员工档案管理要求

1 / 7 员工档案管理要求 1 范围 本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。 本标准适用于公司人事档案管理工作。 2 引用标准 中华人民共和国档案法 中华人民共和国保密性 干部档案工作条例 3 管理职能 事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。 责 经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪 律。 力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做好人事档案管理的安全工作。 限 经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。 力资源部有权按员工管理权限管理全公司2 / 7 人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。 事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行 借用、查阅人事档案。 4 管理内容及要求 案管理 事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。 何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。 档范围 公司一般干部档案。 公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。 动人员的档案。 记与检查 保管的人事档案 ，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。 期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及3 / 7 时清理。 护 事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。 案要存放于铁制保险柜中 。 案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火 、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。 案的利用 用范围 涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。 因编写党史、人物传记、地方志、 史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。 安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。 它特殊情况。 子女及其它亲属的政审不能直接用档案。 用方式 阅 阅人事档案，应由二人进行。 4 / 7 事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。 级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。 阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。 阅 事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写 “ 档案借阅单 ” 后方能借阅。 级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。 用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案 私自转借。 事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。 案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。 利用档案人员的要求 用者必须是中共 携带本人身份证，工作证及介绍信。 5 / 7 用者不能查阅本人及其亲属的档案。 用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、 画、折角、叠页等，不得私自 装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。 用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。 查证明材料 单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的 “ 调查证明材料介绍信 ” 或“ 函调证明材料信 ” ，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。 查证明材料的信、函不能直接利用档案。 事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明 材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。 案转递。 递原因 递档案原因。 工调出本公司 部职工变动 、任免改变了主管、协管单位。 6 / 7 工刑满释放异地安置或到其它单位工作。 递档案材料原因 要补充进入档案材料 鉴别应由上级或外单位 保存的材料。 鉴别应由上级或外单位复查的材料。 鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。 递方式 案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人送取。 递手续 出 出人事档案或档案材料应填写人事档案材料转递通知单与档案或档案材料一起发出。 批转出时应编制人事档案 材料移交清单与档案或档案材料一并发出。 出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单的发文号，以备考查。 入 转入的人事档案或档案材料，人事部门7 / 7 应按档案材料转递通知单或移交清单逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回 执退回转出单位。 收档案后，要及时登记归档。 论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。 5 检查与考核 查与考核的部门及负责人 执行部门：人力资源部 负责人：人力资源部主任 查与考核的程序、内容