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羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆膂葿螁肅莄螄肀肄蒆薇羆肃蕿螃袂肂芈薅螈肂莁螁蚄膁蒃薄羂膀膃蝿袈腿芅薂袄膈蒇袈螀膇蕿蚀聿膆艿蒃羅膆莁虿袁膅蒄蒁螇芄膃蚇蚃芃芆蒀羂节蒈蚅羈芁薀薈袄芁芀螃螀芀莂薆肈艿蒅螂羄芈薇薅袀莇芇螀螆羄荿薃蚂羃薁螈肁羂芁蚁羇羁莃袇袃羀蒅虿蝿罿薈蒂肇羈芇蚈羃肈莀蒁衿肇蒂蚆螅肆 第九章档案管理现代化与电子档案管理伴随着办公自动化的进程，增量档案电子化、存量档案数字化已迅速延伸到各部门档案室。我们似乎还没完全准备好，还被种种“难题”而困惑。可喜的是，在我们吉林、在我们身边，有全国推广的档案数字化“长春模式”；有全国最早的电子文件离线归档的“白城模式”；有长春市绿园区电子文件在线归档经验；有长春市财政局OA系统与档案管理系统一体化电子文件归档典型。所以，我们有理由相信，通过一段时间的努力，每个单位的档案信息化建设都能取得的实效。现代化已成为各行各业一个最时髦关键词，档案现代化也是如此。在google、百度里模糊检索“档案现代化”一词，相关网页分别为2540000篇和925000篇（10月7日查）。档案现代化已经得到档案部门、办公部门，理论工作者、实践应用者的普遍关注。所以，培训教程以最大的篇幅一章三节48页来论述档案现代化与电子档案管理，因为我们是实践工作者、是省直各部门文档人员，所以，我按照教程的结构体系结合实践体会来和大家学习这一章，但我更喜欢用互动式的对话来共同完成我们今天的任务。第一节 档案管理现代化 一、档案现代化的含义：档案现代化它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通讯等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体状态最佳效果。 主要有四个特征：系统化（硬件、软件、人员、计划、目标等等相互关联的系统工程）、定量化（用计算机就需要定量化）、信息化（信息化是现代化的标志）、智力化（一切事都是人做的，智力化更重要）。二、档案现代化的目的档案现代化目的有两个：一是：最大限度地运用现代技术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。 二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。三、档案现代化的内容教程把内容概括为互为联系的三个方面，也就是说档案现代化的内容是个整体，工作基础是有档案，利用前提是安全，网上利用是根本。 一是：最大限度地运用现代技术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。 二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。 三是：增量档案电子化和存量档案数字化的各个环节工作。第二节 利用计算机技术提高档案管理效率 教程里有一句话“档案部门的一切业务及管理工作都可用计算机及其网络技术进行”。回想一下你们单位和你个人在工作中用了多少?一.计算机技术在档案部门的应用范围。（一）档案目录信息计算机管理。档案目录数据库分文件级目录数据库、专题数据库、全文数据库、案卷级目录数据库。（二）文件-档案一体化管理电子文件已成为多数归档文件第一稿，文档一体化是必然趋势。档案部门、档案人员参与计算机文书处理程序设计和使用，已得到普遍的关注并开始付诸行动。文档一体化省级安徽省电子文件中心项目、本地长春市档案局馆正参与长春市公务员驾驶仓软件电子文件归档功能设计，这样的文档一体化软件系统，除有完善的文件前期文书处理功能外，把归档及档案管理要求的每个细节都用计算机技术固化创新，实现无缝衔接，我们档案人员一定要、一定能在文档一体化过程中发挥作用，你准备好没有？ （三）档案全文检索与存储通过计算机直接对档案全文处理并自动检索全文信息，是在档案目录计算机管理基础上档案应用计算机管理的深层次发展。是实现档案现代化方便、快捷服务目的基本要求。现阶段，档案信息资源库建设已成为档案现代化的核心任务，也就是说，存量（馆室藏）档案数字化，增量档案电子化（电子文件归档）是全文检索和存储的必由之路。（四）多媒体档案信息集中统一管理计算机多媒体技术是指对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。由此活动产生的档案，已成为档案管理的新任务，也是档案管理部门的新课题。现在，技术上已没有难题，只是业务工作的开展。能够管理多媒体档案的软件和试点工作已有成果，长春市档案馆正着手试验。（五）档案业务计算机辅助管理 档案业务工作通常是指档案管理的各个环节。从收集、整理、鉴定、保管、利用等等，能用计算机管理的太多。长春市档案馆现在利用网络及档案管理系统的业务管理有：档案收进移出登记数据库、温湿度自动记录和分析数据库、借阅登记数据库、数据质量反馈数据库、责任管理数据库、数字化进度统计数据库、档案数量统计年报数据库、档案鉴定数据库等等，光盘管理数据库。总之，长春市档案馆现在有数据库近百个。档案业务管理数据库给工作带来了本质的变化，其乐无穷！利用登记、收进移出、责任管理。（六）档案编研计算机辅助管理)档案编研是档案馆（室）主动编辑档案史料、开发档案信息资源为社会进步服务和经济发展服务，深受社会各界欢迎。利用计算机辅助编研大有文章可作。除教程上讲的利用目录数据库选题、全文数据库摘录档案内容外，从自动提取档案内容、自动批量编辑档案成果以至达到数据挖掘、知识管理的程度，不但是档案部门研究的内容，而是整个信息界关注的问题。国家自然科学基金投巨资鼓励项目研究的深入。利用计算机辅助编研，必须先设计软件功能，95年我开始研究计算机自动提取技术为档案软件所用，97年利用电子档案数据，计算机自动编辑出版了白城市局级干部任职情况汇编，成为全国档案系统第一个利用计算机辅助编研的成果，98年获国家档案局科技进步奖。（七）计算机用于档案保护和库房管理 到今天，任何一项管理，不用计算机管理就是传统管理方式的延续，不能说是低水平，但起码不是高水平的。档案保护方面字迹恢复技术、温湿度控制技术、监视报警系统等等都离不开计算机。在库房管理方面，长春市档案馆建立了档案存放位置数据库，每一件档案存放的库、列、架格、盒、件号一目了然，代替了库房墙上的档案存放位置索引。（八）档案部门办公计算机化 档案局（馆）办公自动化与在座的各单位基本一样，各单位档案部门（室）办公自动化往往是与单位办公自动化同步的。计算机的配置有高一等的、有一般的、也有落后一点的，参差不齐。从长春市档案局（馆）办公自动化遵循凡是OA系统能做的、凡是档案管理系统能做的，用最快的速度强力推广实施，效率、效益、效果都很好，是全市机关信息化典型单位。二.档案信息计算机管理网络化、智能化（一）档案信息计算机网络管理单位内部的局域网、政府各部门间的专网、行业系统间广域网、互通互联的因特网。档案部门应用因档案保密的特殊性，在不同网络中应用需要严格的控制。所以，比图书等开放行业应用难度大一些。（二）计算机智能技术在档案部门应用当计算机智能技术在归档电子文件自动标识、保管期限自动区分、查找自动归类等智能化后，档案管理水平将是新的飞跃。三.计算机在档案部门应用的规划设想与实现方针（一）计算机在档案部门应用的规划设想 纵向、横向发展规划：纵向：档案目录数据库建立、档案全文数据库建立、文件档案一体化管理、档案信息在不同网络中的应用。横向：从实体管理开始，利用计算机各种辅助管理。网络：不同网络的建立与连接。（二）实现规划设想应采取的方针 找准突破口，起步要小，扩张要快，见效要早。第三节电子文件与电子档案管理一.电子文件的形成：(一)电子文件的定义：略(二)电子文件的形成1.计算机系统的建立。建立网络及配置计算机软硬件。2.电子文件的形成：用计算机写文件。(三)档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用根据电子文件生命周期的设计、形成、使用三个阶段,档案部门参与电子文件系统功能设计，指导各立档单位按归档要求形成电子文件，监督立档单位完成电子文件归档和利用。 二.电子文件的特性（一）电子文件的特性1.电子文件是数字化的信息形态(0101代码)2.电子文件对设备的依赖性(离开机器不行)3.电子文件载体的非直读性(与白纸黑字相比)4.电子文件的信息与载体相分离性(文件与存储设备分离,不象白纸黑字分不开)5.电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性(储存位置是物理结构,文件编排格式等是逻辑结构)6.电子文件对元数据的依赖性(电子文件的后台有许多不显示有价值的数据)7.电子文件信息的共享性及不安全性(共享、安全各自又都有两面性）8.电子文件的高保真性（复制很清楚）9.电子文件的易修改性（可多层次修改）(二)电子文件特性给管理带来的方便与困难1.电子文件特性给管理带来的方便。记录密度大存储空间小；电子文件删改容易；在网络多用户同时共享；2.电子文件特性给管理带来的困难。一是电子文件收集、整理、归档还没有形成制度;二是存储电子文件载体长期还不确定;三是电子文件保管和利用安全非常困难;四是电子文件管理方法、标准、理论还不完善;五是电子文件管理还没有体系;六是电子文件管理人才问题。三.电子文件及电子档案的管理原则(一)确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全（二）实行全过程管理（三）电子文件至电子档案的管理环节（见教程264页的电子档案管理示意图）（四）确保电子文件的质量（五）我国电子档案应采取集中管理模式 四.电子文件管理和收集整理（一）电子文件的管理。1.确保电子文件的真实性和有效性。从法律、制度、技术、权限、责任等各方面保证。2.确保电子文件的完整性,主要文件的修改稿、定稿、附件等。3.电子文件的分类。文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件。（二）电子文件收集整理1.电子文件的收集积累的范围。一般按国家有关文件规定执行。2.电子文件收集整理的要求。要定稿。文字型文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3.电子文件的收集积累的时间和方法适时预归档最好(通过软件功能设计自动实现) 、 阶段性归档、年末统一正式归档。方法有在线归档与离线归档。4.电子文件的审核.按归档要求做全面检查。5.电子文件的登记(正朝自动登记发展,而不是手工填表) 。 五.电子文件的归档(一)电子文件归档前的鉴定、检测1.电子文件归档前的鉴定主要是划分保管期限。 2.电子文件归档前的检测.主要是可读检测。(二)电子文件的归档(1)逻辑归档不改变存储方式和位置。(2)物理归档即脱机归档,一式三份备份。六.归档电子文件的整理按规定进行,与纸质档案一一对应.电子文件目录录入项目(著录)按DA/T18(档案著录规则和自己的实际进行.七.归档电子文件的移交、接收与保管（1）归档电子文件的移交、接收与保管要求是按规定与协商的时间定期向档案室、档案馆移交。（2）移交、接收检验移交人员双方现场进行完好、病毒、数量、准确等检验。（3）移交手续填写移交清单一式两份双方保存备查。（4）保管要求四项（5）有效性保证，2年、4年抽查10%以上。八、电子档案的开发利用 （一）电子档案提供利用前的准备。提供工具和看可读性。 （二）电子档案提供利用的方法 1.提供拷贝件。磁带、光盘。 2.通信传输 局域网、专网、互联网的档案网站。 3。直接利用 开放电子档案目录和公开的电子档案全文直接给利用者。馆内配备专门设备给利用者，远程档案网站设档案数据库。（三）电子档案利用的管理 1.使用权限的审核电子档案利用权限审核要比纸质档案利用审核严格的多，应有单位决策者审批。2.提供利用拷贝件的管理及回收。与纸质档案不同的是电子档案复制更容易、传播更迅速，对有些档案提供电子档案拷贝件要考虑回收问题。3.利用中的安全措施一是因人而宜；二是因档案而宜；三是系统自动全程监督四是系统自动纠错功能避免误操作带来不可挽回的损失。 （四）电子档案利用统计1电子档案利用统计的信息采集分手工和自动两种，长春市档案馆已采用自动统计。2电子档案利用统计的综合指标体系，统计内容的外延与组合。3电子档案利用统计的结果分析。按不同需要进行不同的分析有助于电子档案管理水平的提高。 九.电子档案的长期保存 （一）电子档案存储载体寿命的对策保证当前备份、更新需要。依靠技术技术进步肯定能解决问题。（二）电子档案依赖的计算机软硬件更新的对策1.建立计算机软硬件技术馆 2.依靠仿真技术制造软件3.迁移环境4.再生性保存技术（三）电子档案真实性维护，通过技术、法律、制度、控制等多种措施维护真实性。第四节 数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用一、数据库系统在电子档案管理中的应用数据库是指存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据库靠数据库管理系统来管理，数据库管理系统是在操作系统控制下对数据库进行建立、使用和维护的一组软件。数据库靠数据管理员进行控制和使用，每个单位数据库都要有数据管理员。对纸质档案数字化和电子档案管理，都要通过建立数据库来管理，档案工作现代化离不开数据库，应用越广泛工作就越主动。二、计算机网络技术在电子档案管理中的应用 将分散的多台各自独立的计算机，用软硬件设备互连，以实现资源共享和信息交流，称为计算机网络技术。运用计算机网络技术需要网络体系结构和网络协议。网络有局域网、城域网、广域网。我们上边讲的好多都是在网络中进行的，计算机网络技术会给电子档案管理更大的技术支持，就看我们怎样运用！档案数字化定义和主要任务一、定义：档案数字化就是通过光学扫描和计算机处理等技术手段，将各种传统载体的档案转换成数字形式，便于检索和利用的过程。二、主要任务档案数据库是由档案目录数据库和档案内容数据库基本组成的，档案数字化的主要任务是建设档案目录数据库和档案内容数据库。三、档案数字化的基本方法（一）外包加工：外包加工组织方式就是通过把馆（室）藏档案数据的加工作为一个项目，公开向社会进行招标，选择有一定资质和经验的企业承包。一般来说，档案馆或立档单位批量大的档案数据加工，可采用外包方式。省工商局采取这种方法在吉林省档案事业服务中心加工数字化档案20万页。省档案馆加工40万页。外包档案数字化加工最重要的是选择有资质的公司加工！ （二）请进加工请进加工业务主要是档案数字化生产企业面向各级档案馆、档案室等社会组织所开展的档案数字化业务，它主要是通过建立档案数字化的加工基地，开展规模化的档案数字化加工，承接社会的各项档案数字化业务。吉林省档案事业服务中心已为国家审计署驻长特派员办事处加工10万页、大成电力正在加工之中。（三）自主加工自主加工组织方式就是通过档案馆（室）自主组织购置档案数字化设备，开发或应用各类载体档案的数字化加工软件，建立本单位自行管理的加工线或加工基地，开展各类档案数据的加工。总体来说，档案室档案数量极少可采取自主加工方式。（四）外出加工主要是档案数字化生产企业根据档案数字化客户要求，派出相关管理、技术人员，携带数字化设备上门开展档案数字化加工业务。档案数字化的外出加工业务是方便档案数字化客户的一种加工形式，是请进加工的一种补充，它机动性强、灵活方便，满足客户保密安全性的要求。（五）突击加工突击加工主要是由于档案数字化的资金安排是一次性或临时性的，由单位组织会战式的自主加工或外包加工，计划在一段时期内完成数字化的任务。突击加工是由资金安排情况所决定的，一般说来，突击加工所安排的资金较为充裕，可以一次性完成全部或绝大部分的档案数字化任务。档案室最好采取突击加工的方法（六）长线加工长线加工是一种有计划、长期性的档案数字化加工方式，一般由档案数字化加工单位，按照资金安排和数字化的数量有计划地开展档案数字化加工。委托给专业档案数字化单位，只要档案室合理安排档案数字化的数量、进度、接收时检查质量即可，至于其他一切都由复杂加工单位管理，很科学的。（七）室馆共建共享档案数字化成果档案室与档案移交的档案馆协商，档案室把未到期应移交进馆的档案数字化，档案馆把对应档案室已进馆优先档案数字化，然后互换档案数据，实现共建共享，一举双赢。长春市档案馆与长春市财政局已各自完成相应的任务，已实现共享。长春市计划生育委员会已完成室藏档案数字化，档案馆部分已着手数字化。长春市档案馆档案数字化成果长春市档案馆全部馆藏60万卷（件）档案。经过四年努力，长春市档案馆局域网上运行档案目录数据350万条，全文数据60万页，在局域网内基本实现了“三个替代”（即计算机检索替代手工目录检索，查阅数字化档案替代查阅纸质档案，网络打印档案替代手工复印档案，10%的档案数字化比例使当前提供数字化档案打印件占总利用率的90%）。在互联网上提供了150万条开放档案目录数据和10万页数字化档案全文信息，从根本上改变了档案提供利用方式。全国领先-。公众百姓满意：为上万人提供了数字化档案打印件的档案证明！数以万计送锦旗、发感谢信、留言。档案干部满意：过去查档以小时计，现在5分钟，通过计算机检索和网络打印，四年少翻阅档案原件上千万页。地方政府满意：长春市档案馆成为当地机关利用信息化技术为公众服务的品牌，多次拨专款用于档案现代化。上级部门满意：国家档案局、国务院信息办档案数字化试点全国推广单位（长春模式），三个科研项目获国家档案局科技进步奖，全省信息化优秀案例。国际影响：2007年馆长代表中方在首尔中韩研讨会就档案数字化与交流，中方实践成果更胜一筹。 2008年我在北京召开的中美论坛上做专题发言。 现在长春市档案馆馆长代表大陆在台湾作档案数字化报告。长春市档案馆为电子文件真实性永久保障国际合作项目实践基地。档案现代化和电子档案管理我能做得来吗?树立自信，为自己做 每个文档人员，都有潜在的能力可挖掘，一定不要小看自己的同志，更不要小看自己，使用计算机等现代技术年轻同志潜力更大。只要你想做就一定能做好。 现在，网络和硬件条件都基本具备，怎样进行室藏档案数字化和电子文件归档管理与利用，是自觉做还是推着做效果不一样。是你要求我做还是我要做就更不一样。市计划生育委员会自觉做，做得很好，她肯定尝到了甜头，工作起来比过去手工做轻松的多。你们现在搞电子文件归档和档案数字化有现成的经验，只不过是怎样学到手的问题该吃得亏、该走的弯路都有人走过，大同小异而已，关键是你怎样权衡利弊投入个人精力的问题。到目前为止，我没听到一个搞现代化之后还愿意回到从前的老路？（市馆录入的例子、数字化五十万卷的算帐）我们现在可以做吗？ 现在都能做，看你行动 现在各单位都配备了微机，许多单位都安装了档案管理软件，比96年白城机关各单位条件好的多，完全具备搞档案数字化和电子文件归档的条件。是否能充分发挥计算机和软件的作用，关键是看你是否迈出第一步？碰到什么问题解决什么问题，敢问路在何方，路在你自己脚下！我们现在应该怎样做？(1) 摸清单位的情况，依此拿出单位档案数字化和电子文件归档的总体计划和实施方案，哪怕是工作路数也可。请档案局业务同志指导更好（符合单位实际，并很现实，对单位、对个人都有益的）结合贯彻国家档案局新的,完善纸质与电子文件归档工作网络，如果暂时整体运作难度大，从电子文件归档和档案数字化哪个单项开始都成我们现在应该怎样做？（2） 了解、学习软件功能，知道OA、档案管理系统软件能在档案数字化与电子文件归档时能为你做什么！ 选好自己的工作路线，必有捷径 ，突破口从哪里入手，单位、处室、自己都满意的方面入手。怎样与各项业务工作结合，什么时间能取得什么效果，一定要想方设法快见效、多受益，提高自己和相关人员的整体意识。我们现在应该怎样做(3)从最简单及你最熟悉的方面开始！最优先的是建文件级目录数据库！细化各项业务流程，前端控制到文书处理程序，事中监督文件流转过程，事后归档文件齐全完整。在纸质与电子文件配套归档的实践中找到规律。每个单位有每个单位的情况，遵循惯例，引导提升，为我所用。室藏档案数字化也是如此。其基本规律是用新技术、新方法巧干，其基本原则是：总体上是不多干活，多花钱，而且可以享受现代文明带来的快乐！（白城开始电子文件归档）（长春的现用现扫）我能得到什么？整体提升单位档案现代化管理水平，从根本上改变档案提供利用方式，就像长春市档案馆一样！极大减轻自己的劳动，使你自己的工作很轻松，很高效，有时就向玩一样工作！比方说传阅文件用扫描件、单位内部查阅数字化档案、电子档案你不用考虑丢失和谁看没看？档案安全得到保证！但他是在你学习和努力的基础上，是长期享受的过程。白城有三个文档人员现已成为副县（市）长，当年她们做文档工作也很优秀、很接受新技术与现代管理。我们共同面对的主要课题1档案现代化、档案数字化、电子档案管理怎样列入自己的日程、单位的日程，先解决认识问题，思想决定行动，思路决定出路。2学好技术业务本领，在单位先找容易且能快见效突破口，让单位受益、大家受益、自己受益。3外部的条件制约呢，档案局搞好技术与业务指导，增强软件功能，简化操作程序，减轻电子文件归档、档案数字化文档人员带来的压力。 4 典型引路，培养档案室现代化的案例，实现数字化档案、电子档案全文检索，全面提升档案室在单位科学发展中的作用。编者按：长春市档案馆是国家档案局、国务院信息办全国推广的传统载体档案数字化试点单位，作为省辖市以下国家综合档案馆档案信息化建设的成功典范，他们解放思想，尊重规律，勇于创新，规划设计并成功实践了效率优先的流程团队、扫描范围的优选方法、三个同步的技术路线、三个时机的扫描方式、四个满意的工作效果，使档案信息化建设中许多复杂问题简单化。此文提炼了档案信息化建设低成本、高效率、高效益“长春模式”的精髓，具有共性的成果值得档案同行在档案数字化与数字化档案利用的理论探索和实践操作中参考、借鉴、研究、深化，共同提高我国综合档案馆信息化的水平，更好地服务社会。 思想解放与档案信息化实践 -长春市档案馆打造档案信息化长春模式近年来，长春市档案馆以科学发展观为统领，坚持解放思想，大胆创新，突出抓档案信息化建设，以满足用户需求为导向，以追求利用效益为目标，把效益作为检验成果的最终标准，取得很好的社会效益和管理效益，被称之为低成本、高效率、高效益的档案信息化建设“长春模式”。一思想解放与信息化带动战略该馆把信息化带动作为首位战略，其实质是在人力、财力、精力上重点倾斜，把战略赋予行动的内涵。（一）人力倾斜 该馆把档案信息化定为 “一把手工程、班子工程、全员工程”，成立了领导小组、业务组织、流程团队，形成了核心领导层、技术指导层、数据加工层、资源利用层高效的组织体系。（二）财力倾斜随着设备更新和扩容的需要，该馆在购置服务器、微机、扫描设备等方面实行重点倾斜。（三）精力倾注 该馆有一批专业人员探索信息技术与管理实践结合创新，把新的管理理念、管理流程浓缩为软件功能，固化创新。用新技术和新方法解决实践中诸多难题，将复杂问题简单化，精力投入得到高回报。二思想解放与执行策略该馆确定了利用为本、急用先上、快速反应、即时见效、单项突破、整体推进的执行策略。（一）利用为本的实践内涵 档案数字化不按全宗逐一推进，其优先范围按需求规律科学划定，其效果是档案全文数字化占馆藏现行档案总件数的8%，利用局域网提供数字化档案打印件占当前利用档案总件数的90%。（二）急用先上的实践内涵2003年来馆查调配档案多时一天调用千卷万件。在查准率为万分之六的当时，一个利用者平均等待时间为3.5小时。局（馆）全员每人录入2.2万条，突击建成114万条专题数据库即时投入使用，查准率达百分之百，平均等待时间为35分钟，急用先上的效果明显。（三）快速反应的实践内涵 快速反应就是对没数字化档案的批量需求，以最快的速度提供数字化档案或数字化档案打印件。该馆现已数次启动应急机制，为用户提供数字化档案打印件万余份。快速反应是避免数字化档案暂时不用，急用还没数字化的好方法。（四）即时见效的实践内涵 由于采用录入目录数据和扫描全文数据直接进入档案管理系统，新增每条目录数据和扫描的每件全文信息即时可用，实现无缝衔接，即时见效。（五）单项突破的实践内涵 该馆是全国较早一次性投入网络上百万元的综合馆之一；调配档案数据库成为档案数字化的突破口；OA系统与档案系统数据批量转换，成为真实可靠的电子档案进馆的突破口。（六）整体推进的实践内涵该馆域网上运行档案目录数据350万条，档案全文数据60万页，互联网开放档案目录数据150万条，全文10万件；全员网上办公，从功能设计到实践操作，凡是能用网络传输的全部实行网上办公。如内网从公文处理到经费审批，外网从信息审查到审批者直接上传，全面推进办公自动化。 三思想解放与实施路线该馆依靠解放思想，通过科技先行、实践创新探索出一条优化的实施路线。（一）三个同步的技术路线在计算机网络环境下保持档案各环节的有机联系，实践了档案鉴定与数字化同步、多种档案数据库建设同步、档案数字化与数字化档案利用同步的技术路线。（二）三个时机的扫描方式面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不超过5%的现实，面对数字化能力小和档案数量大的矛盾，该馆充分利用网络优势，用“多扫描少复印”的理念，创造了“现用现扫、以用定扫、常用先扫”的扫描方式，最大限度满足了现实需求。该馆“实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益，为档案管理部门提供了很好的实践模式”1。两个档案信息化课题获国家档案局优秀科技成果二等奖、一个获三等奖。四、思想解放与精细管理该馆坚持“细节决定质量，质量决定成败”的理念，把