秘书资格证案例分析.doc

会议管理案例分析案例一 英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 东部地区销售情况总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。 点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例三 名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理案例四 天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。 点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。 案例五 某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。 点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。 案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。 点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。案例七 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。 点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。 案例八 在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。 点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报道提供了方便。 案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。 案例十 风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。 点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 案例十一 某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。 点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。 案例十二 开具发票时有出入怎么办？ 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编辑整理点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。 案例十三 会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办环节。 点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。 文书拟写例文例文一： 国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 现将修订的国家行政机关公文处理办法发给你们，自二一年一月一日起施行。 国务院（印章） 二年八月二十四日 例文二： 关于做好2001年春节期间有关工作的通知 各省、自治区、直辖市邮政局，局直属各单位： 经过全国邮政职工的奋力拼搏，国家局制定的2000年三大目标已经胜利完成。在这样的形势下，即将迎来新世纪的第一个春节。根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于做好2001年元旦、春节期间有关工作的通知精神，现将节日期间有关事项通知如下： 一、充分发挥各级职能部门和群众组织的作用，千方百计安排职工过好节日。各级邮政部门要切实关心职工群众的生活，节日期间要深入基层，深入实际，着力解决与职工切身利益相关的实际问题，安排好贫困、受灾地区职工和有特殊困难职工的节日生活；要确保离退休职工养老金按时足额发放，并保证职工医药费及时报销；要结合当地实际组织好职工节日期间的文化生活，保证他们过一个欢乐、祥和、喜庆的节日。 二、厉行节约，禁止用公款大吃大喝等各种奢侈浪费的行为。节日期间，邮政内部各单位之间不要相互宴请；各级领导不得组织和参加用公款支付的高消费娱乐活动；不准收受有关单位和个人的礼品、礼金和有价证券。对违反上述要求的，要严肃处理。 三、进一步加强安全生产管理，努力维护社会稳定。各级邮政部门要坚决贯彻落实江总书记今年以来关于做好安全生产工作的一系列重要指示精神，始终把安全生产放在第一位。 四、元旦、春节期间也是邮政生产的旺季，各单位要组织好节日生产。节日期间重要营业网点要坚持正常营业；要继续做好和完善包裹投递到户工作；对有关单位和大用户由于放长假而不能按时接收邮件的，邮政局和单位双方要签订相应的协议，对重要、紧急邮件要制订相应的处理措施。 五、认真做好节日期间的值班工作。值班人员要坚守岗位，认真落实值班工作的各项规章制度；各单位必须有一名领导干部带班，遇有重大、紧急事项及时向国家邮政局值班室报告。 国家邮政局办公室（印章） 二年十二月二十八日 例文三 国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报 各省、自治区、直辖市、人民政府，国务院各部委、各直属机构： 中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。 各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。 国务院办公厅（章） 一九九九年七月十二日 例文四 市人民政府贯彻国务院 关于加强国有资产管理工作的通知的情况报告 国务院： 现将我市贯彻国务院关于加强国有资产管理工作的通知（国发号）的情况报告如下： 一、开展对国有资产的调查统计工作，主要是调查统计全市国有资产存量，掌握资产分布的现状及其经营效益，了解资产管理中存在的问题，为“八五”期间开展清查资产，核实国家资金做好准备。在清查国有资产存量中，我市采取了“先预算内后预算外，先账内后账外，先市内后境外”的做法，逐步摸清了全市国有资产的底数。国务院计划在“八五”期间进行清产核资，我们认为这是一项非常重要的工作，我市将根据国务院的部署，积极开展清产核资的试点。 二、对“撤、并”的公司做好国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。我市由清理整顿公司领导小组负责清理、整顿公司。对确定“撤、并”的各类公司，从保护国有资产、防止国有资产流失出发，市政府已责成市财政局负责国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。 三、加强企业的国有资产管理。在工业企业产业结构调整中，由我市经委牵头，国有资产管理机构参与组建企业集团、联合经营、企业兼并和其他各种涉及国有资产管理的试点工作，积极推进国有资产存量合理流动，提高经济效益。 四、纠正损害国有资产产权的行为。市政府已责成有关部门深入进行检查，如发现问题，要采取相应措施予以纠正。同时，研究如何加强对股份制企业、企业兼并、中外合资经营企业的中方资产管理等。此外，还将研究国有资产产权界定政策、闲置设备的调剂办法等。 五、逐步建立资产评估机构。我市将陆续开展对评估机构资格审查和颁发资产评估资格证书，以适应对外开放的需要。待条件成熟后，我市将设置国有资产评估中心，负责组织、领导和监督市管国有资产评估工作。 六、研究成立国有资产管理机构。我市已在市财政局内设有国有资产管理处，开展国有资产管理工作。待条件成熟后，将研究成立市国有资产管理局，并在各区、县财政局和直属财政分局内相应增挂国有资产管理科（股）牌子，设专人负责，逐步理顺国有资产管理体系。 随着的开发及改造的推进，国有资产管理任务很重。我们将按照国务院的要求，进一步把有关工作做好，请财政部和国家国有资产管理局继续给予指导和支持。 以上报告，请审阅。 市人民政府（印章） 一九年月日 例文五： 市人民政府贯彻国务院 关于加强国有资产管理工作的通知的情况报告 国务院： 现将我市贯彻国务院关于加强国有资产管理工作的通知（国发号）的情况报告如下： 一、开展对国有资产的调查统计工作，主要是调查统计全市国有资产存量，掌握资产分布的现状及其经营效益，了解资产管理中存在的问题，为“八五”期间开展清查资产，核实国家资金做好准备。在清查国有资产存量中，我市采取了“先预算内后预算外，先账内后账外，先市内后境外”的做法，逐步摸清了全市国有资产的底数。国务院计划在“八五”期间进行清产核资，我们认为这是一项非常重要的工作，我市将根据国务院的部署，积极开展清产核资的试点。 二、对“撤、并”的公司做好国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。我市由清理整顿公司领导小组负责清理、整顿公司。对确定“撤、并”的各类公司，从保护国有资产、防止国有资产流失出发，市政府已责成市财政局负责国有资产的清理、评估、划转和收缴工作。 三、加强企业的国有资产管理。在工业企业产业结构调整中，由我市经委牵头，国有资产管理机构参与组建企业集团、联合经营、企业兼并和其他各种涉及国有资产管理的试点工作，积极推进国有资产存量合理流动，提高经济效益。 四、纠正损害国有资产产权的行为。市政府已责成有关部门深入进行检查，如发现问题，要采取相应措施予以纠正。同时，研究如何加强对股份制企业、企业兼并、中外合资经营企业的中方资产管理等。此外，还将研究国有资产产权界定政策、闲置设备的调剂办法等。 五、逐步建立资产评估机构。我市将陆续开展对评估机构资格审查和颁发资产评估资格证书，以适应对外开放的需要。待条件成熟后，我市将设置国有资产评估中心，负责组织、领导和监督市管国有资产评估工作。 六、研究成立国有资产管理机构。我市已在市财政局内设有国有资产管理处，开展国有资产管理工作。待条件成熟后，将研究成立市国有资产管理局，并在各区、县财政局和直属财政分局内相应增挂国有资产管理科（股）牌子，设专人负责，逐步理顺国有资产管理体系。 随着的开发及改造的推进，国有资产管理任务很重。我们将按照国务院的要求，进一步把有关工作做好，请财政部和国家国有资产管理局继续给予指导和支持。 以上报告，请审阅。 市人民政府（印章） 一九年月日 例文六 关于会计人员职权条例中 总会计师的行政职务是技术职称的请示 财政部： 国务院国发1987号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种，其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职称；比照最近国务院分发的工程技术干部技术职称暂行规定，将条例第五章规定的会计人员职务中的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上认识是否妥当，请迅速指示。 省财政厅(印章) 一九年月日 例文七： 公司关于选派技术人员进修的函 发200311号 大学： 我公司为提高专业技术人员的业务水平和科研能力，经研究决定派、三位同志分别到你校中文系、计算机系、外语系进修一年，进修费用按国家规定的标准，由公司财务科统一一次付清。 可否，盼复。 附件：3名技术人员情况登记表 、公司（印章） 二三年月日 例文八： 大学关于公司技术人员进修的复函 公司： 你公司关于选派技术人员进修的函（发200311号）收悉。经研究现将有关问题函复如下： 一、同意你公司、同志分别来我校中文系、计算机系、外语系进修一年。 二、2003年月日到学校“进修管理中心”报到，同时办理有关手续。现寄上进修生登记表3份，填好后请于月日前寄我校“进修管理中心”。 三、进修费支付办法，请与我校财务处直接联系。 附件：进修生登记表 大学办公室（印章） 二三年月日 例文九： 市2007年档案工作计划 2007年是落实档案事业发展“十一五”规划的关键之年。面对新形势、新任务、新要求，要有新思路、新举措、新发展。2007年我市将从三个方面努力实现我市档案事业发展的新跨越 一、稳步推进档案基础工作。持续协调发展是树立和落实科学发展观的重要体现，档案基础业务工作是一项系统工程，如果没有坚持就可能前功尽弃。所以，在新的一年里，我们要继续在稳步中前进，在提升中发展。继续突出档案资源建设这个重点，以名企、名品、名人为突破口，不断推进记忆经典工程，加强对非物质文化遗产、口述史料的征集，建立企事业档案保管利用中心，不断丰富馆藏，实现馆藏档案多元化，更好地满足社会各界和人民群众对档案信息的利用需求。稳步推进档案信息化建设，建成电子文件中心，加强基层档案室档案文件信息数据库建设，更好地发挥政务信息公开服务单位现行文件的查询功能。继续加大依法治档的工作力度。把依靠行政手段管理档案工作切实转到依法管理档案事务上来，通过“五五”普法进一步增强公民的档案意识，增强全社会的档案法治观念，保障档案事业的持续发展。进一步加强各县（市）区档案新馆建设，力求在新的一年里又有新的突破。 二、努力营造和谐发展环境。和谐是树立和落实科学发展观，全面建设小康社会的重要体现。在新的一年里我们将通过营造思想和谐、作风和谐、工作和谐、环境和谐、利益和谐的档案事业发展软环境，促进全市档案事业更快更好发展。坚持“以人为本”，提倡民主团结、求真务实，形成风正气顺、人和业兴的良好局面。推动全市档案馆、档案室、档案基础业务、档案科研、档案行政管理、档案宣传教育工作等各项工作协调发展。处理好工作环境、基础设施、内部人际关系等问题，主动与外界沟通联系，争取得到更多的理解、支持。按照王刚同志“用事业留人，用感情留人，用适当的待遇留人”的方法，增强档案干部队伍的凝聚力、战斗力。 三、全面提升档案服务水平。在新的一年里，我们将紧贴为和谐社会建设服务这一主题，加大对社会矛盾调解中心、社会保障体系、劳动力转移、金融信用、环保、社会卫生服务中心等与老百姓密切相关的档案的管理。以档案管理进村入户为目标，实施“十百千工程”，即为10个乡镇、100个行政村、1000个农村示范户提供档案规范化管理服务，大力推进新农村档案建设。围绕全市经济建设中心，重点抓好苏通大桥、洋口港等重点工程档案管理，加大对重大投资项目档案的管理。以承办省第五届园世博览会、第三届世界大城市带论坛等五大活动为契机，围绕大局、服务中心，全面提升档案工作水平，实现档案工作与和谐社会建设的无缝链接。 二七年一月八日 例文十： 省审计局二00年审计工作总结 根据审计署提出的“抓重点，打基础”的工作方针，今年审计工作要有一个大的进展。一年来，在各级党委和政府的领导下，经过广大审计干部的艰苦努力，基本上实现了这个要求。 一、重点抓了维护财经纪律 今年的审计工作，以维护财经纪律为重点，主要查处弄虚做假，钻改革空子，挖国家墙角，为小团体和个人谋利的问题。今年2至11月，全省审计了2000多个单位，共查出违反财经纪律的金额千万元，应上缴财政的百万元。查处百万元以上违纪案件9件，万元以上贪污案件39件，违纪责任人受到纪律处分，刑事处罚的有人。 对国营企业重点审计了外贸和物资系统。审计11个外贸企业，查出隐瞒收入、虚报亏损等违纪金额百万元，应上缴财政的百十万元，转移截留国家外汇等百万美元。审计了30多个物资企业，查出截留收入和利用两种价格并存捞取好处等违纪金额万元。已上缴财政万元。 对专项资金的审计，今年以教育经费为重点。据市统计，共审计了个县上教育主管部门。查出挤占、挪用教育经费盖办公楼、买汽车、经商办企业等违纪金额百万元，占这些单位教育经费总额的百分之点。市对公安、人民法院、检查等执法机关的罚没收入进行了审计，据市统计，查出截留、滥用罚没收入万元，占罚没收入的百分之。 对个银行信托机构进行了审计，查出违反规定吸收的信托存款和发放贷款金额百余万元，已清退和收缴百万元。在审计监督工作中，各级审计机关大都能正确地执行政策，严格区分改革中的失误和钻改革空子两类不同性质的问题，分别对待，既保护改革的积极性，又对违纪问题作恰当处理；对政策界限不清情况下发生的问题，一般从宽处理；对一时看不准的问题，向上级请示后，才做处理。通过审计，对维护国家利益、增强人们法制观念、端正党风和社会风气、促进改革管理、提高经济效益、保证经济改革的顺利进行，起到了积极作用。 二、对审计工作新路子的探索有了进展 今年在厂长离任经济责任审计，行政事业单位定期审计和自筹资金审计方面，扩大了试点，有些地方还逐步形成制度。 对厂长离任进行经济责任审计，是促进落实厂长责任制的一项措施。据市统计，今年一至十月，共对个厂的厂长进行了审计。审计结果，有一般违反财经纪律问题的人，有严重违反财经纪律的问题的人。市有一个厂长，有人检举他有经济问题，并列举了13个之多。在企业整顿时，被挂了起来。经过审计，该工厂经济效益较好，没有严重违纪问题，澄清了事实，继续担任厂长职务。县有一个公司经理，去年被提升为商业局局长，经审计，发现该公司违反财经纪律现象严重，该经理个人贪污受贿上万元，已移交司法机关处理。实践证明，这个办法可以促进厂长增强责任感和执行财经制度的观念，有利于全面考核干部的实绩。 为了逐步做到审计工作经常化、制度化，在县上个政府部门和事业单位实行了定期审计。主要是审计财务收支是否符合国家规定和资金使用效果，市对个单位实行定期审计，第一个月查出违纪金额万元，到第三个月下降到千元，市实行定期审计的14个单位，去年一至十月违纪金额21万8千元，今年头十个月已降至1万多元。市对所有行政、事业、企业单位试行定期普遍审计的办法，成绩比较显著。实行定期审计，加强经常性监督，可以及时发现和纠正违反财经纪律问题，支持和监督财会人员履行职责，对促进政府机关保持勤俭节约风气有明显效果。 为了配合有关部门控制基建规模，各级审计机关对自筹基建资金进行了审计。据市统计，共审计了自筹基建资金万元。查出资金不落实和来源不正当的有万元，占审计金额30。经审计后，有关部门已压缩了自筹基建投资规模万元，对来源不正当的资金，已分别上交财政和归还原渠道，共万元。市已将对自筹基建资金的审计，作为审批自筹基建项目的必经程序。 三、打基础的工作取得了显著成绩 今年以来，各级审计机关共办了24期培训班，参加培训的将近1000人，还开展了电大、函授教育。 内部审计工作有所加强，到今年九月底，已建立内审机构八百多个，配备人员两千多人，上半年共查出各种违纪金额万元，对促进企业提高经济效益发挥了作用。许多企业的领导已逐步认识到内审工作是企业加强管理的内在需要，有些地区建立了一些社会审计咨询机构，在培训财会人员、办理委托审计等力方面做了不少工作。（略） 四、在审计法规建设方面，做了一些工作（略） 五、审计宣传工作，在新闻单位的支持下有所加强 今年头10个月，中央一级报纸有关我省审计工作的报道就有七篇，扩大了我省审计工作的影响。审计刊物的质量有所提高，审计科研、信息、情报工作也有了加强。在审计工作的组织领导方面，试行了统一安排与因地制宜相结合的办法。审计项目分为三类：一是指令性的必审项目；二是指导性的选审项目；三是自行安排的自定项目。实践证明，这个办法，有利于集中力量，突出重点，既做到了统一计划，又便于各地因地制宜，量力而行。各地还进行了审计对象的调查统计，加强了档案管理工作，为今后有计划地安排审计工作任务和加强审计工作管理提供了条件。 当前审计工作中存在的问题是： 1、改革开放的深入发展，对审计工作提出了许多的新任务新要求，审计队伍的数量和素质同工作任务不相适应的矛盾日渐突出； 2、有些地方审计机关查出的问题，受到不正常干涉，难以及时、公正的处理，有的问题，不能及时向上级审计机关反映； 3、各地审计工作发展不平衡，对各地分类指导和具体帮助不够。 二年月日 文书拟写案例分析案例一 诚信公司批转诚信公司第一分公司关于 安全质量检查方案的通知 各分公司、中心、部： 公司同意第一分公司提出的安全质量检查方案，现转发给你们，请认真贯彻执行。 诚信公司 二六年七月三十日 点评：本通知系批转通知。请注意批转通知的标题是4个元素，除了我们已经熟悉的发文机关、事由、文种以外，又增加了“原发文机关”；标题中还出现了“批转”字样。 批转通知正文的写作顺序是先“批”后“转”，先写批语“同意”，而后“转发”给下级机关。 案例二 辽宁省石油公司营口供应站关于 解决油库长期遗留的山地及树木的归属问题的报告 省石油公司： 我站于1998年5月新建油罐两个，扩建了油库，占用当地东方村部分山坡地及该地树木。扩建后几年来，库界未定，东方村多次提出，要求补偿被占用的山地及树木，但几经协商，均未有结果，以致发生纠纷，库区围墙被推倒十多米。最近，双方本着对国家财产和群众利益负责的精神进行协商，彼此谅解，终于达成协议，由我站给与东方村山坡地及树木一次性补偿10万元，并经双方划定界线，新建围墙为界，界内土地使用权归我站拥有。我站应付的补偿费10万元拟在“保管费”中列支。现随文上报所订协议及库区界图，请核准。 附件：1、杨运山地及树木归属协议 2、营口供应站界区图示 营口石油供应站 二七年七月二十一日 点评：这是汇报工作报告，其内容是汇报“解决油库长期遗留的山地及树木的归属问题”。正文为一段式，先是叙述事情发生原委，二是所要报告的事项，三是结尾语。3项内容环环相扣，层层意思明确。 案例三 地区街道办事处关于 解决农转居群体就业与社会保障问题的请示 区政府： 目前，我区部分农业用地被征用转为城市用地后，出现了带有倾向性的社会问题。农民在获得一定补偿后，转为城市居民，但他们往往很难像城市居民那样找到稳定的就业岗位，出现了“失业又失地”现象。2001年以来，我地区饭店西北侧、饭店后街附近等地都住有农转居群体，他们非法经营洗车、倒卖证券、倒卖烟花爆竹等活动，我地区城管分队会同地区公安、消防、卫生等多部门联合执法，多次取缔并清理非法营业点，但屡禁不止，农转居群体往往在执法转移至临近地区，之后复归旧地重操旧业，成为社会不安定因素。市长在2002年1月25日的政府工作报告中指出，在农村城市化进程中，应“完善农村土地征用制度，研究解决农业人口户籍、就业和社会保障等问题，切实保障农民利益”，为此，就相关问题请示如下： 一、如何有效解决农转居群体就业问题？ 二、如何有效解决农转居群体社会保障问题？ 以上请示请早日答复。 地区街道办事处 二七年九月十日 （附注：联系人，联系电话） 点评：从本例文内容可以得知，发问机关地区街道办事处对相关政策把握不准，请求上级机关区政府给予指示，以解决本街道的具体问题。 案例四 春风计算机科技有限公司 人力资源部关于人事调查的函 义达公司人事部： 我公司正在进行人事调整工作，根据省政府关于重视选拔“海归”人才的精神，我部拟推荐李丽同志担任某部门负责人工作。为查实李丽同志的情况，烦请贵部协助我公司调查一下问题： 一、李丽同志在贵公司工作的起止期。 二、李丽同志在贵公司两次获奖，是何奖项？ 三、贵公司对李丽同志表现的评价。 特此函达，请予复函。 春风计算机科技有限公司人力资源部 二七年十一月三日 点评：这是询问函，发文机关与主送机关之间是不相隶属关系，它们之间既不是上下级，也不是主管与被主管关系。发文机关明确地向主送机关提出了需要知晓的问题，请对方给予答复。 案例五 义达公司人事部关于李丽同志情况的复函 春风计算机科技有限公司人力资源部： 你部关于人事调查的函（春计人函200569号）收悉。 关于李丽同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下： 一、李丽同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。 二、李丽同志两次获奖，一次为公司2001年先进工作者，一次为销售部2002年业绩突出奖。 三、我公司认为，李丽同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严于律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。 特此函复。 义达公司人事部 二六年一月二十日 点评：这是答复函。复函单位义达公司人事部依据春风计算机科技有限公司人力资源部的3点询问，一一答复。本答复函内容具体明确，言简意赅。 案例六 天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员问钟苗印多少份，钟苗说：“我忘了问主任了，就印50份吧。”文件印好后，钟苗拿着印好的文件去盖章，印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不能盖章。”结果，多余的文件都没有用了。 点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。 案例七 钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对，钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。 点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。 案例八 天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负责人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负责人。保卫部负责人阅毕后，将文件转交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。 点评：进行传阅要根据文件的内容，缓急程度，遵循先主办，后协办的原则，分清主次。钟苗先将文件送保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。 案例九 新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构年度保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。 点评：档案的分类要有一个统一的分类标准和原则。秘书应该根据本单位的规模、部门设置等选择合适的分类方法，机构变动频繁的单位不宜采用组织机构年度保管期限分类法。该公司要提高档案整理和利用效率。应该改用年度组织机构保管期限分类法。 案例十 天地公司成立之初，形成的档案材料不多，将归档的案卷分类放入档案柜。每次查阅档案，都是直接到档案柜中去翻找。随着时间的推移，公司发展壮大，形成的档案数量越来越多，查找档案时经常出现找寻速度慢甚至找不到多需档案的情况。于是，公司任用专人编制检索工具，解决查找档案难的问题；同时培训秘书学习检索工具的使用方法，这大大提高了查找档案的效率。 点评：档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。是档案管理者和利用者之间交流的工具。借助档案检索工具可以了解存储档案的内容、形式、数量及存放情况。 案例十一 随着天地公司业务的不断发展，公司每年形成的档案越来越多，一些定期和长期保管的档案保管期满。为了使真正有保存价值的文件材料保存下来，避免有价值的档案淹没在大量无保存价值的档案中，天地公司决定进行一次档案鉴定。钟苗参与了这次鉴定工作，事后，她专门去感谢经理说让她又进修了一回。她从中学到了什么？ 点评：档案鉴定工作至关重要，关系到档案的存毁，秘书要综合考虑各方面因素，全面把握档案的价值。考试大编辑整理案例十二 天地公司利用办公用房作为档案库房，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的必要设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移近和移出工作，认为只要把档案存放好就可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行检查，没有实施应有的保管措施。由于库房潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。 点评：为了防止档案的损坏，延长档案的寿命，档案库房中要放置档案保管的技术设备。办公日常事务案例分析案例一 某家大型广告公司为了庆祝公司成立十周年，计划届时举办一个庆祝大会及大型招待会，邀请上级部门领导和各方客户出席。并为此临时成立了一个筹备小组，公司办公室章主任是筹备小组的负责人。章主任首先作出了大会的议程安排，并对接待的各个环节进行分析，把接待人员分成如下几组：签到组、贵宾接待组、一般来宾接待组、确定接待人数。然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的人员进行分组培训。最终这次活动举办得很成功。 点评：举办大型活动，礼仪接待是很重要的工作。一定要有计划，有明确的组织分工。实现的培训也是必要的。因为公司员工对于专门的接待礼仪不一定都熟悉。 案例二 一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。李默觉得很为难。按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。 点评：确实有些人喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必非让客人挪动，只需提醒客人系上安全带即可。提醒司机要加倍小心，掌握好速度，不可太快。 案例三 著名作家张洁在她的长篇小说只有一个太阳中，描写了我国一个代表团在出国访问时的种种让人哭笑不得的言行举止，其中一段写邀请国的一个科学院院长在他祖传的古堡里请客，不学无术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫文化修养，丢尽人格而不自知。 点评：作家批评我们某些国民的无知以及修养上的粗俗，说明有些人在交往中缺少对人的尊重与自尊。从根本上说，讲究各种礼节的目的是为了让每个人都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。 案例四 某公司秘书赵倩陪同来访客人观看文艺节目的时候，没有关闭自己的手机，她只是把手机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。结果演出中真的来了两次电话。赵倩赶快接通电话，她尽量用小声说话。但是当她挂断电话时，前排的观众还是回过头来瞪了她一眼。 点评：赵倩的举动还是有问题，尽管把电话调到了“振动”模式，但是接电话确实也会影响到周围的观众。赵倩可以等看完演出或中场休息时再处理电话的问题；实在怕误事，可以发短信。来源于考试大案例五 秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。 她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑凡目光可及的地方都细细的擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。 点评：在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公室。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。 案例六 天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。 点评：秘书人员必须树立安全意识，在工作中要善于发现安全隐患并及时上报，否则，一旦疏忽大意，就会造成不堪设想的后果。 案例七 红光公司的员工张某找到建雄公司经理助理王某，称他有一笔好买卖，但他是个人，不如公司签合同方便，想借用建雄公司的名义，让王某给他出具一张建雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给建雄公司，并给王某一万元报酬，王某应允后，张某利用从建雄公司借用的业务介绍信及印章，以建雄公司业务经理的身份和建雄公司的名义与大华公司签订了一份钢材购销合同，骗取了大华公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉后，携款潜逃。 点评：根据最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定中的规定，个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财务归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事犯罪外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。 案例八 某公司决定于某月某日召开了一次重要会议，公司主要领导制定公司的C领导一定要参加。交办此事的一位办公室负责人还特别交代，要提前发通知，以便于C领导预先安排工作。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已经安排明天有几十个人参加的会，怎么办？”那位主要领导马上找通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C领导的秘书。为什么会出现这个问题？关键在哪里？ 经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从公司的安排，取消了C领导安排的会议。 点评：作为一名专职秘书，虽然工作繁忙，如果安排好的话还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次、缓急之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。如果C领导的秘书能注意到这方面，立即报告，就不会出现两会冲突的事情。 案例九 天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定在某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城。于是秘书改订约见日上午8：00的机票。但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。于是，该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与三利公司合作的商机。 点