某某工程监理公司安全、质量、职业健康和环境体系管理制度汇编.doc

某某工程监理公司安全、某某工程监理公司安全、 质量、职业健康和环境质量、职业健康和环境 体系管理制度汇编体系管理制度汇编 前前 言言 第三层管理制度是按照GB/T19001-2008质量管理体系 要求 GB/T28001-2001职业健康安全管理体系 规范标准、GB/T24001- 2004环境管理体系 要求及使用指南的要求编制的管理体系作业文件， 是XXXX工程监理有限公司(简称GTA)管理手册的支持性文件。 本文件会签人： 目 录 1、文件表格编码规定.1 2、图书、资料管理规定.9 3、文档管理制度.22 4、劳动用工管理规定.49 5、劳动管理制度.66 6、岗位任职资格规定.84 7、员工培训管理规定.92 8、人事档案管理规定.106 9、员工考核管理规定.115 10、库房管理规定.127 11、物资、设备管理规定.136 12、公务通信费用管理规定.150 13、计算机及信息安全管理规定.159 14、公务车辆及驾驶员管理规定.169 15、会议管理规定.186 16、公文管理规定.198 17、公务接待管理规定.213 18、保密工作管理规定.221 19、印章、证书管理规定.228 20、公寓房管理规定.238 21、办公用房和基础设施设备管理规定.246 22、员工信息反馈管理规定.254 23、资质管理规定.262 24、市场信息管理规定.270 25、报价及合同评审管理规定.279 26、工程报价管理规定.291 27、顾客要求变更管理规定.309 0 XXXX 工程监理有限公司企业标准 GTA/WP/0012016 文件表格编码规定 2016-12-25 发布 2017-01-01 实施 XXXX 工程监理有限公司 发布 受控本不受控本 登记号： GTA/WP/001-2016 修改码： 0 1 目目 次次 前前 言言 1 目目 的的 2 适用范适用范围围 3 规规范性引用文件范性引用文件 4 职职 责责 5 术语术语和定和定义义 6 内容与要求内容与要求 6.1 文件标识码管理 6.2 公司表格编号管理 6.3 其他表格管理 7 相关文件相关文件 8 参考文献参考文献 附附录录 附录A（资料性附录）文件修订记录表 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 2 前前 言言 本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）管理手册 的要求编制的质量、职业健康安全和环境管理体系管理制度文件，是 文件控制程序（GTA/MP/001-2016）和记录控制程序 （GTA/MP/002-2016）的支持性文件。 本文件中附录A至附录C是规范性附录，附录D是资料性附录。 本文件由综合部起草和解释。 本文件起草人：吴梦洁 本文件审核人：朱 骥 本文件批准人：刘忠山 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 3 1 目目 的的 为统一和规范 GTA 管理体系程序文件和作业文件、项目规程文件的编码格 式，特编制此规定。 2 适用范适用范围围 本规定适用于 GTA 管理体系程序文件和作业文件的编写。 3 规规范性引用文件范性引用文件 GB/T19001-2008 质量管理体系要求 GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南 GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范 4 职职 责责 4.1 综合部负责本规定的归口管理； 4.2 各部门负责本规定的应用和检查。 5 术语术语和定和定义义 无 6 内容与要求内容与要求 6.1 文件标识码管理 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 4 6.1.1 公司文件 文件名称 标识码说明 例子 管理手册GTA/MS/001年份 公司管理手册标识为： GTA/MS/0012016 程序文件GTA/MP/ 标准条 款号 年份 文件控制程序标识为： GTA/MP/0012016 作业指导 书制度 GTA/WP/ 流水号 年份 公司第 1 个作业指导书 文件表格编码规则标 识为： GTA/WP/0012016 6.1.2 公司发文 文件名称 标识码说明 例子 会议纪要 GTA#HYJY #部门代码 流水号 年份 综合部 2016 年第一次 会议： GTAZHBHYJY0 012016 来往函件 GTALWHJ 流水号 年份 GTALWHJ00120 16 对项目部发文 GTAFW 项目简称 拼音 工程类别 （D电厂，B 变电站，X线 路，S输变电， 220KV 和田变电站工程 的第一个发文为： GTAHTBFW001 2016 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 5 Z设备监理， 其他Q） 流水号 年份 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 6 6.1.3 部门发文 文件名称 标识码说明 例子 部门发文 GTA#FW #部门代码 流水号 年份 GTAZHBFW 0012016 6.1.4 项目部文件 参照文档制度中相关规定执行。 6.2 公司表格编号管理 6.2.1 表格编号 文件名称 标识码说明 例子 公司表格 GTA* *制度中规定的 表格名称或表格名 称的拼音简称 部门代码 年份 流水号 6.2.2 部门代码 综合部ZHB 经营部JYB 质安部ZAB 电源项目管理部DYB GTA/WP/001-2016 修改码： 0 7 电网项目管理部DWB 设备监理部SJB 6.3 其他表格管理 文件名称 标识码说明 例子 国家、行业文件表 格 沿用原有的标识 号 沿用原有的标识 号 外单位表格 遵循外单位的标 识号 沿用原有的标识 号 文件表格编码规则在执行过程中，如需补充或更改，应由综合部及其人员承 担，若需要指派别的部门和人员更改时，所指派人员应有与原起草人相当的经验 和知识，并能得到所必须的背景资料。对于规则的更改，其提出、授权、审核和批 准与编制时相同。 7 相关文件相关文件 7.1 文件控制程序（GTA/MP/001-2016） 7.2 记录控制程序（GTA/MP/002-2016） 7.3 法律、法规和其他要求控制程序（GTA/MP/005-2016） 7.4 标识和可追溯性管理程序（GTA/MP/018-2016） GTA/WP/001-2016 修改码： 0 8 8 参考文献参考文献 无 附附录录 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 9 附录 A（资料性附录） 修改码：0 文件修订记录表 表 TA1001 修改码修改码页码页码 序序 号号 修订内容修订内容 原原改后改后原原改后改后 修改修改 人人 审核审核 人人 批准人批准人 及批准及批准 日期日期 GTA/WP/001-2016 修改码： 0 XXXX 工程监理有限公司企业标准 GTA/WP/0022016 图书、资料管理规定 2016-12-25 发布 2017-01-01 实 施 受控本不受控本 登记号： 11 XXXX 工程监理有限公司 发布 目目 次次 前前 言言 1 目目 的的 2 适用范适用范围围 3 规规范性引用文件范性引用文件 4 职职 责责 5 术语术语和定和定义义 6 内容与要求内容与要求 6.1 图书、资料有效性管理 6.2 图书、资料购置管理 6.3 图书、资料的入库、编号与分发 6.4 图书、资料借阅与销毁 7 相关文件相关文件 8 参考文献参考文献 附附 录录 附录A(规范性附录）书籍、规范借阅申请表 附录B(规范性附录）书籍、规范借阅登记表 附录C(规范性附录）书籍、规范验收入库单 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 12 附录D(规范性附录）书籍、规范遗失处理单 附录E(规范性附录）书籍、规范出库登记单 附录F(资料性附录）文件修订记录表 前前 言言 本文件是按照 GB/T19001-2008质量管理体系 要求、 GB/T28001-2001职业健康安全管理体系 规范标准、GB/T24001- 2004环境管理体系 要求及使用指南的要求编制的管理体系作业文 件，是 XXXX 工程监理有限公司（简称 GTA）管理手册的支持性文 件。 本文件中的附录 A 至 E 是规范性附录，附录 F 是资料性附录。 本文件由综合部起草和解释。 本文件起草人：吴梦洁 本文件审核人：朱 骥 本文件批准人：刘忠山 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 13 1 目目 的的 加强和规范公司图书、资料管理工作，最大限度的发挥图书资料的作用。 2 适用范适用范围围 本规定适用于 GTA 图书资料购置、入库、借阅、归还、销毁的管理。 3 规规范性引用文件范性引用文件 GB/T19001-2008 质量管理体系要求 GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南 GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范 4 职职 责责 4.1 综合部负责本规定的归口管理； 4.2 各部门负责本规定的具体实施。 5 术语术语和定和定义义 5.1 图书：指公开出版发行的书籍、规程、规范、标准等，以下简称图书。 5.2 资料：指需归档的会议交流资料、内部出版资料、从外单位收集的工程资料、 工程图集等。以下简称资料。 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 14 6 内容与要求内容与要求 6.1 图书、资料有效性管理 档案管理人员根据质安部发布的有效清单，每年对图书、资料进行清理。图 书、资料按相关规范进行清理。综合部对旧版本规程规范保存一份，清理后的图 书、资料安排其进入销毁程序。 6.2 图书、资料购置管理 6.2.1 购置程序：各部门根据需求填写书籍、规范借阅申请表，如需长期领用则 按照物资设备管理规定的要求填写物资设备领用申请表，申请批准后由综 合部负责购买并发放至申请部门。 6.2.2 购置范围：标准文件，规程规范，培训教材、学习资料、参考资料资料等。 6.3 图书、资料的入库、编号与分发 6.3.1 整编 根据“图书、资料台帐”所录的编号顺序对要入库的书籍进行编号，加盖 “XXXX 工程监理有限公司资料专用章”，按编号入库。 6.3.2 入库 档案管理人员负责对整编后的图书、资料进行验收，核对信息与图书、资料 是否相符，确认无误后统一入库。 6.3.3 分发 档案管理人员收到图书、资料后，应认真进行清点、验收，核对无误后按审 批的分发要求进行分发，并保存分发签收记录。分发到各部门的图书、资料不用 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 15 整编。 6.4 图书、资料借阅 6.4.1 借阅管理 6.4.1.1 本公司图书、资料由综合部编制目录供员工查阅，借书人限本公司员工。 6.4.1.2 借用人根据需要提出借阅申请，经所申请部门领导、档案管理人员同意后 方可借出。借用人借阅密级资料（如区域地震资料、水文气象资料、规划图等）， 须按照本公司保密制度的相关要求办理审批手续后方能借出。综合部保存的孤 本图书（标准、规范、手册、工具书等）不提供外借，仅限于在借阅室查阅。借用人 借出的图书、资料，在使用过程中应妥善保管，不得在图书、资料上涂改、拆散、 剪贴和批注，不得转借给其他人员或外单位，防止图书、资料损坏、丢失，确保安 全。使用密级资料应注意保密。 6.4.2 归还管理 6.4.2.1 归还流程：资料管理员确认图书资料无损坏后，在“文件和资料借阅登记 表”登记归还日期，且在“图书、资料台帐”上进行注销。 6.4.2.2 若“文件和资料借阅登记表”上所有的图书、资料都已归还，可将其销毁。 6.4.2.3 归还要求：借阅图书、资料最长期限为 30 天，到期应及时归还；对于长期 使用的图书、资料应按照物资设备管理规定的要求办理领用手续。离职人员在 离职前必须清还所借图书、资料。 6.4.3 图书遗失与损坏 6.4.3.1 对于图书遗失的，由书籍资料保管员填写“书籍规范遗失处理单”。一般规 程规范须照原图书版本购赔或照原价赔偿。 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 16 6.4.3.2 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有以上行为者，一律 照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。 6.4.4 图书出库登记 批准领用的图书不需填写书籍、规范借阅申请表，综合部应做好出库登记 单并由领用人签名确认。 6.5 图书、资料的销毁 6.5.1 图书、资料的销毁参照文档管理制度（GTA/WP/003-2016）中的相关规定 执行。 7 相关文件相关文件 7.1 文档管理制度（GTA/WP/003-2016） 7.2 物资设备管理制度（GTA/WP/012-2016） 8 参考文献参考文献 无 附附 录录 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 17 附录 A(规范性附录） 表 修改码：0 XXXX 工程监理有限公司 书籍、规范借阅申请表 表 TA0041 编号：GTASJSQ2016001 申请部门 申 请 人日期 序 号 名 称标准代号单位数量 单价 （元） 总价 （元） 备注 总金额（元） 申请部门意见： 部门负责人： 日期： 已有情况： 综合部专职： 日期： 综合部意见： 综合部负责人： 日期： GTA/WP/002-2016 修改码： 0 18 附录 B(规范性附录） 修改码：0 书籍、规范借阅登记表 表 TA0042 公 司 号： 姓 名： 部门： 移交人： 接收人： 编号：GTASJDJ2016001 号号编编号号馆馆藏号藏号名名 称称标标准代号准代号 受控受控 状状态态 数量数量 公司号公司号姓名姓名借借阅阅日期日期归还归还日期日期备备 注注 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 0 附录 C(规范性附录） 修改码：0 书籍、规程验收入库单 表 TA0043 编号：GTASGYR2016001 编号名 称标准代号 单 位 数 量 单价 （元） 总价 （元） 备注 其 他 附 件 备 注 GTA/WP/002-2016 修改码： 0 1 经 办： 验 收： 部门主管： 年 月 日 附录 D(规范性附录） 修改码：0书籍、规范遗失处理单表 TA0044 编号：GTASGYC2016001 部 门 名 称 书籍遗失清单目录： 序 号 编号名称（简） 单价 （元） 数量 （本） 备注 经 办 人日 期 部门意见： 部门负责人： 日期： 鉴定意见： 综合部专职： 日期： 综合部意见： 综合部负责人： 日期： GTA/WP/002-2016 修改码： 0 2 附录 E(规范性附录） 修改码：0 书籍、规范出库登记单 表 TA0045 编号：GTASGCD2016001 部 门 名 称 书籍出库清单目录： 序 号 编号名称（简） 单价 （元） 数量 （本） 备注 领用人： 领用日期： GTA/WP/002-2016 修改码： 0 3 附录 F（资料性附录） 修改码：0 文件修订记录表 表 TA1001 修改码修改码页码页码 序序 号号 修订内容修订内容 原原改后改后原原改后改后 修改修改 人人 审核审核 人人 批准人批准人 及批准及批准 日期日期 GTA/WP/002-2016 修改码：0 XXXX 工程监理有限公司企业标准 GTA/WP/003-2016 文档管理制度 2016-12-25 发布 2017-01-01 实 施 受控本不受控本 登记号： 5 XXXX 工程监理有限公司 发布 目目 次次 前前 言言 1 目目 的的 2 适用范适用范围围 3 规规范性引用文件范性引用文件 4 职职 责责 5 术语术语和定和定义义 6 内容与要求内容与要求 7 相关文件相关文件 8 参考文献参考文献 附附 录录 附录A(规范性附录）归档范围一览表（企业类） 附录B(规范性附录）档案查/借阅申请表 附录C(规范性附录）保密文件查/借阅申请表 附录D(规范性附录）档案信息条目检索 附录E(规范性附录）归档文件目录 附录F(规范性附录) 档案移交目录 附录G(规范性附录）公司内部档案盒背脊图 附录H规范性附录）销毁清册 附录I(规范性附录）卷内目录 附录J(规范性附录）变更归档文件申请表 附录K(资料性附录）文件修订记录表 GTA/WP/003-2016 修改码：0 6 前前 言言 本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）管理手册 的要求编制的档案管理制度，是质量、职业健康安全和环境管理体系 程序文件汇编中文件控制程序（GTA/MP001-2016）的支持性文件。 本文件中的附录A至J是规范性附录，附录K是资料性附录。 本文件由综合部起草和解释。 本文件起草人：李天皋、吴梦洁 本文件审核人：朱 骥 本文件审批人：刘忠山 GTA/WP/003-2016 修改码：0 7 1 目目 的的 为加强 GTA 档案管理工作，促进档案工作更好地为公司各项工作服务，根据 中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理规定、结合公司档案管理 工作实际，制定本规定。 2 适用范适用范围围 本管理制度适用于 GTA 归档的各种文件。 3 规规范性引用文件范性引用文件 GB/T19001-2008 质量管理体系要求 GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南 GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范 4 职职 责责 4.1 综合部对负责组织实施本规定。 4.2 各部门负责在本部门内实施本文件。 4.3 各工程项目部负责归档文件内容的完整性、真实性和有效性。 5 术语术语和定和定义义 5.1 档案：档案是在有关工作完成后，按照一定的归档制度集中保管的具有参考和 凭证价值的非现行文件，档案是历史的真实记录。本公司档案可按保存形式分为 文书档案、声像档案、电子档案三大部分。按照文件来源分为人事档案、合同档案、 工程档案、其他档案等。 5.2 文书档案：公司在日常工作活动中直接形成的、保存备查的文件材料。 5.3 声像档案：公司在日常工作活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、 录像带和影视片等特殊载体的历史记录。 5.4 电子档案：是具有保存价值的已归档 GTA/WP/003-2016 修改码：0 8 的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 5.5 人事档案：公司在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工 作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事合同、档案 5.6 合同档案：公司在经营、采购等工作活动中所形成的具有法律效力的合同文件 及其相关的补充协议、支持性文件、委托书等。 5.7 工程档案：公司在工程监理、工程监造、项目管理等活动中形成的应归档的图 纸、表格、文字、声像等文件材料。 5.8 报价档案：在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的工程招标文件、询 价文件、投标文件等。 5.9 荣誉、实物档案：指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、 印信类等实物形式存在的档案。 5.10 审计档案：指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、 光盘和其它形式存在的历史记录。 6 内容与要求内容与要求 6.1 档案库房的设置 具体见库房管理规定（GTA/WP/011-2016） 。 6.2 文档管理 GTA/WP/003-2016 修改码：0 9 6.2.1 文件归档流程如下图所示（其中目录要求同时提交电子版）： 自检合格/整改完成 退回整改 附目录 验收不合格 退回整改 验收合格 附目录 验收不合格 验收合格 6.2.2 文件归档期限的基本原则： 6.2.2.1 文书档案、人事档案在次年第一季度末前移交归档。 6.2.2.3 生产管理资料按季度装订整理，在本年最后一季度末归档。 6.2.2.4 技术研发项目于项目终止或结题后 1 个月内移交，重要或大型跨年度项目， 根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单。 6.2.2.5 工程建设资料一般情况下于工程竣工验收后半年内移交归档。 6.2.2.6 报价文件在招投标或报价过程中，经营部临时保管所有文件。收到(未)中 标通知书或签订合同后，在确认资料、信息的完整性后，于 2 个月内移交综合部 归档。 6.2.2.7 合同文件的相关材料由经营部收集、汇总并整理。经营部在合同执行过程 中临时保管相关材料，在项目执行完成，并结清费用后 2 个月完成归档。 6.2.2.8 国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后 1 周 内归档。 6.2.2.9 公司重大活动的照片、录像带， 需归档文件 各部门档案管理工作负责人 综合部档案管理工作负责人 入库归档 GTA/WP/003-2016 修改码：0 10 生产管理中形成的图片资料等声像档案于活动结束后 1 周内归档。 6.2.2.10 公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字 画、宣传画片、卡片等，由获得或制作部门于活动结束后及时向综合部移交。 6.2.3 档案使用管理： 6.2.3.1 查阅/复印/借用密级档案，应严格执行公司保密管理制度。在提供使用时， 由公司领导签批，填写保密文件查/借阅申请表。查/借阅一般档案则填写档案 查/借阅申请表。 6.2.3.2 查阅/复印一般档案资料需经所在部门专责签批。 6.2.3.3 借用一般档案资料需经所在部门主任领导签批。 6.2.3.4 借用公司资质、证照复印件需经利用部门主任签批，借用原件需经公司总 经理签批。 6.2.3.5 填写“档案查阅/借用申请表”时，必须注明借用原因及借用期限，并按时归 还。确因工作原因不能按时归还时，应办理续借手续。 6.2.3.6 从档案室借出的档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。借出的 档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。档案 资料借出后不得转借他人。借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋归 还。 6.2.3.7 档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的使 用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。 6.2.3.8 公司档案仅对内部员工提供查询/借用；外单位和非本公司人员需查阅时， 需由对口业务部门承办，办理借阅手续。 6.2.3.9 载有公司档案信息的磁盘、光盘一律不得外借。 6.2.3.10 档案资料在借出期间丢失或损坏，由经办人书面说明遗失过程和原因， 所在部门领导确认后，提交综合部报公司领导。如涉及公司重大机密需追究个人 责任时，按中华人民共和国保守国家秘密法和中华人民共和国档案法处理。 6.2.3.11 文档管理员每月 25 日前对当月借出档案进行统计，对到期未归还档案进 行催交，或重新办理续借手续。 6.2.4 档案保管 6.2.4.1 公司全部档案均由综合部统一管理，工商注册资料及重要产权文件等由经 GTA/WP/003-2016 修改码：0 11 营部保管。 6.2.4.2 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保 管期限从长。长期为十五年（含）以上至五十年，短期为十五年（不含）以下。 6.2.4.3 保密档案资料涉及公司知识产权和经济利益，各文档管理人员应高度重视， 自觉遵守有关保密规定，严格管理，防止密级档案资料泄密。 6.2.4.4 公司档案库房实行专人管理，并定期对库藏档案保管情况进行检查。 6.2.5 鉴定销毁 6.2.5.1 档案鉴定是鉴别、核查已到保管期限档案的使用价值，决定档案续存或销 毁的依据。档案鉴定小组每年应对档案进行一次清理，做到帐物相符；每三年开展 一次档案鉴定工作，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确 定各类档案的保管期限。 6.2.5.2 通过鉴定，对已过期限确无保存价值的档案要编造销毁清册，对已过期但 通过鉴定认为仍需保存的档案重新设定保管期限。销毁申请的审批程序执行 XX 天联集团公司的相关规定。 6.2.5.3 档案销毁工作由综合部进行，监销人员签名，并注明销毁日期，销毁清册 应存档备查。 6.2.5.4 档案销毁后，综合部应对档案纸质目录和电子目录同时进行修订，注销已 销毁的档案目录信息。 6.3 编号 6.3.1 档号的结构 文件归档编号按照： 6.3.1.1 工程档案：工程简称参建单位 类别号流水号 6.3.1.2 合同档案：公司代号年份类别项目代号流水号 6.3.1.3 文书、报价档案、报价档案等：公司代号年份类别流水号 6.3.2 编制规则 6.3.2.1 年号为文件归档的年号；案卷号用四位数阿拉伯数字标识，目录内的案卷 按排列次序流水编号，不留空号。 GTA/WP/003-2016 修改码：0 12 6.3.2.2 部门代码设定如下： 综合部ZHB 经营部JYB 质安部ZAB 电源项目管理部DYB 电网项目管理部DWB 设备监理部SJB 6.3.2.3 档号示例 例如： GTA20162 2 1 10001 案卷号 四级目录（招标、投标） 三级目录（物资供应） 二级目录（物资管理） 一级目录（经营管理） 年号（2016 年） 公司简称 0001 1 10018 0 3 80001 案卷号 四级目录（监理） 三级目录（工程管理性） 二级目录（综合） 一级目录（基建） 参建单位简称（GTA） 机组（一号机组） 工期（一期） GTA/WP/003-2016 修改码：0 13 项目简称（平海电厂） 6.4 归档要求 6.4.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有 关标准、规范要求。外单位来文必须附文书处理意见并扫描归档。 6.4.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文 件材料归档后不得随意更改。 6.4.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉 译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 6.4.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 6.4.5 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新 闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署； 字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。各级责任人必须按规定签署齐全。 6.4.6 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当 增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 6.4.7 应本着“简化整理、深入检索”的原则，采用立卷和立件相结合方式科学整理 归档文件，立卷应遵循文件的自然形成规律，确保文件的有机联系；立件应按照 “一事一件、专事专件”的原则，确保文件的迅速检索。 6.4.8 其他载体的档案材料如声像、照片、光盘等应附上包括时间、地点、人物和 事由等标志性要素的相关文字说明。 6.5 卷（件）内文件的排列 文字材料按事项、专业、产生时间顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文 件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定 稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸则按专业排列，同专业图纸按图号 顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 GTA/WP/003-2016 修改码：0 14 6.6 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查 考。 6.7 对于已归档的档案需要变更其归档方式的，需要申请部门与归档部门主任审 核，并由总经理签字。 7 相关文件相关文件 7.1 库房管理规定（GTA/WP/011-2016） 8 参考文献参考文献 无 附附录录 GTA/WP/003-2016 修改码：0 15 附录 A（规范性附录） 归档范围一览表（企业类） 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门 0党群工作党群工作 01党群工作综合党群工作综合 02党务工作综合党务工作综合 党委综合性工作1长期 短期 党委会1长期 短期020党务工作 其他事务性工作1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 03组织工作组织工作 组织建设1长期 短期 党员干部管理1长期 短期 党费管理1长期 短期 030组织工作 其他事务性工作1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 04纪检工作纪检工作 040纪检工作纪委工作安排、计划、总结1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 05工会工作工会工作 050工会工作 职代会、工作记录、劳保福利、文体活动 等 1长期 短期 次次年第一 季度末之前 综合部 06共青团工作共青团工作 060协会工作各专业学会、协会工作1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 1行政工作行政工作 10行政管理综合行政管理综合 11董事会、股东会、监事会工作董事会、股东会、监事会工作 董事会决议、会议纪要1永久 长/短 期 110董事会工作 董事会相关工作形成的资料1永久 长/短 期 股东会决议、会议纪要1永久 长/短 期 111股东会 股东会相关工作形成的资料1永久 长/短 期 监事会决议、会议纪要1永久 长/短 期 112监事会 监事会相关工作形成的资料1永久 长/短 期 次年第一季 度末之前 主管 12行政事务行政事务 行政工作计划、总结、通知、规定、办法 等 1 永久 长/短 期 120 各公司、部门工作计 划、总结 公司内部整顿形成的相关资料1永久 长/短 期 次年第一季 度末之前 综合部 总经理办公会纪要1永久 长/短 期 综合部 121会议纪要、决定 各专题会议纪要、协调会1永久 长/短 期 次年第一季 度末之前 主持部门 122技术资质申报资料1永久 长/短 申报工作结经营部 GTA/WP/003-2016 修改码：0 16 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 期 年检资料1永久 长/短 期 束后 1 周内 资质证书1永久 长/短 期 办结后 2 个 工作日内 注册资料1永久 办理完毕 1 个周内 公司章程、验资报告1永久 营业执照1永久 组织机构代码证1永久 123工商管理 国、地税证1永久 办结后 2 个 工作日内 综合部 诉讼案件资料1 永久 长/短 期 124法律事务 法律事务相关的资料1 永久 长、 短期 办理完毕 1 个周内 质安部 政府、外单位来文、重要函件1 永久 长/短 期 公司的对外发文、重要函件1 永久 长/短 期 机要保密工作1 永久 长/短 期 125文秘机要工作 用印记录1 永久 长/短 期 次年第一季 度末之前 126公司大事记1 永久 长/短 期 每季度最末 月前 综合部 13外事工作外事工作 外事活动的计划1长期 短期 13外事工作 外事工作管理工作1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 14资产 140土地管理土地买卖及相关资料1永久 141房产管理房产买卖及相关资料1永久 142设备管理设备台帐、明细1永久 长期 次年第一季 度末之前 综合部 15公共关系公共关系 150重要领导视察资料1长期 短期 151 重要客户、相关方考 察资料 1长期 短期 152重大庆典资料1长期 短期 153媒体报道、宣传1长期 短期 154公司宣传画册、录像1长期 短期 159其他1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 16审计、监察工作审计、监察工作 监察工作计划、总结1长期 短期 次年第一季 度末之前 监察会议纪要、记录1长期 短期 160监察工作 案件处理材料1长期 短期 161审计工作各专项审计工作（包括审核过程记录、审1长期 短期 次年第一季 度末之前 质安部 GTA/WP/003-2016 修改码：0 17 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 计报告） 17后勤福利 170后勤福利工作后勤福利相关规定、决定1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 2经营管理经营管理 20经营管理综合经营管理综合 21经营决策经营决策 规划战略、重要战略决策1长期 公司中、长期规划、计划1长期 短期 年度计划1长期 短期 210重大经营战略决策 各项专业发展计划1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 211公司改革公司改革相关资料1长期 短期 次年第一季 度末之前 综合部 212经营目标管理1长期 短期 213年度预算、资金计划1长期 短期 214各类经营统计报表1长期 短期 次年第一季 度末之前 经营部门 22物资管理（项目除外）物资管理（项目除外） 220物资管理工作年度采购、分配计划1长期 短期 次年第一季 度末之前 2211 招标、投标1长期 短期 2212 合同、协议1长期 短期221物资供应 2213 来往函件 1长期 短期 招标或合同 签订后 1 周 内 222供应商/分包商供应商/分包商名单及考察评价记录1短期 次年第一季 度末之前 经营部 23营销管理营销管理 经营计划、总结1长期 短期 230经营管理工作 经营管理的规定、通知1长期 短期 231市场信息及推广市场分析、用户调查1长期 短期 2321 公司合同、协议、函件1长期 短期 232营销工作 2312 投标、招标、议标的商务文件1长期 短期 售后服务1长期 短期 233销售相关工作 统计、报表1长期 短期 经营部 24投资项目开发投资项目开发 投资项目开发管理计划、总结1长期 短期 240投资项目开发管理 投资项目开发管理的规定、通知1长期 短期 241投资基础信息项目立项申请资料、请示、报告1长期 短期 经营部 投资环境及技术基础信息1长期 短期 242委托咨询招标及合同招标、议标记录、合同1长期 短期 243咨询报告及批复1长期 短期 249其他1长期 短期 经营部 25与其他企业相关投资方面资料与其他企业相关投资方面资料 3生产技术管理生产技术管理 30生产技术管理综合生产技术管理综合 GTA/WP/003-2016 修改码：0 18 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 31生产管理生产管理 生产协调会、计划、总结1短期 310生产管理工作 项目检查1短期 311其他短期 次年第一季 度末之前 各部门 32技术管理技术管理 技术管理工作的规划、计划1长期 短期 320技术管理工作 重要的通知、文件1长期 短期 次年第一季 度末之前 321合同、协议1长期 322技术创新申报材料及认定证书1长期 323技术引进1长期 专利申报材料1长期 324专利申报 专利证书1长期 325学术论文1长期 质安部 33安全环保安全环保 安全环境管理的计划、总结、通知1短期 330安全环境管理 安全教育培训、取证1短期 331劳动保护1长期 次年第一季 度末之前 332 安全环境事故调查、 处理 1长期 处理完毕后 1 周内 333环保及污染治理1长期 334统计报表1长期 339其他1长期 次年第一季 度末之前 质安部 34质量管理质量管理 质量管理的计划、总结、通知1短期 340质量管理工作 质量管理培训、取证1短期 341计量及设备检定1短期 次年第一季 度末之前 342产品及工程创优1永久 活动结束后 2 电源部 电网部 343质量回访及反馈1长期 次年第一季 度末之前 344QC 小组活动1长期 345质量事故调查、处理1长期 处理完毕后 1 周内 346统计、报表1长期 349其他1长期 次年第一季 度末之前 电源部 电网部 质安部 35标准化管理标准化管理 350标准化管理工作标准化管理工作的计划、总结、通知1长期 351管理标准各公司、部门管理标准1长期 352技术标准各公司、部门技术标准1长期 次年第一季 度末之前 电源部 电网部 质安部 GTA/WP/003-2016 修改码：0 19 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 353体系内审及监督1长期 354外审及认证1长期 359其他1长期 36信息工作信息工作 360信息管理工作信息管理工作的计划、总结、通知1长期 短期 次年第一季 度末之前 部门负责 人 361信息化 立项请示、批复1长期 招、投标、合同1长期 需求分析报告1长期 验收报告1长期 3510信息系统项目实施 操作手册及使用说明1长期 设备清单1短期 故障处理记录1短期 数据备份1短期 3511信息系统运行维护 系统信息安全问题记录1短期 3512软件资料1长期 档案管理标准1长期 档案工作的计划、总结1长期 鉴定申请、报告；鉴定清册1长期 销毁审批表及销毁记录1长期 档案基本情况、统计表1长期 3513档案工作 归档移交清单1长期 3514图书资料工作1短期 3515情报工作1短期 3519统计1长期 次年第一季 度末之前 电源部 4财务管理及财务审计财务管理及财务审计归口天联集团公司归口天联集团公司 41财务审计综合财务审计综合 42财务管理财务管理 420财务管理工作财务管理制度、规定、办法、通知1长期 流动资金核定、结算1长期 固定资产的新增、报废、调拨1长期 财务收支计划、利润、年度决算1长期 421财务工作 税收1长期 43会计账务会计账务 报表1长期 账册1长期 凭证1长期 430会计账务 会计档案移交清册1长期 44财务审计工作财务审计工作 440审计工作审计工作的通知、规定、计划、总结1长期 GTA/WP/003-2016 修改码：0 20 分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容 归档份数归档份数 保管保管 期限期限 归档时间归档时间 归口管理归口管理 部门部门电 子 正 本 副 本 图 纸 重要 一般 专项审计的通知、报告、总结、证明材料1长期 45融资管理融资管理 融资计划1长期 融资方案1长期450融资管理工作 授信、融资申请材料及批复1长期 5人力资源管