 2. 幻灯片的文字录入 2.1 文字的分级处 理 2.2 使用大纲视图 2.3 word标题 文字的快速导入 3. 主题 3.1 什么是主题 3.2 更改或自定义主题 4. 幻灯片母版视图 111 1 .幻灯片的基本制作 1.1添加新的幻灯片 112 1 .幻灯片的基本制作 1.2 选择幻灯片的板式 113 2. 幻灯片的文字录入 以“标题 和文字”版式为例，在一个幻灯片页面中，可以录入文字的 位置，只有在预设 的文本框内部。并且当在内容文本框中添加文字 时，在每一段文字前，会自动出现项 目符号。 文字的升降级可以通过快捷键来操作，shift+tab是升级，tab是降 级。 增大或减小字号的快捷键是：ctrl+ 减小字号；ctrl+ 增大字号。 2.1 文字的分级处级处 理 114 2. 幻灯片的文字录入 点击powerpoint左列窗口的“大纲”按钮，可以调出大 纲视图 。 在大纲视图 中，可以进行快速的文字录