投标实施步骤以及定标后的工作.docx

投标实施步骤在通过资格预审之后，物业管理公司便可按以下步骤实施投标。 (一)购买阅读招标文件物业管理公司要想取得招标文件必须向业主购买，而取得招标文件之后，如何阅读成为关系到投标成败的重要环节。首先，招标文件可能会由于篇幅较长而出现前后文不一致、某些内容不清晰的情况。这些错误虽是由于招标业主的原因，但若投标企业在投标前不加重视，甚至不能发现，将可能影响投标标价的制定，以至影响投标的成功，甚至还可能影响中标后合同的履行。因此，投标企业在这一阶段，应本着仔细谨慎的原则，阅读并尽可能找出错误，再按其不同性质与重要性，将这些错误与遗漏划分为“招标前由业主明确答复”和“计人索赔项目”两类。其次，从事国际投标的公司还应注意招标文件的翻译。不同的翻译可能会导致招标文件内容面目全非，而由精通外语的计价员直接阅读招标文件则是解决这一问题的理想办法。此外，招标公司还应注意要对招标文件中的各项规定，如开标时间、定标时间、投标保证书等，尤其是图纸、设计说明书和管理服务标准、要求和范围予以足够重视，作出仔细研究。(二)考察现场通常，开发商或业主委员会将根据需要组织参与投标的物业管理公司统一参观现场，并向他们做出相关的必要介绍，其目的在于帮助投标公司充分了解物业情况，以合理计算标价。在考察过程中，投标人还将就投标公司代表所提出的有关投标的各种疑问做出口头回答，但这种口头答疑并不具备法律效力。只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人做出书面答复时，才能产生法律约束力。根据惯例，投标人应对现场条件考察结果自行负责，开发商将认为投标者已掌握了现场情况，明确了现场物业与投标报价有关的外在风险条件。投标人不得在接管后对物业外在的质量问题提出异议，申明条件不利而要求索赔(当然，其内在且不能从外部发现的质量问题除外)。因此，投标公司对这一步骤不得掉以轻心，必须就以下方面进行细致了解：(1)若物业管理在物业竣工前期介入，则应现场查看工程土建构造，内外安装的合理性，尤其是消防安全设备、自动化设备、安全监控设备、电力交通通讯设备等，必要时做好日后养护、维护要点记录，图纸更改要点记录，交与开发商商议。前期介入的优点在于物业管理公司可与业主更好地协调，有利于其接管后的管理。物业管理公司应尽量利用这一机会，认真准备、仔细查看，参与业主的设计开发，甚至可以就业主设计的不合理之处提出修改意见，或提出更好的设计建议。(2)若物业已经竣工，则物业管理公司应按以下标准视察项目：工程项目施工是否符合合同规定与设计图纸要求；技术经检验达到国家规定的质量标准，能满足使用要求；竣工工程达到窗明、地净、水通、电亮及采暖通风设备运转正常；设备调试、试运转达到设计要求；确保外在质量无重大问题；周围公用设施分布情况。(3)主要业主情况，包括收入层次、主要服务要求与所需特殊服务等。这些情况可由投标公司自行安排人员与时间进行调查。(4)当地的气候、地质、地理条件。这些条件与接管后的服务密切相关。例如，上海的气候四季分明，昼夜温差较大，春夏之交还有黄梅季节，因此这里的物业注重朝向、通风与绿化，相应其物业管理也更应注意加强环境维护与季节更替时的服务。再如素有“山城”之称的重庆，其特点在于春秋两季不分明，湿度大，夏季气候闷热，且由于地势起伏大，交通甚为不便，因此这里的物业管理则应突出交通便利服务与夏季的防暑工作。由此可见，这些地理与气候的差异必然导致具体服务内容的差异，只有当物业管理公司了解这些差异时，其服务才会有的放矢，事半功倍。(三)制定管理服务方法及工作量通常投标公司可根据招标文件中的物业情况和管理服务范围、要求，详细列出完成所要求管理服务任务的方法及工作量。住宅小区的特点在于规划集中，功能多样，产权多元，管理复杂。为突出其居住、服务、经济功能，物业管理内容应包括房屋的维护与修缮管理、环境的维护管理、市政公用设施的维护管理及绿化、治安管理等，其管理重点应是日常维护、修缮。对于写字楼，其管理侧重于为该楼宇中的工作人员提供一个舒适的工作环境，服务内容应包括装修图纸审批、维修服务、保安服务、清洁服务、咨询服务、公关服务等，其重点应突出清洁、安全保卫工作。商业楼宇管理的重点则在于建立良好的商业形象，以吸引更多消费者，故其日常管理工作包括安全保卫工作、消防工作、设备管理、清洁卫生工作、车辆管理工作等，其重点应是保安、清洁工作。工业厂房与仓库的管理因关系到产品质量与丢失损坏等问题，其服务项目主要是做好各项保障事务，如材料、物资、设备、工具的供应保障；工作生活设施及工作条件的保障；优美环境和娱乐的保障等，其重点应放在材料、物资及工作条件的安全保障之上。投标物业可根据招标物业性质及所要求服务的内容，制定和规划管理服务内容及工作量。这里，以最常见的住宅公寓为例，制定管理服务内容及工作量如下(见表3-2-1)。 (四)制定资金计划资金计划应当在确定了管理服务内容及工作量的基础上制定。制定资金计划目的主要有二：一是复核投标可行性研究结果；二是做好议标阶段向开发商或业主作承包答辩的准备。资金计划应以资金流量为根据进行测算，一般说来，资金流入应当大于流出，这样的资金计划安排对评标委员会才具有说服力。通常物业管理公司经营中主要的现金流入和流出项目为：(1)标书规定的预付款、保证金等。(2)接管期间费用支出。(3)接管期间收入。(4)其他资金来源。接上例,编制资金计划如下(表3-2-2)。 (五)标价试算以上工作完成后，投标者便可进行标价试算。试算前，投标者应确保做到以下几点：(1)明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件；(2)计算或复核过服务工作量；(3)掌握了物业现场基础信息；(4)掌握了标价计算所需的各种单价、费率、费用；(5)拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据。通常，在确定了工作量之后，即可用服务单价乘以工作量，得出管理服务费用。但对于单价的确定，不可套用统一收费标准(国家规定了管理服务单价的除外)，因为不同物业情况不同，必须具体问题具体分析。同时，确定单价时还必须根据竞争对手的状况，从战略战术上予以研究分析。(六)标价评估与调整对于上述试算结果，投标者必须经过进一步评估才能最后确定标价，这主要是因为：(1)试算所用基础数据可能部分是预测性的，部分为经验性的，不够精确可靠，估价人员应当对预测和经验数据的适用基础进行审查，必要时予以调整。(2)风险等不可预见费用是主观设定的，应在计算结束后予以复核，综合各渠道所得信息分析做出报价决策。(3)可能由于估价人员比较保守，致使估价偏高，对此可参考几个估价人员的估价结果，取平均值确定最终报价。现行标价的评估内容大致包括两方面：一是价格类比；二是竞争形势分析。分析之后便可进行标价调整。通过这一步骤，投标公司便可以确定出最终标价。(七)办理投标保函由于投标者一旦中标就必须履行受标的义务，为防止投标单位违约给招标单位带来经济上的损失，在投递物业管理投标书时，招标单位通常要求投标单位出具一定金额和期限的保证文件，以确保在投标单位中标后不能履约时，招标单位可通过出具保函的银行，用保证金额的全部或部分为投标单位赔偿经济损失。投标保函通常由投标单位开户银行或其主管部门出具。投标保函所承担的主要担保责任有：(1)投标人在投标有效期内不得撤回标书及投标保函。(2)投标人被通知中标后必须按通知书规定的时间前往物业所在地签约。(3)在签约后的一定时间内，投标人必须提供履约保函或履约保证金。如果投标人违反上述任何一条规定，招标人就有权没收投标保函，并向银行索赔其担保金额。若投标人没有中标或没有任何违约行为，招标人就应在通知投标无效或未中标或投标单位履约之后，及时将投标保函退还给投标人，并相应解除银行的担保责任。通常办理投标保函应经过以下程序：(1)向银行提交标书中的有关资料，包括投标人须知，保函条款、格式及法律条款等。(2)填写要求开具保函申请书及其他申请所要求填写的表格，按银行提供的格式一式三份。(3)提交详细材料，说明物业管理服务量及预定合同期限。投标保函的主要内容包括：担保人、被担保人、受益人、担保事由、担保金额、担保货币、担保责任、索偿条件等。保函的有效期限通常在投标人须知中有规定，超过保函规定的有效期限，或在有效期内招标人因故宣布本次招标作废，投标保函自动失效。有效期满后，投标人应将投标保函退还银行注销。除办理投标保函外，投标方还可以保证金的形式提供违约担保。此时，投标方保证金将作为投标文件的组成部分之一。投标方应将保证金于投标截止之日前交至招标机构指定处。投标保证金可以银行支票或现金形式提交，保证金额依据招标文件的规定确定。未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。中标的投标方的保证金，在中标方签订合同并履约后5日内予以退还；未中标的投标方的保证金，在定标后5日内予以退还，均不用支付利息。(八)封送标书、保函投标文件全部编制好以后，投标人就可派专人或通过邮寄将标书投送给招标人。封送标书的一般惯例是，投标人应将所有投标文件按照招标文件的要求，准备正本和副本(通常正本1份，副本2份)。标书的正本及每一份副本应分别包装，而且都必须用内外两层封套分别包装与密封，密封后打上“正本”或“副本”的印记(一旦正本和副本有差异，以正本为准)，两层封套上均应按投标邀请书的规定写明投递地址及收件人，并注明投标文件的编号、物业名称、“在某日某时(指开标日期)之前不要启封”等。内层封套是用于原封退还投标文件的，因此应写明投标人的地址和名称，若是外层信封上未按上述规定密封及做标记，则招标方的工作人员等对于把投标文件放错地方或过早启封概不负责。由于上述原因被过早启封的标书，招标人将予拒绝并退还投标人。所有投标文件都必须按招标人在投标邀请书中规定的投标截止时间之前送至招标人。投标文件从投标截止之时起，有效期为30天。招标人将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。三、定标后的工作(一)中标后的合同签订与履行经过评标与定标之后，招标方将及时发函通知中标公司。中标公司则可自接到通知之时做好准备，进入合同的签订阶段。通常，物业委托管理合同的签订需经过签订前谈判、签订谅解备忘录、发送中标函、签订合同协议书几个步骤。由于在合同签订前双方还将就具体问题进行谈判，中标公司应在准备期间对自己的优劣势、技术资源条件以及业主状况进行充分分析，并尽量熟悉合同条款，以便在谈判过程中把握主动，避免在合同签订过程中利益受损。同时，物业管理公司还应着手组建物业管理专案小组，制订工作规划，以便合同签订后及时进驻物业。物业委托管理合同自签订之日起生效，业主与物业管理公司均应依照合同规定行使权利、履行义务。(二)未中标的总结竞标失利不仅意味着前期工作白白浪费，而且还将对公司声誉产生不利影响，因此，未中标公司应在收到通知后及时对本次失利的原因做出分析，避免重蹈覆辙。分析可从以下几方面考虑：(1)准备工作不充分。投标公司在前期收集的资料是否不够充分，致使公司对招标物业的主要情况或竞争者了解不够，因而采取了某些不当的策略，导致失利。(2)估价不准。投标公司还可分析报价与中标标价之间的差异，并找出存在差异的根源，是工作量测算得不准，还是服务单价确定得偏高，或是计算方法不对。(3)报价策略失误。这里包含的原因很多，投标公司应具体情况具体分析。对于以上分析得出的结果，投标公司应整理并归档，以备下次投标借鉴参考。(三)资料整理与归档无论投标公司是否中标，在竞标结束后都应将投标过程中的一些重要文件进行分类归档保存，以备查核。这样一来可为中标公司在合同履行中解决争议提供原始依据，二来也可为竞标失利的公司分析失败原因提供资料。通常这些文档资料主要包括：招标文件；招标文件附件及图纸；对招标文件进行澄清和修改的会议记录和书面文件；投标文件及标书；同招标方的来往信件；其他重要文件资料。 业管理招投标案例分析案例一北京回龙观“竞选”管家北京天鸿房产管理公司、深圳长城物业管理公司中标 1999年11月8日，由北京天鸿集团公司开发建设的全国最大的经济适用房项目北京回龙观文化居住区(一期)物业管理招投标活动在北京举行。北京天鸿集团公司房产管理经营公司和深圳长城物业管理有限公司在招标中胜出。北京面向全国招标物业管理公司，在全国是第一次；北京市副市长汪光焘、建设部住宅与房地产业司副司长沈建忠出席了竞标活动。本次天鸿集团物业管理招标活动，先后有来自深圳、重庆、西安和北京等地共计30多家物业管理公司报名，经过专家复评，最后选择了具有甲级资质的北京天鸿集团房产经营管理公司、北京燕侨物业管理有限公司、北京市望京实业总公司、深圳长城物业管理有限公司、深圳福田物业发展有限公司等5家技术力量较强、物业管理水平较高、社会效益较好的物业管理公司参加本次最终竞标。答辩会上，5家物业管理公司向评委介绍了公司的情况、物业管理业绩和对回龙观居住区物业管理的设想，并回答了评委的提问，最终北京天鸿集团公司房地产经营管理公司和深圳长城物业管理有限公司在激烈的竞争中以微弱的优势中标。目前全国房地产市场快速发展，竞争日趋激烈，许多开发商都将物业管理作为房地产项目开发的延伸，作为市场竞争的主要手段和品牌建设的重要组成部分。开发商北京天鸿集团公司董事长兼总经理李发增说：“此次招标正是要改变过去重建设轻管理、谁建谁管的旧模式，将开发建设与物业管理分开，不仅避免过去建管不分造成的责任不清、互相推诿给居民造成的困难和麻烦，同时也可规范市场竞争行为，从而推进物业管理市场化进程。”沈建忠在竞标会上指出：此次物业管理招标活动将对全国的物业管理工作产生很大影响，其意义首先表现在它打破了过去社会上一直认为在普通住宅、低价位住宅区无法进行专业化、社会化物业管理这样一个禁区，转变了某些人认为只有高档物业才能进行一流服务、一流物业管理的观念，普通住宅小区也同样需要一流的专业服务；二是这次招投标是在严格、公正、公平的原则下进行的，为全国物业管理招投标工作积累了经验，是有益的借鉴；三是有助于开发公司和物业管理企业转变经营作风，改进服务态度，提高服务质量，在市场竞争中树立和培养一批优秀的物业管理企业。案例二深圳市府物业找“管家”深圳市对政府办公大楼管理公开招标，从而迈出了市府物业管理专业化、社会化、科学化的第一步。主持招投标的深圳市机关事务管理局局长说：“以后，市政府办的物业将全部采取公开招标的方式让专业公司进行管理。此次向社会招投标活动是机关事务管理局为节省财政开支、深化机关后勤改革及进一步提高办公楼物业管理服务水平的一次实践和尝试。”案例三南京3000“高知”户聘“管家”在百家湖花园首次面向全国招聘“管家”之后，江苏省南京市龙江小区10幢高教公寓的16所高校的3000户高级知识分子家庭为花明白钱，也通过招标的方式寻找“管家”。江苏爱涛置业、星汉物业、南大物业、东海物业、养园物业等12家物业公司第一次打起了“价格战”。为解决南京高校教师住房困难的全国重点工程南京龙江小区10幢高校公寓于2000年4月底交付使用，占地约30万平方米，由南北两个区域组成。龙江高校公寓委托管理期限为3年。特别引人注目的是龙江高校公寓业主管理委员会在此次招标中明确提出，物业管理收费标价占招标总分的一半，标书占30分，答辩和企业信誉分别占10分。根据1999年12月8日出台的江苏省普通住宅区物业管理公共服务费等级收费暂行办法，住宅区物业管理公共性收费指导价即便是最高的5级，每月每平方米也就是0.5元。在上限已经很明确的情况下，南京的物业管理公司面临的就是拿出最有竞争力的价格来。招标书发出后，南京的很多物业管理公司第一次仔细测算起自己的成本来。江苏爱涛置业的总经理梁苏拉说，南京的物业管理市场才刚刚启动，老百姓对物业管理收费一向颇有意见，这次明确将收费标准作为硬杠杆，显然增加了物业管理公司的压力，比如爱涛置业要想在招标中获胜，就要拿出更具竞争力的价格来，降低一个收费等级，提高一个服务档次，势必要求各家公司物业管理人员一人多专、一人多岗，以降低企业经营成本。从长远来看，这对南京的物业管理行业无疑将起到积极的作用。附：南京两次物业管理招投标活动效果分析。1999年12月5日，南京百家湖花园住宅区就物业管理单位进行了招投标。2000年3月20日，南京龙江高教公寓又以招标的方式面向社会选聘“管家”。最终，两家物业管理公司取得了龙江高教公寓南北两大片区的管理权。南京市的这两次招投标活动推动了江苏，特别是南京市物业管理市场化的进程。1)百花湖花园住宅区招标概况(1)物业标的：在建，规划建设26，8万平方米，已建11万平方米，其中别墅3万平方米(已入住)。物业类型有别墅、高档公寓。设施基本齐全，维修基金基本落实。物业管理区域：一个。(2)招标范围：全国公开招标，公证部门全过程公证。(3)招标主体：物业管理主管部门受开发商委托，与开发商共同招标并运作。(4)投标方：深圳、上海、江苏等地的6家物业管理公司。(5)评委组成：建设部、北京、上海、深圳及高等院校、开发商等资深专家10人。(6)评标方式：专家综合评定，其中信誉调查由招标办随机抽查评分。(7)评分类别及权重：信誉(12)、标书(54)、答辩(34)(8)公共服务费确定：政府定价：别墅，3元(月平方米)；高档公寓，0.5元(月平方米)。(9)招标执行依据：借鉴其他省市经验。2)龙江高教公寓招标概况(1)物业标的：已建29.3万平方米，南北两片，即将入住率95以上。物业类型：经济适用型普通高层住宅，设施齐全，但车位、管理用房等不足，落实了维修基金；物业管理区域为2个。(2)招标范围：南京地区省、市物业管理企业投标，公证部门全过程公证。(3)投标方：南京地区省、市属12家企业。(4)评委组成：业主委员会、省主管部门、市物业管理协会、院校、企业等资深专家7人。(5)评标方式：借鉴工程招标方式，无底价竞标，专家评标，业主委员会最终定标，其中信誉调查由业主委员会随机抽查评分。(6)评分类别及权重：信誉(10)，标书(30)，价格(50)，答辩(10)。(7)公共服务费确定：政府指导价与市场调节价相结合，中标价为0.36元(月平方米)，业主委员会标底价为0.34元(月平方米)。(8)招标执行依据：中华人民共和国招标投标法，并借鉴其他经验。3)两次物业管理招投标的启示(1)物业管理市场化进程需要政府积极引导，规范行为。从整体上来看，江苏省目前物业管理发展还很不平衡，基本上处于单位垄断、开发商垄断、行业垄断的状况，未形成统一的物业管理有形市场和无形市场，不利于生产要素的合理流动。物业管理的招投标活动，迫切需要政府从适应市场经济发展的角度，积极培育和完善市场，包括建立物业管理招投标中介服务机构，在物业管理培训中增设招投标课程，有步骤地进行业主委员会主任培训等。同时，建立健全物业管理市场化的法律法规体系，制定规范统一的“游戏规则”，营造良好的市场交易环境。(2)增强业主自治能力，发挥开发商、业主委员会的作用。百家湖花园物业管理属前期物业管理招标活动，而龙江高教公寓则是以业主委员会为招标主体，并具体操作招标活动。业主委员会作为物业管理市场的主体地位得以明确，作用得以发挥，为业主委员会成为高教公寓的决策中心奠定了良好的基础。另一方面，随着住房制度改革的深入，购房者对房屋的增值及附加值要求越来越高。商品房已从过去简单的区位、面积、户型向环境和服务延伸。开发商开始重视自己产品的物业管理，通过市场竞争来改变“自建自管”状况，找到了提升产品的新卖点。(3)物业管理企业参与市场竞争的意识强烈。两次招投标活动，均引来数十家企业积极参与，踊跃投标，共同表现了对物业管理市场化的信心和决心。龙江高教公寓是全国有着特殊意义的住宅区，工程建设伊始，国务院领导就非常关注，省政府明确提出要将其建成“一流的建筑，一流的居住人群，一流的居住环境，一流的物业管理”的住宅区。高教公寓具有规模大，即将入住率高，业主素质高的特点。众多企业希望通过市场竞争，使自身经营上规模，达到提升企业服务水准和品牌的目的。同时，通过参与竞争，企业也看到了自身的差距，认识到今天的参与是为了以后走向市场打下基础。“以人为本”，“以业主为本”，为业主提供全方位的便利条件，提供因地制宜的特色服务，以其他收益弥补公共服务费的不足，是中标企业共同的想法。(4)需要引起重视和改进的问题：工程建设与物业管理脱节的现象依然存在。两个物业标的，均不同程度存在设施不足问题。如高教公寓自行车停放车位严重不足(设计每户1.8辆)，地下进出口太小，无汽车泊位，缺少物业管理用房，垃圾中转困难等问题，给物业管理带来先天不足的遗憾。物业管理属服务性行业，其招投标不同于工程、设备招投标。评标应侧重企业的信誉、业绩和标书中的方案质量、答辩的应变能力等，而将公共服务费报价单列作为评分类别，其权重