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中小型外贸企业内部控制及风险研究 摘要：内部控制是企业为了持续稳健经营提供合理保证的过程。近年来，越来越多的中小外贸企业快速发展起来。规模的扩大使内部控制面临着更大的挑战，对内部控制也提出了更高的要求。因此必须拥有健全的内部控制体系和良好的执行力，才能在经营中为外贸企业保驾护航。本文通过对中小外贸企业的人员管理、内部制度的建立及执行、存货的管理及风险控制中存在的问题进行分析，探讨如何处理这些问题。 下载 关键词：中小型外贸企业 内部控制 风险 一、中小外贸企业内部控制存在的主要问题、防范风险的现状 （一）外贸企业面临政策风险 外贸行业，作为带动中国经济发展的支柱之一，受到国家层面高度关注，同时面临的调整政策也非常多。例如汇率：2005年汇改使人民币走上了升值道路，而到了2012年、2014年、2016年，人民币则进入了双向波动的通道。对外贸企业来讲利润=外币汇率-成本。当汇率进入双向波动时，外贸企业实际利润就面临着很大的不确定性。又如退税率：在目前市场都相当透明的情况下，退税率的调整直接影响到产品在国际市场上的价格优势，对外贸企业销售产生直接影响。再如信用风险：2008年以前做信用保险时，对一些大型的跨国企业基本不会考虑在内，美国次贷危以来，欧债危机还未平息，国际间冲突又时有发生，外贸企业的收款面临着企业和相应国家的多重风险。 （二）中小外贸企业内部控制存在的主要问题 内部管理经营制度建设不到位、不能确实可行，是企业没落最主要、最危险的因素，因为它容易使企业出现管理松散、违规操作等。因此企业需要对自身情况进行分析，找到关键问题。 1.“灵活”的业务人员 外贸企业业务人员由于长期接触国内外不同的新生事物及企业利润分配机制的影响，有些业务人员只顾眼前利益，法律意识淡薄，业务操作不规范。使内控制度的建立与实际操作严重脱节，造成有章不循、有令难禁的现象。有些外贸企业的业务员甚至是“挂靠”在外贸企业中，在外贸企业挂名，单独开展业务，公司根本无从管理，也不会管理。同时，部分企业领导受业绩考核影响，降低了制度执行标准。给企业埋下了巨大经济风险和法律隐患。 2.内部控制制度建设难、监督难 目前存在的问题是企业为了追求利益，或是部分企业不够重视，内控制度不加以完善，业务操作还是依据以往的经验，没能将经验转化并提升成制度。 有些外贸企业在规模扩大过程中凭借以往经验或某种需要可能制定了一些制度，但对这些制度缺少监督机制，这在内控制度的建立与考核完全不起作用。也有监督人员发现了问题，向领导做了汇报并提出了建议，但出于经济利益考虑，这些建议未引起重视或采纳，使得监督人员失去了监督的积极性。 3.风险控制薄弱 为了开拓业务，许多外贸企业只关注业绩，缺乏有效的风险管理。表现在风险信息收集、分析、分享的缺少，风险决策方法落后，交易决策的主观随意性和盲目性较大，缺乏行之有效的风险防范措施，经营、财务等部门相互脱节，相互冲突等。许多企业发生了本可以避免的风险损失，由于管理手段落后，给企业造成了损失。 4.库存商品管理缺失 库存商品在外贸企业一般只有会计才会用上的名词。外贸企业与一般?内企业有两大区别：一是办公场地，二是物流特点。与一般企业不同，外贸企业不需要生产场所，只要办公场所即可，库储场所基本不大会有，有些可能会临时到一些物流园区租用一些场地，但由于进出口货物报关海关的不同，这些场地也无法长期租用。 多数情况下，外贸企业的货物从购买到出口或内销，是不需要库存的，都是以在途的形式存在，所以一般也没有存货的概念。 这两个因素相加，造成了外贸企业在库存商品这一问题上无人管理。但外贸企业并非没有真正意义上的库存商品，当外贸企业在市场价格变动囤积货物以后销售或进口货物销售不畅时，库存商品就会出现。由于没有自己的仓库，相关的管理无从谈起，财务的盘点更是不可能的事。这种状况下，出现账实不符没人能发现。 二、加强外贸企业内部控制的措施 （一）加强高层法制学习，建立良好内控环境 再好的内控制度也无法在内控环境不良的情况下正常运转。企业应从高层开始，加强法制学习，形成一种自上而下的内控氛围，以高层的严要求来改变业务员们“灵活”的习惯。 其次，加大对中层领导的监督，明确中层领导的责任，由中层领导加大对业务员的督导。强化规范化操作流程，所有进出口业务都需要由部门申批，采购合同要由相关领导签字才能采购。采购货物货款的支付都必须经过经办申请写明收款单位、合同号、采购商品和数量及采购金额，由部门内部审核该笔付款的真实性，再由财务审批是否超过该供应商的信用额度，最后由公司经理确认后再付款。 外贸企业的业务流程较长，涉及的政府监管，企业应针对业务活动实行有效的程序控制。以出口业务为例，一笔出口业务完成，要涉及十几个步骤。建立有效且能落到实处的制度，才能使各个环节的责任部门、工作要求、工作程序、交易活动有条不紊地进行，并始终置于严格的监控之下。另外，大数据下的外汇监管更驱向于日常申报，外贸企业应根据自身情况，当建外汇申报及出口退税管理制度，设立专职工作部门或专职人员对外汇申报及退税工作进行协调和跟踪，明确相关部门在外汇申报、出口退税中的工作内容及工作要求，明确工作程序，杜绝个别人员骗取出口退税的现象发生。 （二）完善企业内控制度，加强企业内部审计工作 1.完善企业内控制度设计 “参照标准找差距”，这是内控的一种工作思路。这里的“标准”就是内控制度，有了“标准”就可以缩小或杜绝经营活动中出现的舞弊等“差距”，从而确保公司良好运转。 首先，优化单据流转程序，形成内部牵制。在财务操作过程中，经办、复核、审核、记账、对账等财务工作要严格区分不相容岗位。对财务人员、业务操作人员间单据的操作权限进行限制；对重要单据，如银行对账单等的接收严格授权，落实内部牵制。 其次，实行授权控制。对经济业务中的各个参与者设定操作金额权限、审批授权权限。对重大资金往来要实行联签，确保绝对安全并合理使用。 再次，内部稽核制度的建立健全，明确规定业务凭证、业务记录、会计凭证和会计记录完整性和正确性要求，明确内部稽核组织形式、人员分工、职责权限，规范审核凭证、复核账簿、报表的方法。 2.加强企业内部审计工作 有制度就必须执行，有执行就必须要有监督，内部审计是内部监督控制其他环节的重要力量。审计部门不只是监督企业的内部控制是否被执行，还是内部控制过程设计的顾问。由其在内审过程中发现问题，提交审计报告外，还要帮助企业“亡羊补牢”，解决问题。 外贸企业内控审计应抓住货源、物流、报关等关键环节，定期物流出货、物流公司资质检查、评价和监督，保证能为公司带来优质、合法的出货保障。对报关数据进行复核，确保不存在错报等情况。对重点工厂进行产品审计，确保产品质量、供货期等能满足公司出货要求。 （三）存货管理 1.加强财务部与物流人员的信息交流，形成部门间的相互监督 物流（有些外贸企业也叫单证）大体有两种设置：一种是有独立的部门，一般都只从事单据及有关文件的操作；还有一种是归属业务部门，成为业务部门的一个后勤人员。但这两种的设置在公司监管上都存在一定的缺陷。独立部门设置，相关的业务操作是由业务员或业务的后勤完成的，无法了解到一手资料；附属在业务部门，这种设置方式下相关的操作人员将受制于业务部门，比较容易听命于业务员而财务部门无法对其进行管理或是要求其协助财务工作。 物流人员负责全公司的一切出货调动，业务员在接到订单后联系好供应商并谈好价格，由物流人员安排包括生产、收购付款、租船订舱、报关、出运、办理保险、运费的支付。物流人员定期向财务部门报告安排生产及出货情况，确保财务部门第一时间得到采购、出货情况。 2.采购商品的督装和盘点 对于外贸企业的存货管理与生产企业相比要相对单一一些，基本是采购什么、采购多少那外贸企业也就只有什么。对付了款的业务，外贸企业就应在出货时进行监督，监督工厂是否按照合同在出货。如出现短装或溢装的，监装人员必须向财务部门报告实际出货情况，保证与物流人员所操作的一致。 对已经形成的库存商品应指定仓库，如工厂仓库或租用物流园区仓库，由财务人员和业务人员定期进行盘点，并与物流人员出货数量进行比对，确保库存商品的安全。 （四）管理软件体系的建立与完善 在外贸企业的发展初期，很多外贸企业为了节约经营成本，没有使用相关的管理软件，而是用一些简单的office软件的一些功能，有些甚至是纸质表格。可一旦到了一定规模，首当其冲的是工作量的增加。单从工作量一个方面来讲每笔业务需要经过很多程序，而且业务量超过一定规模后员工的工作质量可能会降低。同时随着国家监管能力的增强，要求企业做的工作也越来越细，大大增加了工作量。 所以必须要用管理软件，而且最好是按照外贸企业自身特点开发的软件，软件的功能在满足目前管理要求的同时必须有一定的前瞻性，可通过请教与自身较相似的外贸企业，在开发过程中合理听取开发人员的意见。 在开发管理软件的基础上还必须要有严格的软件使用制度，如没有使用制度或虽然有制度但不严格实行，则软件的正面效果体现不出来，对公司业务数据的准确性将带来致命的危害。 三、结论 企业发展过程中必然将面对各种挑战，如何化解是对经营者的一种考验，而为经营做坚实后盾的则是一个良好的内部控制。从制度的建设、良好的执行力、善于对所将面临的风险防范，到有别于一般企业的存货管理、汇率变动等种种都需要外贸企业花费很大精力，而且需要在外贸业行势的不断变中日益完善。信息化社会中为企业内部控制又提供了一个良好的工具管理软件，相信在良好的制度及在其基础上建立起来的管理软件将使外贸企业健康发展。 参考文献： ?R凤升.外贸企业内部控制现状和对策初探J.现代商业，2012（8）. 赵春升.论内部控制在公司治理结构中的地位与作用J.山西财经大学学报（高等教育版），2007（S2）. 陈文剑.新形势下外贸企业如何管理汇率风险J.海峡科学，2008（2）. 李彬，肖颖.浅谈对企业内部控制的认识J.黑龙江科技信息，2008（6）. 王福年.内部控制在企业风险管理中的作用J.工业审计与会计，2007（3）. 胡宏春.内部控制制度在外贸企业的应用J.上海会计，2003（2）. 胡晓静.我国外贸企业内部控制存在