应聘岗位行政助理.doc

应聘岗位：行政助理摘要：以行政助理这一职务为例阐述有效的面试沟通技巧。首先要求面试者应从以下方面着手做好面试前的准备工作：要对行政助理工作有具体的了解，要对你所面试的公司要有个大概的了解，公正地组织好个人资料，做好个人形象设计。其次，面试过程中的注意事项：1准时赴约；2入座礼仪；3自我介绍的分寸；4自信对答。相信这会让面试者在求职道路上达到事半功倍的效果。关键词：组织能力 综合素质 举止得体 注意事项对于所有刚刚走出大学校园的大学生来说，他们毫无社会经验、工作经验，要找到一份合适而满意的工作可以说难之又难。因此，面对严重的就业形势，面试成为大学生获得工作机会的一个重要途径。而如何充分把握面试这一小平台来展现自我就显得更为重要。但往往大多数大学生在这个过程中都会感到不知所措，或者做得不好，使自己在求职中不能充分展现自己，失去了宝贵的就业机会。就此，我根据自身的经历，以行政助理这一职务为例阐述有效的面试沟通技巧。对于刚毕业的大学生往往都会向往进入一家大公司作一名行政文员， 每天出入高级的写字楼， 与众多能干而又很有活力的人一起工作。但大公司在招聘行政文员时往往有很多要求， 除了工作能力方面的要求外，还会许多柔性的要求，而这些柔性的要求大都是通过面试表现出来的。这就要求面试者要在面试中能很好的表现自己，充分尽量展现自己的个人魅力。所以面试者要做好十足的准备，首先应从以下方面着手做好面试前的准备工作：（一）既然决定面试行政助理工作，就要对行政助理工作有具体的了解：行政助理的能力要求：行政助理要达到熟练准备统计报表、书面报告的能力以及具备一定管理方面的演说能力。它要求行政人员要熟练掌握一定电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint等办公软件的运用，以及创建多种专业文件的能力。还应具备分析性思维，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，同时要对公司的发展和表现进行逐步地监控，对公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思，。行政助理需要有非常好的组织能力，善于沟通，使自己成为员工和领导之间的桥梁，及时完成领导交办的任务， 既要服从领导， 又要善于发现问题，主动解决问题。传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。凡事要站在公司的立场，为公司着想。行政助理的职责：不同行业的行政助理有不同的职责，但其大致上的主要职责是：1、负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档；2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理；4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作；5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；7、组织公司各种活动的策划；8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。（二）要对你所面试的公司要有个大概的了解 在什么公司面试就应该多了解与该公司相关的业务，因为很多公司在招聘新人的时候，几乎都会问到同一个问题：你对我们公司了解多少？如果回答“我还不了解你们公司”，对获得这个职位的想法将是一个致命的打击。没有哪家公司喜欢对自己一无所知的人成为自己公司的一员，至少他觉得你并不真的看重这份工作。所以为了更好应对面试，我们必须做好万全准备。花点时间在网上或图书馆里查阅有关这家公司的情况。，尽可能地多了解公司的情况，包括它的产品、规模、收入、声誉、形象、管理、员工、技术、历史以及所信奉的企业文化等，认真准备招聘人员可能提出的问题。一定要做到有备而来。（三）应客观公正地组织好个人资料预备好学历证书、技能证书（如外语水平证、计算机等级证、所学专业技能等级证等）、荣誉证书、个人简历等反映个人信息的资料，以达到认清自己，做好谋职定位的目的。同时，要填好应聘表。填写时应根据要参与应聘的岗位有侧重地填写自己在校的经历、所学课程、对知识的把握程度、爱好及特长等。这从一个侧面显示了一个应聘者的综合素质和志在必得的参与认真程度。这不仅是一个行政人员办公能力的很好体现，同时也是行政人员细心程度的体现。（四）做好个人形象设计形象主要是针对面试时的衣着、修饰做准备。一般面试者应当提前一两天做好着装准备，以免一切都是新的而影响发挥。一般不要穿着太过于华丽，要庄重，切忌不要给人轻浮的感觉。我们的衣着要从应聘的岗位考虑，我们都知道一般行政人员的形象往往是一个公司形象的体现，因此我们要从维护公司形象的角度出发，做到仪表大方，举止得体。穿而着前卫、浓妆艳抹，尤其男生戴戒指、留长头发等标新立异的穿着与行政文员的身份不符，给招聘人员的印象也不太好。一般说来，女性的着装要大方得体，应注意服饰整体配，以简单朴素为 主,女性最好化淡妆,不要穿金戴银以示庄重。男性的着装以正式的西装为宜，领带要打端正，领带夹应夹在衬衫的第三与第四个扣子中间的位置。袜子颜色最好配合西装的颜色。还要注 意自己的修饰及一些细节：出门前要仔细检查一遍自己的整体仪容是否整洁，扣子、拉链是 否扣好、拉好，衣服是否有破损或者褶皱，鞋子是否干净光亮。外还要注意个人卫生，除了 当天脸部清洁外还要特别注意耳朵、脖子等部位的清洁和指甲的修剪。切忌小看这些细节，它们很可能都对我们的面试起到举足轻重的影响。总之，我们在形象上应给招聘人员留下大方、干练感。其次，面试过程中的注意事项：1准时赴约。一般来讲，比原订时间早分钟到达面试地点较好，以示求职的诚意， 给对方以信任感,切不可让招聘人员等候。同时也可调整自己的心态，作一些简单的仪表准备，以免仓促上阵。倘若因故迟到了，一定要道歉并说明原因，以征得对方的谅解,否则会给 招聘者留下不好的印象，甚至会丧失面试的机会。2入座礼仪。面试者要注意自己在面试中的礼仪问题，也就是办公室面试面试礼仪。因为行政文员的形象和礼仪往往代表公司的形象，所以这一点必须要在面试中充分注重体现。进入面试房间前应先敲两下门，得到允许后再进去，然后向对方行点 头礼或者鞠躬礼后再关上门。开关门动作要轻，以从容、自然为好。在用人单位没有请你坐下时，切勿急于落座。用人单位请你坐下时，应道声“谢谢” 。坐下后保持端正姿态，两手自然轻放在膝上，两腿并拢，身体可稍稍前倾。同时，面试者入座以后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。3自我介绍的分寸。文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在做自我介绍时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。如果面试者说话颠三倒四，语意不清，容易让人觉得无法担当大任或是语言虽然动听，但华而不实，缺乏诚意，都不是成功的表达。同时，不要象背书似的把简历上的内容再复述一遍，那样只会令主考官觉得乏味。做好前二分钟的自我介绍往往是面试成败的关键，因此，时间控制十分重要。只要用舒缓的语气将简历中的重点类容稍加说明就可以了。如主考官想深入了解某一方面时，你再作介绍。切忌将自我介绍进行得时间太长，让考官产生厌倦感。4自信对答。行政助理一职很考验人的应变和处事条理。所以在回答问题时要辩证分析，多维答题。回答问题不要陷入绝对的肯定与否定，应多正反两面考虑。所以要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。 同时还要冷静思考，理清思路。 一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。即便是招聘人员所提问题与你事前准备的题目有相似性，也不要在招聘人员话音一落，立即答题，那给招聘人员的感觉可能是你不是用脑在答题，而是在背事先准备好的答案。如果是此前完全没有接触过的题目，则更要冷静思考。磨刀不误砍材工，匆忙答题只可能会不对路、东拉西扯或是没有条理性、眉毛胡子一把抓。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果会更好一些。4行为举止。在面试过程中要保持举止文雅大方,谈吐谦虚谨慎,面带微笑，体现文职岗位对应聘者的亲和力的要求。对方给你介绍情况时，要认真聆听,在适当的时候点头或适当提问。回答问题时，眼睛要适度的注意对方，口齿要清晰，声音要适度，答话要简练。一般情况下不要打断考官的问话或抢问抢答，否则会给人急躁、不礼貌的印象。最后，在面试结束后，也要记得礼貌离开面试场