档案中级考试大纲内容.doc

第一部分 档案概述一、档案的定义（一）档案定义的表述：是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。（二）档案的形成条件：、办理完毕的文件才能作为档案保存；、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文体的文件；、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。（三）档案的形式：记录内容的方法分为：文字、图象、声音、数码；（三）档案的本质属性：原始记录性。 档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。档案以兼具原始性和记录性于一体的特点，区别于其它资料。二、档案的种类（一）公务档案与私人档案：归属权与所有权（二）历史档案与现行档案：形成时间与作用角度（三）文书档案、科技档案与专门档案：最为普遍（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案：官方。1949年中华人民共和国成立以前的，由中国共产党及其所领导的军政档案为革命历史档案；1994年10月1日中华人民共和国成立以前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案为旧政权档案。三、档案的价值（一）凭证价值：1、是由档案的形成规律和档案自身特点所决定；2、从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的，是令人信服的历史证据；3、从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手稿。（二）参考价值（情报价值）:档案是第一手的资料，它对各方面都具有参考作用，它的这种可靠的广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值参考价值，也叫情报价值。（三）对档案真实性的辩证理解：对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，它在反映历史活动的客观真实的，也比其它资料可靠。另一方面，就每一份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。所以档案工作者必须坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，对档案内容即不能毫无分析地一律相信，也不能因为某些档案内容有问题，就简单地视为无用和有害材料，予以销毁，或将其“改造”成反映现实观点的档案，影响了档案的研究使用价值。所以在日常工作中，要对档案的真实性进行辩证理解，特别是在提供利用方面必须审慎从事，以便合理发挥档案作用。（四）实现档案价值的规律性、档案价值的扩展律：由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案的价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律；1、由于价值主体扩展而导致的价值规律扩展。这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围成拓宽趋势，导致档案价值的扩展；原因：档案作用从形成机关扩展到全社会及档案机密程度的递减；2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展呈现出档案价值的多元性特征；不仅用于与其相应的活动，而且可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想；了解档案的价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用；具体表现在：一是，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；内部档案机构一方面要服务本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案的第二价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展；二是，确定合理的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适用不同时期档案价值实现的特点和要求；三是，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性；四是，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；同时制订和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密扩大利用范围；五是，树立服务观念，依法积极开放档案资，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的利用领域，适时推进档案价值的合理扩展；、档案价值的时效律：是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后降低或丧失了价值；这一规律可称为档案价值的时效律。一是，档案与利用者需求之间关系的时效性；二是，档案价值形态的时效性；了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚丧失部分或全部价值。、档案价值的条件律：档案的利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件；当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的；在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值，各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律；一是，社会环境社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响；二是，社会档案意识人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”；社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关，社会档案意识对档案价值实现的影响主要表现在：第一，档案利用需求 第二，档案利用政策 第三，档案服务观念三是，档案管理水平其高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性；如作好利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现；四、档案的作用：1、行政作用（资治作用）；2、业务作用；3、文化作用（是民族文化的集中体现、是历史文化的积累、是历史文化传承的手段、是文化创新的基础）；4、法律作用（是档案凭证价值的集中体现）；5、教育作用（以历史性、直观性、原始性成为教育的重要材料）。第二部分 档案工作概述一、档案工作的概念和内容:概念：指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。 内容：1、收集；2、鉴定；3、整理；4、保管；5、编目和检索；6、编研；7、利用；8、统计。二、档案工作的性质: 管理性、服务性（条件性）、政治性论述档案工作是一项服务性的工作：1、从档案工作同其它工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。通过管理和提供档案为各项工作服务，是档案工作的特点之一；2、档案工作为各种工作活动服务，是社会分工的需要和人类文明发达的结果；3、档案工作能以其专业管理的成果为社会服务，这正是档案工作的光荣职责和艰巨任务，说明它是一项不可缺少的重要工作。三、档案工作的基本原则: 统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。1、1956年4月16日国务院颁布关于加强国家档案工作的决定确立了集中统一管理国家档案；2、1959年1月7日，党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理；3、档案法“统一领导，分级管理”的含义：这是我国档案工作的组织原则和管理体制，其基本内容可概括为如下三方面：1、加强党和政府对档案工作的统一领导，统一地管理国家全部档案以及党政档案工作。2、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理。3、全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。“维护档案的完整与安全”的含义：这是档案管理的最基本要求，只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整有两方面含义：1从数量上要保证档案的齐全；2从质量上，系统性方面要维护档案的有机联系。维护档案的安全也有两方面含义：1是保证档案管理的物质安全；2是保证档案的政治安全。“便于社会各方面的利用”的含义：这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。论述档案工作原则三方面内容的关系：1、原则是什么；2、互相联系、互相作用；3、A是B、C的条件，A、B是C的条件，A|B是手段，c是目的；4、没有A和B，就没有C的组织保证和物质基础，离开C，实行A和B便失去意义和方向。所以要全面地理解和贯彻执行档案工作的基本原则。四、档案工作的管理体制：中国实行“统一领导、分级管理”的集中式管理体制,由中华人民共和国国家档案局主管全国档案事业,统筹规划，组织协调，统一制度，并对中央和国家机关各部门、全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市档案局的工作进行监督和指导。县级以上地方各级档案局主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。五、档案馆（室）的性质与会务（一）档案馆1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务：定义：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。性质：是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。1、从档案馆管理的对象来看是各种活动的原始记录；2从档案馆的活动方式和工作成果来看，是一种研究性的工作；3从档案馆机构及其社会职能来看，是一种文化事业单位。基本职责：集中统一地管理档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为社会需要服务。具体任务：1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案及有关资料，科学管理；2开展档案资料利用工作；3参与编修史志的工作。2、档案馆类型：中央级档案馆：1中央档案馆；2中国第一历史档案馆（明清）；3中国第二历史档案馆（民国）。地方档案馆、专业档案馆、单位档案馆。（二）档案室1、档案室的定义与性质：定义：是各组织统一保存和管理配单位档案的内部机构，是整个机关组成部分。性质：具有参谋和咨询性质的专业机构。具有机要性质的部门。 2、档案室的作用与任务：作用：1、是单位内具有参谋和咨询作用的部门；2、是整个档案工作的基础。基本任务是统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体任务是1、对本单位归档工作进行指导监督；2、接收保管本单位各部门归档文件，科学管理，同时收藏和管理有关资料，配合档案提供利用；3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。3、档案室的类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室（档案信息服务中心）。（三）档案行政管理机构1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责：定义：是党和国家指导和管理档案工作的部门。性质：既是党的机构又是国家机构。基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管僵档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。管事不管物。2、档案行政管理机构的具体任务：1、指定档案工作规章、办法以，建立国家档案工作制度；2、指导和监督各机关团体等单位的档案工作，规划和筹建档案馆；3、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；4、组织和指导档案工作业务交流，专业教育和档案科学研究。第三部分 档案法制与职业道德一、档案法律的特点：直接性：同其他非行业性的立法相比，档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面，具有直接性的特点； 具体性：指档案法内容的具体；综合性：指档案法律所提供的，调整与档案和档案工作相关的行为的手段，并不是单一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事处罚手段等多种手段，具有综合性的特点。其与档案行政法规、行政规章的关系：区别：1、制定的主体不同；2、行为约束力不同；3、调节对象不同；联系：1、制定与实施的根本性目的是一致的；2、从两者的发展历史来看，都是相互影响、相互促进的；3、均在宪法规定的柜架范围内制定和实施。二、档案法的主要内容：总则：1立法宗旨；2、指明了由国家管理档案财富的范围；3规定了应承担保护档案的义务；4、档案事业应列入国民经济和社会发展计划；5、档案工作的基本原则。档案机构及其职责：各级档案部门、档案人员的基本职责；档案的管理：立卷、归档、移交、利用、鉴定、保管、交换、转让、出卖等。档案的利用和公布、法律责任和附则等。三、档案法的属性特征、作用、施行原则、和施行方式：属性特征：、具有所有国家立法的共同特征社会性；不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。、具有一定的纲领性和创建性，1996年修改后的档案法所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性。、民主性，该法律是在科学地总结档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的。、强制性，需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家通过强制力来保证施行的。作用：档案法律的作用是一个关系范畴，它体现着档案法与其调整、规范的对象之间的相互关系。具体表现为： 1、是建设和发展档案事业的法律保障； 2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据； 3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段； 4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具； 5、是加强我国档案行政工作的法律依据。施行原则：在社会实践活动中，贯彻执行档案法必须坚持1、施行档案法要以事实为依据，以法律规定为准绳；2、必须坚持法律面前一律平等的原则。施行方式：1、档案法律的遵守2、档案法律的适用四、档案行政法规的概念、种类和属性特征：概念：指由国务院依法制定的各种档案行政管理规范性文件。含义：1、国务院；2、普遍约束力；3依据宪法、法律。种类：1、对档案事务作全面系统的规定文件国务院关于加强国家档案工作的决定2、对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件机关档案工作条例3、对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件关于开放历史档案的几点意见。属性1、权威性和命令性。档案行政法规同国家的档案法律一样，都是国家意志的体现；2、直接性现实性。是国家管理全国档案事业的重要依据和手段之一，其内容具有明显的直接性和现实性特征；3、稳定性和动态性，同国家的其他行政法规一样，档案行政法规也是在相对稳定的状态中不断变化和发展的。特点：1、制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点；2、制定必须具有历史的继承性与发展性特点；档案行政法规必须以档案法律为依据，随着档案法律的变更和发展而变更发展的。五、档案行政规章的概念、性质和类型：概念：部门规章和地方规章。部门规章是国务院各组成部门根据法律和行政法规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称。性质：1、从属于国家的档案法律和行政法规；2、具有普遍的或特定的适用性；3、之间的协调一致性，避免相互矛盾。种类：按内容分1、立法性（条例规定）2、解释性（实施办法）按效力分：1、必须遵守；2、参照执行。六、知识产权的基本概念、分类、我国涉及知识产权保护的法律概念：知识产权是指人们对于自己的智力活动创造的成果和经营管理活动中的标记、信誉依法享有的权利。知识产权是一种无形财产权，它与房屋、汽车等有形财产一样，都受到国家法律的保护，都具有价值和使用价值。有些重大专利、驰名商标或作品的价值也远远高于房屋、汽车等有形财产。分类：、版权，是指著作权人对其文学作品享有的署名、发表、使用以及许可他人使用和获得报酬等的权利、工业产权，包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利、商标、服务标记、厂商名称、货源名称或原产地名称等的独占权利。涉及知识产权保护的法律：专利法、商标法、著作权法七、专利权的定义与分类、商标的定义、专利权和商标的申报程序、专利权和商标权的保护时效专利权定义：是发明创造人或其权利受让人对特定的发明创造在一定期限内依法享有的独占实施权，是知识产权的一种。我国于1984年公布专利法，1985年公布该法的实施细则。分类和保护时效：发明（年）、实用新型和外观设计（年）三种。申报程序：申请发明或者实用新型专利的，应当提交请求书、说明书及其摘要和权利要求书等文件。申请外观设计专利的，应当提交请求书以及该外观设计的图片或者照片等文件，专利局收到专利申请文件之日为申请日。如果申请文件是邮寄的，以寄出的邮戳日为申请日。1初步审查。2早期公开。经初步审查认为符合要求的，自申请日起满18个月，即行公布。3实质审查。发明专利申请自申请日起3年内，专利局可以根据申请人随时提出的请求，对其申请进行实质审查；申请人无正当理由逾期不请求实质审查的，该申请即被视为撤回。专利局认为必要的时候，可以自行对发明专利申请进行实质审查。4授权登记公告。发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，由专利局作出授予发明专利权的决定，发给发明专利证书，同时予以登记和公告。发明专利权自公告之日起生效。 商标权定义：是指商标主管机关依法授予商标所有人对其注册商标受国家法律保护的专有权。保护时效：年；申报程序：、提交商标注册申请所需提交的资料。 、受理商标注册通知， 、审查， 、登报公告 、 注册 ，商标注册申请被核准后，便会把该商标的详细资料记入注册纪录册，并向申请人发出注册证明书。 著作权定义：是指作者和其他著作权人对文学，艺术和科学工程作品所享有的各项专有权利。它是自然人，法人或者其他组织对文学，艺术或科学作品依法享有的财产权利和人身权利的总称。版权定义作者或出版者对其作品享有的法定权利。非经同意，他人不得出版或作更改。五、档案职业道德的特点、含义和内容：特点：1、鲜明的职业性；2、存在方式的具体性3、形成过程的连续性和继承性。含义：指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，具有鲜明的时代性与历史性、职业性与具体性、社会性与阶级性。内容：1、忠于职守，爱岗敬业。应当尽到保护、管理档案的义务，为用户提供优质信息服务的职责，对档案事业倾注更多爱心；2、遵纪守法，严守机密。保护国家的安全信息利益及集体和公民个人的隐私，不得销毁相关档案文件，应珍视国家和社会给予的特殊信任，不得利用职务之便，为自己或他人谋取私利，自觉养成良好的职业保密习惯；3、博学进取，公正服务。提高档案知识水平，工作能力，专业水平等方面的基本素质，不仅是从事档案工作的必要条件，也是档案工作者职业道德规范的重要内容之一。应尽可能为所有合法的档案利用者提供公正的服务。应与档案专业和其它专业工作人员合作，促进世界文化遗产的保护和利用。六、档案职业道德修养：、树立档案职业道德理想和职业道德义务、陶冶档案职业道德情感践行职业道德行为、拥有良好的档案职业态度与职业良心，、怀有档案工作的职业荣誉感和职业尊严。档案工作者只有切实加强自身的职业道德修养,才能使自己的职业行为符合档案职业道德的要求,将应该遵循的规范内化为自觉自愿、自然而然的行为，从而塑造档案工作者良好的社会形象，体现出档案职业的职业荣誉与职业尊严，履行好自己的职业使命，为社会做出应有的贡献。七、档案法作用：1、是建设和发展档案事业的法律保障； 2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据； 3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段； 4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具； 5、是加强我国档案行政工作的法律依据。第四部分 全宗一、全宗的概念、性质概念：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。性质:、不可分割性。全宗是一个有机整体，全宗具有不可分割性，除个别情况外，同一全宗不能分散，不同全宗的档案不能混杂。、客观性。全宗是一定历史活动中形成的，全宗这种整体具有客观性。、整体性，全宗的整体性是由其内部成分中多维的历史联系所决定的。、稳定性，全宗是以一定的社会单位为基础构成的，全宗这一含义说明了特定的档案整体的来源和界限以及全宗单位的相对稳定性。二、全宗理论对档案管理的意义1、档案必须按全宗来进行整理。一个全宗的档案不容许分散，不同全宗的档案不得混淆。按全宗整理档案，它符合档案形成的特点与规律，全宗是组成国家全部档案的基本单位；全宗在档案整理工作中有重要的地位，它对档案的管理有重要的组织作用；全宗为档案的提供利用奠定了基础；全宗是对档案进行科学管理必须遵循的原则。2、全宗不仅是一个名词，它是一条原则，一种理论。全宗理论的产生对档案工作产生了巨大的影响，其形成是有一个过程的，它是在档案管理不断扩大的过程中形成的。全宗理论的发展与完善，既可促进档案科学管理水平的提高，又能逐步丰富档案学研究的内容。三、全宗的构成条件及划分构成条件：形成全宗的机关、组织称为“全宗构成者”或“立档单位”。构成条件：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会记单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。其中最基本的是第一个条件。划分：按形成全宗的单位和全宗内容的性质分为组织全宗和人物全宗；按全宗的范围和构成方式分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集。其中独立全宗是典型的、大量的，其他为全宗的补充形式。划分原则1、全宗是一个有机整体具有不可分割性；2、全宗是在一定的历史活动中形成的，具有客观性；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。区分全宗是档案管理工作中的重要环节。 四、全宗理论的发展全宗理论是苏联对来源原则的丰富和发展，建立了层次分明的全宗概念体系，明确规定每一种概念的定义，清晰地展示了全宗理论的层次性和整体联系。我国的全宗理论是借鉴苏联模式的的基础上逐步形成的，一是明确提出了全宗的定义和基本含义；二是明确提出了全宗的构成条件；三是明确提出了划分全宗的主要标准； 四是明确提出全宗群概念，维护全宗之间的有机联系，全宗群具有维护相同类型全宗的不可分散性，保持文件在更大范围历史联系的作用。第五部分 外国档案管理基本要求：了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆熟悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体制掌握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则一、外国文件管理（一）文件生命周期理论：1940 美国 菲利普 布鲁克斯 最早提出20世纪40年代 文件中心 新型文件管理机构 美国1950 英国论敦 艾利斯 三阶段论 现行暂时保存永久保存80年代 阿根廷 曼努埃尔巴斯克斯文件选择周期研究基本内容：1、文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；2、由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；3、文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。重要意义：1、准确地揭示了文件运动的整体和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础；2、准确揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；3、准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互地相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。（二）文件管理的含义与文件管理职能：含义：指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。三个共同点：1、都是以文件的整个生命周期为基础；2、对文件 管理的表述都体现了文件 生命周期的阶段性；3、都是以经济和有效为前提。职能：1、运用现代信息管理原则和技术，减少文件的数量；2、在机构的现行工作中，注意妥善保管和使用文件，有效开发信息处理系统；3、在现行工作中不再需要的文件移至文件中心妥善保存；3、为半现行文件提供有效的咨询服务。（三）外国文件管理机构文件中心：是一种不同于登记室的文件管理机构，它不是机关的内部机构，往往独立于机关之外，属档案系统。最早出现在美国。性质：过渡性的半现行文件管理机构，处于文件形成单位和档案馆的中间位置。任务：有效保管；2、优质高效服务；3、最终处置，移交或销毁。业务：接收、保管、借阅、处置。优越性：1、经济实用；2、交接简便；3、三个不变。形成机关所有权、文件原整理顺序、保密规定；4、服务快捷；5、安全保管；6、保证进馆质量。二、外国档案管理（一）外国档案鉴定理论与标准1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准：1901年德国的迈斯奈尔提出，其鉴定标准可以概括为两方面内容：一是档案内容 二是档案来源迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断并设定了具体的禁毁年限，使得历史档案得以保存；其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则和标准，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，在理论和实践上均有重大突破；再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准，强调应以档案固有的行政关系背景，即形成机关在政府结构中的地位、机关职能与上下级职能之间的关系等方面综合考虑；1从案卷内容考虑的鉴定标准第一，关于国家不动产权利的案卷是永久而且无论任何形式都要保存。第二，关于私人权利或非国家级公共权力的案卷，一般只留下保存有重大意义的部分，有助于认识典型事件经过或重要权利的部分，以及有关某些特殊人物的部分。2从案卷来源考虑的鉴定标准第一，每一个机关都特别重视有关该机关本身行政任务的案卷。第二，总卷主要是在中央机关保存。第三，中级机关的案卷，只要它是有关各该机关本身的行政，而不是有关上级和下级机关之间的承转，都要保存。第四，下级机关的特殊案卷，只要它是该机关本省行政活动的产物，都是重要的。第五，法院的诉讼案卷，只要从中能看出持久的权利和制度的部分才加以保存。2、美国档案鉴定理论与标准：他们通常采用谢伦伯格的双重价值论，将档案文件的价值划分为第一价值和第二价值。1文件的第一价值文件的第一价值是指文件对其形成部门工作事务的有用性。其作用分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值以及科技价值。(1)行政管理价值首先，它是档案工作者最关心的一种价值。评价时，档案工作者首先要考虑行政管理级别，该机关权力的大小以及所履行的职能对研究工作的意义。其次，要考虑现行性。来源机关使用的频度和目的是识别文件行政管理价值的标志。第三，考虑必要的工作文件。必要工作文件是有关主体行政工作必须的文件。个可靠第四，考虑政治和公务的联系。一份文件如果能说明一个机构所追求的理想，就是有价值的。（2）财务价值具有这种价值的文件是与各种财务方针和财政事务有关的文件。(3)法律价值档案可以用来证明公民个人的法定权利，以及财产权和职业权益。(4)科技价值科技文件的鉴定，通常由专家担任或在专家指导下进行。2文件的第二价值它包括证据价值和情报价值(或研究价值)。 (1)证据价值：指文件在脱离现行期以后，作为形成部门组织结构、职能、工作程序和结果凭证的有用性。具有证据价值的文件有两大类：一类是与机构的形成有关，能反映机构的性质、形成原因、时间和背景的文件；一类是与机构的政策、工作程序有关的文件。高级行政机构形成的文件应认真保留，多数可长时间留存或永久保存。低级执行部门的文件分三种：一是与内部管理有关的文件；二是与职能规划执行有关的文件；三是事务性文件。第一种是短期文件；第二种、第三种一般是短期文件，但也有一些长期或永久文件。(2)情报价值：文件中所含的反映工作进行情况和执行结果的有价值的内容。确定文件的研究价值着重在文件潜在的历史价值，这种鉴定主要是从学术研究的角度考虑的。20世纪50年代的“文件双重价值论” 1956年美国谢伦伯格现代档案原则与技术中系统阐述了“文件双重价值论”。他认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值（行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值）；二是对其它机关和个人利用者的第二价值（证据价值和情报价值）。第一价值由行政官员负责鉴定，第二价值则由档案部门及其人员负责。其进步与深刻之处：首先，大力主张档案部门及其人员参与鉴定工作，不仅可避免鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反应了历史档案和现行文件的密切联系，为从机关文件到档案馆档案的一体化管理提供了有力的保证；其次，主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值，其一确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；其二把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入；3、前苏联的档案鉴定理论与标准：鉴定书面文件的基本标准是文件内容的意义和全宗构成者的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点。在鉴定中起一定作用的标准是：手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、古字体和语言特点、文件的物理状况。全宗的大小和文件的文书处理形式也可用作价值标准。 1、文件内容的意义 是判断文件价值的基本标准。内容的价值，取决于事件(现象、实事、事物、人物)的意义及对事件阐述的完备程度和新颖性，取决于情报的独一无二性。 2、全宗构成者的意义 机关在社会结构和国家结构中享有的声望，对鉴定文件价值起重要作用。 3、形成文件的事件、时间和地点的意义。 4、文件所属的作者。应当慎重对待手稿既有作者签名的文件或经各种作者修改、加注、夹批的文件。 5、情报的重复性主要用于鉴定管理性文件。情报重复有两种：形式上的重复和分析综合性重复。假如文件在其产生单位没有留存，则应用其它机构的副本补充。 6、档案全宗文件的完整程度。 7、文件的物理状况 8、文件的文字、语言、艺术及其他特点。 9、文件的法律效力。 20世纪60年代，苏联的档案鉴定标准被划分为：文件来源的评价标准、文件内容的评价标准、文件外部特点的评价标准等。主要表现在三个方面：首先，从理论上深刻阐述了文件价值鉴定的含义、任务和必要性。文件价值鉴定就是根据文件价值标准确定其保管期限，并将具有永久价值的文件挑选出来送交国家保管；鉴定的必要性在于，文件是一种重要的情报源，价值各不相同；鉴定的任务正是区别文件的不同情报价值，主要有三项：第一项是确定哪些文件含有重要情报，并选出交国家档案馆保存；第二项是确定文件的保管期限，分为永久、定期和短期三种；第三项是确定文件的完整程度，补齐短缺文件，以保证其完整性。其次，以辨正态度提出了文件价值鉴定的四项基本原则。历史主义原则、党性原则、全面性原则和系统性原则。再次，在鉴定原则的指导下，确定了鉴定文件价值的基本标准和只起一定作用的标准。基本标准是指文件内容的意义、全宗构成者（文件形成机关或个人）的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点一定作用的标准有：文件的手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、文件的语言特点、文件的物理状况等。（二）外国档案的整理原则1、事由原则：就是档案馆将档案按其主题内容而不是按来源机关原有次序进行整理和分类的原则；其特点是以相关事由为依据建立文件之间的逻辑联系，故又称为相关原则；代表是法国的卡缪多努分类法和杜威十进位分类法；弊端：、是同一机关形成的档案进馆后被分割的七零八落，无法保持同一机关档案的整体联系；、是由于档案内容的繁杂，档案馆设定和归纳主题类别非常困难，难以完全概括馆藏档案的所有内容，“无类可归”和“无以归类”的现象大量存在；、是事由分类法也并不能为利用者查找档案提供特别便利，因一份多主题的文件具有多种归类的可能，在预想的类别下并不一定能找到目标文件。2、来源原则：就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不能混淆的整理原则。起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。基本内容：1、尊重来源。指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系；2、尊重全宗的完整性。指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做同一个全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混淆；3、尊重全宗内的原始整理体系。指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，不宜打乱重整。意义：、来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体管理和分类提供了合理的客观依据。、来源原则有利地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。、来源原则既不是一种纯概念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。实践价值：、来源原则是档案整理原则，因其确立了档案实体整理和分类的基本单元；、来源原则是档案馆组织原则，因其划清了档案馆与图书馆的界限，从根本上保证了档案专业的独立性；、来源原则是档案理论研究的原则之一，因其能促使研究者深入挖掘档案的历史形成过程和有机联系，有助于揭示档案的来龙去脉，保持老师的本来面貌。（三）外国档案编目与检索1、外国档案编目的含义、任务和原则：含义：就是编制档案查考工具，以便巩固整理结果，全面地揭示馆藏，供利用者研究和参考。任务：就是在固定整理成果的基础上编制各种查考工具，便于档案人员对档案实体进行有序管理和科学统计，为利用者查找档案提供条件。具体的档案编目任务，取决于每个档案馆要编制何种类型的档案查考工具，但编制档案目录是各国档案编目的共同任务。原则：、编目的充分程度要与整理的详细程度相符合二无论是一个档案汇集或者一个文件组合，如果编目不充分，就会把有价值的材料长期打人冷宫，因为没有精确的编目就不可能进行有效的利用。、编目要客观地反映文件的成分和内容。编目的目的在于由档案工作者控制档案村料，并通过编目手段向研究者提供关于档案材料的情报。为此，应当研究立档单位和全宗的历史以及现有的查找工具和文件本身，以便编目时能够更客观地反映文件的成分和内窖。、前苏联档案学家强调，编目要采用细分化原则。细分化原则就是区别对待。细分化原则既应用于在编写情报检索系统所含二次性文件情报时对文件的描述，也应用于案卷目录的编制。2、外国档案手工检索工具：指南、案卷目录、分类目录、索引（1）案卷目录：以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。揭示卷内文件的来源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。它们是档案馆（室）基本和必备的检索工具。（2）指南：（四）外国档案利用和开放：1、档案利用由封闭到开放的转变：1、档案利用由少数人的特权转变为公众的权利，是档案利用由封闭转变为开放的重要标志。2、档案自身的价值决定了它的有用性。3、随着社会的进步，档案利用经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。4、档案的封闭利用：是指档案不向社会公众开放的情况下，少数人经特许对档案的利用。5、1794年法国穑月七日档案法宣布法国的所有档案馆均实行档案开放原则，所有公民都可以在有限制和有监督的条件下在档案馆免费利用档案。从此拉开了档案利用由封闭向开放的转变。2、档案开放原则：1、1794年确立的档案开放原则是法国1789年人权宣言思想在档案领域的体现。档案开放原则也因此被誉为“档案的人权宣言”。2、档案开放原则，在法国诞生后，经历了一个逐渐被承认、被接受的过程。这一原则的实行，实际上是宣布档案人员不再是“特权的保护人”，而是为公众提供利用档案的服务人员。3、档案开放原则的意义，在于它改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了为社会全体公民的利益和权利服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代，使档案利用由单一的行政利用扩展到科学利用。3、信息资源开发和共享时代的档案利用：、档案利用需求日益向近现代档案甚至近期档案转移。这一变化引起了制定合理的档案封闭期、档案限制利用政策等问题。、研究领域日益拓宽，利用目的更加多样。这一变化启迪了档案界对从宏观和微观两个方面思考馆藏建设、收藏范围和特点，也引起了对诸如出生、婚姻、健康、死亡等材料如何利用的思考。、定量分析法在学术研究上的运用，直接刺激了档案馆利用现代技术建设信息数据库的积极性。、国际学术交流带动了研究者把获取信息的视线从本国档案馆转向别国档案馆。、信息时代使档案利用手段由手工抄写转向采用机械复制技术，并提出了服务费用的问题。、档案利用受到了“信息权”的冲击。、有组织的群体性利用者是档案馆近30年接待的一种新型利用者。4、档案利用限制的含义与封闭期制度：含义：是随着档案开放原则的提出和实施而出现的一个概念，其实质在于对某些种类的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝向社会公众提供利用。封闭期制度：是随着档案开放原则的实施而逐渐形成的一种保护档案，维护国家和个人权利的制度。封闭期是指由法律规定的文件从形成到开放利用的期限，即档案的保密时限。德国称为保护期，处在保护期的档案限制向公众开放。5、档案利用类型（1）档案的学术利用：就是研究者直接利用档案进行学术研究。它主要与思想有关，是一种推理性的利用。（2）档案的实际利用：是指在档案中查找可直接用于做出决定的资料。利用者多为专业人员、技术人员、行政管理人员等在岗的实际工作者。（3）档案的普遍利用：包括两层含义。一是促使档案这种文化资源能够为更多的公民所利用；二是宣传档案。它是档案馆向普通公民开展的一种主动服务。主要利用者是普通人。三、外国档案事业管理（一）外国档案事业管理体制1、集中式档案事业管理体制：是指地方档案机构接受中央档案机构的领导或监督。它可以使整个档案管理结构到达组织化和有序化。包括中国型、俄罗斯型、法国型和斯堪的纳维亚型。2、分散式档案事业管理体制：是指国家不设立档案事业行政管理机关，对档案和档案工作实行中央和地方分权管理各负其责的原则。各类档案馆仅负责管理本馆职权范围内的档案，彼此既无上下从属关系，又无法定的横向关系。包括：美国型、英国型、前南斯拉夫型、瑞士型。（二）外国档案馆1、法国国家档案馆的建立及其影响：1、法国国家档案馆是世界档案史上第一个对社会、对公众开放的综合性国家级档案馆。它是法国档案改革的重要成果之一。1789年7月成立了法国国民议会档案馆；1790年9月，法国国民议会颁布了国家档案馆条例，该条例规定将刚成立的国民议会档案馆改为国家档案馆。该馆实行对社会和公众开放的原则。这一文件标志着世界上第一次有了脱离机关而独立存在的综合性档案馆，以标志着国家档案馆事业的开始。2、1794年6月颁布的穑月七日法令，赋予了国家档案馆保管国家档案和进行业务指导的双重任务，从而揭开了国家档案事业行政管理的历史。3、法国国家档案馆的成立，首先在欧洲引起了很大震动。各国纷纷效仿法国先后建立了国家档案馆。4、欧洲各国国家综合性档案馆的普遍建立，为档案事业建设以档案馆为主体奠定了基础。至今，世界各国的档案事业基本上都是从建设档案馆开始发展起来的。2、当代各国公有和非公有档案馆的类型：公有档案馆，是指按归属权属于国家所有的档案馆，其馆藏档案是公共财产，经费由国家预算或地方预算拨给。公有档案馆由国家用法律手段或行政手段设立，其主要类型有四种：国家(公共)档案馆、历史档案馆、机关档案馆、专门档案馆。档案专业实务第一部分 公文管理一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类1、公文的概念和特点:概念：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。特点：法定作者；法定权威，现实执行效用；规范体式，法定处理程序。2、公文的分类（1）从公文来源的角度分类：发文、收文、内部公文。（2）从公文行文方向的角度分类：上行文、下行文、平行文。（3）从公文涉密程度的角度分类：公文、内部文件、保密文件（4）从公文稿本的角度分类：草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、不同文字文本（二）国家行政机关公文处理办法（国发200023号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（三）公文的格式和稿本1、公文的格式：公文的表现形式，主要包括公文结构、公文的排版形式、公文印装等要求。2、公文各种稿本的名称和作用：草稿：即原始文稿，不是正式公文，不具备正式公文的效用；定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发的或经过会议讨论通过的最后完成稿，是印制公文的依据和标准，具正式法定效用；正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本，具查考价值和现行执行效用；存本：即与公文正本同时印制本或依照正本提制的标准样本，不对外发出，作用限于存档备考；副本：即公文正本的复制本与正本同时印制的重份公文。供备查，传阅使用。二、文书工作（一）文书工作的具体内容和基本要求：其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。 具体内容1、文书的形成工作 ，包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；2、文书的处理工作 ，包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；3、文书的管理工作 ，包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。 基本要求：及时迅速、准确无误、安全保密、集中统一（二） 行文规则：1、按行文关系选择行文的方向和文种，2、除非确有必要，一般不能越级行文，除非举报上级或答复越级交办的事；3、政府部门一般不得向下一级政府行文，部门内设机构一般没外行文；4、联合行文时，要明确主办单位，并将其名称排在文头中的第一个5、要注意分清主送和抄送，抄送必须是真正有关的机关。主送单位要明确，机关一般不能直接向领导人发文，下发的重要文件应抄送上级。6、“请示”要一文一事，请示问题要求办复的文件，只能写主送一个机关，请求不能同时抄送给