企业管理升级中若干问题的思考.doc

/smsp1982企业管理升级中若干问题的思考深入湖州蚕花娘娘蚕丝被有限公司企业实践报告2009年12月至2010年6月，根据学校关于教师深入企业参加业务实践活动的要求以及分院、教研室的具体部署，本人利用毕业班课程提前结束的空闲时间、寒假以及课余时间，分两个阶段，完成了为期7个月的以ERP项目实施为主要内容的企业实践任务，其中2009年12月至2010年2月为脱产实践（共3个月），2010年3月至2010年6月为半脱产实践（共4个月）。在半年多的企业经历中，接触并熟悉了企业在采购、销售、仓储、财务、人事、行政等方面的基础工作，认识了这些工作的内容、流程、特点与处理方式；重点熟悉了ERP软件，了解了软件的财务、供应链、人事、办公自动化、生产管理等模块的基本功能、应用原理与应用方法；接触并参与了企业ERP初级实施过程，在系统购置、财务应用、销售应用、采购应用、仓管应用等方面提出了建议，并帮助解决了一些技术问题；对企业管理、产品研发、业务开拓、产品营销等主体业务进行了深入的了解；融入企业员工集体并体会了企业创建与业务拓展过程中主要业务的工作内容、工作方法与工作策略，加深了对企业尤其对创业的感受。在整个实践与认识过程中，以下几方面的收获比较明显，感受也尤其深刻：一、进销存业务流程与表单设计蚕花娘娘的销售业务于2010年年初正式开始，浙江电视台、东方电视台等媒体的广告都已打响，对于伴随公司创业的任何一名员工，这都是一件令人振奋的事。同时，对于销售部等主要职能部门的各岗位人员来说，业务启动了，相关的管理与核算也就立即启动紧紧跟上了。初时，销售环节的业务流程设计稍有滞后，发货单开好了，但汇总表还没有定型，而且暂时主要由手工方式处理的业务流程规范也没有确立，尤其是销售与财务、仓库间的协调与衔接程序有点模糊，各类表单如订单、发货单、出库单等虽然已经使用，但各环节没有协调到位，显得有点匆忙。因为暂时业务较少，客服部的小王、小毛等暂时还能够凭借对总体业务的把握将思路理出来，但一段时间后，业务量扩大了，如果一直凭借人工记忆与电话联络，客服人员的精力就可能不够用了。销售订单与销售发货单以及销售发票的填制是销售业务核算的重要组成部分，订单流程、发货单流程等对会计核算有比较直接的影响。所以，当务之急是设计定型各类单据以及各项汇总表单，同时建立有序的表单传递路线。对表单的设计与汇总表的编制，作为实习生在以下方面提出了一些建议，并直接参与了一些表格的设计与制作过程：（1）建议协调各环节使用表单的项目、格式与流程，表单设计定型后不宜变动，同时确定表单传递路线，固定流程并严格按标准流程操作，为下一步应用供应链管理软件打好基础。（2）鉴于销售、财务、仓库地点分散，产品销售业务量必将扩大等特点，建议尽快启用软件来管理购销存各环节的工作。（事后引进并使用了金蝶K/3软件）（3）参与设计了比较规范的订单、发货单、销售发票的登记表与汇总表，并对表单中的指标数据公式的设计提供了技术指导，帮助制作了主体业务汇总表格，确定了其中的主要指标。在表格制作中，应用了EXCEL软件中加载项的功能，以及SUMIF、IF、COUNTIF等标准函数，建立起不同工作表的直接关联，解决了汇总指标数据的自动生成与实时更新问题。比较复杂的公式如：=SUMIF(团购订单!D3:D65500,完整被被芯,团购订单!H3:H65500)+SUMIF(代理商订单!D3:D65490,完整被被芯,代理商订单!H3:H65490)+SUMIF(自营订单!D3:D65500,完整被被芯,自营订单!H3:H65500)+SUMIF(样品领用!D3:D65500,完整被被芯,样品领用!J3:J65500)+SUMIF(内部销售订单!D3:D65500,完整被被芯,内部销售订单!H3:H65500)=SUM(IF(样品领用!$F$3:$F$65500=XDXR0904350001,IF(样品领用!$D$3:$D$65500=灯芯绒休闲小睡被,样品领用!$L$3:$L$65500,0),0)等等，这些公式既有连环嵌套等高级应用方式，又融入了程序设计的基本原理与典型技术，在此，运用这些技术可以说也是对利用EXCEL完成会计核算工作的知识与技能的挑战。二、金蝶K/3系统的功能与结构为提高企业管理水平，尤其是提高企业管理信息化水平，蚕花娘娘公司与湖州创源软件开发有限公司合作，引进了金蝶K/3软件，这是一个适合中型企业使用的ERP软件，也是本人这次下企业实践所盼望接触的主要内容。软件的主要性能与模块功能如下：1金蝶K/3产品的核心功能蚕花娘娘所引进使用的金蝶K/3 ERP系统，整合了企业内外部资源，为企业管理者搭建了完整的信息化管理平台，提供包括财务管理、供应链管理、生产制造管理、销售与分销管理、人力资源管理（HR）、协同办公（OA）、客户关系管理（CRM）、企业绩效等八大应用系统。其中，财务管理系统帮助企业财务管理从会计核算型向经营决策型转变，在满足财务核算的基础上，实现集团层面的财务集中、全面预算、资金管理和财务报告。供应链管理系统协助企业全面管理整个供应链网络，提供采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、进口管理、出口管理、质量管理等业务管理功能。生产制造管理系统帮助企业实现制造全面管理，对企业的产品数据、生产计划、能力计划、车间生产作业、委外加工等业务进行集成管理。销售与分销管理系统帮助企业建立基于销售网络的信息化系统，提供分销管理、门店管理、前台管理等业务管理功能。人力资源管理系统帮助企业实现战略人力资源管理。提供职员管理、考勤管理、薪酬福利管理等基础人事业务管理功能，以及组织规划、能力素质管理、薪酬设计、绩效管理、招聘选拔与培训发展、员工自助等专业人力资源业务管理功能。客户关系管理系统帮助企业对客户进行全生命周期，提供商机管理、服务管理等业务管理功能。2财务与供应链模块的主要功能软件的财务与供应链部分与目前学校开设电算化会计、ERP软件应用等课程内容完全一致，这是本人关注与学习实践的重点内容。这部分的主要功能如下：（1）财务会计模块的主要功能。提供以凭证处理为核心的财务核算系统，在凭证录入的基础上，自动生成各种分析账表，帮助企业减少重复工作，提高数据准确性、适时性、共享性。提供以固定资产卡片为核心的全面的资产管理，根据资产的不同折旧方法，自动计提折旧，并形成各种资产分析管理报表，帮助企业强化资源有效控制，防范减值风险。提供全面的工业企业成本核算及管理系统，围绕“费用对象化”的基本成本理念，与相关模块集成，通过费用归集、费用分配、成本计算实现实际成本处理的业务流程；在此基础上，建立成本预测、成本控制、成本分析和考核体系，帮助企业实现全面、科学的成本管理。 （2）财务管理模块的主要功能。提供面向单体企业和集团企业的全面预算管理系统，通过预算编制、调整，预算执行、控制、预算分析、预算考核评价，保障企业战略目标的实现。 提供全面的集团资金统一管理系统，以业务为中心、财务为核心，对资金计划及控制、资金结算、融资、存款、利息计算、资金报表、资金分析等进行一体化管理，实现企业资金的整体管理与调配。 提供统一的集团报表平台，通过报表平台建立统一规范的财务报告体系，帮助企业及时、真实、准确、快速的收集下属公司的各种管理报表并进行合并处理，同时通过报表平台提供多种财务业务分析数据，帮助企业分析决策。 （3）供应链管理模块的主要功能。金蝶K/3供应链管理系统面向企业采购、销售、库存和质量管理人员，提供采购管理、销售管理、仓库管理、质量管理、存货核算、进口管理、出口管理等业务管理功能，帮助企业全面管理供应链业务。其中：采购管理模块提供从采购申请、订单、收货/入库、退货到付款的业务管理功能，支持供应商、价格、批号等多种采购业务处理，帮助企业实现采购业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。 销售管理模块提供从订单、发货/出库、退货、发票到收款的业务管理功能，支持信用赊销、价格、折扣、促销等多种销售业务处理，帮助企业实现销售业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。仓库管理模块提供入/出库业务、仓存调拨、库存调整、虚仓等业务管理功能，支持批次、物料对应、盘点、即时库存校对等管理功能，帮助企业建立规范的仓存作业流程，提高仓存运作效率。3可供蚕花娘娘企业管理利用的其他功能（1）生产制造管理系统。金蝶K/3生产制造管理系统面向企业计划、生产管理人员，对企业的物料清单、生产计划、能力计划和车间业务等业务进行全面的管理。其主要功能一是生产数据管理，即通过BOM的有效期管理、工程变更管理、工艺路线的管理、结合工序替代处理、成本模拟、物料替代和PDM接口功能。二是生产计划管理，即提供支持多种生产方式的主生产计划和物料需求计划，结合粗细能力计划、生产预测管理、可按计划人员及物料范围设定的计划策略。三是生产任务管理，即提供从生产任务、投料与领料、生产检验与汇报，到产品入库、任务单结案等业务的全过程监督与控制。四是车间作业管理，即提供车间工序排产及产品加工任务的确定、分派、执行和流转等功能，结合计时计件工资，配置产品、联副产品与等级品的处理。（2）销售与分销管理系统。金蝶K/3销售与分销管理系统面向企业分销渠道，以销售计划为源头，以信息数据的聚合为基础，以资源的集中控制为手段，通过分销管理、门店管理、前台管理的高效运作，帮助企业建立基于销售网络的信息化系统，打造分销核心竞争力。其主要功能一是分销后台，即提供价格政策、分销销售计划的制定，订货、补货、发运作业的管理等。二是门店管理，即提供门店日常仓库事务处理，包括订货、入库、赠品、盘点等业务处理。（3）人力资源管理系统。金蝶K/3人力资源管理系统是基于战略人力资源管理思想进行设计和开发，适用于国内大中型集团企业，同时兼容中小型企业的应用需求，帮助企业实现基础人事管理、专业人力资源管理和员工自助等三个层面的应用。该系统的主要功能一是基础人事管理：提供组织规划、职员管理、查询报表、薪资核算、社保福利、考勤管理等功能管理模块，借助工作流驱动技术，规范基础数据，理顺组织流程，提高工作效率。二是专业人力资源管理，提供能力素质模型、招聘选拔、培训发展、薪酬设计、绩效管理等功能管理模块，围绕人力资源管理过程中的选、育、用、留四个阶段开展有效的管理工作（4）办公自动化系统。金蝶K/3办公自动化系统是实现企业基础管理协作平台的知识办公系统，主要面向企事业单位部门、群组和个人，进行事务、流程和信息及时高效、有序可控地协同业务处理，创建企业电子化的工作环境，通过可视化的工作流系统和知识挖掘机制建立企业知识门户。其主要功能一是行政事务，即围绕企业传统行政管理，提供会议管理、活动安排、信息反馈和员工意见库等功能。二是个人信息，即提供完善的个人事务管理能力，包含个人邮件、日程安排、待办事宜、通讯录等各方面。三是公共信息，即提供企业信息统一发布的平台，包括内部公告、档案、企业论坛、知识中心等公共信息，实现查询、订阅和发布等多种方式处理各项信息。 对蚕花娘娘来说，这些系统的利用与实施可能还是个较长远的计划，近期最关键的是将财务和供应链模块完整地用起来，并尽可能使系统在各部门各环节走得顺畅、平稳。三、ERP系统实施中的不足美欣达集团对于金蝶软件的应用已有多年的历史，但至今未完全确立对电子信息的信任，也就未摆脱对手工操作的依赖。集团财务部明确表示，对于正式凭证单据只以书面稿为确认依据，而不能仅以电子稿为处理依据。从多次对于美欣达辖下的多个公司或部门的管理情况的考察中了解到，集团公司虽然在不同公司多个部门的多个生产经营环节应用了若干个软件或软件模块，但对这些资源的利用深度仍然有限，不同软件的数据衔接问题还未完全解决，提高企业管理效率的潜力仍然很大。其中，众多的信息化资源只是在方便相关人员查询所需业务数据方面起到了一定的作用，这不得不让人感觉到现代企业在现代化手段应用方面仍然存在着太多的顾虑、不足与无奈。从2010年1月中旬开始，蚕花娘娘公司开始实施以财务为基础、以供应链为主线的初级ERP项目计划。这次安装使用的是金蝶K/3系统的供应链部分的采购、销售、仓储、存货核算等模块，加上原已使用的财务模块，已构成了财务业务一体化的系统应用框架。从初步建立的系统状况以及开始形成的部门关系来看，能否将这些模块很好地用起来，还须过一段时间才能确认。其实，初级实施阶段公司所选择安装的软件以及对涉及部门工作所提出的改进要求来看，暂时只是对软件系统原已应用的部分功能的扩展，目前还不能称之为ERP。从初期状况看，软件安装既没有周密的计划，也没有系统的实施进程安排，如此，也就很难实现流程再造之类的革命性提升了。所以，从信息化工作的整个过程看，这次实施算是一次中度的软件升级与功能扩充。从蚕花娘娘（包括美欣达集团）管理信息系统初期实施过程与应用状态来看，其管理信息化工作在以下方面还有待改进：1软件系统与手工两套账并行工作，效率比较低下。公司上层对软件内在数据的认可不够大胆，转而要求各岗位在操作软件的同时，用手工方式与规程完成书面的材料制作与编报。这就使得各岗位人员在软件系统内进行规范操作的同时，不得不用传统处理形式再重做一遍，诸如订单、发货单、入库单、出库单等，都必须在软件系统内填报审核的同时，再填写一份书面的表单，人为地增加了职员的工作量，降低了工作效率。2各部门（人员）对信息化的认识与要求各不相同，步骤与目标不一致。由于缺乏有力度的统一的部署与规划，也没有对全员进行相关的培训，各部门人员对信息化的认识各不相同，有些岗位人员（如财务部会计）对信息化的理解很简单，甚至认为装好软件是主体工作，同时简单地认为完成软件系统初始化即是实现了信息化。而采购部由于之前的业务手续不很规范，软件上马后涉及流程改进的工作量可能会很大，个别人员对信息化有点担忧；销售部的部分人员对系统实施有比较高的期望，但公司所采纳的并不完善的实施原则与目标使一些职员的积极性受到了影响3对业务流程的改造不够重视，在软件与现有流程的矛盾中处处迁就。蚕花娘娘的业务尚处于起步阶段，无论是购、销、存环节还是行政事务都没有形成固定的或标准的流程，从原理上讲，公司应该乘这次信息化改造之机建立起内部业务的标准流程，同时对原来不够完善的流程进行适当修正，尽管流程管理早在一个月之前就摆上日程作为内部管理的重点工作来考虑，但公司高层没有抓住或尚未明确要抓住这次管理升级的机会。4缺少对管理全局的统筹考虑。虽然说美欣达是上市公司，在本地也算是一个小有名气的新兴的现代企业，其内部管理也有自己的规范与特色，但近距离接触后，发现细节问题也随处可见的。尤其是集团公司习惯于将业已成型的管理模式简单地套用到新建公司头上来，这是很不可取的。四、对美欣达企业管理制度的认识蚕花娘娘公司创办的时间不长，但相关制度却非常健全，由于企业存续时间短，这些制度中的某些条文尚未得到企业管理的验证，但这并不妨碍对这些制度及其制度背后的企业管理的规范性与严密性的判断。以下摘录几段不同管理制度中的内容：1考勤管理办法中明确规定：“公司实行考勤刷卡制度，员工每工作日上午上班与下午下班均应认真自行刷卡。对于外出办公当天不再返回公司（或无法预计当天能否返回公司）者，在外出办公前应主动刷卡。”“考勤由行政部统计。因员工个人原因忘刷卡者，一次或一天当中两次忘刷卡，扣发当月全勤奖的50%，两次（不在同一天）忘刷卡，扣发当月全勤奖，三次以上忘刷卡者通报批评。”“员工因故不能上班，须办理请假手续，请假手续必须在假期发生前办理完毕。请假者事先填写员工请假单（附件1），按批准权限上报审批，各级领导签核后将员工请假单交到行政部保存备案。”“如遇不可抗力等特殊情况，请假者不能在请假时间发生前办理请假手续的，应在上班开始前一小时内电话征得直接主管同意，并于假期结束返岗半天内补办请假手续。未经批准自行休假的，统一按旷工处理。”以上条文可见，蚕花娘娘的考勤制度非常严格，与作为事业单位的本校情况相比，某些方面近乎于苛刻了，公司管理层也曾稍稍放松过考勤管理，但放松后员工出勤特别是在勤方面容易出现一些问题，正常的工作秩序也就无法保障了。看来，严谨有序的运转是需要制度来约束的。从我校毕业应聘在蚕花娘娘工作的几位学生都表示，公司的考勤制度太严了，一开始都感觉适应不了，一段时间之后也就适应并理解了。可见，学校在对学生的考勤等方面的制度约束是比较宽松的。对此，为使学生能很快适应企业的运转形式，在校时还是管理得严格一点好。2办公物资管理办法中有这样的条文：“办公用品及耗材原则上每月申购一次，各部门由秘书负责统计本部门采购需求，填写常用办公物资申请表，并于每月25日前交行政部汇总，统一采购。”“各部门因工作需采购的相关物品应当填写物品申购单，采购物品总价在500元以下或者急需物品由部门负责人审批签字即可，500元以上需报总经理审批签字方可采购。”“办公物品的采购需遵循经久耐用、精简节约的原则，在不妨碍正常办公的条件下行政部有权对各部门提出的采购需求做调整。”“对使用期限内必须以旧换新的办公设备、办公用品，损坏件必须拿到行政部报销后重新申领。”可见，公司在节约、保障原则下，对办公用品采取了比较严密的管理手续与比较严格的管理措施，这既是节省开支提高盈利能力的需要，也是保证公司管理秩序的要求。3文书档案管理办法中的条文：“所有来文均由行政部登记签收后，分别交直接领导拆封，在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口被撕应拒绝签收；”“凡是不能确定收文部