浅析青龙满族自治县档案馆现状和发展的思考.docx

浅析青龙满族自治县档案馆现状和发展的思考档案是由文件有条件地转化而来的，这里的文件是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。 社会经济快速发展的时代，档案在各行各业都扮演着越来越重要的角色。特别是处在基层的县级档案馆，在深刻感受到档案在人民群众生产生活中所起的重要作用的同时，也面临一系列问题，基层档案工作开展起来困难重重。笔者从青龙县档案工作的实际出发，对基层档案工作的现状进行简单剖析，并研讨相应的对策，希望能引起社会对县级档案工作的广泛关注。 档案工作现状 一、基础设施薄弱，难以达到档案安全保管要求 1、档案馆档案库房保管条件差 档案保存的完好与否，将直接影响档案的利用。作为安全保管档案的专门机构，档案馆理应符合适宜的条件，做到无菌、无虫、防火、防盗，达到一定的温度、湿度要求等。然而，作为县级档案馆，达到这些条件的在全国占有很小的比例。按说，在经济快速发展的同时，档案工作也应同步跟上，档案馆的保管条件应该得到相应改善。也就是说，档案馆的发展理应和经济的发展成正比，而现实情况却反差很大。县级档案馆永久保管的纸质档案在阴雨天发霉，在干燥环境下一揉即碎;照片档案年久腐烂;录像和光盘档案无法读出等状况常有发生，根本谈不上为县域经济发展服务。 2、立档单位保管条件简陋 通过历年的档案执法检查，对各单位档案室情况掌握比较清楚，大体情况比较差。除少数达到二级标准单位的档案室比较合格外，大多数单位档案室都比较简陋，档案与库房综合使用，乡镇、村的档案室形同虚设，极大地影响了档案工作的进一步开展。 3、办公设备老化，不能适应新时期档案需要 随着大量民生档案的逐步进馆和人们利用档案作为证据的意识增强，来馆查档人数日益增多。单纯的手工查找档案已不能适应新时期工作的需要，档案馆应急需采用现代化管理方式，提高检索工作效率。但是，有的档案馆，特别是边远山区，办公设备仍停滞在10年前的水平，无法满足当前的实际需要。 二、人员机构编制混乱，职能定位模糊 1、机构编制混乱，档案执法困难 青龙县自1959年成立档案馆以来，先后经历了10次改革。最近的一次是2010年，撤销了档案局，成立政府办档案科，成立档案馆，列为政府工作机构，原监督指导科即档案法的实际执行科室随着档案局的撤销而撤销。监督指导科未撤销以前，由于其执法对象是政府各部门，执法的局限性就很大，从成立之初到现在还没有针对任何一个单位下过一次处罚。有执法权尚且如此，执法权一旦消失，档案工作的开展更是举步维艰。 2、职能定位模糊 这种情况不应该仅有青龙县存在。档案馆在历次的政府改革中不管是变成局还是变成科还是变成馆，干工作的还是那几个人，没有发生任何变化。改革不仅没有对档案工作的地位提升多少，反而让社会各界对档案有了无足轻重的看法。档案工作人员不仅没有从历届改革当中得到任何收获，反而觉得像个皮球一样被踢来踢去。青龙县档案馆人员编制情况按编办核准定为10人，其中参照公务员管理5人，全额事业编制5人。2010年改革所列编制行政编制(参照公务员)2人，全额事业编制(档案馆)10人，参公划为政府办档案科。改革后，档案馆实际在职人员仅为6人，单对全县100多个县直单位、25个乡镇、396个行政村的档案管理与指导就无法应付，更谈不上对重大企业档案的监管。这就需要各级政府进一步加强档案队伍建设，明确档案机构设置，让档案工作人员有安全感、归属感，更好地投入到档案工作中去。 3、人员年龄老化，积极性受挫 青龙县档案局2008年在职工作人员6人，50岁以上人员2人，40岁到50岁人员2人，占67%，30岁以下人员为零。完全没有生机与活力，像一湖静水，被人遗忘。自2008年开始采取公开招考，陆续进了4人，调转了2人，缓解了人员年龄失衡的状况，也带来了新的工作思维，使档案工作迈上了一个新台阶。但同时，新的问题也随之而来，新进工作人员面临的最大挑战就是新老交替、专业技能缺失，或者更尖锐一点就是会不会也如以往前辈一样的结果，在档案馆一干就是30年。仅副职而言，从2008年一直缺失，外面的人不想来，嫌档案馆是个空闲的职位，内部的人提职却难于上青天，致使年青人积极性受挫。 三、立档单位档案意识缺乏，档案工作开展受阻 档案工作是传承文明，记录历史，服务当代，利在千秋的事业。实际看来，服务当代倒是随处可见，利在千秋，却无人问津。在多数立档单位都只顾眼前，不想为身后几年甚至几十年的事情负责，档案被当作废纸推来推去。作为县级档案工作者，深感痛心疾首。 第一，立档单位档案意识缺乏，领导重视不够。在一年一度的档案执法检查过程中，感触颇深。一些立档单位领导对档案工作执法人员态度冷漠，认为档案可有可无。 第二，立档单位无专职档案管理人员。即使有的单位有，也是调动频繁，甚至在调动人员时无任何档案交接手续。有的立档单位从不与档案馆沟通，上报有关档案工作人员基本信息，使档案工作开展得十分被动。 四、馆藏档案资源匮乏，结构单一 从目前来看，县级档案馆普遍存在着精芜混杂，馆藏结构单一，馆藏资源匮乏等问题。从馆藏档案结构上看，虽称得上门类齐全，但实际上大多数都是党政机关、群众团体产生的文书档案，涉及民生的档案，如婚姻、林业、土地承包等，特别是各单位形成的科技档案、声像档案等其他形式的档案数量很有限;大多数单位只移交纸质档案，影像资料只在单位临时保管，到下一个年度几乎消失得一无所有。甚至照下的相片，没有经过编辑整理，没有洗印，就直接删掉，失去了档案应有的价值。 青龙档案工作的创新探索 针对当前县级档案工作所存在的一系列问题，青龙县档案馆采取了创新思维，进行了深度探求，摸索出了一整套工作思路和方法。 一、档案接收工作铺出一条新路 自2009年开始，青龙县档案馆在档案接收工作中结合当前档案发展的需要，摸索出一条新路，将每年3月至4月作为全县上一年度文书档案接收月，将全县乡镇、县直单位的档案全部进行接收入馆并进行数字化扫描，刻录光盘。为方便利用，青龙县档案馆还科学安排时间，充分利用有限的人力资源，在接收、扫描、刻录的整个过程中，保证每个单位在一周内完成数字化，用最短的时间，确保立档单位对档案的利用。针对村级建档工作，青龙县档案馆对全县396个行政村建立了村级档案，经济条件好一点的村建立起了档案室。对被确立为省级示范村的档案给予了扫描刻录光盘，同时将目录移交档案馆进行保管，保证了档案的有效保管和方便利用。 此举有效地解决了档案在立档单位保管时间过长而产生的弊端，受到了各立档单位的一致好评。首先，避免了档案在单位保存时间过长，有些重要文件不能及时归档，档案收齐不全的问题。其次，解决了档案在原单位保存时间过长，整理不及时，造成档案资料遗失损毁。第三，缓解了因档案工作人员频繁调动，致使工作连续性下降的现象。 如果说2010年还是在试验和打地基的话，那么2015年这条档案接收保管新路已经从试验阶段转入了正式运行阶段。通过多年的努力，现已基本形成了一种长效机制，大多数单位都能自觉将上年度形成的文书档案收集齐全，按时移交，实现了档案数量、质量的双重飞越。 二、数字化工作为档案查阅利用立下新功 2008年，青龙县档案馆开始对馆内档案进行数字化扫描，累计向县级财政争取预算资金百余万元，现已基本完成了馆藏档案的40%的扫描。自2011年开始对满30年的档案进行了全部扫描，并将目录上传至青龙档案信息网;1986-2010年婚姻档案全部扫描完毕;2004-2014年全县各单位形成的文书档案扫描完毕;县委、县政府、县人大、县政协等单位从建档之日起到2015年的档案全部扫描完毕。数字化工作使档案查阅利用告别了单纯靠手工查阅的传统模式，给档案利用工作带来了诸多益处。 对青龙县档案工作的几点思考 一、加大档案接收力度，丰富馆藏 1、进一步加大档案接收力度 尽管在实际工作中档案工作者手中握有法律，拥有一定的执法权力，但执行起来仍是心有余而力不足。特别是在档案接收过程中，对各单位该移交不移交，该归档不归档的现象深感无奈。对一个单位平均要催3-4次，对整理不合格的要耐心进行辅导，帮助整理。这就需要档案工作者拥有较高的责任心和使命感，特别是对那些涉及广大人民群众切身利益的档案，更要有耐心、有责任、执着的跟踪接收。 2、进一步提高接收档案质量 在确保档案及时齐全移交入馆的同时，要确保档案的质量，提高档案的保存价值。在档案接收过程中，经常会出现前一年的缺漏文件材料。作为档案工作者，要将这些文件材料及时归档，重新编号、制作目录，对已扫描刻录光盘的要重新进行返工补救。尽管这要占用大量的精力和时间，但档案工作者一定要本着对档案、对历史负责的态度看待这份工作。档案是不能重现的，不能因为工作上的麻烦而放弃有保存价值的档案。 二、加大档案宣传力度 通过经常开展灵活多样的宣传工作，有效地提高档案工作知名度，促进档案事业的快速发展。基层档案馆应抓住每一个向社会展示自己的机会。一是，通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、印刷宣传单、举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案和档案工作的认识。二是，借助新闻媒体进行宣传。通过电视台、报纸等新闻媒体宣传档案馆是档案永久保存的最佳场所，从档案馆查阅的档案具有法律效力。三是，创办档案信息网。在档案信息网上将馆藏可公开的目录及馆藏档案史料进行公开，供广大人民群众查阅，扩大档案利用的覆盖面，加深社会公众对档案馆的认知程度。 三、提高工作人员素质，加强现代化管理 作为档案工作者，要不断增强个人综合素质，熟悉本职业务知识，加强各项法律法规的学习，以适应各项工作有序开展的需要。逐步推进档案现代化进程，更好地服务于经济和社会发展需要。 四、完善机构设施，明确人员编制 要进一步完善基层档案馆的机构设置。人员机构编制少，与外界交流受阻，工作开展起来难度增加，影响工作效率，打击工作人员的积极性。要加强各